Biaya yang Harus Dikalkulasi untuk Membangun Sistem ERP

Saat ini, jenis sistem ERP yang ada di pasaran cukup beragam. Dimana sistem ini dibedakan berdasarkan tipe dan penerapannya. Software ERP berdasarkan tipe terbagi menjadi dua yaitu software siap pakai dan custom. Sedangkan cloud-based, on-premise, dan hybrid adalah tiga jenis pengaplikasian sistem ERP. 

Dalam memilih software ERP mana yang akan digunakan, Anda harus menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan. Dimana bisa Anda lihat dari fitur, solusi, dan layanan yang ditawarkan. Tidak hanya itu, biaya investasi sistem juga termasuk pertimbangan yang penting loh.

Jangan salah, perhitungan biaya untuk membangun sistem ERP haruslah dipikirkan dengan matang, terutama ketika Anda memilih untuk menggunakan software custom. Pasalnya, besar kecilnya biaya tersebut akan disesuaikan dengan fitur ataupun solusi yang dipilih. Lalu, apa lagi rincian biaya lainnya? ketahui terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk mengimplementasikannya.

1. Manfaat Sistem ERP Custom

Pengertian sistem ERP adalah sebuah aplikasi yang terdiri dari beberapa modul untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan seluruh pekerjaan dari berbagai departemen. Sehingga, kesalahan dalam proses bisnis dapat diminimalisir dan meningkatkan produktivitas karyawan. Sebab, tugas-tugas berulang yang masih dilakukan secara manual dapat dilakukan oleh sistem secara otomatis. 

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa jenis software ERP ada yang siap pakai dan custom. Dimana keduanya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Namun, banyak perusahaan yang lebih memilih untuk menggunakan sistem ERP custom. Alasannya karena sistem tersebut lebih fleksibel untuk bisa menyesuaikan kebutuhan bisnis. Manfaat-manfaat lainnya adalah:

• Dapat menentukan fitur apa saja yang akan diterapkan pada aplikasi ERP, agar bisa sesuai dengan proses bisnis, tanpa harus mengubah flow yang sudah dijalankan. 
• Melakukan aspek perusahaan apa yang butuh automasi, contohnya bagian analitik maupun pelaporan. 
• Mudah untuk mengintegrasikan dengan aplikasi lainnya yang sudah digunakan. 
• Biaya yang dikeluarkan lebih murah untuk jangka waktu yang panjang, jika dilihat dari penggunaan sistem secara maksimal. 

2. Tahapan Implementasi Custom ERP Software

Langkah-langkah implementasi sistem ERP custom cenderung lebih lama daripada default ERP. Sesuai namanya, software ini akan melalui proses membangun sistem dari awal, mulai dari menentukan fitur dan solusi hingga penerapannya. Mari kita bahas satu persatu tahapan-tahapannya.

a. Analisis dan Perencanaan

Selama 1 – 2 minggu, Anda akan mengidentifikasi fitur dan jenis modul ERP apa saja yang paling dibutuhkan untuk bisa menyederhanakan proses bisnis. Di tahapan ini, Anda harus melibatkan seluruh karyawan. Lakukan wawancara ke semua divisi tentang fitur-fitur yang mereka butuhkan untuk bisa mendukung kelancaran pekerjaan. 

Hasil akhir dari tahapan analisis adalah daftar spesifikasi fitur,
proses bisnis apa yang akan diotomatisasi, sistem penyimpanan, peran yang dibutuhkan, hingga tujuan dari penerapan sistem ERP. Dimana informasi penting ini akan digunakan sebagai acuan dalam perancangan, jadi sangat memudahkan proses selanjutnya. 

b. Perancangan Aplikasi

Dalam tahap selanjutnya, tim akan merancang sistem ERP, membuat desain interface, serta spesifikasi detailnya. Dari sini, semua tim pengembang akan mengambil keputusan untuk menentukan arsitektur apa yang akan digunakan, wireframes yang dipilih, server penyimpanannya seperti apa, serta kebutuhan lain yang mendukung pengembangan sistem. 

c. Pengembangan Aplikasi

Tahap pengembangan sistem ERP akan berjalan selama kurang lebih 3 – 12 minggu, untuk memberikan tim developer waktu dalam menganalisis hubungan tiap modul, fungsi, maupun elemen desain yang akan dikembangkan. Di tahap ini, programmer back-end mulai mengembangkan modul dan fungsi-fungsinya, sedangkan tim desain dan front-end akan merancang bagian interface. 

Anggota tim yang lain membantu mengumpulkan sumber daya perusahaan yang dapat digunakan untuk melancarkan proses pengembangan. Misal, dokumen pendukung, validasi alur kerja tiap departemen, integrasi fungsi, format laporan yang dibutuhkan, dan lain-lain. 

d. Pengujian 

Tidak ada sistem yang sempurna, pasti akan ada sedikit bug atau kesalahan dari fitur-fitur yang sudah dikembangkan oleh developer. Maka dari itu, dibutuhkan tim pengujian untuk menjalankan aplikasi ERP dan memastikan semua fungsinya sudah sesuai dengan alur yang diharapkan. 

Waktu pengujian biasanya berjalan sekitar 2 minggu sampai 3 bulan, tergantung dari seberapa kompleks sistem ERP yang dibangun. Pengujian ini memungkinkan perusahaan Anda untuk menyampaikan saran perbaikan kepada pihak provider, agar mereka dapat memperbaiki sistem jadi lebih baik. 

e. Penerapan

Begitu ERP system sudah selesai diuji dan diperbaiki, saatnya untuk proses implementasi. Pada tahap transisi ke sistem ERP baru, Anda harus memperkenalkan aplikasi ini ke semua karyawan dan mulai merancang SOP untuk pemakaiannya. Selain itu, pihak provider biasanya akan memberikan pelatihan tentang cara pemakaian, fungsi-fungsi fiturnya, dan apa saja tugas yang bisa ditangani oleh sistem.  

f. Pemeliharaan dan Perawatan

Tahapan implementasi sistem ERP custom tidak hanya berhenti sampai proses penerapan saja, tapi juga sampai pada tahap pemeliharaan sistem. Maka dari itu, Anda perlu membangun tim yang bertugas untuk memelihara dan merawat aplikasi ini. Begitu ada bug, perbaikan bisa segera dilakukan. Aplikasi pun tidak perlu down dalam waktu yang lama. Selain itu, tim ini juga bertugas untuk membantu staf yang mengalami kesulitan dalam menggunakan software ERP.

3. Biaya untuk Membangun Sistem ERP

Biaya yang harus dikeluarkan untuk membuat sistem ERP custom tergantung pada kerumitan permintaan dari perusahaan. Untuk bisnis kecil, biayanya mungkin tidak akan tinggi mengingat hanya fitur-fitur tertentu yang dibutuhkan. Hal itu bisa saja berbeda dengan perusahaan besar, karena alur kerjanya lebih kompleks. Sehingga, dibutuhkan modul lengkap dan integrasi fitur dari berbagai departemen atau bahkan cabang. Mari kita ketahui rincian biaya lainnya yang juga harus dikalkulasi. 

a. Biaya Modul 

Agar bisa tahu berapa biaya pembangunan sistem ERP, Anda perlu mengidentifikasi dulu modul apa yang dibutuhkan. Misal dalam pengembangan awal, Anda hanya membutuhkan solusi human resource management, manajemen keuangan, dan manajemen produksi. Biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan ketiga modul tersebut pun pasti akan relatif lebih murah daripada software ERP dengan modul yang lengkap. 

Jadi, bisa dikatakan jika harga satu aplikasi ERP tergantung dari berapa jumlah modul yang akan dipilih. Hal itu tentu saja sangat menguntungkan beberapa perusahaan, karena setiap bisnis mempunyai kebutuhan solusi yang berbeda. Maka, biaya yang harus dikeluarkan setiap perusahaan untuk membangun software ERP pasti beragam tergantung kompleksitas modul dan proses integrasinya. 

b. Biaya untuk Pihak yang Terlibat

Dalam proses pengembangan sistem ERP, tentu saja melibatkan banyak pihak, baik itu tim dari perusahaan sendiri ataupun tim vendor. Berikut rincian siapa saja yang terlibat dalam tahapan membuat sistem. 

• Satu orang manajer dari tim provider ERP yang akan melakukan analisis, perancangan, dan pemantauan. 
• Dua orang developer back-end dan satu orang developer front-end. 
• Dua orang Quality Assurance yang bekerja selama 2 bulan untuk menguji aplikasi dan memastikan semua fiturnya sudah berjalan dengan baik, sesuai alur kerja perusahaan. 
• Satu administrator yang berperan penting dalam membuat SOP dan buku panduan.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa biaya untuk membangun sistem ERP itu berbeda-beda tergantung dari tingkat kompleksitas sistem. Anda bisa mendapatkan biaya investasi yang lebih cost-efficient jika menerapkan sistem ERP ScaleOcean. Bersama kami, Anda bisa mendapatkan seluruh kebutuhan bisnis hanya dalam satu sistem. Jadi tunggu apalagi, segera konsultasikan kebutuhan Anda!