Memilih sistem ERP yang sesuai untuk perusahaan adalah tantangan baru di era digital. Kemajuan teknologi, fleksibilitas, serta ketepatan menjadi faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan. Begitu juga dengan kelebihan dan kelemahan penerapan sistem erp berbasis cloud yang perlu diperhatikan ketika hendak menentukan sistem mana yang akan diimplementasikan. Dalam hal ini, Anda juga perlu mengetahui apa itu aplikasi ERP cloud-based.
1. Apa itu Sistem ERP Berbasis Cloud?
Sebelum mengambil keputusan, penting bagi Anda untuk mengetahui pengertian cloud ERP. Sistem ERP jenis ini memanfaatkan layanan cloud computing untuk mengelola bisnis dengan lebih mudah melalui penyimpanan data yang terpusat dalam satu database. Aplikasi dirancang untuk dapat diakses oleh semua orang yang sudah memiliki credentials account melalui jaringan internet.
Satu aplikasi yang terpasang di cloud server bisa digunakan untuk mengelola seluruh data, baik di perusahaan pusat maupun cabang-cabangnya. Semuanya sudah terintegrasi tanpa harus melakukan sinkronisasi secara manual lagi. Kunci dari sistem ERP berbasis cloud adalah jaringan internet. Semakin bagus jaringannya, akan semakin mudah dalam mengaksesnya. Jika jaringan internet memburuk, kemungkinan besar Anda akan mengalami kendala dalam mengakses aplikasinya.
2. Kelebihan Sistem ERP Berbasis Cloud
Jenis software ERP cloud-based memiliki keunggulan daripada on premise. Salah satunya adalah memberikan kemudahan dalam proses implementasi dengan biaya operasional berupa sewa tahunan yang relatif lebih murah daripada on premise. Kelebihan lainnya, bisa Anda cek dalam ulasan berikut.
a. Pembaruan Rutin
Penggunaan cloud-based memudahkan Anda dalam proses pemeliharaan sistem ERP. Sebab, semua tahapan pembaruannya sudah ditangani langsung oleh vendor. Selain itu, waktu implementasi sistem pun juga akan jauh lebih cepat daripada pemasangan secara on premise.
Bukan hanya kecepatan dalam implementasi saja, tetapi sistem juga akan selalu update mengikuti pembaruan yang dilakukan oleh vendor tanpa adanya tambahan biaya lagi. Sebab, biaya yang dikenakan sesuai harga sewa yang sudah ditawarkan di awal. Dengan begitu, Anda bisa selalu menggunakan sistem ERP versi terbaru.
b. Keamanan yang Sudah Ditingkatkan
Faktanya, menggunakan sistem ERP yang terpasang di cloud server akan jauh lebih aman daripada on premise. Sebab, ada security system yang akan selalu terpantau dan terupdate oleh vendor. Anda pun tidak perlu repot-repot melakukan pemantauan atau pemeliharaan selama 24/7.
Dulu, mungkin banyak yang berpikir jika menyimpan data sensitif bisnis seperti data laporan keuangan sangat berisiko. Namun, sekarang hal tersebut sudah tidak berlaku lagi. Cloud environment justru dinilai lebih aman dalam menyimpan informasi bisnis Anda. Sebab, reputasi vendor akan sangat dipertaruhkan bila ada kebocoran data. Oleh karena itu, mereka berusaha keras untuk memastikan data tetap aman, real-time, dan akurat.
c. Skalabilitas Tinggi
Alasan utama menerapkan sistem ERP berbasis cloud adalah memiliki skalabilitas yang tinggi. Sistem ini menawarkan perubahan secara langsung yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan maupun kondisi perusahaan saat ini. Sehingga, ketika ada tambahan fitur atau perubahan di masa mendatang, bisa diterapkan dengan mudah dan cepat ke software ERP Anda.
Hal ini berbeda dengan sistem on premise yang cenderung kaku dan membutuhkan waktu, tenaga, serta biaya untuk melakukan update atau pembaruan fitur. Dengan memilih sistem ERP cloud-based yang tepat, perusahaan pun bisa lebih cepat menaikkan maupun menurunkan skala yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
d. Aksesibilitas Fitur
ERP cloud system dapat meningkatkan fungsionalitasnya dengan pembaruan yang dilakukan secara rutin. Ada banyak fitur yang dapat diimplementasikan dalam setiap perubahan. Anda juga lebih mudah dalam mengakses fitur-fitur yang ada sesuai hak akses yang sudah dibagikan. Misal, untuk departemen keuangan hanya bisa mengakses modul yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan. Begitu juga, untuk departemen sumber daya manusia, hanya bisa mengakses fitur yang sesuai dengan pengelolaan karyawan.
e. Dukungan Penuh Vendor
Dengan aplikasi ERP berbasis cloud, seluruh proses implementasi, pengelolaan, hingga perawatan sistem sudah ditangani oleh vendor. Jadi, perusahaan Anda tidak perlu lagi mempersiapkan tenaga IT untuk stand by dan melakukan maintenance, apalagi sampai merekrut karyawan baru lagi. Tim IT yang ada di perusahaan hanya bertugas untuk mengambil data dan supporting ketika vendor membutuhkan sesuatu, memonitoring pergerakan aplikasi, dan memastikan tidak ada yang error baik dari proses integrasi data maupun alur bisnis.
Baca juga: 8 Keunggulan Sistem ERP dalam Proses Bisnis
3. Kekurangan Aplikasi ERP Berbasis Cloud
Seiring dengan adanya kelebihan dalam sistem ERP berbasis cloud, pasti ada kekurangan yang juga harus Anda ketahui sebagai bahan pertimbangan. Berikut kami berikan daftarnya untuk Anda:
a. Kontemplasi Harga
Biaya investasi perangkat lunak ERP yang berbasis cloud ternyata jauh lebih besar daripada on premise. Salah satu penyebabnya karena teknologi yang digunakan sudah maju dan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Selain itu, sistem ERP cloud-based juga memiliki kemampuan yang lebih unggul, terutama dengan adanya dukungan support dari tim vendor 24/7.
b. Proses Implementasi
Langkah-langkah implementasi sistem ERP cloud-based terutama yang custom, membutuhkan waktu yang lama karena harus menyesuaikan kerumitan perubahan yang diminta perusahaan. Semakin rumit fiturnya, maka semakin lama waktunya. Standar pengerjaan untuk aplikasi kustom dengan fitur minimal, adalah 3 bulan dan implementasi atau penyesuaian 2 - 3 bulan. Jadi, kurang lebih untuk implementasi siap pakai perlu waktu 6 bulan.
Bila Anda menginginkan aplikasi ERP dengan fitur yang kompleks, waktu implementasinya pun bisa lebih dari 6 bulan. Jika bisnis Anda bergerak di bidang retail yang memerlukan sistem untuk bisa diakses di mana saja dan kapan saja, ERP berbasis cloud adalah pilihan terbaik. Akan tetapi, bila bergerak di bidang manufaktur, ERP on premise akan jauh lebih baik karena data relatif lebih aman di komputer lokal dan keamanannya terjamin.
c. Kurangnya Kepemilikan
Meskipun proses pembaruan aplikasi ada di tangan vendor, akan tetapi ini rentan untuk mengalami perubahan yang tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perusahaan. Hal ini bisa menjadi masalah, apabila bisnis tidak siap untuk menerima perubahan secara keseluruhan. Selain itu, perusahaan Anda pun kurang memiliki rasa kepemilikan terhadap sistem ERP tersebut. Sehingga, produktivitas bisa saja menurun karena adanya satu dua orang yang merasa kurang nyaman dengan pembaruan yang tiba-tiba.
d. Masalah Konektivitas
Aplikasi ERP yang ada di server cloud pasti akan memerlukan jaringan internet berkecepatan tinggi untuk bisa mengaksesnya. Nah, daerah yang masih mengalami masalah dalam konektivitas pasti akan kesulitan dalam mengakses sistem. Ini menjadi kendala besar dalam proses implementasinya. Sebab, bila tidak terhubung dengan internet, aplikasi tidak akan bisa diakses dan bisnis tidak akan berjalan lancar.
4. Kesimpulan
Sistem ERP berbasis cloud memang memiliki keunggulan dan kelebihan masing-masing. Dengan mengetahuinya, Anda dapat menentukan software mana yang tepat untuk perusahaan. Anda tinggal sesuaikan saja dengan kebutuhan bisnis. Ketika Anda mencari software ERP yang bisa memberikan layanan kustomisasi secara fleksibel, ScaleOcean adalah solusinya. Dapatkan solusi terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda dengan menerapkan Scale 360 ERP. Lancarkan proses bisnis hanya dengan satu sistem.
