Mungkin saat ini Anda merasa kewalahan dengan proses penggajian yang semakin rumit? Terutama saat harus menangani ratusan hingga ribuan karyawan. Kesalahan dalam perhitungan gaji, keliru menghitung pemotongan pajak, hingga terlambat membuat laporan penggajian bisa berdampak buruk pada kinerja dan kepuasan karyawan.
Dengan implementasi software payroll di bisnis, Anda dapat menyelesaikan seluruh masalah tersebut. Software ini membantu otomatisasi mulai dari perhitungan hingga pendistribusian slip penggajian ke setiap karyawan. Memastikan operasional tim HR lebih efisien. Sehingga Anda bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa harus khawatir dengan masalah administrasi penggajian.
Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih rinci pengertian, manfaat, dan komponen penting dalam aplikasi payroll. Sekaligus daftar 20 rekomendasi softwre payroll Indonesia terbaik beserta kelebihan dan kekurangannya. Dengan ini, Anda bisa mempertimbangkan solusi yang sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Pengertian Software Payroll
Software payroll adalah sistem digital yang membantu tim HR perusahaan dalam mengelola pembayaran gaji karyawan secara otomatis. Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan data dari kehadiran, jam kerja, hingga tunjangan karyawan ke dalam satu sistem yang saling terhubung.
Penggunaan sistem ini sangatlah efektif untuk bisnis, terlebih ketika Anda harus mengelola ratusan hingga ribuan karyawan. Payroll software dapat melakukan perhitungan gaji dengan lebih cepat dan mengurangi kesalahan jika dibandingkan dengan cara manual.
Manfaat Software Payroll bagi Bisnis
Implementasi aplikasi payroll sangat membantu tim human resource procurement untuk mengelola karyawan dan administrasi gaji. Mulai dari otomatisasi perhitungan gaji, pengelolaan potongan pajak, pencatatan kehadiran, hingga pembuatan laporan. Berikut manfaat spesifik yang Anda peroleh dari sistem tersebut.
Mempermudah pengelolaan data karyawan: HR dapat mengakses data kehadiran, jam kerja, dan absensi yang otomatis tersinkron dengan perhitungan gaji.
Peningkatan transparansi: Software ini memberikan akses kepada karyawan untuk melihat slip gaji dan potongan secara real-time.
Mengurangi beban administrasi: Dengan payroll otomatis, tim HR tidak perlu lagi mengelola penggajian secara manual, sehingga dapat lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan.
Menyederhanakan proses pelaporan: Membantu HR menyusun laporan penggajian, tunjangan, dan pajak secara otomatis, mempermudah pembuatan laporan bulanan dan tahunan.
Manfaat-manfaat ini membuat software payroll menjadi solusi penting untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.
Komponen Penting dalam Payroll Software
Supaya dapat bekerja dengan efektif dan memenuhi kebutuhan perusahaan, sistem payroll harus memiliki komponen-komponen penting. Beberapa di antaranya adalah:
Perhitungan gaji: Diperlukan untuk memudahkan perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur, dan absensi karyawan secara otomatis.
Manajemen pajak dan potongan: Membantu menghitung dan menerapkan potongan seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan iuran lainnya sesuai peraturan yang berlaku.
Pengelolaan absensi: Terintegrasi dengan sistem absensi untuk memantau kehadiran, cuti, dan lembur secara real-time.
Pembuatan laporan: Pembuatan laporan penggajian, pajak, dan tunjangan yang terperinci memudahkan HR dalam pelaporan keuangan dan audit.
20 Rekomendasi Software Payroll Terbaik
Ada banyak aplikasi payroll di pasaran dengan fungsi, fitur, dan keunggulan masing-masing. Berikut dijelaskan 20 rekomendasi software payroll terbaik di Indonesia yang bisa Anda pertimbangkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
1. Software Payroll ScaleOcean
ScaleOcean adalah software payroll Indonesia terbaik yang tidak hanya membantu Anda secara otomatis menghitung gaji karyawan, tapi juga manajemen SDM secara menyeluruh. Termasuk pelacakan data karyawan, evaluasi kinerja, hingga pengelolaan promosi dan pelatihan. Coba demo gratis sekarang juga untuk tahu lebih detail cara kerja sistem ini.
Tidak hanya mengelola penggajian, aplikasi payroll ScaleOcean juga terintegrasi dengan modul lainnya seperti accounting dan asset management, sehingga dapat dipastikan keuangan dan operasional HR dicatat secara real-time.
Berikut beberapa fitur unggulan yang dimiliki ScaleOcean software payroll, untuk membantu Anda mengelola kebutuhan penggajian karyawan.
Automated payroll calculation: Bantu hitung gaji karyawan berdasarkan jam kerja, lembur, bonus, potongan pajak, dan tunjangan secara otomatis.
Attendance management: Integrasi dengan sistem absensi untuk melacak kehadiran dan jam kerja karyawan. Membantu menentukan gaji berdasarkan data yang akurat.
Daily worker hourly worker payslip management: Fitur ini memudahkan pengelolaan gaji bagi pekerja harian atau per jam, dengan menghitung jam kerja dan membuat slip gaji otomatis berdasarkan data yang ada.
Payroll reporting: Slip gaji dapat dibuat dan didistribusikan secara otomatis kepada karyawan dengan rincian yang jelas tentang gaji dan potongan.
Overtime and leave management: Mengelola data lembur dan cuti secara otomatis agar penggajian sesuai dengan jam kerja tambahan atau hari cuti yang diambil.
Fitur-fitur ini meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan penggajian, serta memudahkan administrasi HR sehingga terhindar dari kesalahan akibat metode manual.
| Kelebihan | Kekurangan |
| Unlimited user tanpa biaya tambahan | Perlu konsultasi dan pelatihan intensif agar implementasi optimal |
| Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis | |
| Scalable sesuai pertumbuhan perusahaan |
2. Gusto Software
Gusto adalah salah satu software payroll yang user-friendly dan cocok untuk usaha kecil hingga menengah. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, user tanpa latar belakang teknis pun dapat mengoperasikannya. Sayangnya, fitur Gusto mungkin terlalu sederhana untuk Anda dengan perusahaan besar yang memiliki kebutuhan kompleks.
3. ADP Workforce Now
Software payroll ADP Workforce Now dapat mengelola penggajian untuk perusahaan dengan karyawan dalam jumlah besar. Beberapa fitur yang dimiliki antara lain manajemen kehadiran, HR, serta pengelolaan pajak. Namun, biaya penggunaan ADP juga cenderung tinggi dan tampilannya cukup kompleks, sehingga kurang ideal untuk bisnis kecil.
4. Paychex Flex Software
Paychex Flex adalah software payroll yang dirancang untuk berbagai ukuran bisnis. Software ini juga menyediakan versi desktop atau mobile, sesuai kebutuhan dan mobilitas pengguna. Tapi, struktur harga yang ditawarkan lebih mahal dibandingkan software payroll lainnya, terutama bagi bisnis kecil yang memiliki anggaran terbatas.
5. QuickBooks Payroll Software
QuickBooks software membantu Anda untuk menghitung gaji secara otomatis, pemotongan pajak, serta pembuatan laporan. Antarmukanya yang user-friendly juga membuat pengguna dapat dengan cepat memahami cara kerja sistem tersebut. Sayangnya, biaya langganan yang ditawarkan cukup mahal. Apalagi jika ingin mengakses semua fitur premium.
6. Software Zenefits
Berikutnya adalah Zenefits, cocok untuk perusahaan yang mencari solusi payroll yang terhubung langsung dengan HRIS. Selain itu, Zenefits memiliki antarmuka yang modern dan mudah digunakan. Kekurangannya, sistem ini tidak mengakomodasi kebutuhan payroll yang lebih kompleks, seperti multi-lokasi atau multi-negara. Selain itu, Anda dikenakan biaya tambahan untuk fitur kustomisasi.
7. Software OnPay
OnPay memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, sehingga pemilik bisnis atau tim HR dapat dengan cepat mengelola penggajian. OnPay juga dapat mengelola berbagai tipe karyawan, seperti pekerja penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak. Kekurangannya, OnPay memiliki fitur terbatas untuk bisnis yang lebih besar seperti multi-lokasi atau multi-negara.
8. Software Payroll Rippling
Rippling adalah software payroll yang tidak membantu proses penggajian, tetapi juga untuk manajemen SDM dan pelatihan. Antarmuka yang dimiliki cukup modern dan mudah digunakan. Selain itu, Rippling dapat diintegrasikan dengan banyak aplikasi bisnis lain. Tapi, struktur harganya bisa bertambah dengan fitur tambahan, sehingga memerlukan anggaran yang lebih besar.
9. Software Paylocity
Paylocity adalah software payroll yang dirancang untuk bisnis menengah hingga besar, dengan fokus pada integrasi ke aplikasi HR dan penggajian. Sistem ini juga memiliki interface yang user-friendly. Sayangnya, karena kompleksitas sistem maka diperlukan waktu yang cukup lama untuk pengaturan awal dan perlu infrastruktur IT yang menunjang.
10. Software Xero Payroll
Berikutnya, ada juga software Xero Payroll. Sistem ini lebih berfokus pada sinkronisasi otomatis antara penggajian dan pembukuan. Sehingga bisa dibilang fiturnya terlalu terbatas untuk perusahaan yang perlu solusi lebih luas. Jika perlu tambahan fitur lainnya pun, Anda harus membayar biaya tambahan.
11. Sage Payroll Software
Aplikasi payroll Sage adalah solusi yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dengan kebutuhan penggajian sederhana. Sistem ini juga lebih berfokus pada integrasi dengan akuntansi perusahaan, sehingga
mempermudah sinkronisasi data finansial dan penggajian. Sehingga kurang cocok untuk bisnis yang perlu fungsionalitas lebih luas.
12. Software Square Payroll
Square Payroll adalah software payroll yang dirancang untuk usaha kecil dan menengah. Bisa digunakan untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan serta pembayaran pekerja lepas atau kontrak. Namun, sistem ini kurang ideal untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dan kustomisasi yang lebih mendalam dalam sistem penggajian.
13. Software Wave Payroll
Software Wave Payroll juga lebih berfokus pada integrasi penggajian dan pembukuan perusahaan. Biaya penggunaan sistem juga terjangkau bagi usaha kecil yang memiliki anggaran terbatas. Jadi, sistem ini kurang cocok untuk Anda yang membutuhkan solusi komprehensif. Anda pun harus mengeluarkan biaya tambahan untuk fitur-fitur lainnya.
14. BambooHR Payroll Software
Sistem ini hadir untuk memudahkan tim HR dalam mengelola proses payroll, terutama dalam menghitung gaji, pajak, dan tunjangan. Sitem payroll BambooHR juga memiliki antarmuka yang sederhana sehingga dapat dengan cepat dipelajari dan digunakan. Sayangnya, sistem ini kurang fleksibel untuk kebutuhan penggajian yang lebih kompleks, seperti multi-negara atau multi-lokasi.
15. Software Payroll Namely
Kelebihan utama dari software payroll Indonesia satu ini adalah antarmuka yang user-friendly dan mampu mengotomatisasi tugas penggajian, seperti perhitungan gaji, potongan pajak, dan pengelolaan tunjangan. Dengan fitur-fitur yang terbatas, solusi ini dinilai cukup mahal dibandingkan software lainnya. Software ini juga belum mendukung adanya multi-negara.
16. Zoho Payroll Software
Zoho Payroll software menawarkan fitur otomatisasi untuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pengelolaan tunjangan. Sayangnya, fitur pelaporan dan dukungan pajak pada Zoho Payroll masih terbatas, terutama untuk bisnis yang beroperasi di wilayah dengan aturan pajak yang lebih rumit.
17. Software Netsuite Payroll
NetSuite Payroll adalah bagian dari produk ERP NetSuite dan solusi yang cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks. Namun, biaya implementasi dan maintenance sistem ini cukup tinggi, sehingga kurang ideal untuk usaha kecil atau menengah dengan anggaran yang terbatas.
18. Software Patriot
Berikutnya, software Patriot yang cocok untuk Anda yang kini masih memiliki usaha berkembang, karena solusi ini cukup sederhana dan terjangkau. Dengan demikian, fitur-fitur di dalamnya terasa terbatas untuk bisnis yang lebih besar atau perusahaan dengan kebutuhan penggajian yang lebih kompleks.
19. Software Paycom
Software Paycom adalah solusi yang menawarkan kemudahan untuk penggajian dan manajemen HR. Sistem ini cenderung lebih cocok untuk perusahaan menengah hingga besar. Dikarenakan fiturnya yang mengakomodasi banyak aspek HR, maka biaya implementasinya sangat mahal. Sistem ini juga dinilai cukup kompleks untuk dipelajari.
20. Software Payroll Fingercheck
Software fingercheck juga hadir untuk membantu tim HR untuk manajemen karyawan, penjadwalan, dan absensi, dalam satu platform. Ada juga versi mobile yang memudahkan pengelolaan payroll dan HR dari mana saja. Tapi, perlu dicatat bahwa integrasi dengan sistem lain terkadang memerlukan biaya tambahan, yang bisa menjadi beban bagi usaha kecil dengan anggaran terbatas.
Tips Memilih Payroll Software yang Tepat
Pemilihan software payroll tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada banyak aspek pertimbangan yang harus Anda perhatikan untuk memaksimalkan manfaatnya. Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih software payroll terbaik.
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda terkait pengelolaan gaji. Misalnya, perusahaan manufaktur dengan banyak karyawan shift membutuhkan fitur penghitungan lembur, sedangkan di perusahaan lain mungkin lebih fokus pada gaji karyawan kontrak atau pekerja lepas.
Selain itu, pastikan software yang Anda pilih juga mendukung strategi HRM lain yang diperlukan, seperti pengelolaan cuti, lembur, dan tunjangan, sehingga semua aspek penggajian bisa diurus secara otomatis dan efisien.
2. Kemudahan Penggunaan
Semakin intuitif software, semakin cepat pula tim HR menguasainya. Software yang sulit digunakan justru akan memperlambat proses penggajian dan memerlukan waktu lebih lama untuk pelatihan. Oleh karena itu, pilihlah software yang mudah dipelajari dan dipahami oleh semua user.
3. Dapat Diintegrasikan dengan Sistem Lain
Integrasi ini diperlukan karena perhitungan gaji yang akurat berdasarkan pada data pendukung lainnya yang akurat pula. Sebagai contoh, data absensi dan jam kerja karyawan harus diintegrasikan dengan payroll software agar jumlah jam lembur atau potongan terlambat hadir dapat dihitung secara otomatis.
Jika tidak ada integrasi, Anda harus memasukkan data secara manual. Cara ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan input. Selain itu, integrasi ini juga diperlukan untuk memastikan semua data karyawan selalu up-to-date dan sinkron.
4. Keamanan Data yang Kuat
Karena payroll system menyimpan informasi sensitif seperti data karyawan dan penggajian, maka penting untuk menjaga keamanan data-data tersebut. Pastikan software yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses, dan otentikasi berlapis.
5. Layanan Support yang Responsif
Layanan support yang responsif dan handal juga diperlukan untuk membantu Anda ketika terjadi masalah teknis atau gangguan dalam proses penggajian. Sebelum memutuskan, pastikan vendor software menawarkan layanan support yang cepat dan tersedia melalui berbagai saluran, seperti telepon, email, atau chat.
Kesimpulan
Dengan implementasi software payroll yang tepat, Anda dapat mengelola proses penggajian dengan lebih efisien dan akurat. Fitur-fitur di dalam sistem ini tidak hanya mempercepat proses kerja HR, tetapi juga meningkatkan transparansi dan kepatuhan terhadap regulasi pajak dan ketenagakerjaan.
ScaleOcean Software Payroll adalah software payroll terbaik bagi Anda yang ingin mempercepat transformasi digital dalam pengelolaan SDM. Dengan fitur unggulan yang terintegrasi, software ini dapat mengelola penggajian secara otomatis, efisien, dan akurat. Segera coba demo gratisnya!
