Pengertian Sistem HRIS, Manfaat, Fitur, dan Cara Kerjanya

Apa itu HRIS? HRIS adalah sistem yang mengelola informasi sumber daya manusia suatu perusahaan. Dengan HRIS, perusahaan bisa mengotomatisasi proses SDM utama seperti penggajian, pelacakan kehadiran, dan administrasi tunjangan karyawan.

Kini, HRIS (Human Resource Information System) menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan modern. Banyak perusahaan, sekitar 30%, menghadapi masalah HRM akibat pengelolaan sumber daya manusia yang tidak efektif, seperti pengelolaan data karyawan yang rumit dan sulitnya merekrut talenta terbaik karena tidak memiliki sistem HR yang baik.

HRIS system adalah solusi untuk masalah tersebut, membuat pengelolaan SDM lebih efisien dan terorganisir. Banyak perusahaan kini beralih ke sistem HRIS terintegrasi untuk mengatasi kompleksitas ini. Artikel ini akan membahas informasi penting tentang HRIS dan membantu Anda memilih software yang tepat untuk meningkatkan operasional HR perusahaan.

1. Apa yang Dimaksud dengan HRIS?

Jadi, apa itu HRIS? HRIS adalah singkatan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, sebuah solusi perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola dan mengotomatiskan proses SDM utama. Sistem HRIS mendukung administrasi tunjangan, pelacakan waktu dan kehadiran, penggajian, dan penyimpanan data karyawan.

Sistem HR ini ditujukan untuk
mempermudah manajemen sumber daya manusia, sehingga perusahaan dapat mengatur dan memanfaatkan tenaga kerja mereka secara lebih efektif. HRIS system adalah software penting yang mendukung tugas departemen HR dalam menghadapi permasalah dalam manajemen sumber daya manusia.

2. Manfaat Sistem HRIS

HRIS sangat penting bagi perusahaan modern untuk menjaga operasional manajemen SDM yang efisien dan akurat. Mengapa perusahaan harus menggunakan HRIS? Sistem HRIS membantu mengurangi beban administratif manual dan mengotomatisasi alur kerja. Dengan sistem HR, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia dengan lebih efektif dan efisien, sehingga operasional tetap lancar dan produktivitas meningkat.

Berikut adalah beberapa manfaat utama lainnya dari HRIS:

a. Mengelola Data Karyawan Secara Efisien

Sistem HRIS adalah solusi yang mempermudah perusahaan dalam menyimpan dan mengelola data karyawan secara sistematis. Informasi seperti riwayat pekerjaan, gaji, serta pelatihan dapat diakses dengan cepat. Dengan penyimpanan terpusat, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan data dan meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan besar dengan ratusan karyawan mengimplementasikan HRIS untuk mengelola data karyawan mereka. Sebelumnya, data karyawan disimpan dalam file fisik dan spreadsheet, yang membuat pencarian informasi menjadi lambat dan rawan kesalahan. Dengan HRIS, HR dapat mengakses data karyawan dalam hitungan detik, mengurangi waktu pencarian dan kesalahan administrasi.

b. Mengotomasi Administrasi HR untuk Efisiensi Waktu

Otomatisasi dalam HRIS membantu mengurangi beban kerja manual yang sering memakan waktu. Proses seperti penggajian, penghitungan pajak, hingga manajemen tunjangan dilakukan secara otomatis oleh sistem HR, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan administrasi dan mempercepat penyelesaian tugas HR secara keseluruhan.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur yang sebelumnya mengelola penggajian secara manual dengan Excel mengalami banyak kesalahan dalam perhitungan pajak dan tunjangan. Setelah menggunakan HRIS, penggajian dan perhitungan pajak dilakukan otomatis setiap bulannya, mengurangi kesalahan dan waktu yang dihabiskan untuk administrasi.

c. Memantau Absensi dan Kehadiran secara Real-Time

HRIS system mempermudah perusahaan untuk memantau absensi dan kehadiran karyawan secara real-time. Dengan fitur ini, HR dapat dengan mudah memantau keterlambatan, cuti, dan lembur, sehingga membantu perusahaan dalam mengelola produktivitas dan mendukung implementasi sistem kerja roster.

Sebuah perusahaan logistik dengan karyawan lapangan yang menerapkan HRIS dapat langsung melihat data absensi dan keterlambatan karyawan, serta mengatur jadwal lembur secara lebih efisien, yang membantu menjaga produktivitas operasional mereka.

d. Mengoptimalkan Proses Rekrutmen

HRIS juga mendukung proses rekrutmen dengan fitur pencarian dan seleksi kandidat yang lebih efisien. Dari pencatatan aplikasi hingga onboarding, semua dapat dikelola dalam satu sistem. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mempercepat proses perekrutan dan memastikan setiap langkah berjalan sesuai standar yang ditetapkan.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan teknologi yang sering menghadapi banyak pelamar untuk setiap posisi baru mulai menggunakan HRIS dalam proses rekrutmen mereka. HR dapat menyaring pelamar berdasarkan kriteria yang ditentukan secara otomatis, mempercepat proses seleksi, dan memberikan pengalaman onboarding yang lebih terstruktur untuk calon karyawan.

e. Menjaga Standar Proses HR

Penerapan prosedur standar dalam manajemen HR bertujuan agar setiap karyawan dinilai dan diperlakukan berdasarkan kriteria yang sama, sehingga menghindari bias atau perlakuan tidak adil. Langkah ini memastikan keadilan dalam pengelolaan sumber daya manusia dan memungkinkan penerapan kebijakan SDM yang konsisten di seluruh unit perusahaan.

Sebuah perusahaan multinasional menggunakan HRIS untuk memastikan semua karyawan dievaluasi berdasarkan kriteria yang sama, tanpa memandang posisi atau departemen. Dengan standar yang jelas, perusahaan dapat memastikan penilaian karyawan yang lebih objektif dan adil, serta implementasi kebijakan SDM yang konsisten di seluruh cabang global mereka.

3. Fitur Utama Aplikasi HRIS

Sistem canggih ini juga menawarkan berbagai fitur yang mempermudah manajemen sumber daya manusia. HRIS tidak hanya mengotomatisasi tugas-tugas administratif, namun juga membantu perusahaan dalam mengelola karyawan lebih efektif. Berikut adalah beberapa fitur utama:

a. Pengelolaan Data Karyawan

HRIS memungkinkan pengelolaan informasi karyawan dalam satu sistem terpusat. Data seperti riwayat pekerjaan, pelatihan, dan gaji dapat diakses dengan mudah oleh HR, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi.

b. Absensi dan Kehadiran

Fitur absensi dan kehadiran dalam sistem HR memungkinkan pencatatan waktu kerja karyawan secara otomatis. HRIS system dapat terintegrasi dengan berbagai metode verifikasi kehadiran, sehingga mengurangi waktu pengolahan data sekaligus meningkatkan akurasi laporan. Dengan demikian, pengelolaan kehadiran karyawan menjadi lebih efektif.

c. Penggajian Otomatis

Sistem HRIS adalah solusi HR yang memungkinkan penggajian karyawan dilakukan secara otomatis, termasuk perhitungan pajak, tunjangan, dan pemotongan. Ini mengurangi risiko kesalahan manual dan memastikan proses penggajian berjalan tepat waktu setiap bulannya.

d. Pengelolaan Performa Karyawan

Fitur ini memudahkan perusahaan dalam memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan berdasarkan KPI yang ditetapkan. Laporan performa yang dihasilkan membantu dalam pengambilan keputusan terkait promosi, penghargaan, atau kebutuhan pelatihan.

e. Recruitment Management

Fitur ini mempermudah perusahaan dalam menemukan kandidat baru dan melacak data pelamar melalui sistem ATS (Applicant Tracking System). Sistem HRIS juga memfasilitasi penentuan kriteria kandidat yang tepat serta mendukung seluruh proses perekrutan, mulai dari seleksi hingga penerimaan, sehingga memastikan efisiensi setiap tahapan rekrutmen.

f. Manajemen Kontrak Karyawan

Human resource information system ini memungkinkan pengelolaan kontrak kerja secara digital, termasuk pembaruan dan pemantauan masa berlaku kontrak. Fitur ini juga membantu mengingatkan HR terkait perpanjangan kontrak sebelum habis masa berlakunya.

g. Manajemen Pelatihan dan Pengembangan

Sistem HRIS memungkinkan HR untuk merancang program pelatihan dan pengembangan karyawan. Fitur ini memantau progres setiap karyawan dalam mengikuti pelatihan, memastikan mereka terus berkembang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

h. Portal Karyawan

Portal karyawan memberikan akses langsung bagi karyawan untuk melihat informasi terkait pekerjaan, gaji, dan pelatihan. Fasilitas dalam sistem HR ini memungkinkan mereka untuk mengelola aspek tertentu secara mandiri, mengurangi beban administratif tim HR, serta memperkuat komunikasi antara karyawan dan manajemen, sehingga meningkatkan keterlibatan karyawan.

i. Dashboard Analitik

Dashboard analitik HRIS system menyediakan akses real-time bagi tim HR dan manajemen untuk mendapatkan laporan menyeluruh tentang berbagai aspek operasional SDM. Melalui analisis data yang komprehensif, perusahaan dapat merumuskan strategi yang lebih tepat dan efektif
dalam pengambilan keputusan terkait manajemen sumber daya manusia.

4. Cara Kerja Sistem HRIS

Untuk cara kerjanya, sistem tersebut melibatkan beberapa tahapan utama yang saling terintegrasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efisien. Berikut adalah tahapan umum cara kerja HRIS:

a. Pengumpulan Data Karyawan

Sistem HRIS dimulai dengan pengumpulan data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, gaji, dan kehadiran. Data ini disimpan dalam satu platform terpusat yang mudah diakses oleh tim HR untuk berbagai keperluan.

b. Pemrosesan dan Otomatisasi

Setelah data terkumpul, HRIS system akan secara otomatis memproses informasi tersebut untuk berbagai fungsi seperti penggajian, perhitungan tunjangan, hingga pemantauan absensi. Dengan menggunakan aplikasi slip gaji karyawan yang terintegrasi dalam sistem HR, proses pembuatan slip gaji juga dapat dilakukan secara otomatis, mengurangi beban kerja manual dan meminimalkan risiko kesalahan dalam administrasi penggajian.

c. Pelaporan dan Analitik

Sistem HRIS adalah aplikasi yang mampu menghasilkan laporan dan analitik berdasarkan data yang terkumpul, seperti laporan kinerja, tingkat kehadiran, dan kebutuhan rekrutmen. Laporan ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih tepat terkait sumber daya manusia.

Penggunaan software absen bisa menjadi solusi untuk mempermudah proses dokumentasi dan pelaporan. Di mana sistem tidak hanya akan mencatat jam masuk dan jam pulang karyawan, tapi juga memberikan kemudahan untuk memantau waktu kerja, lembur, cuti, hingga izin khusus. Ini membantu mengurangi kesalahan pencatatan dan meningkatkan transparansi bagi seluruh karyawan.

5. Contoh Penerapan Sistem HRIS

Contoh penerapan aplikasi HRIS dapat dilihat pada perusahaan yang memiliki banyak karyawan, seperti di industri manufaktur atau ritel. Perusahaan tersebut menggunakan sistem tersebut untuk mengelola data karyawan, mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, hingga pencatatan absensi secara otomatis.

Misalnya, sebuah pabrik menggunakan HRIS system untuk memantau kehadiran karyawan di setiap shift, menghitung lembur secara otomatis, dan memastikan proses penggajian berjalan akurat setiap bulannya. Selain itu, sistem HR akan membantu tim HR dalam proses rekrutmen dengan menyaring kandidat secara cepat, menyimpan riwayat wawancara, dan memudahkan onboarding karyawan baru.

Dengan implementasi HR system, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi potensi kesalahan manual yang sering terjadi dalam pengelolaan SDM. Sistem ini juga memberikan data analitik yang berguna untuk pengambilan keputusan terkait kebijakan HR.

6. Perbedaan Aplikasi HRIS vs. HRMS vs. HCM

Ada tiga sistem utama yang sering digunakan perusahaan untuk mendukung proses manajemen SDM, yaitu HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resource Management System), dan HCM (Human Capital Management). Berikut poin perbedaan ketiganya:

a. Fokus Utama

HRIS lebih berfokus pada pengelolaan data karyawan dan tugas administratif, seperti penggajian, absensi, dan manajemen informasi dasar karyawan. Sistem HR ini berfungsi untuk menyimpan, mengelola, dan melacak data karyawan secara efisien.

HRMS (Human Resource Management System) memperluas fokus dengan menggabungkan fungsi HRIS dan fitur lain, seperti manajemen kinerja, pelatihan, dan rekrutmen. Dengan kata lain, HRMS mencakup manajemen harian yang lebih komprehensif dalam organisasi.

Sementara itu, HCM mengambil pendekatan yang lebih strategis. Fokus utamanya adalah pengembangan dan optimalisasi modal manusia. Dengan HCM, perusahaan juga dapat merencanakan pengembangan bakat, strategi suksesi, dan meningkatkan keterlibatan karyawan dalam jangka panjang.

b. Ruang Lingkup

HRIS memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan cenderung operasional, mencakup pengelolaan data karyawan, gaji, dan catatan absensi. HR system ini terutama digunakan untuk mencatat dan menyimpan informasi karyawan yang bersifat administratif.

HRMS memiliki cakupan yang lebih luas karena mencakup semua fungsi HRIS ditambah dengan aspek lain seperti manajemen kinerja, pengembangan keterampilan, dan pelatihan karyawan. Hal ini membuat HRMS lebih cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi komprehensif dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Sebaliknya, HCM menawarkan ruang lingkup yang paling luas dengan fokus pada pengembangan modal manusia jangka panjang. Sistem HCM tidak hanya berfungsi untuk pengelolaan operasional tetapi juga mencakup perencanaan strategis talenta, manajemen suksesi, dan analisis SDM

c. Tujuan Penggunaan

HRIS system biasanya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan pengelolaan data karyawan secara sederhana dan efisien, terutama dalam hal administrasi seperti penggajian, absensi, dan manajemen data personal. Sistem ini ideal untuk organisasi yang memiliki kebutuhan pengelolaan SDM yang tidak terlalu kompleks.

Sebaliknya, HRMS lebih cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi lengkap untuk mengelola karyawan, termasuk pengembangan dan penilaian kinerja. HRMS membantu perusahaan dalam menjalankan aktivitas SDM yang lebih interaktif dan komprehensif.

Sementara itu, HCM sering digunakan oleh perusahaan yang memiliki visi jangka panjang dalam mengembangkan talenta dan mengelola modal manusia secara strategis. Sistem ini berguna untuk memastikan pengelolaan SDM mendukung pertumbuhan dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

7. Kelola SDM Anda dengan Mudah Menggunakan Aplikasi HRIS ScaleOcean

Sistem HRIS ScaleOcean ERP menawarkan berbagai keunggulan yang mendukung manajemen sumber daya manusia secara komprehensif. Sistem HR ini dapat mempermudah operasional perusahaan dari berbagai skala untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

Dengan coba demo gratis, ScaleOcean akan membantu perusahaan Anda dengan menyediakan sistem keamanan data yang andal serta layanan dukungan pelanggan yang responsif, sehingga memastikan data karyawan tetap aman dan masalah dapat diselesaikan dengan segera. Berikut fitur-fitur canggih dalam HRIS system ScaleOcean:

• Recruitment Management, mempermudah proses rekrutmen dengan mengotomatisasi pencarian kandidat, penyaringan, hingga penjadwalan interview.

• Payroll Management, memastikan perhitungan dan pembayaran gaji, bonus, serta potongan pajak dilakukan secara akurat dan otomatis.

• e-Absensi, memungkinkan perusahaan mencatat kehadiran karyawan secara digital dan real-time. 

• Leave Management, mempermudah karyawan dalam mengajukan cuti secara online, sekaligus memantau dan menyetujui pengajuan cuti dengan cepat.

• Performance Tracking, memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan secara berkala.

• Portal Karyawan, memungkinkan setiap karyawan mengakses informasi pribadi, slip gaji, riwayat cuti hingga informasi relevan lainnya secara mandiri.

ScaleOcean juga menawarkan interface yang intuitif, yang membuat penggunaan aplikasi ini mudah bagi semua pengguna, mulai dari HR profesional hingga manajer lini. Oleh sebab itu, ScaleOcean adalah aplikasi HR Indonesia terbaik untuk perusahaan yang mencari solusi HRIS yang efisien.

8. Kesimpulan

Dengan berbagai fitur canggih yang ditawarkan, Sistem HRIS adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen hingga pemantauan kinerja, HRIS system ScaleOcean memastikan setiap proses berjalan lebih cepat dan terorganisir.

Untuk itu, Sistem HRIS ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses administratif HR secara terpusat. Tunggu apalagi? Tingkatkan tingkatkan manajemen SDM Anda dengan sistem HR ScaleOcean. Hubungi tim kami untuk dapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut!