Bagi perusahaan yang memiliki lebih dari satu gudang, penting untuk memastikan stok di setiap gudang tetap optimal dan dapat memenuhi permintaan pelanggan. Umumnya, proses transfer barang antar gudang adalah cara strategis manajemen gudang yang dipilih perusahaan. Namun, terkadang ada banyak aspek yang perlu dipertimbangkan agar prosesnya efektif. Jika dilakukan secara manual, proses mutasi stock bisa saja kurang akurat dan hanya berdasarkan perkiraan.

Oleh karena itu, dibutuhkan sistem gudang untuk meningkatkan efektivitas proses stock transfer. Dalam artikel ini, akan dibahas apa saja fitur canggih dari sistem gudang yang dapat mendukung proses stock transfer, dan bagaimana implementasi sistem yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

1. Mengapa Efektivitas Stock Transfer Penting?

Perusahaan yang memiliki multi-gudang biasanya melakukan proses stock transfer untuk memastikan pasokan stok di setiap gudang selalu memenuhi permintaan. Misal suatu produk cukup laris di gudang A tetapi justru berlebih di gudang B. Nah, biasanya perusahaan akan melakukan transfer barang dari gudang B ke A dibandingkan melakukan pemesanan ulang ke supplier untuk menjaga stok tetap optimal. Jadi, perusahaan bisa menghemat biaya pembelian dan produksi barang tambahan.

Proses mutasi stock ini perlu dipastikan berjalan dengan efisien. Mengapa demikian? Semakin cepat perusahaan mampu melakukan transfer barang, maka semakin minimal waktu tunggu pelanggan untuk mendapatkan produk yang diinginkan. Dengan demikian, kepercayaan dan kepuasan pelanggan pun juga ikut meningkat. Jadi, tidak hanya memberi dampak positif bagi finansial perusahaan, tapi juga menguntungkan pelanggan.

Bahkan dengan meningkatkan efektivitas stock transfer juga sekaligus meningkatkan reputasi perusahaan di mata konsumen. Pelanggan yang mendapatkan pelayanan cepat dan tepat lebih cenderung melakukan pembelian ulang dan memberikan feedback positif pada produk yang Anda jual. Hal ini tentunya berkontribusi pada keberhasilan bisnis jangka panjang.

Lalu bagaimana cara meningkatkan proses ini? Anda bisa mengimplementasikan sistem gudang. Dengan fitur-fitur yang ada pada sistem gudang, Anda mampu memonitor pergerakan barang antar warehouse dengan lebih akurat, mengidentifikasi fluktuasi permintaan, dan menyesuaikan strategi bisnis sesuai dengan informasi yang ada. Jadi, Anda punya acuan untuk menentukan dari dan kemana stok perlu ditransfer, bukan sekadar dari perkiraan.

2. Fitur untuk Stock Transfer

Sistem gudang tentu mampu bekerja dengan optimal untuk melaksanakan proses transfer barang karena dilengkapi beberapa fitur penting. Berikut kelebihan dari fitur-fitur tersebut.

a. Automated Transfer Triggers

Fitur automated transfer triggers pada sistem gudang berguna untuk otomatis memicu proses transfer barang berdasarkan kriteria tertentu, seperti tingkat stok minimum atau permintaan produk yang meningkat. Dengan fitur ini, perusahaan dapat menghindari kelangkaan produk atau overstocking. 

Sebagai contoh, perusahaan retail memiliki gudang A dan B yang sama-sama menyimpan produk sepatu merk tertentu. Nah, ternyata produk tersebut di gudang A telah mencapai titik reorder point atau level stok minimum. Tapi gudang B memiliki stok berlimpah dari produk yang sama. Dari kondisi tersebut, fitur automated transfer triggers akan segera memberikan notifikasi kepada tim manajemen gudang untuk melakukan transfer barang dari gudang B ke gudang A.

b. Transfer Scheduling

Fitur transfer scheduling pada sistem gudang juga membantu manajemen untuk merencanakan jadwal mutasi stock yang lebih terstruktur dan sistematis. Jadi, dengan ini perusahaan bisa mengkoordinasikan sumber daya dan memastikan efisiensi dalam transfer barang antar gudang. Untuk memahami perannya, perhatikan ilustrasi berikut.

Misalkan suatu perusahaan memiliki kekurangan stok produk tertentu di gudang A dan perlu melakukan stock transfer dari gudang B. Nah, mereka tentunya tidak bisa langsung melakukan proses mutasi saat itu juga. Harus ada jadwal transfer yang perlu dibuat terlebih dahulu. Dengan memperhatikan waktu ketersediaan kendaraan pengangkut, kelancaran lalu lintas di rute transportasi, dan tenaga kerja di kedua gudang untuk proses muat dan bongkar barang, fitur transfer scheduling akan merekomendasikan satu waktu dan tanggal spesifik untuk proses mutasi stock. 

c. Logistics Integration

Logistics integration merupakan fitur pada sistem gudang yang dirancang untuk mengoptimalisasi proses transfer barang antar gudang dengan cara menyinkronkan seluruh elemen transportasi. Fokus utamanya memastikan aspek seperti kendaraan, jadwal pengiriman, dan rute transportasi terkoordinasi dengan baik untuk mencapai efisiensi maksimal dalam proses mutasi stock.

Fitur ini bekerja dengan mengkombinasikan data dari berbagai sumber seperti data stok, data mitra logistik, informasi kondisi jalan, dan informasi lain yang relevan. Dengan mengolah data tersebut, sistem dapat memberikan rekomendasi yang terbaik bagi perusahaan terkait kapan dan rute mana yang harus dipilih untuk proses transfer barang.

d. Inventory Update

Dengan fitur inventory update, sistem gudang akan secara otomatis memperbarui data inventaris di semua lokasi gudang yang mengalami transfer barang. Jadi, bisa dipastikan setiap stakeholder baik itu tim penjualan, pembelian, atau manajemen gudang memiliki gambaran yang akurat dan up-to-date tentang persediaan. Hal ini dibutuhkan agar keputusan yang dibuat tepat berdasarkan informasi terbaru.

3. Proses Transfer Barang di Sistem Gudang

Misalkan sebuah perusahaan retail yang berfokus pada penjualan elektronik sedang menjalankan marketing campaign berupa promosi besar-besaran untuk produk smartphone tertentu. Promo ini direspon dengan sangat baik oleh masyarakat Jakarta sehingga stok yang disediakan menipis dalam waktu yang singkat. Fitur automated transfer triggers pada sistem gudang pun memberikan notifikasi kalau stok sudah mendekati level reorder point.

Setelah dilakukan analisis, ternyata respon di kota Bogor tidak sesignifikan kota Jakarta. Sehingga stok di gudang tersebut masih banyak. Agar tidak kehilangan penjualan, manajemen memutuskan untuk melakukan transfer barang dari gudang B ke gudang A. Transfer ini dianggap sebagai solusi terbaik dibandingkan melakukan pemesanan baru yang memerlukan waktu lebih lama.

Tim manajemen juga memanfaatkan sistem gudang khususnya fitur transfer scheduling untuk merencanakan jadwal transfer yang efisien. Sistem pun mempertimbangkan kondisi jalan, ketersediaan transportasi, dan jadwal kerja kedua gudang. Akhirnya diperoleh jadwal transfer pada hari Selasa pukul 08.00.

Setelah jadwal ditetapkan, fitur logistics integration bekerja untuk menyinkronkan proses transfer dengan mitra logistik. Sistem gudang pun menghubungkan dengan database mitra untuk memastikan kendaraan yang dipesan tersedia pada hari dan jam yang telah ditentukan. Selain itu, fitur ini juga memberikan estimasi waktu kedatangan barang ke gudang A, berdasarkan data lalu lintas real-time, kondisi cuaca, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi perjalanan.

Ketika mitra logistik menerima informasi detail tentang barang yang akan ditransfer, seperti jumlah, berat, dan dimensi barang, pihak ini pun mempersiapkan kendaraan yang sesuai agar proses bongkar muat menjadi lebih cepat dan efisien. Selama perjalanan pengiriman, fitur logistics integration terus memberikan update real-time kepada tim di gudang A mengenai perkiraan kedatangan barang, sehingga pihak gudang bisa mempersiapkan proses pick and pack barang dengan lebih baik.

Setelah truk pengangkut tiba di gudang A di Jakarta dan proses bongkar muat barang selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah memperbarui daftar inventaris. Di sinilah fitur inventory update dari sistem gudang berperan. Fitur ini dirancang untuk memastikan kalau data inventaris selalu akurat dan terkini.

Bagaimana cara kerjanya? Begitu barang diterima oleh tim di gudang A, sistem gudang akan otomatis memulai proses pembaruan stok. Dengan teknologi barcode atau RFID, setiap item yang diterima akan dipindai dan dikonfirmasi. Data jumlah produk smartphone yang ditransfer dari gudang B segera ditambahkan ke stok gudang A, sementara secara otomatis juga mengurangi jumlah stok di gudang B.

Selain itu, fitur ini juga memberikan laporan mutasi barang secara detail, seperti jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan waktu kedatangan. Laporan ini nantinya dapat digunakan oleh manajemen untuk evaluasi kinerja proses transfer dan juga sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan strategis di masa depan.

4. Kesimpulan

Efektivitas proses stock transfer dalam perusahaan yang memiliki multi-gudang memegang peranan penting untuk memastikan stok di setiap gudang dapat memenuhi permintaan. Dengan mencapainya, perusahaan tidak hanya menghemat biaya pembelian dan produksi tambahan, tetapi juga meningkatkan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, yang nantinya berdampak positif bagi reputasi perusahaan.

Sistem gudang ScaleOcean dengan fitur automated transfer triggers, transfer scheduling, logistics integration, dan inventory update dapat secara signifikan mempercepat proses transfer barang. Bahkan sistem kami juga memiliki modul manajemen gudang yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Ingin tahu lebih lanjut bagaimana ScaleOcean mampu menyelesaikan permasalahan gudang Anda? Hubungi tim kami sekarang dan jadwalkan konsultasi secara gratis!