Tracking barang kiriman yang dulu melibatkan banyak pekerjaan manual dan rentan terhadap kesalahan, kini mulai bisa ditransformasikan menjadi proses yang lebih cepat, akurat, dan efisien. Anda bisa memanfaatkan sistem gudang dan mengintegrasikan beberapa alat pendukung untuk mencapai efisiensi pada proses ini.

Bagaimana cara menggunakan sistem gudang untuk proses tracking? Nah, artikel berikut akan menjelaskan detail langkah-langkah tersebut serta beberapa teknologi pendukung yang bisa Anda gunakan untuk memaksimalkan penggunaan sistem. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi melakukan pelacakan secara manual yang membutuhkan banyak waktu.

1. Mengapa Tracking Barang Penting?

Dengan tracking barang, Anda bisa memastikan kalau setiap item ditempatkan pada lokasi yang tepat dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Cara ini tidak hanya mempersingkat waktu dalam proses pick up dan pengiriman barang, tetapi juga memungkinkan optimalisasi ruang penyimpanan. Gudang yang terorganisir dengan baik tentu dapat menampung lebih banyak barang dibandingkan gudang yang tidak terorganisir.

Tidak hanya itu, ketika perusahaan dapat menginformasikan status atau lokasi barang yang dipesan oleh pelanggan, hal ini juga akan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan mereka. Sistem tracking barang yang efektif akan membantu Anda untuk memenuhi kebutuhan konsumen dengan cepat dan akurat, mengurangi keterlambatan pengiriman, serta kesalahan dalam pengiriman barang.

Tracking barang yang efektif juga berdampak terhadap biaya operasional. Karena prosesnya minim kesalahan, maka juga akan mengurangi pemborosan. Selain itu, melacak barang dengan akurat juga membantu untuk mengurangi risiko kehilangan. Dengan demikian, tracking barang bukan hanya meningkatkan pelayanan pelanggan, tapi juga mengoptimalkan kinerja operasional dan pengurangan biaya persediaan.

2. Cara Tracking Barang dengan Sistem Gudang

Menggunakan sistem gudang dalam proses tracking barang kiriman akan meminimalkan kesalahan, mempercepat proses, dan meningkatkan pelayanan pelanggan. Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan dengan sistem gudang.

a. Pendaftaran Barang Masuk

Langkah pertama dalam proses tracking adalah mendaftarkan barang yang masuk ke sistem. Saat barang datang, detail seperti jumlah, jenis, tanggal kedatangan, dan informasi lainnya harus dicatat dengan teliti. Langkah ini dibutuhkan agar setiap item yang masuk ke gudang dapat dilacak dari awal dan membantu untuk mencatat perubahan stok secara akurat.

b. Penentuan Lokasi Penyimpanan

Setelah pendaftaran, barang harus disimpan di lokasi yang tepat. Dengan sistem gudang, lokasi ini umumnya ditentukan berdasarkan kategori, frekuensi pengambilan, atau kebutuhan khusus lainnya yang sesuai dengan karakteristik perusahaan. Mengetahui lokasi penyimpanan yang lebih spesifik akan memudahkan pencarian barang saat diperlukan.

c. Pengeluaran Barang

Sistem gudang juga bisa melakukan proses tracking barang ketika dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan atau diambil. Sistem juga akan mencatat detail pengeluaran ini secara akurat. Informasi tersebut umumnya berupa jumlah barang, tujuan, dan tanggal pengeluaran. Hal ini dilakukan supaya jumlah stok yang dimiliki perusahaan tetap up-to-date.

d. Proses Retur Barang

Terkadang barang yang dikirim juga dikembalikan ke gudang, baik karena cacat, kesalahan pengiriman, atau alasan lainnya. Untuk tracking barang pada kondisi tersebut, sistem gudang harus diperbarui lagi untuk mencatat kapan terjadi proses retur barang, alasannya, dan lokasi penyimpanan kembali.

e. Audit Inventaris

Perusahaan juga sering melakukan audit inventaris secara berkala. Proses ini bertujuan untuk mengevaluasi dan memvalidasi kesesuaian antara data fisik barang di gudang dengan entri data dalam sistem gudang. Jika terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian, Anda bisa melakukan perbaikan langsung agar data tetap akurat.

f. Laporan Stok Barang

Sebagai langkah terakhir dalam proses tracking barang kiriman adalah menghasilkan laporan stok barang. Laporan ini memberikan gambaran menyeluruh tentang barang yang ada, yang dikeluarkan, dan barang yang dikembalikan. Dengan memanfaatkan sistem gudang, pembuatan laporan akan jauh lebih cepat dan akurat. Sehingga Anda bisa menggunakan laporan ini sebagai acuan membuat keputusan dan strategi bisnis lainnya.

3. Teknologi Pendukung Tracking Barang

Sistem gudang juga bisa diintegrasikan dengan teknologi lainnya untuk memaksimalkan manfaat penggunaannya. Berikut beberapa teknologi pendukung tracking barang yang bisa Anda pertimbangkan.

a. Barcode Scanner

Barcode scanner adalah salah satu alat tracking barang kiriman paling umum yang digunakan perusahaan. Barang yang diberi label dengan barcode berisi informasi spesifik tentang item tersebut. Saat barang masuk, dikeluarkan, atau dipindahkan, scanner akan membaca barcode dan memperbarui informasi di sistem gudang dengan cepat. Kelebihan teknologi ini adalah mampu memindai data dengan cepat dan mudah.

b. Teknologi RFID

RFID adalah teknologi yang memungkinkan pelacakan barang secara otomatis melalui gelombang radio. Bagaimana caranya? Tag RFID ditempelkan pada barang, yang kemudian akan dibaca dengan staf tanpa harus kontak langsung. Hal ini tentunya mempercepat proses pelacakan dan pemindaian informasi ke sistem gudang tanpa harus menunggu barang tiba. Selain itu, teknologi RFID juga dapat menyimpan informasi lebih banyak dan dapat diperbarui kapan saja, memberikan fleksibilitas selama proses pelacakan.

c. Teknologi GPS

GPS adalah teknologi yang memungkinkan pelacakan lokasi barang dalam skala yang luas. Implementasi teknologi ini akan sangat membantu pelacakan barang selama proses pengiriman. Dengan GPS, perusahaan dapat memantau posisi kendaraan atau barang secara real-time, memprediksi waktu kedatangan, dan merespon dengan cepat jika ada masalah atau keterlambatan. Sehingga tidak hanya meningkatkan efisiensi pengiriman tetapi juga memberikan kepuasan pelanggan karena dapat memantau status pengiriman secara real-time.

d. Drone

Drone dilengkapi dengan kamera beresolusi tinggi yang dapat memindai area secara detail. Sehingga memberikan gambaran langsung tentang keadaan fisik gudang. Hal ini penting untuk memantau kondisi barang, mengecek apakah ada barang yang rusak, disimpan tidak pada tempatnya, atau bahkan mendeteksi potensi risiko keamanan seperti akses yang tidak sah.

4. Kesimpulan

Teknologi memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi tracking barang pada rantai pasokan dan manajemen gudang. Teknologi seperti sistem gudang WMS akan membantu perusahaan melakukan hal ini dengan lebih cepat dan akurat. Terlebih dengan mengintegrasikan alat pendukung seperti barcode scanner, RFID, dan GPS, proses pelacakan akan jauh lebih optimal. 

Masih bingung memilih sistem yang bisa tracking dengan efektif? Software Gudang ScaleOcean adalah pilihan terbaik yang harus Anda pertimbangkan! Dengan fitur-fitur canggih dan antarmuka yang user-friendly, kami bisa menjadi mitra Anda untuk mencapai efisiensi bukan hanya pada proses tracking barang tapi keseluruhan manajemen gudang. Jadi, jangan tunggu lagi, optimalkan manajemen gudang Anda dengan menghubungi kami sekarang!