Menjaga kelancaran inventaris di gudang merupakan hal yang penting dilakukan agar tidak terjadi stock out. Mengapa? Kekurangan stok atau stockout bisa menjadi masalah besar yang mengganggu kelancaran bisnis Anda.  Saat produk yang seharusnya dijual atau digunakan tidak tersedia, entah karena kesalahan perencanaan atau kurangnya pemantauan stok, bisnis bisa mengalami kerugian.

Stockout dapat membuat penjualan menurun, pelanggan tidak puas, dan reputasi bisnis memburuk. Selain itu, stockout cost adalah salah satu konsekuensi dari kehabisan stok. Banyak bisnis tiba-tiba kehabisan stok, padahal dengan pengelolaan inventaris yang baik, hal ini bisa dicegah.

Penyebab stock out biasanya berkaitan dengan manajemen inventaris yang kurang efektif, sistem pemantauan yang tidak efisien, atau ketidakmampuan dalam memprediksi permintaan. Pada artikel ini, kami akan membahas penyebab dan cara mengatasi stockout dalam pengelolaan inventaris.

1. Apa itu Stock Out dalam Bisnis?

Stock out adalah kondisi ketika produk dalam inventaris habis meskipun permintaan pelanggan tinggi. Hal ini biasanya terjadi akibat perencanaan atau pengelolaan stok yang tidak tepat.

Out of stock berdampak pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi pesanan, yang dapat mengganggu kelancaran operasional dan menyebabkan pelanggan beralih ke kompetitor.

Lalu, out of stock dapat menimbulkan stockout cost, yaitu kerugian finansial yang timbul akibat kehabisan stok, dapat mencakup hilangnya pendapatan, penurunan kepuasan pelanggan, dan kerugian reputasi. Oleh karena itu, penerapan manajemen inventaris yang baik sangat penting untuk menghindari terjadinya stockout.

2. Penyebab Terjadinya Stock Out

Stock out adalah masalah yang sering dihadapi perusahaan, terutama dalam manajemen inventaris. Agar perusahaan dapat mencegah kerugian karena kehabisan stok, penting untuk mengetahui penyebab stock out yang dijelaskan dibawah ini.

a. Perencanaan Stok yang Tidak Tepat

Salah satu penyebab utama stock out adalah perencanaan stok yang tidak akurat. Jika perusahaan tidak memperhitungkan permintaan dengan benar, baik musiman maupun tren, stok barang bisa cepat habis. 

Hal ini sering terjadi ketika perencanaan berbasis data historis tidak sesuai dengan perubahan pasar atau kebutuhan pelanggan yang mendesak.

b. Keterlambatan Pengiriman dari Pemasok

Keterlambatan pengiriman barang dari pemasok dapat menyebabkan out of stock. Masalah ini bisa terjadi akibat gangguan dalam rantai pasokan, seperti keterlambatan produksi atau pengiriman barang. 

Ketika pemasok tidak dapat memenuhi jadwal pengiriman, perusahaan berpeluang untuk menghadapi risiko stockout yang dapat mempengaruhi penjualan dan kepuasan pelanggan. 

c. Kesalahan pada Pengelolaan Inventaris

Kesalahan dalam pengelolaan inventaris, seperti ketidaktepatan dalam pencatatan stok atau kurangnya pengawasan terkait pergerakan stok, dapat menyebabkan stock out. 

Perusahaan bisa jadi tidak menyadari bahwa stok barang telah habis jika data inventaris tidak diperbarui atau tidak akurat. Ini dapat mengganggu kemampuan mereka untuk memenuhi pesanan pelanggan.

d. Permintaan yang Tidak Terduga

Ketika prediksi permintaan tidak tepat atau tidak siap untuk permintaan yang tidak terduga, perusahaan dapat menghadapi kehabisan stok barang karena permintaan yang tiba-tiba melonjak, seperti saat promosi atau musim liburan.

Pelanggan kemungkinan besar akan beralih ke kompetitor jika perusahaan tidak dapat memenuhi lonjakan permintaan mendadak, yang dapat merugikan bisnis. 

e. Manajemen Retur yang Buruk

Pengelolaan barang retur yang tidak efisien dapat menyebabkan kehabisan stok. Jika produk yang dikembalikan pelanggan tidak segera diproses atau dimasukkan kembali ke stok, perusahaan bisa kehilangan kendali atas jumlah barang yang tersedia.

Hal ini dapat mengarah pada ketidaksesuaian data inventaris dengan data aktual yang menyebabkan stock out pada produk tertentu.

3. Dampak Utama Stock Out pada Kelancaran Bisnis

Dampak stock out pada bisnis sangat besar. Hal ini mengakibatkan loss opportunity untuk menjual barang sehingga mengurangi angka keuntungan serta gangguan rantai pasok. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa dampak yang dapat ditimbulkan akibat stock out.

a. Risiko Kehilangan Pendapatan

Stock out dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan, terutama saat permintaan barang tinggi namun produk tidak tersedia. 

Ketika pelanggan tidak dapat membeli produk yang mereka inginkan, mereka cenderung beralih ke pesaing, yang menyebabkan perusahaan mengalami penurunan pendapatan. Hal ini dapat memperburuk arus kas dan menghambat pertumbuhan bisnis. 

b. Menurunnya Tingkat Kepuasan Pelanggan

Ketika barang yang dicari pelanggan tidak tersedia, pelanggan akan merasa kecewa dan frustasi. Stock out yang terjadi secara berulang dapat memperburuk hubungan dengan pelanggan, menyebabkan mereka kehilangan kepercayaan pada perusahaan. 

Jika kepuasan pelanggan menurun, loyalitas mereka bisa berkurang dan hal tersebut berdampak pada citra perusahaan.

c. Timbulnya Biaya Tambahan

Stock out sering kali menimbulkan biaya tambahan yang tidak direncanakan. Untuk memenuhi permintaan yang mendesak, perusahaan harus membeli barang dengan harga lebih tinggi atau mempercepat pengiriman, yang mengakibatkan peningkatan biaya.  

Ini dapat menyebabkan penurunan margin keuntungan dan meningkatkan tekanan finansial.

d. Gangguan Rantai Pasok

Kehabisan stok dapat menyebabkan gangguan dalam rantai pasok yang lebih besar, karena perusahaan harus menyesuaikan jadwal produksi atau distribusi. 

Pengiriman atau masalah pengadaan barang yang tertunda dapat mengganggu kegiatan operasional, mempengaruhi hubungan dengan pemasok, dan mengurangi kepercayaan pelanggan.

4. Strategi untuk Mengatasi Stock Out

Untuk mengatasi stock out, perusahaan perlu menerapkan strategi yang efektif dalam mengelola inventaris. Dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat memastikan ketersediaan barang tetap terjaga dan menghindari gangguan dalam operasional bisnis.

a. Menjalankan Audit Stok Secara Berkala

Audit stok secara berkala sangat penting untuk menjaga akurasi data inventaris dan menghindari stock out. Dengan memeriksa secara berkala jumlah stok yang tersedia, perusahaan dapat mengetahui lebih awal jika ada ketidaksesuaian atau kekurangan stok. 

Teknologi modern seperti sistem manajemen inventaris dapat memudahkan pencatatan di laporan stok barang harian. Teknologi ini dapat mencatat dengan lebih cepat dan akurat, sehingga dapat mencegah human error dan menjamin ketersediaan barang. 

b. Pantau Forecasting atau Tren Permintaan Pasar

Forecasting atau perkiraan permintaan pasar memudahkan perusahaan untuk mempersiapkan stok sesuai dengan tren dan kebutuhan pelanggan. Dengan menggunakan teknologi, seperti sistem ERP, perusahaan dapat menganalisis data historis dan tren pasar untuk memperkirakan permintaan di masa depan. 

Ini membantu bisnis untuk merencanakan stok dengan lebih akurat dan mencegah kehabisan barang akibat lonjakan permintaan yang tiba-tiba.

c. Menentukan Level Minimum Stok

Mengelola level minimum stok berperan penting untuk menjaga kelancaran operasional. Perhitungan safety stock yang tepat memungkinkan Anda mengantisipasi fluktuasi permintaan yang tiba-tiba. Perusahaan dapat mengurangi risiko stock out dengan memastikan ketersediaan stok yang memadai dengan mempertimbangkan lead time dan pola permintaan sebelumnya. 

Dengan menerapkan sistem manajemen inventaris modern, perusahaan dapat mengurangi risiko kekurangan stok sambil menurunkan biaya penyimpanan. 

d. Menggunakan Sistem Persediaan Otomatis

Penggunaan sistem manajemen inventaris yang efisien mempermudah perusahaan untuk memonitor stok secara real-time dan otomatisasi pemesanan ulang. Sistem persediaan otomatis dapat mengurangu kemungkinan human error dalam pengelolaan stok.

Akan tetapi,  dengan berbagai banyak pilihan vendor sistem yang tersedia, Anda bisa membaca artikel rekomendasi aplikasi stok barang. Sistem ini dapat mengintegrasikan data dari berbagai lokasi dengan optimal, meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan stok, serta mengurangi kemungkinan terjadinya stock out. 

Jika Anda ingin mencoba salah satu sistem persediaan otomatis terbaik, kami merekomendasikan Anda untuk mencoba ScaleOcean Inventory System karena sistemnya dapat disesuaikan sesuai kebutuhan Anda dan diintegrasikan dengan modul lain yang diperlukan oleh perusahaan Anda. Selain itu, Anda dapat mencoba demo gratisnya terlebih dahulu. 

5. Kesimpulan

Stockout adalah masalah yang dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis, dengan dampak yang luas, mulai dari kehilangan pendapatan hingga kerusakan hubungan dengan pelanggan. Penyebab stock out dapat beragam, mulai dari pengelolaan inventaris yang kurang efektif hingga keterlambatan pasokan.

Namun, dengan langkah-langkah yang tepat seperti stock opname rutin, forecasting permintaan pasar, serta perhitungan safety stock yang akurat, perusahaan dapat mengurangi risiko stock out yang menimbulkan stockout cost. Solusi terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan sistem manajemen inventaris yang efisien, seperti ScaleOcean Inventory System. 

Dengan sistem ini, Anda dapat mengoptimalkan ketersediaan stok, memantau inventaris secara real-time, dan mengurangi risiko kekurangan stok. Maka dari itu, Anda dapat mencoba demo gratis untuk merasakan manfaatnya sekaligus mempelajari software kami lebih lanjut.