Apa itu Sistem Inventory, Fungsi, dan Cara Mengelolanya

Sistem inventory adalah sistem yang mengatur, melacak, dan mengelola stok barang perusahaan, mulai dari bahan baku hingga produk jadi. Sistem ini memastikan ketersediaan barang, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

Penting bagi perusahaan untuk memahami peran sistem inventory gudang guna mencegah masalah yang dapat timbul akibat ketidakakuratan data stok. Kesalahan pengelolaan stok dapat menyebabkan stockout atau overstock yang mengakibatkan kerugian finansial dan operasional.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai apa itu sistem inventory, fungsi, komponen, hingga cara mengelolanya dengan tepat sebagai pertimbangan untuk mengoptimalkan efisiensi operasional dan meningkatkan profitabilitas.

Key Takeaways

• Sistem inventory adalah sistem untuk mengelola stok barang, dari bahan baku hingga produk jadi, untuk memastikan ketersediaan stok yang optimal.
• Komponen sistem inventory system terdiri dari: software, hardware, dan database yang saling mendukung pencatatan, pemantauan, dan analisis stok.
• Fungsi dan manfaat sistem inventory: menjaga ketersediaan barang, mengoptimalkan rantai pasokan untuk profitabilitas, dan merencanakan kebutuhan persediaan.
• Software Warehouse ScaleOcean, memudahkan pengelolaan stok dan mengurangi risiko human error dalam manajemen inventaris.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Sistem Inventory?

Sistem inventory merupakan sistem yang digunakan untuk memantau dan mengelola persediaan barang dalam sebuah perusahaan, mulai dari bahan baku, barang dalam proses produksi, hingga produk akhir yang siap dijual atau dikirim ke pelanggan.

Sistem ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola stok, memantau pesanan, dan merencanakan kebutuhan logistik secara efisien, guna mengoptimalkan ketersediaan produk, menghindari kerugian akibat kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

Di kutip dari Netstock, penggunaan sistem inventory dapat mengurangi kekurangan dan kelebihan stok, yang dapat menurunkan biaya inventaris hingga 10%. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan logistik, meningkatkan ketersediaan produk, dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh kesalahan pengelolaan stok.

Baca juga: 6 Tahapan Implementasi Aplikasi Stok Barang pada Bisnis

Komponen Utama Inventory System

Implementasi sistem manajemen inventaris merupakan hal penting dalam mengoptimalkan rantai pasokan dan mengurangi biaya operasional bisnis. Terdapat tiga komponen utama dalam inventory system yang memiliki peran penting dalam mendukung pencatatan, pemantauan, dan analisis inventory, yaitu:

1. Software

Software adalah komponen inti dalam sistem manajemen inventaris yang berfungsi mengontrol seluruh proses pengelolaan stok. Dengan kemampuan otomatisasi seperti pemesanan ulang, pelacakan barang, dan analisis prediksi, software ini membantu bisnis dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

Selain itu, software ini dapat mengelola buffer stock, memastikan perusahaan memiliki cadangan stok yang cukup untuk menghindari kekurangan barang saat permintaan meningkat.

2. Hardware

Komponen hardware dalam sistem inventory adalah perangkat fisik yang mendukung pengumpulan dan pemrosesan data secara akurat. Contohnya seperti barcode scanner, RFID reader, komputer, tablet, IT inventory kawasan berikat, serta perangkat mobile yang digunakan oleh staf gudang.

Selain itu, printer label dan sistem sensor otomatis juga membantu dalam identifikasi dan pelacakan barang. Hardware yang andal memastikan bahwa setiap transaksi stok tercatat secara real-time dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan manual.

3. Database

Komponen berikutnya sistem inventory adalah database yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan dan pengelolaan data dalam sistem manajemen inventory. Seluruh informasi stok barang, transaksi keluar-masuk, serta data supplier dan pelanggan disimpan dalam database yang dapat diakses secara real-time.

Jenis-Jenis Sistem Inventory

Penting bagi setiap industri perusahaan mengelola persediaan dan inventory secara optimal agar mengoptimalkan ketersediaan stok untuk mengatasi permintaan. Untuk itu, penerapan sistem inventory yang tepat penting untuk mencapai hal ini.

Terdapat beberapa jenis sistem inventaris yang bisa Anda gunakan berdasarkan skala operasional, teknologi yang digunakan, dan tingkat kompleksitas pengelolaan stok. Berikut beberapa jenisnya, meliputi:

1. Sistem Inventory Fisik (Manual)

Sistem inventory dalam bentuk fisik atau manual dapat digunakan untuk mengecek langsung terhadap barang di gudang secara berkala. Jenis ini biasanya menggunakan catatan di buku atau spreadsheet sederhana, sehingga lebih cocok untuk bisnis kecil yang rawan kesalahan dan memerlukan waktu lebih lama.

2. Sistem Inventory Komputerisasi

Sistem inventaris berbasis komputer menggunakan perangkat lunak untuk mencatat dan memantau pergerakan barang secara otomatis. Dengan pembaruan data setiap kali transaksi terjadi, sistem ini memastikan akurasi yang lebih tinggi dan mempercepat proses pelaporan.

Dengan menggunakan fitur batch tracking, sistem inventory memungkinkan perusahaan untuk melacak pergerakan setiap kelompok barang secara lebih efisien. Hal ini memastikan data yang lebih akurat dan mendukung proses pelaporan yang lebih cepat dan lebih tepat.

3. Sistem Inventory Berbasis Web

Jenis sistem inventaris berbasis web menjadi jenis yang banyak digunakan, di mana sistem menggunakan teknologi internet untuk mengakses data persediaan dari berbagai lokasi. Sistem dapat memudahkan koordinasi antar cabang atau gudang, serta memungkinkan pengelolaan stok secara real-time tanpa harus berada di lokasi fisik.

4. Sistem Inventory Berbasis Cloud

Jenis lain sistem inventory adalah sistem berbasis cloud yang menyimpan data persediaan di server cloud, memungkinkan akses kapan saja dan di mana saja. Dengan fleksibilitas tinggi, sistem ini menawarkan keamanan data yang lebih baik serta memudahkan integrasi dengan aplikasi atau sistem bisnis lainnya.

Fungsi dan Manfaat Sistem Inventory Barang

Sistem inventory gudang memainkan peran penting dalam kelancaran operasional bisnis. Dengan fungsi yang tepat, sistem ini dapat membantu menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan, sehingga perusahaan dapat mengelola persediaan dengan lebih efektif.

Berikut beberapa fungsi dan manfaat utama sistem inventory barang:

1. Menjaga Ketersediaan Produk

Manfaat sistem inventory adalah mencegah terjadinya stockout, memastikan bahwa produk selalu tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kepuasan pelanggan dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh ketidakmampuan memenuhi permintaan.

2. Menghindari Kelebihan Stok

Selain itu, sistem inventory terbaik juga membantu menghindari kelebihan stok yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan operasional. Implementasi aplikasi stok barang juga memungkinkan pemantauan stok secara real-time, sehingga memudahkan pengelolaan persediaan dan mencegah pemborosan.

3. Kontrol Persediaan yang Lebih Baik

Dengan memberikan data yang terpusat dan akurat, sistem manajemen inventory memungkinkan proses inventory control berlangsung secara optimal atas semua pergerakan barang. Hal ini membuat pengelolaan stok menjadi lebih efisien dan transparan, memastikan setiap item dapat dipantau dengan baik.

Integrasi purchasing dan inventory management dalam sistem ini memastikan data yang lebih terkoordinasi antara proses pembelian dan pengelolaan stok. Dengan demikian, perusahaan dapat mengelola persediaan secara lebih efisien, meningkatkan transparansi, dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.

4. Meningkatkan Profitabilitas

Manajemen stok yang baik juga berkontribusi pada peningkatan keuntungan. Dengan mengurangi biaya operasional yang terkait dengan pengelolaan stok, perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan dan memperbesar potensi penjualan.

5. Mengelola Transaksi dengan Efisien

Fungsi lain sistem inventory adalah memudahkan pencatatan setiap transaksi barang yang masuk dan keluar. Dengan cara ini, akurasi data persediaan tetap terjaga, memungkinkan perusahaan untuk memantau arus barang secara real-time dan meningkatkan inventory turnover, yang mengindikasikan efisiensi dalam perputaran stok barang.

6. Perencanaan dan Peramalan yang Tepat

Selain itu, sistem manajemen inventory membantu dalam perencanaan dan peramalan kebutuhan persediaan berdasarkan data penjualan dan permintaan pasar. Dengan informasi yang tepat, perusahaan dapat mengantisipasi kekurangan atau kelebihan stok, serta merencanakan kebutuhan masa depan dengan lebih baik.

Sistem manajemen inventory menggunakan forecast analisis barang untuk memprediksi kebutuhan persediaan di masa depan. Dengan informasi yang diperoleh dari analisis tersebut, perusahaan dapat merencanakan persediaan lebih baik, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional.

Untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, perusahaan dapat menggunakan software management inventory terbaik, seperti ScaleOcean. Dengan solusi terintegrasi ini, sistem inventory gudang dapat berjalan lebih efisien serta mendukung kelancaran operasional bisnis.

Fitur Sistem Inventory

Software inventory ScaleOcean dilengkapi dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mengoptimalkan dan mempercepat proses pengelolaan order. Berikut adalah beberapa fitur utama dari software inventory yang berperan dalam pengelolaan order.

1. Pemindaian Barcode dan RFID

Teknologi barcode dan RFID memungkinkan pemindaian barang secara cepat dan akurat, meminimalkan kesalahan entri data manual. Sistem ini secara otomatis memperbarui status stok setiap kali barang dipindai, sehingga memastikan ketersediaan informasi yang tepat dan terkini, sangat berguna untuk bisnis besar dan ritel.

2. Otomatisasi Proses Order

Otomatisasi proses order meningkatkan efisiensi proses dengan menghilangkan proses yang tidak dibutuhkan dan mengurangi pengerjaan manual. Mulai dari penerimaan order sampai pengiriman, semua langkah diotomatisasi untuk memastikan pengalaman yang baik bagi pelanggan dan staff.

3. Picking Management

Fitur picking management membantu mengatur penempatan dan pengambilan stok secara efisien, yang dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dan mengirim order. Pengelolaan kode inventaris barang yang jelas memungkinkan pengambil barang lebih cepat dan lebih tepat dalam menemukan produk yang sesuai.

4. Integrasi Multichannel

Integrasi multichannel memastikan informasi stok di semua saluran penjualan ter-update secara real-time, mengurangi risiko kesalahan stok dan penjualan berlebihan. Dengan sistem yang terintegrasi, pengelolaan inventaris menjadi lebih efektif, dan pengalaman pelanggan semakin baik tanpa gangguan atau keterlambatan.

5. Pelaporan dan Analitik

Fitur pelaporan dan analitik canggih memberikan insight mendalam mengenai tren penjualan dan kebutuhan restock barang. Melalui data yang diperoleh, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik, merencanakan strategi, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien untuk meningkatkan keuntungan.

6. Peringatan dan Notifikasi Stok

Fitur lain sistem inventory adalah notifikasi stok otomatis yang membantu mengelola inventaris dengan lebih proaktif. Dengan memberi peringatan saat stok mencapai batas minimum, sistem ini mencegah kekurangan stok dan memastikan perusahaan dapat terus memenuhi permintaan pelanggan tanpa gangguan operasional.

7. Trigger Pengiriman

Fitur trigger pengiriman dalam software inventory mempermudah pengaturan logistik pengiriman produk. Dengan alat ini, perusahaan dapat memilih penyedia layanan pengiriman yang optimal dan memantau status pengiriman secara real-time, memberikan kontrol lebih besar atas pengiriman dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

8. Manajemen Retur

Manajemen retur barang yang efektif adalah kunci untuk mempertahankan kepuasan pelanggan. Fitur ini membantu bisnis untuk mengelola dan memproses pengembalian produk dengan lancar, memastikan bahwa setiap kasus ditangani dengan cepat dan efisien.

Baca juga: Pengendalian Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Metodenya

Masalah Umum dalam Sistem Inventaris

Tanpa penggunaan sistem inventory barang, perusahaan banyak mengalami berbagai permasalahan yang nantinya akan mempengaruhi keberhasilan bisnis. Salah satu masalah yang dapat muncul adalah terkait dengan batch tracking yang tidak efektif, menyebabkan kesulitan dalam melacak pergerakan barang secara detail. Beberapa permasalahan yang umum dialami perusahaan adalah:

1. Overstock atau Stockout

Overstock dan stockout adalah dua masalah yang sama-sama berisiko bagi bisnis, terutama ketika perusahaan tidak menggunakan sistem manajemen inventaris. Stok berlebih (overstock) membuat anggaran perusahaan terkuras karena diperlukan biaya penyimpanan tambahan dan tingginya risiko barang yang usang.

Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) juga berdampak pada kepuasan pelanggan karena tidak dapat dilayani dengan baik. Tidak heran, penggunaan physical inventory system dapat membantu perusahaan memantau stok dengan lebih akurat.

2. Kesalahan dalam Perhitungan Stok

Kesalahan perhitungan stok yang umumnya terjadi karena dilakukan dengan metode manual, bisa berujung pada data inventaris yang tidak akurat. Kondisi ini akan mempengaruhi keputusan pemesanan dan menyebabkan jumlah stok fisik dan catatan tidak sama. 

Dengan inventory gudang yang terintegrasi, kesalahan semacam ini dapat diminimalisir, salah satunya dengan fitur pemantauan label inventaris barang yang mempermudah pelacakan dan identifikasi produk secara lebih tepat.

3. Keterlambatan dalam Pengadaan

Masalah lainnya yang sering terjadi pada sistem inventory adalah pengadaan yang lambat atau tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya, stok tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Sistem manajemen inventaris gudang dapat membantu memastikan pengadaan tepat waktu untuk mencegah keterlambatan yang merugikan.

4. Tata Gudang atau Penyimpanan Tidak Efisien

Tata gudang yang tidak terstruktur dapat menghambat produktivitas dan memboroskan waktu serta tenaga kerja saat mencari barang, bahkan meningkatkan risiko kerusakan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengimplementasikan sistem manajemen inventaris yang efektif untuk mengoptimalkan tata letak penyimpanan.

5. Kesulitan Memantau Lokasi Stok di Gudang

Memantau lokasi barang di gudang yang besar menjadi tantangan besar jika tidak ada inventory management system yang memadai. Anda harus membuang banyak waktu untuk mencari barang yang mungkin juga salah tempat. Dengan bantuan inventory system gudang, monitoring lokasi stok menjadi lebih mudah dan akurat.

6. Data Inventaris Tidak Real-Time

Ketika data inventaris tidak diperbarui secara real-time, akurasi stok dapat terganggu, mempersulit pemantauan dan meningkatkan risiko overstock atau stockout. Oleh karena itu, bagi bisnis dengan fluktuasi permintaan tinggi, sistem inventaris berbasis data real-time sangatlah penting.

Teknik Sistem Inventory

Efisiensi dalam sistem inventaris adalah faktor penting bagi bisnis untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan stok. Untuk mencapai efisiensi tersebut, perlu adanya teknik inventory system yang tepat dan sesuai dengan model bisnis dan kebutuhan Anda.

1. Dropshipping

Teknik di mana bisnis menjual produk tanpa harus menyimpan stok sendiri. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirim langsung dari pemasok atau produsen ke pembeli. Metode ini mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok, sehingga cocok untuk bisnis e-commerce dengan modal terbatas

2. Bulk Shipping

Teknik berikutnya sistem inventory adalah bulk shipping atau biasa disebut dengan pengiriman massal. Ini menjadi strategi untuk mengirimkan barang dalam jumlah besar sekaligus guna menghemat biaya logistik.Teknik ini sering digunakan oleh grosir, manufaktur, atau perusahaan yang menangani volume pesanan tinggi.

3. Backorder

Teknik inventory system di mana pelanggan tetap memesan barang yang stoknya sedang habis, dan pesanan akan dipenuhi begitu produk tersedia kembali. Backorder sering digunakan perusahaan yang menjual barang bernilai tinggi atau produk dengan permintaan tinggi namun ketersediaan terbatas.

4. Consignment Stock

Dalam teknik ini, supplier mengirimkan barang ke retailer tanpa mewajibkan pembelian langsung. Retailer hanya membayar barang yang berhasil terjual, sementara barang yang tidak laku dapat dikembalikan ke supplier. Industri fashion, elektronik, dan barang mewah sering menggunakan metode ini untuk mengurangi risiko kelebihan stok.

5. Cross-Docking

Teknik cross-docking memungkinkan bisnis mengirimkan barang yang diterima dari supplier langsung ke pelanggan atau retail tanpa harus menyimpannya lama di gudang. Biasanya, staf hanya memindahkan barang dari satu kendaraan ke kendaraan lain di pusat distribusi sebelum mengirimnya ke tujuan akhir.

6. Cycle Counting

Teknik inventory management dilakukan dengan menghitung sebagian stok dalam interval waktu tertentu, dan bukan melakukan pengecekan penuh secara tahunan. Teknik ini memungkinkan bisnis untuk terus memantau keakuratan data stok tanpa harus menghentikan operasional gudang. Ini digunakan bisnis dengan volume inventaris besar, karena lebih fleksibel dan tidak mengganggu aktivitas sehari-hari.

Tips Mengelola Sistem Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan sistem inventory gudang berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, bisnis dapat meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok serta memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan lancar.

Beberapa tips dan cara mengelola sistem inventaris secara tepat, yaitu:

1. Perbarui Data Stok Secara Berkala

Penting untuk memperbarui data stok secara berkala memastikan informasi inventaris selalu akurat dan dapat diandalkan. Anda bisa menggunakan rumus days of inventory untuk mengukur rata-rata waktu persediaan bertahan, sehingga pemesanan dapat dilakukan tepat waktu.

Dengan adanya pembaruan data, dapat membantu mencegah kesalahan pemesanan, mengurangi risiko kehabisan stok, serta mempercepat pemenuhan pesanan kepada pelanggan dengan lebih efisien.

2. Tentukan Reorder Point yang Tepat

Anda juga bisa menentukan reorder point untuk mengatur batas minimum stok untuk pemesanan ulang. Saat stok mencapai titik tersebut, sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis agar tim pembelian segera melakukan restock.

Strategi ini dapat mencegah terjadinya kekurangan barang yang dapat menghambat penjualan atau produksi, sekaligus menghindari kelebihan stok yang meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko pemborosan.

3. Pantau Barang Kadaluarsa Secara Teratur

Produk dengan masa pakai terbatas memerlukan pemantauan yang konsisten, sehingga penting untuk memantau barang kadaluarsa secara rutin. Anda bisa mengatur prioritas penjualan atau melakukan promo sebelum barang menjadi tidak layak jual.

Dengan memantau barang kadaluarsa, sistem inventaris dapat membantu mengurangi kerugian akibat penumpukan stok kadaluarsa dan menjaga kualitas produk yang diterima pelanggan, sehingga reputasi bisnis tetap terjaga.

4. Lakukan Pengecekan Fisik Secara Rutin

Pengecekan fisik diperlukan untuk memastikan kesesuaian antara catatan sistem dan stok aktual. Proses ini juga membantu mendeteksi lebih awal kerusakan, kehilangan, atau penyusutan barang.

Dengan melakukan pemeriksaan rutin, perusahaan dapat segera melakukan tindakan korektif, memperbaiki proses, dan menjaga akurasi data inventaris, sehingga manajemen stok menjadi lebih efektif dan terpercaya.

5. Analisis Data untuk Pola Permintaan

Sistem juga dapat menggunakan data historis untuk menganalisis pola permintaan untuk membantu bisnis memprediksi kebutuhan stok di masa depan. Informasi ini penting untuk merencanakan pembelian, menyesuaikan jumlah produksi, dan mengantisipasi fluktuasi musiman.

Dengan analisis permintaan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan, meningkatkan efisiensi rantai pasok, dan memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan pelanggan.

Sistem Inventory ScaleOcean Terintegrasi untuk Akurasi Stok

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

ScaleOcean sistem inventory akan memberikan keunggulan otomatisasi seluruh proses pengelolaan penyimpanan barang, serta integrasi dengan berbagai modul bisnis. Mulai dari accounting, warehouse, supply chain, hingga ddistribution untuk optimalkan bisnis Anda.

Aplikasi inventory management ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien.

Fitur-fitur unggulan dalam sistem inventory ScaleOcean meliputi:

1. Inventory Tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.
2. Barcode Management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.
3. Low Stock Notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.
4. Stock Adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.
5. Inventory Forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
6. Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, Sistem Inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

Kesimpulan

Sistem inventory adalah solusi penting dalam pengelolaan persediaan barang yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol, mengatur, dan memantau stok secara efisien. Dengan sistem ini, Anda dapat menghindari berbagai masalah, mulai dari overstock dan stockout hingga update data secara real-time.

Dengan fitur-fitur unggulan yang dimiliki sistem inventory terbaik ScaleOcean, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!