Mengenal Sistem Inventory, Manfaat, dan Tips Pengelolaannya

Sistem inventory adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin memastikan kelancaran pengelolaan inventaris. Proses bisnis satu ini, perlu dikelola dengan baik  untuk mengoptimalkan pengawasan dan pengaturan stok barang. Sistem inventory gudang membantu Anda menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen inventaris.

Mungkin Anda pernah mengalami masalah overstock yang menguras anggaran perusahaan, atau stockout yang membuat pelanggan kecewa dan beralih ke kompetitor. Seluruh kondisi tersebut akan berdampak buruk bagi bisnis, mulai dari kehilangan kepercayaan pelanggan hingga penurunan pendapatan yang cukup besar.

Inilah mengapa mengimplementasikan sistem inventory barang sangat diperlukan. Namun, sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem ini, mungkin Anda perlu tahu apa itu sistem inventory, manfaat, keunggulan, dan bagaimana caranya meningkatkan efisiensi operasional. Artikel ini akan membantu Anda memahami aspek-aspek tersebut.

Baca Juga: Cara Mudah Kelola Inventory dengan Sistem Stok Gudang

1. Apa itu Sistem Inventory?

Sistem persediaan, atau sistem inventory, adalah perangkat yang mengelola data stok barang dari tahap persiapan hingga distribusi dalam bisnis. Sistem ini mengontrol dan memantau stok secara efisien, sehingga perusahaan dapat mengelola barang masuk dan keluar secara optimal.

Secara umum, inventory adalah keseluruhan stok atau persediaan yang dimiliki oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan pasar atau kebutuhan produksi. Dengan bantuan sistem ini, bisnis dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventaris, membantu mengurangi human error, dan meningkatkan akurasi stok.

2. Masalah Umum dalam Manajemen Inventaris

Tanpa penggunaan sistem inventory barang, perusahaan banyak mengalami berbagai permasalahan yang nantinya akan mempengaruhi keberhasilan bisnis. Baik itu dari aspek biaya, produktivitas, hingga kepuasan pelanggan. Beberapa permasalahan yang umum dialami perusahaan adalah:

a. Overstock atau Stockout

Overstock dan stockout adalah dua masalah yang sama-sama berisiko bagi bisnis. Stok berlebih (overstock) membuat anggaran perusahaan terkuras karena diperlukan biaya penyimpanan tambahan dan tingginya risiko barang yang usang.

Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) juga berdampak pada kepuasan pelanggan karena tidak dapat dilayani dengan baik. Kondisi ini dapat diatasi dengan menggunakan sistem inventory gudang untuk memantau stok secara akurat.

b. Kesalahan dalam Perhitungan Stok

Kesalahan perhitungan stok yang umumnya terjadi karena dilakukan dengan metode manual, bisa berujung pada data inventaris yang tidak akurat. Kondisi ini akan mempengaruhi keputusan pemesanan dan menyebabkan jumlah stok fisik dan catatan tidak sama. Dengan inventory gudang yang terintegrasi, kesalahan semacam ini dapat diminimalisir.

c. Keterlambatan dalam Pengadaan

Masalah lainnya yang sering terjadi pada manajemen inventaris adalah pengadaan yang lambat atau tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya, stok tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Sistem inventory gudang dapat membantu memastikan pengadaan tepat waktu untuk mencegah keterlambatan yang merugikan.

d. Tata Gudang atau Penyimpanan Tidak Efisien

Anda juga akan kesulitan untuk mengelola inventaris jika tata letak gudang tidak efisien. Kurangnya struktur dan sistem penyimpanan dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga kerja saat pencarian barang, menghambat produktivitas, bahkan juga meningkatkan risiko kerusakan barang. Dengan begitu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem inventory yang bisa membantu mengoptimalkan tata letak penyimpanan.

e. Kesulitan Memantau Lokasi Stok di Gudang

Memantau lokasi barang di gudang yang besar menjadi tantangan besar jika tidak ada inventory management system yang memadai. Anda harus membuang banyak waktu untuk mencari barang yang mungkin juga salah tempat. Dengan bantuan sistem inventory gudang, monitoring lokasi stok menjadi lebih mudah dan akurat.

f. Data Inventaris Tidak Real-Time

Data inventaris yang tidak diperbarui secara real-time menyebabkan catatan jumlah stok tidak akurat. Masalah ini juga mempersulit pemantauan stok, yang berisiko overstock atau stockout. Terlebih jika bisnis Anda cepat mengalami perubahan permintaan, tentu inventory gudang dengan data real-time adalah solusi penting yang tidak bisa diabaikan.

3. Teknik Manajemen Inventory dalam Bisnis

Perusahaan tidak hanya dihadapkan pada berbagai masalah dalam manajemen inventaris, tetapi juga perlu menerapkan beberapa teknik yang efektif untuk mengatasi tantangan tersebut. Beberapa teknik yang perlu diterapkan yaitu:

• Just in Time (JIT): Barang dipesan hanya saat diperlukan untuk menghindari kelebihan stok dan menghemat biaya penyimpanan. Teknik ini membutuhkan koordinasi ketat dengan pemasok.
• First In, First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Ideal untuk produk cepat kadaluarsa seperti makanan atau obat.
• Last In, First Out (LIFO): Barang terakhir masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Lebih cocok untuk industri dengan fluktuasi harga bahan baku.
• ABC Analysis: Stok dibagi menjadi tiga kategori yaitu, A (bernilai tinggi), B (menengah), dan C (rendah). Teknik ini untuk memprioritaskan pengelolaan barang yang berpengaruh besar pada keuntungan.

4. Manfaat Penggunaan Sistem Inventory Barang

Implementasi software inventory memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi dan data real-time, Anda dapat menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen stok. Berikut manfaat penggunaan sistem inventory barang.

a. Memantau Stok Secara Real-Time

Inventory management system memungkinkan Anda untuk memantau stok secara real-time, memastikan informasi stok selalu akurat dan up-to-date. Mendukung Anda untuk melihat pergerakan barang masuk dan keluar dengan jelas, sehingga terhindar dari stockout atau overstock.

b. Mengefisiensikan Pengelolaan Gudang

Sistem inventory gudang yang canggih merupakan alat penting dalam mengoptimalkan pengelolaan persediaan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengontrol jumlah stok, memantau pergerakan barang, dan mengatur ulang persediaan secara otomatis. Selain itu, pentingnya manajemen inventory juga berperan dalam memprediksi kebutuhan barang di masa mendatang. Sehingga, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk memenuhi permintaan pasar.

Dengan adanya informasi yang akurat pada sistem inventory ini, Anda bisa merencanakan pembelian barang dengan tepat, sehingga dapat menghindari biaya pemborosan. Tidak hanya pemborosan di procurement saja yang bisa dihindari, namun Anda juga bisa mengurangi biaya penyimpanan sekaligus. Maka dari itu, penerapan warehouse management akan berdampak pada meningkatnya efisiensi pengelolaan gudang dan mendukung pertumbuhan bisnis.

c. Menghemat Biaya Penyimpanan

Pengendalian stok yang lebih baik akan meminimalkan kebutuhan untuk menyimpan barang berlebih, sehingga berdampak pada penghematan biaya penyimpanan. Inventory gudang memungkinkan Anda menentukan tingkat stok yang optimal, menekan pengeluaran gudang, dan menghindari pemborosan biaya.

Selain itu, pentingnya manajemen inventory juga berperan dalam memprediksi kebutuhan barang di masa mendatang. Sehingga, Anda bisa merencanakan pembelian barang dengan tepat, dan dapat menghindari biaya pemborosan.

d. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan stok barang yang selalu tersedia, maka pelanggan mendapatkan pesanan sesuai waktu yang diharapkan. Sistem manajemen inventory memungkinkan Anda untuk merespons permintaan dengan tepat. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat loyalitas mereka.

e. Meningkatkan Akurasi Perkiraan Stok

Dengan adanya data historis yang tersimpan dalam sistem, Anda dapat melakukan analisis permintaan dan perencanaan stok yang lebih akurat. Inventory gudang juga membantu perusahaan memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan menyesuaikan persediaan atau work in process inventory dengan fluktuasi permintaan tersebut.

f. Mengoptimalkan Penetapan Waktu Pemesanan

Sistem inventory gudang mempermudah Anda menentukan reorder point yang optimal, sehingga kestabilan stok terjaga tanpa adanya kekurangan atau kelebihan. Sistem ini memberikan notifikasi ketika stok mencapai ambang batas tertentu, agar kemudian barang tersebut segera ditindaklanjuti.

g. Mengefektifkan Pengelolaan Stok Kadaluarsa

Jika Anda menjual produk dengan masa pakai terbatas, inventory management system membantu dalam mengelola barang yang mendekati kadaluarsa agar segera dijual atau digunakan. Anda dengan mudah menandai produk kadaluarsa dan mencegah pemborosan barang yang tidak terpakai.

h. Meningkatkan Produktivitas Karyawan Gudang

Dengan adanya otomatisasi pada berbagai proses manajemen inventaris, sistem inventory gudang membantu karyawan bekerja lebih produktif. Proses pencatatan stok dan pelacakan barang menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem inventory juga mengurangi human error, memastikan operasional berjalan lebih lancar dan efisien.

i. Mengurangi Risiko Kehilangan Barang

Fungsi software manajemen gudang yang kedua adalah dapat mengurangi risiko kehilangan barang akibat kesalahan manusia atau tindakan kecurangan. Sistem ini memiliki fitur keamanan canggih, seperti pengawasan video dan kontrol akses, yang bisa memastikan keamanan di gudang dan mencegah akses yang tidak sah.

Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan teknologi pelacakan, seperti RFID, barcode, atau SKU, yang memungkinkan Anda mengetahui informasi dan jumlah stok barang dengan lebih akurat untuk meminimalkan kesalahan dalam proses perhitungan persediaan. Dengan demikian, peluang terjadinya kehilangan pun bisa diminalisir.

Tidak sampai disitu, penerapan sistem inventory gudang juga dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan menganalisis tren barang. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan pencegahan dan memperbaiki prosedur internal yang dapat mengurangi risiko kehilangan tren barang di masa depan. Oleh karena itu, menerapkan aplikasi gudang yang canggih menjadi investasi yang berharga dalam melindungi aset perusahaan dan memastikan keberlangsungan bisnis.

j. Kecepatan dan Akurasi Pengiriman

Dapat mengotomatiskan proses pengiriman dan mengintegrasikannya dengan sistem logistik juga merupakan peranan sistem manajemen gudang. Maka dari itu, kecepatan dan akuransi pengiriman pun dapat meningkat pesat. Dengan aplikasi ini, Anda bisa menentukan rute tercepat, mengurangi waktu tunggu, dan memastikan produk sampai ke tangan konsumen dalam kondisi baik dan tepat waktu. Sehingga, kesalahan dalam proses pemilihan, pengemasan, dan pengiriman barang dapat Anda hindari.

Dengan adanya peningkatan kecepatan dan akurasi, perusahaan pun dapat memenuhi ekspektasi pelanggan sekaligus meningkatkan kepuasan mereka. Hal ini sangat penting dalam menjaga reputasi bisnis dan membangun hubungan jangka panjang dengan konsumen. Oleh karena itu, investasi dalam sistem inventory yang canggih merupakan langkah strategis dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat.

k. Kualitas dan Kuantitas Pelaporan Gudang

Meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi sangat penting bagi perusahaan dalam membuat pelaporan dan keputusan bisnis yang tepat. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghasilkan laporan manajemen pergudangan dan performanya secara tepat, sehingga memudahkan para stakeholder dalam mengambil keputusan dengan cepat.

Sistem ini juga dapat memantau persediaan dalam waktu nyata dan menghasilkan informasi yang detail mengenai setiap proses pengelolaan, seperti jumlah stok, ketersediaan barang, dan performa pengiriman. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melacak tren dan pola manajemen gudang, serta membantu dalam membuat keputusan tepat terkait pengadaan barang dan strategi pengiriman.

Dengan adanya peningkatan kualitas dan kuantitas data, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan efektif. Hal ini membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca Juga: 6 Fitur yang Wajib Ada di Manajemen Inventory Anda

5. Rekomendasi Sistem Inventory

Dalam mengelola inventaris, memilih sistem yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan akurasi operasional bisnis. Sistem manajemen inventaris yang baik akan membantu memantau stok, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan proses gudang. Berikut rekomendasi sistem inventaris terbaik yang bisa Anda pertimbangkan.

• ScaleOcean inventory management: Menawarkan sistem manajemen inventaris yang komprehensif, mencakup pelacakan stok real-time, otomatisasi proses pembelian, dan optimasi penyimpanan.
• NetSuite software: Solusi manajemen inventaris berbasis cloud yang mendukung otomatisasi inventaris. Sistem ini menyediakan fitur pelacakan, prediksi permintaan, dan pengelolaan rantai pasokan.
• Zoho software inventory management: Memiliki interface yang sederhana dengan fitur-fitur penting untuk mengelola inventaris, pemesanan, dan pengiriman.
• Odoo software: Sistem open-source yang fleksibel dengan modul inventaris, mulai dari pengelolaan stok, pelacakan hingga otomatisasi gudang. Sistem ini cocok bagi bisnis yang membutuhkan solusi custom sesuai kebutuhan.
• Quickbooks inventory management: Menawarkan fitur manajemen inventaris lengkap dengan pelacakan produk dan pesanan real-time. Sistem ini sangat sesuai untuk usaha kecil hingga menengah.

6. Tips Kelola Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan inventaris berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, risiko kekurangan atau kelebihan stok dapat diminimalisir, dan proses pemenuhan pesanan berjalan lancar. Beberapa tips tersebut yaitu:

• Perbarui data stok secara berkala: Pastikan data stok selalu akurat dengan rumus days of inventory untuk menghindari kesalahan pemesanan dan mempercepat pemenuhan pesanan.
• Tentukan reorder point yang tepat: Tentukan batas minimum untuk pemesanan ulang agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok, dengan notifikasi otomatis saat stok mencapai batas tersebut.
• Pantau barang kadaluarsa secara teratur: Monitor produk dengan masa pakai terbatas secara rutin untuk menghindari penumpukan barang kadaluarsa dan menjaga kualitas produk.
• Lakukan pengecekan fisik secara rutin: Lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan kesesuaian antara data dan stok sesungguhnya, serta mendeteksi kerusakan atau kehilangan barang lebih awal.
• Analisis data untuk pola permintaan: Pelajari pola permintaan menggunakan data historis untuk perencanaan stok yang lebih baik dan mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang.

7. Permudah Kelola Inventaris dengan Sistem Inventory ScaleOcean

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

Telah dipercaya oleh ratusan klien dari berbagai sektor, sistem inventory ScaleOcean dapat membantu perusahaan untuk menjaga ketersediaan barang, mengurangi biaya penyimpanan, hingga analisis data yang mendalam untuk memahami pola permintaan.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien.

Fitur-fitur unggulan dalam software inventory ScaleOcean meliputi:

• Inventory tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.
• Barcode management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.
• Low stock notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.
• Stock adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.
• Inventory forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
• Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, sistem inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

Baca Juga: 7 Tips Memilih Manajemen Inventory Terbaik

8. Kesimpulan

Sistem inventory adalah solusi penting dalam pengelolaan persediaan barang yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol, mengatur, dan memantau stok secara efisien. Dengan sistem ini, Anda dapat menghindari berbagai masalah, mulai dari overstock dan stockout hingga update data secara real-time.

Dengan fitur-fitur unggulan yang ditawarkan oleh inventory management system ScaleOcean, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!