Apa itu Sistem Inventory serta Cara Mudah Mengelolanya

Sistem inventory adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin memastikan kelancaran pengelolaan inventaris. Proses bisnis satu ini, perlu dikelola dengan baik  untuk mengoptimalkan pengawasan dan pengaturan stok barang. Sistem inventory barang membantu Anda menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen inventaris.

Mungkin Anda pernah mengalami masalah overstock yang menguras anggaran perusahaan, atau stockout yang membuat pelanggan kecewa dan beralih ke kompetitor. Seluruh kondisi tersebut akan berdampak buruk bagi bisnis, mulai dari kehilangan kepercayaan pelanggan hingga penurunan pendapatan yang cukup besar.

Inilah mengapa mengimplementasikan sistem manajemen inventaris sangat diperlukan. Namun, sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem ini, mungkin Anda perlu tahu apa itu sistem inventory, manfaat, keunggulan, dan bagaimana caranya meningkatkan efisiensi operasional. Artikel ini akan membantu Anda memahami aspek-aspek tersebut.

Apa itu Sistem Inventory?

Sistem inventory merupakan bagian dari aktivitas logistik yang fokus pada pengelolaan dan pengendalian data persediaan barang dalam perusahaan. Tujuan sistem manajemen inventaris ini beragam bisa untuk mendukung proses produksi atau bisa juga untuk dijual kembali sebagai bagian dari operasional bisnis.

Secara umum, inventory adalah keseluruhan stok atau persediaan yang dimiliki oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan pasar atau kebutuhan produksi. Dengan bantuan sistem ini, bisnis dapat meningkatkan efisiensi manajemen inventaris, membantu mengurangi human error, dan meningkatkan akurasi stok.

Baca Juga: Cara Mudah Kelola Inventory dengan Sistem Stok Gudang

Masalah Umum dalam Manajemen Inventaris

Tanpa penggunaan sistem inventory barang, perusahaan banyak mengalami berbagai permasalahan yang nantinya akan mempengaruhi keberhasilan bisnis. Baik itu dari aspek biaya, produktivitas, hingga kepuasan pelanggan. Beberapa permasalahan yang umum dialami perusahaan adalah:

1. Overstock atau Stockout

Overstock dan stockout adalah dua masalah yang sama-sama berisiko bagi bisnis, terutama ketika perusahaan tidak menggunakan sistem manajemen inventaris. Stok berlebih (overstock) membuat anggaran perusahaan terkuras karena diperlukan biaya penyimpanan tambahan dan tingginya risiko barang yang usang.

Sebaliknya, kekurangan stok (stockout) juga berdampak pada kepuasan pelanggan karena tidak dapat dilayani dengan baik. Tidak heran, dua tantangan utama tersebut juga dapat mengganggu kelancaran operasional pada bisnis minimarket.

2. Kesalahan dalam Perhitungan Stok

Kesalahan perhitungan stok yang umumnya terjadi karena dilakukan dengan metode manual, bisa berujung pada data inventaris yang tidak akurat. Kondisi ini akan mempengaruhi keputusan pemesanan dan menyebabkan jumlah stok fisik dan catatan tidak sama. Dengan inventory gudang yang terintegrasi, kesalahan semacam ini dapat diminimalisir.

3. Keterlambatan dalam Pengadaan

Masalah lainnya yang sering terjadi pada sistem inventory adalah pengadaan yang lambat atau tidak terorganisir dengan baik. Akibatnya, stok tidak tersedia pada saat dibutuhkan. Sistem manajemen inventaris gudang dapat membantu memastikan pengadaan tepat waktu untuk mencegah keterlambatan yang merugikan.

4. Tata Gudang atau Penyimpanan Tidak Efisien

Kurangnya struktur dan sistem penyimpanan dapat menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga kerja saat pencarian barang, menghambat produktivitas, bahkan juga meningkatkan risiko kerusakan barang.

Dengan begitu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan sistem manajemen inventaris yang bisa membantu mengoptimalkan tata letak penyimpanan di gudang perusahaan.

5. Kesulitan Memantau Lokasi Stok di Gudang

Memantau lokasi barang di gudang yang besar menjadi tantangan besar jika tidak ada inventory management system yang memadai. Anda harus membuang banyak waktu untuk mencari barang yang mungkin juga salah tempat. Dengan bantuan inventory system gudang, monitoring lokasi stok menjadi lebih mudah dan akurat.

6. Data Inventaris Tidak Real-Time

Data inventaris yang tidak diperbarui secara real-time menyebabkan catatan jumlah stok tidak akurat. Masalah ini juga mempersulit pemantauan stok, yang berisiko overstock atau stockout. Terlebih jika bisnis Anda cepat mengalami perubahan permintaan, tentu inventory gudang dengan data real-time adalah solusi penting yang tidak bisa diabaikan.

Komponen Utama Inventory System

Implementasi sistem manajemen inventaris merupakan hal penting dalam mengoptimalkan rantai pasokan dan mengurangi biaya operasional bisnis. Terdapat tiga komponen utama dalam inventory system yang memiliki peran penting dalam mendukung pencatatan, pemantauan, dan analisis inventory, yaitu:

1. Software

Komponen penting dalam sistem manajemen inventaris, yang berfungsi sebagai otak utama yang mengontrol seluruh proses pengelolaan inventory barang. Software memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan berbagai tugas, seperti pemesanan ulang, tracking barang masuk dan keluar, serta forecast analisis.

Apalagi komponen software yang mampu terintegrasi dengan sistem ERP yang dapat mengoptimalkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat membantu Anda mengurangi risiko human error, serta memastikan ketersediaan barang sesuai permintaan pelanggan tanpa kelebihan atau kekurangan stok.

2. Hardware

Komponen hardware dalam sistem inventory adalah perangkat fisik yang mendukung pengumpulan dan pemrosesan data secara akurat. Contohnya seperti barcode scanner, RFID reader, komputer, tablet, serta perangkat mobile yang digunakan oleh staf gudang.

Selain itu, printer label dan sistem sensor otomatis juga membantu dalam identifikasi dan pelacakan barang. Hardware yang andal memastikan bahwa setiap transaksi stok tercatat secara real-time dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan manual.

Dengan kombinasi hardware yang sesuai, bisnis dapat mempercepat proses inventarisasi, meningkatkan akurasi data, serta memastikan operasional gudang berjalan lebih efisien.

3. Database

Komponen berikutnya sistem inventory adalah database yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan dan pengelolaan data dalam sistem manajemen inventory. Seluruh informasi stok barang, transaksi keluar-masuk, serta data supplier dan pelanggan disimpan dalam database yang dapat diakses secara real-time.

Anda bisa menggunakan aplikasi sistem inventory ScaleOcean yang memiliki kemampuan integrasi dengan berbagai modul bisnis mulai dari accounting, supply chain, warehouse, hingga distribusi. ScaleOcean memiliki struktur database yang baik memungkinkan pengolahan data yang cepat dan integrasi secara maksimal.

Teknik Manajemen Inventory dalam Bisnis

Efisiensi dalam sistem inventaris adalah faktor penting bagi bisnis untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan stok. Untuk mencapai efisiensi tersebut, perlu adanya teknik inventory system yang tepat dan sesuai dengan model bisnis dan kebutuhan Anda.

1. Dropshipping

Teknik di mana bisnis menjual produk tanpa harus menyimpan stok sendiri. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirim langsung dari pemasok atau produsen ke pembeli. Metode ini mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok, sehingga cocok untuk bisnis e-commerce dengan modal terbatas

2. Bulk Shipping

Teknik berikutnya sistem inventory adalah bulk shipping atau biasa disebut dengan pengiriman massal. Ini menjadi strategi untuk mengirimkan barang dalam jumlah besar sekaligus guna menghemat biaya logistik.Teknik ini sering digunakan oleh grosir, manufaktur, atau perusahaan yang menangani volume pesanan tinggi.

3. Backorder

Teknik inventory system di mana pelanggan tetap memesan barang yang stoknya sedang habis, dan pesanan akan dipenuhi begitu produk tersedia kembali. Teknik ini sering digunakan perusahaan yang menjual barang bernilai tinggi atau produk dengan permintaan tinggi namun ketersediaan terbatas.

4. Consignment Stock

Dalam teknik ini, supplier mengirimkan barang ke retailer tanpa mewajibkan pembelian langsung. Retailer hanya membayar barang yang berhasil terjual, sementara barang yang tidak laku dapat dikembalikan ke supplier. Industri fashion, elektronik, dan barang mewah sering menggunakan metode ini untuk mengurangi risiko kelebihan stok.

5. Cross-Docking

Teknik cross-docking memungkinkan bisnis mengirimkan barang yang diterima dari supplier langsung ke pelanggan atau retail tanpa harus menyimpannya lama di gudang. Biasanya, staf hanya memindahkan barang dari satu kendaraan ke kendaraan lain di pusat distribusi sebelum mengirimnya ke tujuan akhir.

6. Cycle Counting

Teknik inventory management system ini dilakukan dengan menghitung sebagian stok dalam interval waktu tertentu, dan bukan melakukan pengecekan penuh secara tahunan. Teknik ini memungkinkan bisnis untuk terus memantau keakuratan data stok tanpa harus menghentikan operasional gudang. Ini digunakan bisnis dengan volume inventaris besar, karena lebih fleksibel dan tidak mengganggu aktivitas sehari-hari.

Metode dalam Sistem Inventory

Inventory management system yang efektif dapat membantu bisnis dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan biaya penyimpanan. Terdapat beberapa metode yang bisa digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan memastikan kelancaran rantai pasokan, yaitu:

1. Just in Time (JIT); Metode untuk meminimalkan penyimpanan stok dengan hanya memesan dan menerima barang saat dibutuhkan. Ini dapat mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok.
2. Material Requirements Planning (MRP); Metode yang fokus pada perencanaan bahan baku berdasarkan jadwal produksi. Ini penting untuk mengoptimalkan penggunaan bahan baku dan mengurangi risiko kehabisan stok yang dapat menghambat produksi.
3. Economic Order Quantity (EOQ); Metode yang digunakan dalam menentukan jumlah pesanan optimal untuk untuk meminimalkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Ini akan membantu menghindari pemesanan terlalu sering yang meningkatkan biaya logistik, sekaligus mencegah penumpukan stok yang menyebabkan pemborosan.
4. Days Sales of Inventory (DSI); Metode yang digunakan untuk menghitung berapa lama Anda harus menyimpan stok sebelum barang terjual. Ini akan membantu Anda dalam mengukur efisiensi manajemen inventaris dan mengidentifikasi potensi masalah, seperti penumpukan stok atau perputaran barang yang lambat.
5. First In, First Out (FIFO): Metode inventory system untuk mengelola barang yang pertama masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Ideal untuk produk cepat kadaluarsa seperti makanan atau obat.
6. Last In, First Out (LIFO): Metode inventory system untuk barang terakhir masuk dijual atau digunakan terlebih dahulu. Lebih cocok untuk industri dengan fluktuasi harga bahan baku.
7. ABC Analysis: Stok dibagi menjadi tiga kategori yaitu, A (bernilai tinggi), B (menengah), dan C (rendah). Teknik ini untuk memprioritaskan pengelolaan barang yang berpengaruh besar pada keuntungan.

Manfaat Penggunaan Sistem Inventory Barang

Implementasi software inventory memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi dan data real-time, Anda dapat menghindari masalah umum yang sering muncul dalam manajemen stok. Berikut manfaat penggunaan sistem inventory barang.

1. Memantau Stok Secara Real-Time

Anda dapat memantau stok secara real-time menggunakan aplikasi stok barang barang atau inventory management system, yang memastikan informasi stok tetap akurat dan up-to-date. Mendukung Anda untuk melihat pergerakan barang masuk dan keluar dengan jelas, sehingga terhindar dari stockout atau overstock.

2. Mengefisiensikan Pengelolaan Gudang

Perusahaan menggunakan sistem inventory gudang untuk mengontrol jumlah stok, memantau pergerakan barang, dan mengatur ulang persediaan secara otomatis. Selain itu, pentingnya manajemen inventory juga berperan dalam memprediksi kebutuhan barang di masa mendatang.

Dengan adanya informasi yang akurat pada sistem manajemen inventaris ini, Anda bisa merencanakan pembelian barang dengan tepat, sehingga dapat menghindari biaya pemborosan. Tidak hanya pemborosan di procurement saja yang bisa dihindari, namun Anda juga bisa mengurangi biaya penyimpanan sekaligus.

Maka dari itu, penting bagi setiap perusahaan untuk penerapan warehouse management akan berdampak pada meningkatnya efisiensi pengelolaan gudang dan mendukung pertumbuhan bisnis.

3. Menghemat Biaya Penyimpanan

Anda dapat menentukan tingkat stok yang optimal, menekan pengeluaran gudang, dan menghindari pemborosan biaya dengan inventory gudang. Pengendalian stok yang lebih baik akan meminimalkan kebutuhan untuk menyimpan barang berlebih, sehingga berdampak pada penghematan biaya penyimpanan.

Selain itu, pentingnya manajemen inventory juga berperan dalam memprediksi kebutuhan barang di masa mendatang. Sehingga, Anda bisa merencanakan pembelian barang dengan tepat, dan dapat menghindari biaya pemborosan.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Anda dapat merespons permintaan atau pesanan dengan tepat menggunakan sistem manajemen inventory. Dengan stok barang yang selalu tersedia, maka pelanggan mendapatkan pesanan sesuai waktu yang diharapkan. Ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat loyalitas mereka.

5. Meningkatkan Akurasi Perkiraan Stok

Dengan adanya data historis yang tersimpan dalam sistem, Anda dapat melakukan analisis permintaan dan perencanaan stok yang lebih akurat. Inventory gudang juga membantu perusahaan memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan menyesuaikan persediaan atau work in process inventory dengan fluktuasi permintaan tersebut.

6. Mengoptimalkan Penetapan Waktu Pemesanan

Manfaat berikutnya sistem inventory adalah mempermudah Anda menentukan reorder point yang optimal, sehingga kestabilan stok terjaga tanpa adanya kekurangan atau kelebihan. Sistem ini memberikan notifikasi ketika stok mencapai ambang batas tertentu, agar kemudian barang tersebut segera ditindaklanjuti.

7. Mengefektifkan Pengelolaan Stok Kadaluarsa

Jika Anda menjual produk dengan masa pakai terbatas, inventory management system membantu Anda mengelola barang yang mendekati kedaluwarsa agar segera terjual atau digunakan. Anda dapat dengan mudah menandai produk yang akan kedaluwarsa dan mencegah pemborosan barang yang tidak terpakai.

8. Meningkatkan Produktivitas Karyawan Gudang

Dengan adanya otomatisasi pada berbagai proses manajemen inventaris, sistem inventory barang membantu karyawan bekerja lebih produktif. Proses pencatatan stok dan pelacakan barang menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem inventory juga mengurangi human error, memastikan operasional berjalan lebih lancar dan efisien.

9. Mengurangi Risiko Kehilangan Barang

Fungsi software manajemen gudang adalah dapat mengurangi risiko kehilangan barang akibat kesalahan manusia atau tindakan kecurangan. Sistem ini memiliki fitur keamanan canggih, seperti pengawasan video dan kontrol akses, yang bisa memastikan keamanan di gudang dan mencegah akses yang tidak sah.

Selain itu, aplikasi ini menggunakan teknologi pelacakan seperti RFID, barcode, atau SKU, sehingga Anda dapat mengetahui informasi dan jumlah stok barang dengan lebih akurat serta meminimalkan kesalahan dalam perhitungan persediaan. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan barang.

Tidak sampai di situ, perusahaan juga dapat menggunakan sistem inventory barang untuk mengidentifikasi dan menganalisis tren barang. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan pencegahan dan memperbaiki prosedur internal yang dapat mengurangi risiko kehilangan tren barang di masa depan.

10. Kecepatan dan Akurasi Pengiriman

Manfaat berikutnya adalah adanya kecepatan dan akuransi penyimpanan dan pengiriman barang hingga sampai ke pelanggan. Dengan adanya peningkatan kecepatan dan akurasi, perusahaan pun dapat memenuhi ekspektasi pelanggan sekaligus meningkatkan kepuasan mereka.

Hal ini sangat penting dalam menjaga reputasi bisnis dan membangun hubungan jangka panjang dengan konsumen. Oleh karena itu, investasi dalam sistem inventory yang canggih merupakan langkah strategis dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat.

11. Kualitas dan Kuantitas Pelaporan Gudang

Meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi sangat penting bagi perusahaan dalam membuat pelaporan dan keputusan bisnis yang tepat. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghasilkan laporan manajemen pergudangan dan performanya secara tepat, sehingga memudahkan para stakeholder dalam mengambil keputusan dengan cepat.

Sistem ini juga dapat memantau persediaan dalam waktu nyata dan menghasilkan informasi yang detail mengenai setiap proses pengelolaan, seperti jumlah stok, ketersediaan barang, dan performa pengiriman. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melacak tren dan pola manajemen gudang, serta membantu dalam membuat keputusan tepat terkait pengadaan barang dan strategi pengiriman.

Dengan adanya peningkatan kualitas dan kuantitas data, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan efektif. Hal ini membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan persediaan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Tips Kelola Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan inventory gudang berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, bisnis dapat meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok serta memastikan proses pemenuhan pesanan berjalan lancar. Beberapa tips tersebut yaitu:

1. Perbarui data stok secara berkala: Pastikan data stok selalu akurat dengan rumus days of inventory untuk menghindari kesalahan pemesanan dan mempercepat pemenuhan pesanan.
2. Tentukan reorder point yang tepat: Tentukan batas minimum untuk pemesanan ulang agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok, dengan notifikasi otomatis saat stok mencapai batas tersebut.
3. Pantau barang kadaluarsa secara teratur: Monitor produk dengan masa pakai terbatas secara rutin untuk menghindari penumpukan barang kadaluarsa dan menjaga kualitas produk.
4. Lakukan pengecekan fisik secara rutin: Lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan kesesuaian antara data dan stok sesungguhnya, serta mendeteksi kerusakan atau kehilangan barang lebih awal.
5. Analisis data untuk pola permintaan: Pelajari pola permintaan menggunakan data historis untuk perencanaan stok yang lebih baik dan mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang.

Baca Juga: 6 Fitur yang Wajib Ada di Manajemen Inventory Anda

Rekomendasi Sistem Inventory

Dalam mengelola inventaris, memilih sistem yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi dan akurasi operasional bisnis. Sistem manajemen inventaris yang baik akan membantu memantau stok, mengelola pesanan, dan mengoptimalkan proses gudang. Berikut rekomendasi sistem inventaris terbaik yang bisa Anda pertimbangkan.

1. ScaleOcean inventory management: Menawarkan sistem manajemen inventaris yang komprehensif, mencakup pelacakan stok real-time, otomatisasi proses pembelian, dan optimasi penyimpanan.
2. NetSuite software: Solusi manajemen inventaris berbasis cloud yang mendukung otomatisasi inventaris. Sistem ini menyediakan fitur pelacakan, prediksi permintaan, dan pengelolaan rantai pasokan.
3. Zoho software inventory management: Memiliki interface yang sederhana dengan fitur-fitur penting untuk mengelola inventaris, pemesanan, dan pengiriman.
4. Odoo software: Sistem open-source yang fleksibel dengan modul inventaris, mulai dari pengelolaan stok, pelacakan hingga otomatisasi gudang. Sistem ini cocok bagi bisnis yang membutuhkan solusi custom sesuai kebutuhan.
5. Quickbooks inventory management: Menawarkan fitur manajemen inventaris lengkap dengan pelacakan produk dan pesanan real-time. Sistem ini sangat sesuai untuk usaha kecil hingga menengah.

Permudah Kelola Inventaris dengan Sistem Inventory ScaleOcean

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

ScaleOcean software inventory akan memberikan keunggulan otomatisasi seluruh proses pengelolaan penyimpanan barang, serta integrasi dengan berbagai modul bisnis. Mulai dari accounting, warehouse, supply chain, hingga distribusi untuk optimalkan bisnis Anda.

Aplikasi inventory management ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien.

Fitur-fitur unggulan dalam software inventory ScaleOcean meliputi:

1. Inventory tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.
2. Barcode management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.
3. Low stock notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.
4. Stock adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.
5. Inventory forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
6. Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, sistem inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

Baca Juga: 7 Tips Memilih Manajemen Inventory Terbaik

Kesimpulan

Sistem inventory adalah solusi penting dalam pengelolaan persediaan barang yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol, mengatur, dan memantau stok secara efisien. Dengan sistem ini, Anda dapat menghindari berbagai masalah, mulai dari overstock dan stockout hingga update data secara real-time.

Dengan fitur-fitur unggulan yang dimiliki ScaleOcean Inventory Management System, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!