Apa itu Sistem Inventory, Fungsi, dan Cara Mengelolanya?

Banyak bisnis menghadapi tantangan besar dalam mengelola stok barang yang terus berubah. Ketidakakuratan dalam pencatatan stok, kesalahan dalam pemesanan barang, atau bahkan stok yang tidak tercatat dengan baik dapat menyebabkan kerugian finansial. Hal ini sering kali mengganggu alur operasional dan memperlambat proses pengambilan keputusan.

Sistem inventory barang adalah perangkat lunak digital yang dirancang untuk mencatat, melacak, dan mengelola stok barang di gudang dengan cara yang efisien. Tanpa sistem ini, perusahaan bisa menghadapi kekurangan stok atau kelebihan barang, yang mengarah pada pemborosan biaya dan penurunan kepuasan pelanggan.

Di artikel ini, pembaca dapat menggunakan informasi mengenai apa itu sistem inventory, fungsi, komponen, hingga cara mengelolanya, yang dapat digunakan sebagai pertimbangan untuk memilih solusi terbaik dalam meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan risiko kesalahan dalam manajemen stok barang.

1. Apa itu Sistem Inventory?

Sistem inventory merupakan proses yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan memantau stok barang, mulai dari bahan baku hingga produk jadi yang siap dipasarkan. Sistem ini dirancang untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat, sambil mengurangi biaya operasional.

Selain itu, sistem inventory membantu perusahaan dalam mengelola stok, memantau pesanan, dan merencanakan kebutuhan logistik secara efisien, dengan tujuan mengoptimalkan ketersediaan produk, menghindari kerugian akibat kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan profitabilitas bisnis secara keseluruhan.

Di kutip dari Netstock, penggunaan sistem inventory dapat mengurangi kekurangan dan kelebihan stok, yang dapat menurunkan biaya inventaris hingga 10%. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan logistik, meningkatkan ketersediaan produk, dan mencegah kerugian yang disebabkan oleh kesalahan pengelolaan stok.

2. Apa itu Inventory?

Inventory atau persediaan mencakup semua barang atau bahan yang dimiliki oleh perusahaan, baik untuk dijual maupun digunakan dalam proses produksi. Pengelolaan inventaris yang baik memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan tanpa mengalami kekurangan atau kelebihan stok.

Persediaan ini bisa mencakup bahan mentah, barang setengah jadi, atau barang jadi yang siap dijual. Pengelolaan inventory yang baik membantu perusahaan menjaga ketersediaan barang tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan stok.

Manajemen inventory yang efektif melibatkan pemantauan jumlah barang secara real-time, serta penentuan tingkat persediaan yang optimal untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dengan manajemen yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu.

Baca juga: 6 Tahapan Implementasi Aplikasi Stok Barang pada Bisnis

3. Jenis-Jenis Inventory

Inventory atau persediaan adalah aset penting yang mendukung kelancaran operasional bisnis. Setiap jenis inventaris memiliki karakteristik dan fungsi strategis yang berbeda. Berikut adalah beberapa jenis inventory yang umum digunakan dalam sistem manajemen gudang.

a. Bahan Baku (Raw Material)

Bahan baku adalah komponen utama dalam produksi barang jadi, seperti logam, kayu, plastik, dan bahan kimia. Ini adalah elemen dasar yang digunakan dalam proses pembuatan produk akhir. Pengelolaan bahan baku yang efektif sangat penting agar proses produksi berjalan lancar dan efisien.

Penting bagi perusahaan untuk memastikan pasokan bahan baku selalu terjaga agar produksi tidak terhambat. Selain itu, manajemen bahan baku juga mencakup pengawasan kualitas dan kuantitas yang diterima dari pemasok, serta memastikan bahwa bahan baku yang digunakan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

b. Barang Setengah Jadi (Work in Progress)

Barang setengah jadi adalah produk yang telah melalui sebagian proses produksi, namun belum selesai. Produk ini biasanya akan dilanjutkan untuk proses lebih lanjut sebelum siap dijual atau didistribusikan. Manajemen barang setengah jadi bertujuan untuk mengoptimalkan alur produksi dan menghindari penumpukan barang yang tidak perlu.

Penting untuk mengontrol aliran barang setengah jadi agar dapat diproses lebih lanjut tanpa hambatan. Pengelolaan yang tepat dapat membantu mempercepat proses produksi, mengurangi biaya, serta memastikan barang setengah jadi siap untuk diproses menjadi barang jadi tanpa menunggu terlalu lama.

c. Barang Jadi (Finished Goods)

Barang jadi adalah produk yang telah selesai diproduksi dan siap dijual ke konsumen atau didistribusikan ke pengecer. Pengelolaan barang jadi melibatkan menjaga ketersediaan produk agar dapat memenuhi permintaan pasar tanpa kelebihan stok yang dapat merugikan perusahaan.

Perusahaan perlu memantau dengan cermat stok barang jadi untuk memastikan produk tetap tersedia saat dibutuhkan, tanpa membebani ruang gudang dengan barang yang tidak terjual. Manajemen barang jadi juga berhubungan langsung dengan strategi distribusi dan pemenuhan pesanan yang efisien.

d. Suku Cadang (Spare Parts)

Suku cadang adalah bagian-bagian atau komponen yang digunakan untuk perbaikan dan pemeliharaan mesin atau peralatan. Dalam industri manufaktur dan perusahaan dengan peralatan operasional berat, ketersediaan suku cadang sangat penting untuk menghindari downtime yang dapat mengganggu operasional.

Pengelolaan suku cadang yang baik juga melibatkan pemantauan umur pakai dan kualitas suku cadang. Jika suku cadang tidak dikelola dengan baik, bisa berisiko mengganggu produksi dan meningkatkan biaya pemeliharaan yang tidak terduga.

e. Barang Dagangan (Ready-to-Sell Goods)

Barang dagangan adalah produk jadi yang sudah siap untuk dijual tanpa perlu proses produksi lebih lanjut. Ini adalah kategori persediaan yang paling umum ditemukan dalam bisnis ritel. Manajemen yang tepat terhadap barang dagangan membantu menjaga kelancaran penjualan dan memastikan produk tersedia untuk konsumen.

Pengelolaan barang dagangan juga melibatkan strategi harga dan pengadaan untuk memastikan produk tetap relevan dengan permintaan pasar. Perusahaan perlu mengelola stok barang dagangan dengan cermat agar tidak kehabisan stok saat permintaan tinggi atau terjebak dengan barang yang tidak terjual.

f. Stok Pengaman (Safety Stock)

Stok pengaman adalah persediaan tambahan yang disiapkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan. Dengan memiliki stok pengaman, perusahaan dapat menghindari kehabisan stok pada saat permintaan yang tidak terduga atau perubahan pasar yang cepat.

Namun, manajemen stok pengaman juga perlu dilakukan dengan hati-hati. Terlalu banyak stok pengaman dapat mengakibatkan pemborosan biaya penyimpanan, sementara terlalu sedikit stok pengaman dapat menyebabkan perusahaan kehabisan barang dan kehilangan peluang penjualan.

g. Barang Transit (Transit Inventory)

Barang transit adalah barang yang sedang dalam perjalanan dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti pengiriman dari pabrik ke gudang atau dari gudang ke pengecer. Pengelolaan barang transit yang baik sangat penting untuk memastikan pengiriman berjalan tepat waktu dan mengurangi risiko keterlambatan.

Selain itu, perusahaan perlu memantau status barang transit untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau rusak selama perjalanan. Dengan mengelola inventory transit secara efisien, perusahaan dapat mempercepat distribusi produk dan memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu.

4. Fungsi Inventory dalam Gudang

Inventory atau persediaan memainkan peran yang sangat penting dalam kelancaran operasional gudang dan bisnis secara keseluruhan. Tidak hanya berfungsi sebagai barang yang tersimpan di gudang, inventory juga berperan sebagai aset yang sangat penting bagi kelancaran operasional bisnis.

Pengelolaan inventory yang baik dapat mempengaruhi ketersediaan produk, biaya operasional, kepuasan pelanggan, serta profitabilitas perusahaan secara keseluruhan. Berikut ini adalah peran utama inventory dalam gudang dan bagaimana pengelolaannya dapat mendukung kesuksesan perusahaan.

a. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Pengelolaan inventory yang efisien memastikan produk selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu. Sistem yang baik membantu menghindari kekurangan stok yang dapat merugikan reputasi bisnis dan menyebabkan hilangnya pelanggan.

b. Menjamin Kelancaran Produksi dan Penjualan

Dengan ketersediaan bahan baku dan produk jadi yang cukup, proses produksi dapat berjalan tanpa hambatan. Sistem inventory yang terintegrasi dengan aplikasi stok barang dapat memastikan pergerakan barang dalam gudang efisien, mendukung kelancaran produksi dan penjualan.

c. Mengurangi Risiko Kehabisan Stok

Sistem inventory yang baik membantu memantau stok secara real-time dan meminimalkan risiko kehabisan barang. Dengan pemesanan ulang yang tepat waktu, perusahaan dapat menghindari penundaan produksi atau kehilangan peluang penjualan.

d. Menjaga Stabilitas Harga

Dengan memastikan ketersediaan stok yang cukup, pengelolaan inventory membantu menjaga stabilitas harga di pasar. Hal ini menghindari fluktuasi harga yang disebabkan oleh kekurangan atau kelebihan pasokan, menjaga daya saing perusahaan.

e. Pengelolaan Keuangan yang Lebih Baik

Manajemen inventaris dan pengadaan yang efisien mengurangi biaya penyimpanan barang yang berlebihan dan tidak terjual. Hal ini membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan modal kerja dan meningkatkan profitabilitas dengan menghindari pemborosan.

f. Analisis dan Perencanaan yang Lebih Akurat

Forecast analisis barang memungkinkan perusahaan merencanakan pengadaan dengan lebih efisien, menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat merugikan. Data inventory juga memberikan wawasan untuk merencanakan strategi penjualan dan kebutuhan pengadaan barang.

g. Mitigasi Risiko

Pengelolaan inventory melibatkan strategi mitigasi risiko seperti asuransi dan audit rutin untuk melindungi barang dari kerusakan atau kehilangan. Dengan prosedur yang tepat, perusahaan dapat menjaga keamanan barang dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi.

h. Fungsi Sistem Inventory Barang

Sistem inventory gudang berfungsi untuk mengelola dan memantau stok barang secara efisien, memastikan ketersediaan produk tetap optimal. Sistem ini melacak pergerakan barang secara real-time, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, dan memberikan laporan yang akurat.

Dengan inventory control yang tepat, perusahaan dapat mencegah overstock atau stockout, serta mengurangi biaya penyimpanan. Sistem yang terintegrasi juga meningkatkan inventory turnover, memastikan stok berputar dengan efisien dan mendukung perencanaan yang lebih baik untuk memenuhi permintaan pasar.

Untuk meningkatkan pengelolaan persediaan, perusahaan dapat menggunakan software management inventory terbaik, seperti ScaleOcean. Dengan solusi terintegrasi ini, sistem inventory gudang dapat berjalan lebih efisien serta mendukung kelancaran operasional bisnis.

5. Metode Manajemen Inventory

Ada beberapa metode manajemen inventory yang digunakan dalam sistem inventory untuk membantu perusahaan mengelola persediaan secara efisien. Setiap metode memiliki karakteristik dan manfaat tersendiri, yang cocok untuk jenis bisnis dan produk yang berbeda. Berikut ini adalah metode-metodenya.

• FIFO (First-In, First-Out): FIFO mengharuskan barang yang pertama masuk untuk dikeluarkan lebih dahulu. Metode ini cocok untuk barang dengan umur simpan terbatas, seperti makanan dan obat-obatan, agar tidak rusak atau kadaluarsa sebelum digunakan atau dijual. Biasanya informasi seperti ini dapat dipasang di label inventaris barang.
• EOQ (Economic Order Quantity): EOQ menentukan jumlah pesanan optimal untuk mengurangi biaya penyimpanan dan pemesanan. Dengan metode ini, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara persediaan, pengiriman, dan biaya operasional.
• JIT (Just-In-Time): JIT mengurangi persediaan dengan memesan barang hanya saat dibutuhkan, menghindari biaya penyimpanan. Metode ini memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan barang tiba tepat waktu tanpa kekurangan stok.
• MRP (Material Requirements Planning): MRP merencanakan kebutuhan material berdasarkan data penjualan dan produksi. Ini memastikan bahan baku tersedia tepat waktu, mengoptimalkan produksi, dan menghindari penundaan atau kelebihan persediaan.
• DSI (Days Sales of Inventory): DSI mengukur berapa lama barang berada di inventaris sebelum dijual atau digunakan. Semakin rendah DSI, semakin efisien perusahaan dalam mengelola persediaan dan mempercepat perputaran barang.

6. Apa Saja Teknik Sistem Inventory?

Teknik sistem inventory adalah metode untuk melacak dan mengelola stok secara efisien, termasuk dropshipping, cross-docking, JIT, dan sistem perpetual. Metode ini membantu mencegah kekurangan atau penumpukan stok, yang dapat mengganggu kelancaran operasional.

Selain itu, metode ini meningkatkan penjualan dan memberikan kontrol penuh atas persediaan, sehingga memastikan efisiensi bisnis yang optimal. Secara lebih rinci, berikut adalah teknik sistem inventory.

a. Dropshipping

Teknik di mana bisnis menjual produk tanpa harus menyimpan stok sendiri. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, barang dikirim langsung dari pemasok atau produsen ke pembeli. Metode ini mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kelebihan stok, sehingga cocok untuk bisnis e-commerce dengan modal terbatas

b. Bulk Shipping

Teknik berikutnya dalam sistem inventory adalah bulk shipping, atau yang biasa disebut dengan pengiriman massal. Cara ini merupakan strategi yang efektif untuk mengirimkan barang dalam jumlah besar sekaligus.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat biaya logistik, meningkatkan efisiensi pengiriman, dan mengurangi biaya per unit barang yang dikirim. Selain itu, metode ini sering digunakan oleh grosir, manufaktur, atau perusahaan yang menangani volume pesanan tinggi.

c. Backorder

Teknik inventory system di mana pelanggan tetap memesan barang yang stoknya sedang habis, dan pesanan akan dipenuhi begitu produk tersedia kembali. Backorder sering digunakan perusahaan yang menjual barang bernilai tinggi atau produk dengan permintaan tinggi namun ketersediaan terbatas.

d. Consignment Stock

Dalam teknik ini, supplier mengirimkan barang ke retailer tanpa mewajibkan pembelian langsung. Retailer hanya membayar barang yang berhasil terjual, sementara barang yang tidak laku dapat dikembalikan ke supplier. Industri fashion, elektronik, dan barang mewah sering menggunakan metode ini untuk mengurangi risiko kelebihan stok.

e. Cross-Docking

Teknik cross-docking memungkinkan bisnis mengirimkan barang yang diterima dari supplier langsung ke pelanggan atau retail tanpa harus menyimpannya lama di gudang. Biasanya, staf hanya memindahkan barang dari satu kendaraan ke kendaraan lain di pusat distribusi sebelum mengirimnya ke tujuan akhir.

f. Cycle Counting

Teknik inventory management dilakukan dengan menghitung sebagian stok dalam interval waktu tertentu, dan bukan melakukan pengecekan penuh secara tahunan. Teknik ini memungkinkan bisnis untuk terus memantau keakuratan data stok tanpa harus menghentikan operasional gudang. Ini digunakan bisnis dengan volume inventaris besar, karena lebih fleksibel dan tidak mengganggu aktivitas sehari-hari.

7. Komponen dan Fitur Utama Inventory System

Sistem manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional bisnis. Dalam implementasinya, sistem ini terdiri dari beberapa komponen utama yang mendukung pencatatan, pemantauan, dan analisis inventory.

Selain itu, berbagai fitur dalam software inventory seperti ScaleOcean dirancang untuk mengoptimalkan pengelolaan stok dengan lebih efisien. Fitur-fitur ini juga mempercepat proses order, memungkinkan bisnis untuk mengelola persediaan dan memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.

a. Software

Software merupakan komponen inti dalam sistem manajemen inventaris. Dengan otomatisasi pemesanan ulang, pelacakan barang, dan analisis prediksi, software ini memungkinkan bisnis untuk mengelola buffer stock dengan lebih efektif.

Hal ini membantu memastikan stok tetap tersedia sesuai kebutuhan, mencegah kekurangan barang, dan menjaga kelancaran operasional. Sistem ini juga memastikan data stok terupdate secara real-time, memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien.

b. Hardware

Komponen hardware dalam sistem inventory mencakup perangkat seperti barcode scanner, RFID reader, komputer, tablet, dan IT inventory kawasan berikat. Perangkat ini memungkinkan pengumpulan data yang akurat dan real-time, sehingga meminimalkan kesalahan pencatatan manual.

Dengan demikian, setiap perubahan dalam inventaris dapat tercatat secara langsung, tanpa penundaan. Hal ini memastikan bahwa transaksi stok tercatat dengan benar dan data inventaris selalu terbarui.

c. Database

Database berfungsi sebagai pusat penyimpanan data inventaris dan transaksi yang terkait dengan supplier serta pelanggan. Dengan akses data yang terintegrasi dan real-time, bisnis dapat memantau kondisi persediaan secara mudah, mengelola transaksi, dan memperbarui informasi produk dengan cepat untuk menjaga ketepatan stok yang tersedia.

d. Prosedur Operasional

Prosedur operasional mencakup setiap langkah penting dalam pengelolaan inventaris, yang dimulai dengan penerimaan barang. Proses ini berlanjut hingga pengiriman, memastikan setiap tahapan dijalankan dengan efisien dan sesuai standar yang ditetapkan.

Prosedur ini membantu mengurangi kesalahan manusia dengan menyediakan langkah-langkah yang jelas dan terstruktur. Hal ini memastikan pengelolaan barang yang efisien, mengoptimalkan waktu, dan menghindari kesalahan dalam pengelolaan stok yang dapat mengganggu kelancaran operasional.

e. Pemindaian Barcode dan RFID

Fitur pemindaian barcode dan RFID memungkinkan pemindaian barang secara cepat dan akurat, meminimalkan kesalahan entri data manual. Dengan sistem ini, status stok diperbarui secara otomatis setiap kali barang dipindai, memastikan bahwa informasi yang tersedia selalu teraktualisasi dan akurat.

f. Otomatisasi Proses Order

Otomatisasi proses order berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dengan mengeliminasi langkah-langkah yang tidak perlu. Hal ini juga membantu mengurangi pengerjaan manual, sehingga mempercepat alur kerja dan meminimalkan risiko kesalahan.

Proses otomatisasi dimulai dari penerimaan order hingga pengiriman, yang memungkinkan setiap langkah dilakukan dengan lebih efisien. Hal ini tidak hanya memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan dan staff, tetapi juga memastikan pengelolaan stok yang lebih akurat dan tepat waktu.

g. Picking Management

Fitur picking management membantu dalam pengaturan penempatan dan pengambilan barang secara efisien. Hal ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dan mengirim order, serta mempermudah staf untuk menemukan barang yang sesuai dengan lebih cepat, berkat pengelolaan kode inventaris barang yang jelas.

h. Integrasi Multichannel

Integrasi multichannel memastikan bahwa informasi stok di semua saluran penjualan terupdate secara real-time. Sistem ini mengurangi risiko kesalahan stok dan penjualan berlebihan, serta memastikan pengalaman pelanggan yang lebih baik tanpa gangguan atau keterlambatan.

i. Pelaporan dan Analitik

Fitur pelaporan dan analitik membantu bisnis mendapatkan insight mendalam mengenai tren penjualan dan kebutuhan restock barang. Melalui data yang diperoleh, manajer dapat merencanakan strategi lebih baik, mengalokasikan sumber daya dengan efisien, dan meningkatkan keuntungan melalui pengelolaan stok yang lebih terstruktur.

j. Peringatan dan Notifikasi Stok

Fitur peringatan dan notifikasi stok membantu bisnis mengelola inventaris secara proaktif. Sistem ini memberikan peringatan secara otomatis saat stok mencapai batas minimum yang telah ditentukan.

Dengan cara ini, kekurangan stok dapat dicegah sejak dini, menghindari gangguan dalam operasional. Hal ini memastikan bahwa bisnis selalu siap untuk memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu dan tanpa hambatan.

k. Trigger Pengiriman

Fitur trigger pengiriman mempermudah pengaturan logistik pengiriman produk dengan memilih penyedia layanan pengiriman optimal dan memantau status pengiriman secara real-time. Hal ini memberikan kontrol lebih besar atas pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengiriman yang lebih cepat dan terorganisir.

l. Manajemen Retur

Manajemen retur barang yang efektif adalah kunci untuk mempertahankan kepuasan pelanggan. Fitur ini membantu bisnis untuk mengelola dan memproses pengembalian produk dengan efisien, memastikan setiap pengembalian ditangani dengan cepat dan sesuai prosedur yang berlaku.

8. Jenis-jenis Sistem Inventory

Penting bagi setiap industri perusahaan mengelola persediaan dan inventory secara optimal agar mengoptimalkan ketersediaan stok untuk mengatasi permintaan. Untuk itu, penerapan sistem inventory yang tepat penting untuk mencapai hal ini.

Terdapat beberapa jenis sistem inventaris yang bisa Anda gunakan berdasarkan skala operasional, teknologi yang digunakan, dan tingkat kompleksitas pengelolaan stok. Berikut beberapa jenisnya, meliputi:

• Sistem Inventory Fisik (Manual): Sistem ini menggunakan catatan manual seperti buku atau spreadsheet untuk memantau stok barang. Meskipun cocok untuk bisnis kecil, sistem ini rentan terhadap kesalahan dan membutuhkan waktu lebih lama untuk pengecekan dan pembaruan data.
• Sistem Inventory Komputerisasi: Sistem ini menggunakan perangkat lunak untuk mencatat dan memantau pergerakan barang secara otomatis. Pembaruan data real-time memastikan akurasi yang lebih tinggi, mempercepat pelaporan, dan fitur batch tracking memungkinkan pelacakan kelompok barang secara efisien.
• Sistem Inventory Berbasis Web: Sistem berbasis web memungkinkan akses data persediaan melalui internet dari berbagai lokasi. Ini mempermudah koordinasi antar cabang atau gudang, serta memungkinkan pengelolaan stok secara real-time tanpa harus berada di lokasi gudang fisik.
• Sistem Inventory Berbasis Cloud: Sistem berbasis cloud menyimpan data persediaan di server cloud, memberikan akses kapan saja dan di mana saja. Dengan fleksibilitas tinggi dan keamanan data yang lebih baik, sistem ini juga mempermudah integrasi dengan aplikasi atau sistem bisnis lainnya.

Baca juga: Pengendalian Persediaan: Pengertian, Manfaat, dan Metodenya

9. Tips Mengelola Sistem Inventaris dengan Tepat

Agar pengelolaan sistem inventory gudang berjalan dengan lancar dan efisien, perusahaan perlu menerapkan beberapa praktik baik. Dengan pendekatan yang tepat, bisnis dapat mengelola stok dengan lebih efisien, meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.

Hal ini juga memastikan bahwa proses pemenuhan pesanan berjalan lancar, memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu tanpa hambatan. Beberapa tips dan cara mengelola sistem inventaris secara tepat, yaitu:

a. Perbarui Data Stok Secara Berkala

Penting untuk memperbarui data stok secara berkala memastikan informasi inventaris selalu akurat dan dapat diandalkan. Anda bisa menggunakan rumus days of inventory untuk mengukur rata-rata waktu persediaan bertahan, sehingga pemesanan dapat dilakukan tepat waktu.

Dengan adanya pembaruan data secara real-time, bisnis dapat mencegah kesalahan pemesanan yang sering terjadi. Hal ini juga mengurangi risiko kehabisan stok dan mempercepat pemenuhan pesanan kepada pelanggan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

b. Tentukan Reorder Point yang Tepat

Anda juga bisa menentukan reorder point untuk mengatur batas minimum stok untuk pemesanan ulang. Saat stok mencapai titik tersebut, sistem dapat mengirimkan notifikasi otomatis agar tim pembelian segera melakukan restock.

Strategi ini membantu mencegah kekurangan barang yang dapat menghambat penjualan atau produksi. Di sisi lain, strategi ini juga menghindari kelebihan stok, yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan risiko pemborosan.

c. Pantau Barang Kadaluarsa Secara Teratur

Produk dengan masa pakai terbatas memerlukan pemantauan yang konsisten, sehingga penting untuk memantau barang kadaluarsa secara rutin. Anda bisa mengatur prioritas penjualan atau melakukan promo sebelum barang menjadi tidak layak jual.

Dengan memantau barang kadaluarsa, sistem inventaris membantu mengurangi kerugian akibat penumpukan stok yang tidak terjual. Hal ini juga memastikan kualitas produk yang diterima pelanggan tetap terjaga, sehingga reputasi bisnis tetap terpelihara.

d. Lakukan Pengecekan Fisik Secara Rutin

Pengecekan fisik diperlukan untuk memastikan kesesuaian antara catatan sistem dan stok aktual. Proses ini juga membantu mendeteksi lebih awal kerusakan, kehilangan, atau penyusutan barang.

Dengan melakukan pemeriksaan rutin, perusahaan dapat segera mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. Hal ini membantu memperbaiki proses, menjaga akurasi data inventaris, dan memastikan manajemen stok yang lebih efektif dan terpercaya.

e. Analisis Data untuk Pola Permintaan

Sistem juga dapat menggunakan data historis untuk menganalisis pola permintaan untuk membantu bisnis memprediksi kebutuhan stok di masa depan. Informasi ini penting untuk merencanakan pembelian, menyesuaikan jumlah produksi, dan mengantisipasi fluktuasi musiman.

Dengan analisis permintaan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan persediaan dan mengurangi pemborosan. Hal ini juga meningkatkan efisiensi rantai pasok dan memastikan ketersediaan produk tepat waktu saat dibutuhkan pelanggan.

Menurut laporan 2025 MHI dan Deloitte, 55% pemimpin supply chain berinvestasi pada teknologi prediktif untuk mengoptimalkan inventory. Selain itu, 92% organisasi mengadopsi inventory optimization dan 87% menggunakan predictive analytics untuk menentukan reorder point dan safety stock.

10. Pantau dan Kelola Persediaan di Setiap Gudang Anda dengan ScaleOcean

Implementasi inventory management system ScaleOcean membantu Anda menyederhanakan proses pengelolaan inventaris dan mengurangi risiko human error yang sering terjadi dalam manajemen stok.

ScaleOcean sistem inventory akan memberikan keunggulan otomatisasi seluruh proses pengelolaan penyimpanan barang, serta integrasi dengan berbagai modul bisnis. Mulai dari accounting, warehouse, supply chain, hingga ddistribution untuk optimalkan bisnis Anda.

Aplikasi inventory management ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk memastikan Anda memahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dalam membantu pengelolaan inventaris Anda agar lebih efisien.

Fitur-fitur unggulan dalam sistem inventory ScaleOcean meliputi:

1. Inventory Tracking: Memungkinkan perusahaan untuk melacak lokasi, data historis, dan kondisi terkini dari setiap barang secara real-time.
2. Barcode Management: Menghadirkan kemudahan dengan membuat barcode unik untuk setiap barang yang masuk.
3. Low Stock Notification: Memberikan notifikasi otomatis ketika stok item mencapai level minimum.
4. Stock Adjustment: Memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis, baik untuk menambah maupun mengurangi stok.
5. Inventory Forecasting: Menganalisis data historis penjualan dan permintaan untuk memprediksi kebutuhan stok di masa depan.
6. Lost & SN tracking: Memudahkan pelacakan nomor seri (SN) dan batch atau lot untuk setiap item inventaris dengan akurat.

Dengan fitur-fitur ini, Sistem Inventory ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan dalam manajemen inventaris, memungkinkan pengelolaan yang lebih baik dan responsif terhadap permintaan pasar.

11. Kesimpulan

Sistem inventory gudang adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengendalikan aktivitas persediaan barang secara efisien. Tujuannya memastikan ketersediaan stok optimal, mencegah kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan efisiensi operasional di gudang.

Dengan fitur-fitur unggulan yang dimiliki sistem inventory terbaik ScaleOcean, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih mudah dan efektif. Coba demo gratis sistem ini untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem dapat membantu dalam pengelolaan inventaris Anda!