Dalam software ERP, cloud based management telah menjadi solusi modern yang memberikan efisiensi dan fleksibilitas bagi bisnis di berbagai sektor. Dengan memanfaatkan teknologi cloud, perusahaan dapat mengakses data dan aplikasi ERP mereka dari mana saja dan kapan saja, hanya dengan koneksi internet. Solusi ini tidak hanya meningkatkan fleksibilitas, namun juga mengurangi biaya operasional karena tidak memerlukan investasi besar dalam perangkat keras dan pemeliharaan. 

Dengan semua manfaat ini, tidak heran jika semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem ERP berbasis cloud untuk mendukung pertumbuhan dan inovasi bisnis mereka. Nah, melalui artikel ini kita akan mengulas secara detail mengenai definisi, keunggulan, serta fitur umum cloud based management software untuk tingkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

1. Apa itu Cloud Based Management Software?

Cloud based management software adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang dihosting pada infrastruktur cloud, sehingga memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola operasi bisnis dari mana saja. Hal ini memberikan fleksibilitas tinggi, memungkinkan kolaborasi real-time, dan memfasilitasi pengelolaan data yang terpusat. Keuntungan utama software ini meliputi pengurangan biaya infrastruktur IT, kemudahan skala operasional, dan pembaruan otomatis yang memastikan pengguna selalu memiliki versi terbaru. 

Untuk perbedaan antara software berbasis cloud dan on-premise terletak pada lokasi penyimpanan data dan cara aksesnya. Sistem tersebut disimpan di server eksternal yang dikelola oleh penyedia layanan dan diakses melalui internet, sementara itu, on-premise software dijalankan pada server lokal perusahaan yang membutuhkan infrastruktur dan tim IT internal untuk pengelolaan dan pemeliharaan. Biasanya, cloud solutions memiliki biaya awal lebih rendah karena tidak memerlukan pembelian hardware, sedangkan on-premise memerlukan investasi awal untuk perangkat keras dan lisensi. 

Selain itu, penyedia layanan cloud juga memiliki protokol keamanan canggih yang dapat mengurangi risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras. Oleh karena itu, implementasi yang mudah dan biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi on-premise membuatnya menjadi pilihan yang populer bagi bisnis berbagai ukuran. Teknologi cloud ini membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan responsivitas terhadap perubahan pasar.

2. Keunggulan Cloud Based Management Software

Sebagai software ERP yang menawarkan berbagai keunggulan, perangkat berbasis cloud menjadi semakin populer di kalangan bisnis modern. Solusi ini tidak hanya memberikan fleksibilitas dan kemudahan akses, namun juga meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan. Berikut ini beberapa keunggulan lainnya yang perlu Anda ketahui.

a. Aksesibilitas dan Skalabilitas Tinggi

Perangkat cloud based ini memungkinkan pengguna mengakses sistem ERP dari mana saja dan kapan saja selama terhubung ke internet. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis dengan tim yang tersebar secara geografis atau yang membutuhkan fleksibilitas kerja jarak jauh. Selain itu, skalabilitasnya memungkinkan perusahaan untuk menambah atau mengurangi kapasitas sesuai dengan kebutuhan operasional tanpa harus melakukan investasi besar dalam infrastruktur IT. Hal ini menjadikan software ini pilihan ideal bagi perusahaan yang dinamis.

b. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu aspek paling kritis dalam pengelolaan informasi bisnis. Perangkat cloud based biasanya dilengkapi dengan protokol keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan pemantauan berkelanjutan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan. Penyedia layanan cloud juga sering memiliki pusat data dengan standar keamanan tinggi. Selain itu, backup data yang rutin dilakukan membantu mengurangi risiko kehilangan data akibat bencana atau kerusakan perangkat. 

c. Penghematan Biaya

Tidak hanya itu, implementasi perangkat cloud based dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan bagi perusahaan. Tidak diperlukannya investasi awal yang besar untuk infrastruktur fisik, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran terkait pembelian server, perangkat keras, dan biaya pemeliharaan. Selain itu, model langganan yang biasanya diterapkan oleh penyedia layanan cloud memungkinkan bisnis membayar sesuai penggunaan, sehingga lebih fleksibel dan ekonomis.

3. Fitur Umum Cloud Based Management Software

Software berbasis cloud ini menawarkan berbagai fitur umum yang sangat bermanfaat bagi bisnis. Fitur-fitur ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengoptimalkan manajemen sumber daya. Berikut ini adalah beberapa fitur utama yang biasanya ditemukan dalam cloud based ERP.

a. Dashboard Interaktif

Dashboard interaktif adalah salah satu fitur utama dari cloud based management software yang memungkinkan pengguna untuk melihat data bisnis secara real-time. Fitur ini menyediakan visualisasi data yang jelas, seperti grafik dan diagram, untuk membantu pengguna menganalisis kinerja bisnis dengan cepat. Selain itu, dashboard dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan spesifik pengguna, menampilkan informasi yang paling relevan bagi setiap departemen atau individu. Dengan akses cepat ke data penting, pengguna dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan berbasis data.

b. Automasi Proses Bisnis

Bertujuan untuk mengurangi beban kerja manual, fitur cloud based ERP memungkinkan berbagai tugas rutin, seperti pengelolaan inventaris, pemrosesan pesanan, dan manajemen penggajian, dilakukan secara otomatis. Automasi ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan manusia namun juga mempercepat waktu penyelesaian tugas. Dengan proses yang lebih efisien, staf dapat fokus pada tugas yang lebih strategis. Automasi juga membantu memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar operasional.

c. Manajemen Data Terpusat

Dengan cloud based management software, data dari berbagai departemen seperti keuangan, penjualan, dan sumber daya manusia dapat diintegrasikan dan diakses melalui satu platform. Hal ini pun memastikan konsistensi dan akurasi data, mengurangi redundansi, dan mempermudah analisis serta pelaporan. Manajemen data terpusat juga mendukung kolaborasi antar tim, karena semua informasi yang dibutuhkan tersedia dalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga mempercepat proses bisnis.

d. Analitik dan Pelaporan

Untuk membantu perusahaan memahami kinerja bisnis dan membuat keputusan berdasarkan data, sistem cloud based menyediakan alat analitik yang dapat memproses data secara real-time dan menghasilkan laporan komprehensif. Laporan ini dapat mencakup berbagai aspek bisnis, mulai dari keuangan, penjualan, hingga operasional. Pengguna dapat membuat laporan kustom sesuai kebutuhan, memvisualisasikan data melalui grafik dan tabel, serta mengidentifikasi tren dan pola yang signifikan.

e. Integrasi dengan Aplikasi Lain

Terakhir, kemampuan integrasi dengan aplikasi lain juga memungkinkan sistem ini berfungsi secara harmonis dengan berbagai alat dan sistem lain yang digunakan perusahaan seperti CRM, SCM, dan HRM. Integrasi memudahkan pengguna untuk mengakses semua informasi yang diperlukan dari satu platform, meningkatkan efisiensi operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat lebih mudah mengelola berbagai aspek operasionalnya secara komprehensif, meningkatkan produktivitas dan koordinasi antar departemen.

4. Kesimpulan

Secara keseluruhan, cloud based management software memberikan berbagai keuntungan signifikan bagi bisnis modern. Solusi ini menawarkan fleksibilitas tinggi dengan akses data real-time yang memungkinkan kolaborasi dan pengambilan keputusan yang cepat dari mana saja. Dengan biaya awal yang lebih rendah dan model langganan yang fleksibel, perusahaan dapat menghemat pengeluaran terkait infrastruktur IT. 

Selain itu, fitur-fitur seperti dashboard interaktif, automasi proses bisnis, hingga integrasi dengan aplikasi lain semakin meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Dengan semua manfaat ini, solusi modern software ERP ini menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi, responsivitas, dan keamanan dalam pengelolaan operasional mereka.