Dalam era digital saat ini, memiliki e purchasing software telah menjadi hal yang umum dan penting bagi banyak perusahaan. Pasalnya, sistem itu memiliki peran krusial dalam menjalankan berbagai macam tugas dan operasional yang ada di proses pengadaan. Dengan aplikasi tersebut, Anda bisa menjalankan seluruh proses berulang secara otomatis, jadi sangat menghemat waktu dan tenaga Anda.

Nah sekarang sudah ada banyak jenis software purchasing yang ada di Indonesia. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis sistem yang dapat digunakan untuk melakukan pembelian digital dengan efisien. Kita akan menjelajahi pilihan apa saja yang tersedia dan manfaat apa saja yang akan diberikan masing-masing sistem. Dengan berbagai pilihan ini, Anda dapat memilih tipe sistem mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1. Software dengan Lisensi Permanen

Sistem e procurement dengan lisensi permanen merupakan jenis software di mana pengguna memperoleh hak untuk menggunakan versi tersebut selamanya. Ketika membeli tipe ini, perusahaan hanya perlu membayar biaya pembelian satu kali dan dapat menggunakan software tersebut tanpa batasan waktu. Jadi, jenis satu ini merupakan bentuk investasi sistem yang sangat menguntungkan. 

Software dengan lisensi permanen sering kali merupakan pilihan yang baik bagi perusahaan yang ingin memiliki kontrol penuh terhadap alur pembelian dan tidak ingin terikat oleh batasan berlangganan atau pembayaran berulang. Dengan memiliki tipe purchasing software ini, Anda dapat menggunakannya sesuai kebutuhan bisnis tanpa perlu khawatir tentang tanggal kedaluwarsa atau kehilangan akses ke fitur yang dibutuhkan.

2. Sistem dengan Lisensi Berlangganan

Jenis software purchasing yang kedua adalah lisensi berlangganan. Maksud dari tipe satu ini adalah membayar biaya berulang dalam jangka waktu tertentu, seperti bulanan atau tahunan untuk bisa menggunakan softwarenya. Jadi, Anda memiliki akses ke aplikasi pembelian selama berstatus berlangganan aktif. Biasanya, Anda akan mendapatkan pembaruan dan dukungan pelanggan yang teratur dari provider sistem.

Keuntungan dari e procurement tipe ini adalah Anda bisa mendapatkan biaya yang lebih terjangkau daripada melakukan pembelian software lisensi permanen. Selain itu, Anda juga tidak perlu repot memperbarui sistem karena hal tersebut merupakan salah satu bentuk dukungan dari pihak vendor. Jadi, perusahaan akan selalu mendapatkan software yang mutakhir.

3. Purchasing Software Freemium

Software freemium adalah jenis sistem pembelian yang dapat diunduh dan digunakan secara gratis, namun juga menawarkan fitur premium atau tambahan yang dapat diakses melalui pembelian. Dalam model ini, Anda memiliki opsi untuk menggunakan versi gratis dengan fitur dasar atau membeli upgrade ke versi premium untuk mengakses fitur yang lebih lengkap. 

Kelebihan aplikasi e purchasing freemium adalah dapat mencoba dan menguji software tanpa biaya, sehingga Anda dapat mengevaluasi kualitas dan kinerja sistem sebelum memutuskan untuk membeli versi premium. Tipe ini juga memberikan fleksibilitas kepada perusahaan, karena dapat memilih untuk menggunakan versi gratis jika fitur tambahan tidak diperlukan. Jadi, Anda pun bisa membuat keputusan tentang menginvestasikan uang ke sistem dengan lebih baik.

4. Sistem Pembelian Open Source

Open source software adalah jenis software purchasing yang memiliki lisensi sumber terbuka. Maksudnya adalah perusahaan bisa menggunakan, memodifikasi, dan mendistribusikan software tersebut secara bebas. Jadi, Anda dapat mengunduh dan menggunakan aplikasi tersebut tanpa biaya lisensi. 

Manfaat utama e procurement jenis ini adalah fleksibilitas dan transparansi. Kode sumber yang terbuka memungkinkan Anda untuk menyesuaikan software dengan kebutuhan bisnis atau bahkan berkontribusi pada pengembangan sistem tersebut. Selain itu, open source software juga sering memiliki komunitas pengembang yang dapat memberikan dukungan, pembaruan, dan berbagi pengetahuan dan pengalaman. Jadi, menciptakan lingkungan kolaboratif yang kuat.

Keunggulan lain dari model software open source adalah dapat memberikan kebebasan kepada pengguna untuk menggunakan software tersebut tanpa batasan dari vendor. Anda memiliki kontrol penuh atas sistem dan dapat menggunakannya dengan fleksibel sesuai kebutuhan. Tipe aplikasi pembelian satu ini dapat digunakan dalam berbagai bidang, termasuk pengembangan perangkat lunak, pemrograman, pengolahan data, sistem operasi, dan banyak lagi.

5. Cloud-Based Software

Sistem e purchasing cloud-based adalah tipe software yang dijalankan dan diakses melalui cloud, yaitu infrastruktur jaringan yang memungkinkan penyimpanan, pengolahan, dan akses data melalui internet. Dalam model ini, Anda tidak perlu menginstal aplikasi secara lokal di perangkat, melainkan dapat mengaksesnya melalui browser web atau aplikasi khusus.

Biaya investasi software procurement cloud-based memang cukup besar namun mereka menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas yang besar. Jadi, Anda dapat mengaksesnya dari perangkat apa saja dan kapan saja asalkan memiliki koneksi internet. Selain itu, provider sistem lah yang akan bertanggung jawab atas pemeliharaan, pembaruan, dan keamanan software. Sehingga, mengurangi beban perusahaan dalam manajemen dan pemeliharaan infrastruktur.

6. Tips Memilih Jenis Sistem yang Tepat

Dalam memilih jenis software e purchasing, penting untuk melakukan penilaian dan perbandingan antara berbagai opsi yang tersedia. Terdapat beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat. Dengan melakukan penilaian yang cermat, perusahaan dapat memilih software yang sesuai dengan kebutuhan dan memaksimalkan manfaatnya.

a. Evaluasi Fitur dan Fungsionalitas

Setiap jenis software memiliki fitur dan fungsionalitas yang berbeda. Penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh terhadap fitur e purchasing software yang ditawarkan oleh setiap vendor. Perhatikan apakah jenis sistem tersebut memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Contohnya, jika perusahaan membutuhkan peningkatan akurasi dalam pengolahan data, maka Anda harus memastikan bahwa software pembelian memiliki kemampuan analisis data yang kuat.

b. Pertimbangkan Skalabilitas dan Integrasi

Ketika memilih jenis software purchasing, penting untuk mempertimbangkan skalabilitas dan kemampuan integrasinya dengan aplikasi lain yang sedang digunakan perusahaan. Apakah software tersebut dapat beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis atau kebutuhan yang berkembang? Lalu, bisakah sistem tersebut diintegrasikan dengan software yang sudah ada? Pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda dalam memilih manakah model aplikasi pembelian yang dapat mendukung kebutuhan bisnis dalam jangka panjang dan meminimalkan kerumitan dalam mengelola berbagai sistem yang berbeda.

c. Sertifikat Keamanan dan Audit

Saat memilih software procurement untuk dibeli, penting untuk memastikan bahwa mereka memiliki tingkat keamanan yang memadai. Beberapa vendor menyertakan sertifikat keamanan atau hasil audit independen untuk membuktikan kualitas keamanan yang mereka tawarkan. Sertifikat ini bisa menjadi indikator bahwa provider sistem telah menerapkan standar terbaik dalam pengembangan, pengujian, dan pemeliharaan software mereka. Misalnya, sertifikat ISO/IEC 27001 yang menunjukkan bahwa vendor telah menerapkan sistem manajemen keamanan informasi yang sesuai. 

d. Kebijakan Privasi dan Perlindungan Data

Dalam era digital yang semakin berfokus pada perlindungan data, pengguna juga perlu memperhatikan kebijakan privasi dan perlindungan data dari vendor software. Memahami bagaimana vendor mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi perusahaan adalah penting untuk menjaga privasi dan keamanan. 

Pastikan untuk membaca kebijakan privasi dengan cermat dan cari tahu apakah mereka mematuhi regulasi privasi yang berlaku. Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan apakah jenis sistem yang ditawarkan menggunakan enkripsi data, memiliki prosedur pemulihan, dan menerapkan langkah-langkah keamanan lainnya untuk melindungi informasi sensitif.

e. Uji Coba dan Versi Percobaan

Beberapa vendor atau pengembang software menyediakan versi percobaan atau uji coba gratis sebelum melakukan pembelian penuh. Ini adalah kesempatan bagus bagi Anda untuk mencoba dan menguji fitur, fungsionalitas, dan kinerja masing-masing jenis software purchasing sebelum mengambil keputusan pembelian. 

Dalam versi percobaan software purchasing terbaik dari berbagai vendor, Anda dapat mengeksplorasi interface, menguji integrasi dengan sistem lain, dan mengevaluasi apakah software tersebut memenuhi kebutuhan dan harapan bisnis. Dalam banyak kasus, uji coba dapat memberikan gambaran yang lebih baik daripada sekadar membaca deskripsi produk atau melihat tangkapan layar. Dengan mencoba sendiri, Anda dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi dan meminimalkan risiko pembelian yang tidak sesuai.

7. Kesimpulan

Kesimpulannya adalah terdapat beberapa jenis software purchasing yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pasalnya, setiap aplikasi pembelian memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, dalam memilih sistem yang tepat, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan spesifik, anggaran, dan preferensi bisnis. 

Dengan memahami perbedaan dan kelebihan masing-masing purchasing software, Anda dapat melakukan pembelian software dengan lebih cerdas dan efisien. Penting untuk terus mengikuti perkembangan dan inovasi sistem ini, karena teknologi terus berkembang dan menawarkan solusi yang lebih baik di masa depan.