Proses ekspor impor perlu perencanaan dan dokumentasi yang matang untuk memastikan prosesnya berjalan lancar dari awal hingga akhir. Nah, untuk memastikan hal tersebut ada salah satu dokumen yang harus disusun dengan jelas oleh pengirim, yaitu shipping instruction. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan rinci bagi freight forwarder yang berkaitan dengan detail pengiriman barang.

Dengan adanya shipping instruction yang komprehensif, risiko kesalahan dapat diminimalkan, dan barang dapat dikirim dengan aman dan tepat waktu. Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut bagaimana shipping instruction format word, contoh konkritnya, dan tips efektif yang bisa dipertimbangkan dalam menyusun dokumen ini untuk mendukung kelancaran perdagangan internasional.

1. Format Shipping Instruction

Shipping instruction adalah dokumen bisnis logistik yang dibuat oleh pengirim untuk selanjutnya diserahkan ke freight forwarder sebagai petunjuk rinci terkait pengiriman barang yang akan dilakukan. Dokumen ini biasanya menjadi acuan dalam membuat bill of lading. Oleh karena itu, penting untuk tahu apa saja komponen penting dalam dokumen ini. Beberapa di antaranya yaitu:

a. Informasi Dasar

Informasi dasar mencakup detail pengirim dan penerima, seperti nama, alamat, dan kontak. Selain itu, penting juga untuk mencantumkan tanggal pengiriman atau referensi yang berkaitan dengan pengiriman tersebut. Informasi dasar akan digunakan untuk memudahkan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam pengiriman. Selain itu, juga untuk memudahkan proses verifikasi atau tindak lanjut jika ada masalah logistik.

b. Detail Barang yang Dikirim

Berikutnya ada detail barang yang dikirim mencakup deskripsi barang, jumlah, berat, dan dimensi masing-masing item. Selain itu, cantumkan juga kode produk atau nomor seri jika ada. Detail ini tidak hanya diperlukan oleh freight forwarder untuk manajemen barang logistik dengan efektif, tapi juga pihak bea cukai saat menentukan pajak dan bea yang berkaitan dengan nilai barang.

c. Instruksi Pengemasan

Selanjutnya, bagian instruksi pengemasan diperlukan untuk memastikan barang ditangani dengan tepat sesuai kriterianya dan memenuhi integritas selama pengiriman. Anda bisa menambahkan detail jenis kemasan yang digunakan, perlindungan tambahan yang diperlukan seperti bantalan atau bubble wrap, serta persyaratan lainnya yang mungkin berkaitan dengan suhu. Tujuannya agar barang terhindar dari kerusakan selama proses pengiriman.

d. Instruksi Pengiriman

Berikutnya ada informasi instruksi pengiriman. Hal ini bisa berkaitan dengan metode pengiriman yang dipilih seperti udara, laut, atau darat, serta pelabuhan atau bandara yang mungkin sudah dipilih pengirim. Anda juga dapat menambahkan keterangan apakah barang tersebut boleh dikonsolidasikan dengan pengirim lainnya sehingga freight forwarder dapat menggunakan layanan LCL atau LTL agar biaya pengiriman per unit menjadi lebih murah. Dengan instruksi yang jelas, proses shipping menjadi lebih cepat dan mendukung barang tiba tepat waktu.

e. Informasi Kepabeanan & Dokumen Pendukung

Informasi kepabeanan dan dokumen pendukung mencakup detail syarat bea cukai yang harus dipenuhi, seperti deklarasi nilai barang, kode HS, dan dokumen ekspor impor lainnya. Ini juga mencakup sertifikat atau dokumen pendukung yang mungkin diperlukan pihak otoritas bea cukai atau bisnis logistik lain yang terlibat dalam proses pengiriman. Semua informasi yang lengkap pada aspek ini membantu barang bisa melewati proses bea cukai dengan lancar tanpa ada halangan.

f. Detail Asuransi Pengiriman

Berikutnya, sertakan detail asuransi jika diperlukan terutama untuk barang-barang yang rentan rusak, pecah, atau penanganan khusus. Informasi tersebut di antaranya nilai pertanggungan, polis asuransi yang digunakan, dan informasi kontak penyedia asuransi. Asuransi pengiriman sangat dianjurkan untuk melindungi pihak pengirim dan penerima dari potensi kerugian akibat adanya kerusakan atau kehilangan selama pengiriman.

g. Metode Pembayaran

Untuk bagian ini, jelaskan metode pembayaran yang disepakati berdasarkan incoterm. Aturan ini menentukan tanggung jawab, biaya, dan risiko antara penjual dan pembeli selama proses pengiriman barang. Jelaskan apakah pembayaran dilakukan di muka, melalui letter of credit, atau setelah barang diterima. Pastikan kedua pihak menyetujui metode ini untuk menghindari kesalahpahaman dan transaksi berjalan lancar.

2. Contoh Dokumen Shipping Instruction

Untuk tahu lebih lanjut shipping instruction format word, perhatikan skenario berikut ini terlebih dahulu. PT Jaya Indonesia, sebuah perusahaan elektronik terkemuka di Jakarta, baru saja menerima pesanan dari ABC Corp di New York, USA. Pesanan tersebut terdiri dari 50 unit Laptop Model XYZ, yang harus dikirimkan secepat mungkin. Tim logistik pun segera menyusun shipping instruction untuk memastikan pengiriman berjalan lancar.

Pengiriman akan dilakukan dari Pelabuhan Tanjung Priok. Untuk memastikan kelancaran proses kepabeanan, dokumen-dokumen seperti invoice, packing list, certificate of origin, dan sertifikat keamanan produk telah disiapkan. Pembayaran dilakukan menggunakan letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, dengan ketentuan CIF (Cost, Insurance, and Freight). Berikut contoh dokumen shipping instruction dari skenario tersebut.

Dari shipping instruction format word di atas, bisa dilihat bahwa dokumen tersebut sangat berguna dalam perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan panduan yang jelas dan rinci terkait pengiriman barang, mulai dari informasi dasar seperti detail pengirim dan penerima, hingga instruksi khusus mengenai pengemasan dan pengiriman. Misalnya, pengemasan kotak karton dengan bantalan busa dan bubble wrap, serta pelabelan 'Fragile' memastikan barang tiba dalam kondisi baik.

Metode pembayaran melalui letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, berdasarkan incoterm CIF, menghindari kesalahan dan memastikan transaksi berjalan sesuai rencana. Dengan shipping instruction format word yang terstruktur, perusahaan ini dapat memastikan pengiriman berjalan efisien dan tepat waktu, memberikan kepastian dan perlindungan bagi semua pihak yang terlibat.

3. Tips Efektif Menyusun Shipping Instruction

Pertama, pastikan menyertakan informasi dasar yang lengkap dan akurat. Hal ini meliputi detail pengirim dan penerima seperti nama, alamat, dan kontak. Kedua, deskripsikan secara rinci barang yang dikirim. Informasi seperti jenis barang, jumlah, berat, dimensi, dan kode produk harus jelas. Rincian ini diperlukan untuk bisnis logistik agar dapat menangani barang dengan tepat dan meminimalkan risiko kesalahan atau kehilangan.

Selanjutnya, instruksi pengemasan harus ditulis dengan spesifik. Jenis kemasan yang digunakan, perlindungan tambahan seperti bubble wrap, dan label khusus seperti 'Fragile' perlu dicantumkan. Berikutnya, berikan instruksi pengiriman yang jelas. Tentukan shipping services yang dipilih, seperti udara, laut, atau darat. Instruksi ini akan membantu Anda memastikan barang dikirim sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pengirim.

Tidak kalah penting adalah informasi kepabeanan dan dokumen pendukung. Sertakan nilai deklarasi, kode HS, dan dokumen seperti invoice, packing list, dan certificate of origin. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk proses bea cukai dan memastikan barang dapat dikirim ke luar negeri dengan lancar. Selain itu, pastikan mencantumkan detail asuransi pengiriman. Informasi mengenai nilai pertanggungan, penyedia asuransi, dan nomor polis asuransi sangat penting untuk melindungi pengirim dan penerima dari risiko kerugian selama pengiriman.

Terakhir, tentukan metode pembayaran secara jelas. Ini harus disepakati berdasarkan incoterm yang berlaku, seperti FOB, CIF, atau lainnya. Hal ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan transaksi berjalan lancar. Dengan menyusun shipping instruction yang komprehensif dan detail, pengirim dapat mengurangi risiko kesalahan, mempercepat proses pengiriman, dan memastikan barang tiba dengan aman dan tepat waktu di tangan penerima. 

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa shipping instruction adalah dokumen penting dalam bisnis logistik yang memberikan penjelasan rinci terkait pengiriman barang. Dokumen ini mencakup berbagai komponen seperti informasi dasar tentang pengirim dan penerima, detail barang yang dikirim, instruksi pengemasan, dan instruksi pengiriman. Contoh dokumen shipping instruction yang diberikan di atas menunjukkan bagaimana informasi lengkap dan akurat pada dokumen tersebut membantu baik pengirim maupun freight forwarder untuk melakukan proses pengiriman dan kepabeanan secara lancar.

Ada beberapa tips efektif menyusun shipping instruction yang bisa Anda terapkan. Pastikan mencantumkan informasi dasar yang lengkap, deskripsi barang secara rinci, instruksi pengemasan dan pengiriman yang spesifik, serta informasi kepabeanan dan detail asuransi yang akurat. Dengan ini, risiko kesalahan dapat diminimalkan, proses pengiriman dapat dipercepat, dan barang dapat terjamin dalam kondisi baik ketika sampai di penerima.