Manajemen gudang merupakan komponen kunci dalam supply chain agar pengelolaannya menjadi efisien dan berkepanjangan. Salah satunya dengan mengoperasikan dan memahami apa itu safety stock dengan baik. Untuk itu, dalam artikel ini akan dibahas secara rinci pengertian serta fungsi dan jenisnya untuk pengelolaan manajemen gudang. 

Biasa disebut dengan stok keamanan atau cadangan, safety stock adalah pengelolaan yang dilakukan untuk memenuhi permintaan pelanggan yang tidak dapat diprediksi, dan akan disimpan di gudang untuk mengantisipasi ketidakpastian dalam rantai pasok dan permintaan konsumen. Hal ini dapat membantu pengelolaan manajemen gudang agar memastikan ketersediaan stok barang dan meningkatkan kualitas layanan pada pelanggan. 

1. Apa itu Safety Stock?

Safety stock adalah sejumlah persediaan tambahan yang disimpan dalam manajemen gudang dan supply chain untuk mengatasi ketidakpastian dalam permintaan produk oleh pelanggan, waktu pengiriman distributor, dan faktor lain yang dapat berpengaruh pada ketersediaan produk. Untuk itu, adanya stok keamanan untuk memastikan ketersediaan produk agar memenuhi permintaan konsumen dalam situasi apapun. 

Pengelolaan manajemen gudang yang baik akan melibatkan pengawasan dan pengendalian stok keamanan secara teratur agar memastikan persediaan tambahan tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan anda. Dengan begitu biaya penyimpanan tidak akan meningkat dan profitabilitas perusahaan tidak menurun. 

Penting untuk mempertimbangkan dengan cermat tingkat persediaan barang pada pengelolaannya. Pemilihan tingkatan ini harus memperhitungkan berbagai faktor, seperti ketidakpastian supply chain, biaya penyimpanan, dan tingkat layanan pelanggan yang dibutuhkan. 

Akibatnya, jika persediaan barang terlalu banyak akan menyebabkan pengikatan modal pada barang yang tidak produktif, sehingga mengurangi fleksibilitas keuangan perusahaan. Sementara jika persediaan barang terlalu sedikit menyebabkan ketidaktersediaan barang dan penurunan layanan permintaan pada konsumen. 

2. Peran Penting Safety Stock

Stok keamanan adalah fungsi utama manajemen gudang sebagai cadangan persediaan yang efektif dan fleksibel untuk menghindari ketidakpastian dan perubahan pada rantai pasok. Hal ini merupakan peran penting dalam pengelolaan manajemen gudang agar lebih efisien. Setelah mengetahui apa itu safety stock, berikut penjelasan mengenai peran penting stok cadangan dalam manajemen gudang. 

a. Mengatasi Ketidakpastian

Manajemen gudang seringkali mengalami variabilitas dalam pengelolaannya, seperti lead time pada persediaan, fluktuasi permintaan pelanggan, ataupun kesalahan dalam pengiriman. Stok cadangan penting untuk mengatasi ketidakpastian, dengan berperan sebagai buffer atau penyangga. 

Stok keamanan akan membantu mengimbangi fluktuasi ketika terjadi keterlambatan pengiriman atau permintaan pelanggan yang melebihi perkiraan. Selain itu, akan memastikan persediaan tetap cukup dan stabil untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan pelayanan. 

b. Mengatasi Keterlambatan Supplier

Keterlambatan produk dari pemasok dapat berakibat pada kekosongan stok yang merugikan anda, karena supplier tidak selalu bisa mengirim pesanan secara tepat waktu. Adanya stok cadangan ini sebagai persediaan tambahan untuk menjaga efektivitas produksi dan memenuhi pesanan pelanggan ketika menunggu pengiriman dari pemasok. 

c. Mengelola Perubahan Proses Produksi

Dalam supply chain, produksi dapat mengalami perubahan pada beberapa tahapannya. Seperti pembaruan peralatan produksi atau mengganti bahan baku, tergantung bagaimana perubahan itu terjadi dan dampak yang terjadi dari perubahan tersebut. Stok cadangan dapat digunakan untuk menjaga perencanaan produksi tetap berjalan selama proses perubahan tersebut.

d. Merespon Perubahan Pelanggan

Perubahan dalam permintaan secara tiba-tiba akan berdampak pada persediaan, pengiriman, dan layanan pelanggan. Produk yang memiliki permintaan yang stabil akan meningkat tinggi,  sehingga perubahan tersebut harus direspon secara cepat dan efektif. Stok keamanan penting untuk menjaga permintaan pelanggan tetap stabil selagi menunggu produk tambahan jika diperlukan. 

e. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Tujuan utama dari manajemen gudang adalah memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan atau konsumen perusahaan. Dengan adanya stok keamanan, pesanan pelanggan akan lebih konsisten dan lebih cepat terpenuhi. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu membangun relasi jangka panjang dengan konsumen anda. 

3. Jenis Safety Stock

Tingkat stok keamanan yang sesuai dengan jenis nya akan memiliki tujuan yang berbeda dalam manajemen gudang dan supply chain. Setiap jenisnya dipertimbangkan untuk mengatasi ketidakpastian tertentu dan memastikan persediaan barang agar tetap stabil. 

Ada beberapa jenis safety stock yang digunakan dalam manajemen gudang. Pemilihan jenis ini bergantung pada permintaan pelanggan, ketidakpastian dalam supply chain, dan karakteristik bisnis yang anda jalankan. Jenis-jenis ini akan dibahas secara rinci pada penjelasan berikut ini.

a. Average Demand 

Jenis berdasarkan permintaan rata-rata ini berkaitan dengan tingkat permintaan rata-rata selama waktu tertentu. Dalam hal ini, perusahaan bisa menambahkan stok keamanan berdasarkan perbedaan antara tingkat permintaan rata-rata dan tingkat permintaan yang diperkirakan.

b. Demand Variability 

Jenis stok keamanan ini berdasarkan variabilitas permintaan yang berkaitan dengan fluktuasi yang tinggi dalam permintaan pelanggan. Tingkatan stok yang sesuai dapat memberikan cadangan barang yang cukup akan menghindari peningkatan permintaan yang tidak terduga. Semakin besar variabilitas permintaannya, maka semakin besar juga stok cadangan yang dibutuhkan. 

c. Supplier Lead Time 

Jenis lead time pemasok ini berkaitan dengan waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk mengirim pesanan Anda. Jika supplier lead time tidak stabil dan lebih banyak mengalami keterlambatan dalam pengiriman, maka anda perlu menghitung lead time dan menambahkan stok cadangan lebih banyak, agar memastikan stok cukup tersedia selama waktu pengiriman yang bervariasi.  

d. Quality Control 

Berkaitan dengan pengendalian kualitas pada stok cadangan dari pemasok untuk memastikan barang yang disimpan dalam gudang tetap dalam kondisi baik dan sesuai dengan standar kualitas perusahaan yang telah ditetapkan. Pengendalian Kualitas barang sangat penting untuk menghindari kerugian finansial dan masalah pengelolaan gudang. 

e. Production Cycle 

Siklus produksi berkaitan dengan variabilitas waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan siklus produksi awal hingga akhir. Stok cadangan jenis ini berfungsi untuk mengatasi ketidakpastian yang bisa saja terjadi selama siklus produksi. Hal ini diperlukan jika proses produksi mengalami fluktuasi dan memiliki siklus yang tidak tetap. 

f. Seasonal Stock

Jenis musiman ini adalah jenis safety stock yang dirancang khusus untuk mengatasi fluktuasi musiman dalam permintaan produk. Ini adalah jenis yang penting dalam manajemen gudang karena akan berpengaruh pada perubahan permintaan pada pelanggan. Untuk itu, stok cadangan perlu ditambahkan untuk mengatasi lonjakan permintaan tersebut. 

g. Price Fluctuation 

Risiko perubahan harga merupakan jenis yang penting untuk mengatasi fluktuasi harga yang berubah signifikan dalam supply chain. Fluktuasi harga dapat mempengaruhi biaya pembelian bahan baku maupun produk jadi. Safety stock penting untuk mengurangi risiko kenaikan harga yang dapat mempengaruhi biaya produksi. 

4. Kesimpulan

Safety stock adalah elemen penting dalam manajemen gudang yang membantu mengatasi ketidakpastian dalam rantai pasokan, meningkatkan layanan pelanggan, dan menjaga kelancaran bisnis Anda. Selain itu, juga dengan penting untuk meningkatkan operasional produksi agar lebih efektif dan optimal. 

Namun, penting untuk mengelola dan menghitung safety stock dengan baik agar menghindari biaya penyimpanan yang tinggi dan pengikatan modal yang berlebihan. Dengan pemahaman yang baik tentang peran dan manajemen stok cadangan, Anda dapat menjaga kelancaran rantai pasokan Anda dan memastikan kepuasan pelanggan yang tinggi.