Bagi setiap bisnis, diperlukan manajemen gudang yang baik untuk memastikan barang selalu tersedia ketika dibutuhkan. Terlebih saat permintaan konsumen meningkat tiba-tiba atau terjadi gangguan dalam rantai pasokan, maka memiliki persediaan cadangan yang cukup adalah solusinya. Namun, bagaimana cara menentukan jumlah persediaan cadangan yang tepat?

Nah, artikel ini akan menjelaskan enam rumus dan cara menghitung safety stock dalam manajemen gudang. Setelah membaca pembahasan ini, diharapkan Anda memiliki pemahaman yang cukup baik tentang masing-masing metode dan memilih cara paling sesuai dengan kebutuhan serta kondisi bisnis Anda.

1. Rumus Safety Stock Dasar

Rumus safety stock pertama yang sering digunakan adalah metode rumus dasar atau sederhana. Rumus ini banyak digunakan karena praktis dan cukup memberikan gambaran awal yang akurat mengenai kebutuhan stok. Sebelum kita belajar cara menghitung safety stock dengan rumus tersebut, mari perhatikan bentuk matematikanya terlebih dahulu.

Ada tiga parameter utama dalam rumus ini yaitu rata-rata permintaan, rata-rata waktu pengiriman, dan rata-rata persediaan. Rata-rata permintaan mengacu pada rata-rata jumlah produk sesuai permintaan konsumen dalam periode tertentu. Rata-rata waktu pengiriman adalah waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menerima pasokan barang setelah pesanan dibuat. Sementara rata-rata persediaan adalah rata-rata jumlah barang yang tersedia di gudang.

Untuk memudahkan memahami cara menghitung safety stock, perhatikan studi kasus sederhana ini. Misalkan sebuah toko ritel memiliki rata-rata permintaan sebanyak 100 unit per hari dan rata-rata waktu pengirimannya adalah 5 hari. Jika toko tersebut memiliki rata-rata persediaan 300 unit, maka safety stock dapat dihitung sebagai berikut.

Nilai negatif dari cara menghitung safety stock di atas menunjukkan bahwa toko tersebut berpotensi kehabisan stok. Meskipun tidak ideal, namun dari sini bisa dilihat ternyata menghitung safety stock dasar sangat membantu dalam merencanakan strategi persediaan yang lebih baik.

2. Metode Periode Waktu

Meskipun rumus safety stock bentuk dasar mudah digunakan, sayangnya tidak mempertimbangkan adanya fluktuasi permintaan dalam periode waktu tertentu. Nah, untuk itu Anda bisa menggunakan rumus dengan metode periode waktu. Metode ini mempertimbangkan fluktuasi seperti harian atau mingguan, sehingga memberikan gambaran yang lebih dalam tentang kebutuhan stok cadangan. Hal ini tentunya sangat membantu terutama untuk bisnis yang memiliki variasi permintaan yang signifikan. Bentuk rumusnya yaitu:

Perhatikan bahwa rumus di atas memiliki parameter khusus yang membedakannya dengan metode sederhana, yaitu lead time maksimum dan lead time standar. Lead time maksimum adalah waktu terlama yang dibutuhkan untuk menerima pasokan. Sedangkan lead time standar adalah waktu rata-ratanya.

Supaya lebih paham, yuk perhatikan cara menghitung safety stock dari rumus di atas berdasarkan studi kasus berikut. Sebuah toko buku memiliki rata-rata permintaan sebanyak 50 buku per hari. Lead time standar untuk menerima pasokan adalah 3 hari. Sementara dalam situasi tertentu bisa membutuhkan waktu hingga 5 hari. Nilai ini merupakan lead time maksimum. Jadi, berdasarkan rumus metode periode waktu, safety stock yang diperlukan adalah:

Dari sini bisa disimpulkan kalau toko buku tersebut harus memiliki setidaknya 100 buku sebagai stok cadangan untuk memastikan tidak mengalami stockout meskipun ada keterlambatan pengiriman dari supplier.

3. Persediaan Cadangan Tetap

Metode persediaan cadangan tetap adalah rumus persediaan cadangan berdasarkan prediksi penjualan harian, baik itu rata-rata atau maksimum. Kelebihan utama dari metode ini adalah dengan hanya mempertimbangkan dua variabel, perusahaan dapat dengan cepat menilai berapa banyak nilai safety stock yang diperlukan. Metode ini cocok untuk bisnis yang memiliki fluktuasi permintaan relatif stabil dan prediktabilitas yang tinggi. Ada dua bentuk rumus safety stock. Pertama berdasarkan penjualan harian rata-rata. Rumus ini digunakan untuk sebagai batas bawah persediaan cadangan.

Nah, selanjutnya ada juga rumus yang berdasarkan penjualan harian maksimal. Pada metode ini, safety stock yang dihitung akan menjadi batas maksimum bagi perusahaan. Rumus berdasarkan penjualan harian maksimal yaitu:

Yuk, langsung perhatikan contoh sederhana berikut untuk mengetahui cara menghitung safety stock menggunakan rumus di atas. Sebuah toko buku telah mencatat penjualan selama setahun terakhir. Dari data tersebut, diketahui penjualan harian rata-rata adalah 50 buku dan penjualan harian maksimum adalah 80 buku. Toko tersebut ingin memastikan bahwa mereka memiliki stok cadangan untuk 10 hari. Dengan rumus di atas maka diperoleh nilai safety stock:

Dari penghitungan di atas bisa disimpulkan untuk memastikan ketersediaan buku selama 10 hari tanpa kekurangan, toko tersebut harus mengelola inventory dengan menyimpan antara 500 hingga 800 buku sebagai persediaan cadangan.

4. Rumus Heizer dan Render

Nyatanya dalam praktis bisnis, sering ditemui adanya kondisi ketika variasi dalam permintaan bisa cukup stabil, tetapi ketidakpastian dalam proses pengiriman barang lebih dominan. Dalam situasi seperti ini, rumus safety stock Heizer dan Render bisa Anda gunakan. Secara umum bentuk rumusnya yaitu:

Dengan Z adalah skor z yang berkaitan dengan tingkat pelayanan yang diinginkan. Biasanya didasarkan pada probabilitas atau tingkat kepercayaan. Sedangkan σLT​ adalah standar deviasi dari lead time yang mengukur seberapa bervariasi waktu pengiriman dari pemasok.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan cara menghitung safety stock dari kasus berikut. Sebuah perusahaan mainan mengandalkan supplier dari luar negeri. Permintaan pelanggan cukup stabil dengan rata-rata 100 mainan per hari. Tapi waktu pengiriman dari pemasok bisa bervariasi. Perusahaan tersebut memiliki lead time rata-rata sekitar 10 hari dengan deviasi standar 2 hari. Jika perusahaan memiliki tingkat pelayanan sebesar 95%, maka z-scorenya adalah 1,645. Lalu bagaimana cara menghitungya? Pertama cari tahu variabilitas lead time. Kemudian hitung tingkat persediaan cadangannya seperti berikut.

Jadi, perusahaan harus menyimpan stok sebanyak 329 mainan untuk mengantisipasi keterlambatan pengiriman dan memastikan tingkat pelayanan 95%.

5. Metode Greasley

Rumus selanjutnya yang bisa digunakan adalah metode Greasley. Metode ini  menambahkan parameter permintaan rata-rata ke rumus safety stock Heizer dan Render yang telah dibahas di atas. Metode ini sangat adaptif dan sering dianggap lebih sesuai untuk situasi ketika data historis permintaan dan lead time kurang stabil. Dengan tambahan parameter Davg yaitu permintaan rata-rata, rumus dari metode ini adalah:

Untuk memahami cara menghitung rumus safety stock di atas, yuk perhatikan ilustrasinya. Sebuah perusahaan memproduksi sepatu olahraga. Dari data historis, diketahui permintaan rata-rata untuk sepatu adalah 500 pasang per hari. Perusahaan bekerja sama dengan supplier dari luar negeri dengan standar deviasi lead time yaitu 100 pasang. Dengan tingkat pelayanan 95%, skor Z adalah 1,645. Maka persediaan cadangan yang diperlukan adalah:

Dengan demikian, perusahaan tersebut sebaiknya melakukan manajemen stok barang dengan menyimpan persediaan cadangan sebanyak 82.250 pasang sepatu untuk memastikan bahwa mereka dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tingkat pelayanan 95%, meskipun ada keterlambatan dalam pengiriman bahan baku dari supplier.

6. Economic Order Quantity

Ada juga metode EOQ. Kelebihan utama dari metode ini adalah mampu menentukan jumlah optimal pesanan yang harus ditempatkan untuk meminimalkan total biaya pemesanan dan penyimpanan barang. Jadi bisa disimpulkan, EOQ membantu perusahaan mencapai keseimbangan antara biaya pemesanan dan biaya persediaan. Rumusnya yaitu:

Dengan D adalah permintaan tahunan dalam jumlah unit. Kemudian S adalah biaya pemesanan per pesanan. Sedangkn H adalah biaya penyimpanan per unit per tahun.

Supaya lebih paham penggunaan metode ini, perhatikan cara menghitung safety stock pada studi kasus berikut. Sebuah perusahaan ritel memiliki produk populer yaitu baju unisex. Dari data historis, diketahui permintaan tahunan untuk salah satu model adalah 10.000 unit. Biaya untuk membuat satu pesanan ke pabrik adalah Rp2.000.000, dan biaya penyimpanan per baju setiap tahun adalah Rp10.000. Menggunakan rumus di atas, maka persediaan cadangannya adalah:

Jadi, untuk mencapai efisiensi biaya, perusahaan sebaiknya memesan model tersebut dalam jumlah 20.000 unit setiap kali melakukan pemesanan ke pabrik.

7. Kesimpulan

Ternyata ada beberapa metode yang bisa digunakan untuk menghitung persediaan cadangan untuk mengoptimalkan manajemen gudang perusahaan. Mulai dari rumus safety stock yang sederhana hingga economic order quantity yang melibatkan parameter biaya pemesanan sekaligus penyimpanan. Setiap metode tersebut tentu memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan.

Oleh karena itu, penting untuk memahami masing-masing metode dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi operasional. Melalui pemahaman yang mendalam dan penggunaan metode yang tepat, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memaksimalkan kepuasan pelanggan karena bisa dipastikan produk selalu tersedia saat dibutuhkan.