Memiliki manajemen sumber daya manusia yang baik sangatlah penting bagi perusahaan. Pasalnya mereka memainkan peran penting dalam memaksimalkan potensi karyawan, meningkatkan produktivitas, hingga mendukung tercapainya tujuan bisnis. Namun, semua itu akan sulit dicapai jika perusahaan masih menjalankan tugas HRM secara manual. 

Lain halnya ketika Anda menerapkan sistem ERP (enterprise resource planning) untuk mengoptimalkan manajemen karyawan. Software ini terbukti membawa berbagai manfaat bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia. Mari kita jelajahi bagaimana aplikasi digital ini bisa mendukung tugas HR di perusahaan secara lengkap.

1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Human resource management merujuk pada serangkaian aktivitas yang melibatkan proses pengelolaan karyawan dalam sebuah perusahaan. Dimana prosesnya mencakup rekrutmen, pengembangan talenta, retensi, serta penilaian kinerja. Tujuan utama adanya manajemen ini di bisnis adalah menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, meningkatkan kerja sama tim, serta memaksimalkan potensi individu untuk mencapai tujuan organisasi. 

Dalam konteks bisnis modern, manajemen sumber daya manusia bukan hanya mengenai pengelolaan karyawan, melainkan juga mencakup human resource planning untuk memastikan bahwa pegawai memiliki keterampilan, pengetahuan, dan motivasi yang diperlukan untuk mendorong produktivitas kerja. Sehingga, tercipta lingkungan kerja yang positif dan harmonis.

Pada akhirnya, tujuan manajemen ini adalah memaksimalkan efisiensi dan efektivitas karyawan. Di sinilah sistem ERP datang sebagai instrumen pendukung bisnis Anda untuk mencapai tujuan tersebut. Dimana software tersebut dapat membantu perusahaan meningkatkan retensi karyawan.

2. Peran ERP Optimalkan Manajemen Karyawan

Cara kerja sistem ERP dalam mendukung aktivitas manajemen sumber daya manusia adalah dengan melakukan integrasi dan mengotomatiskan berbagai prosesnya, mulai dari proses rekrutmen, pencatatan data pegawai, penggajian, manajemen absensi, hingga penilaian kinerja karyawan. 

Semua itu bisa Anda lakukan karena software digital ini memiliki modul human resource management. Selain manfaat di atas, solusi ini juga membantu Anda dalam mencatat data karyawan secara akurat dan melakukan analisis secara real-time. Hasil analisis ini kemudian dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Contohnya, bisnis Anda dapat mengidentifikasi karyawan berprestasi, mencari celah peningkatan kinerja, atau bahkan merencanakan pelatihan berdasarkan data yang tersedia di sistem.

Di luar otomatisasi dan integrasi proses, ERP juga memberikan kemampuan analitik yang kuat. Dimana bisa menghasilkan laporan yang mendalam tentang berbagai aspek manajemen human resource, seperti tren penilaian kinerja, pola absensi, dan perkembangan karir karyawan. Ini juga memungkinkan pengelolaan talenta secara proaktif, di mana Anda dapat memonitor dan mengelola kinerja karyawan melalui dashboard.

Tidak berhenti sampai disitu, human resource information system juga memungkinkan perusahaan untuk mengadakan penilaian yang lebih objektif dan transparan. Hal ini karena sistem dapat mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai sumber di perusahaan, yang hasilnya dapat diakses oleh semua pihak yang berkepentingan.

3. Bisakah ERP Mengikuti Peraturan Bisnis?

Salah satu keunggulan utama dari ERP dalam manajemen sumber daya manusia adalah kemampuannya untuk mengikuti peraturan dan kebijakan terkait karyawan. Sistem tersebut dapat dikonfigurasi sesuai dengan persyaratan dan regulasi di masing-masing perusahaan, baik itu kebijakan internal maupun peraturan kepegawaian. Jadi, penerapan software ini dapat mendukung bisnis Anda dalam memastikan semua keputusan dan tindakan yang dilakukan sesuai dengan hukum yang ada.

Misalnya, perusahaan dapat menggunakan modul ERP contract management untuk melacak kontrak kerja dan jangka waktu yang berlaku bagi karyawan. Sistem akan mengingatkan manajemen HR untuk memperpanjang kontrak sesuai dengan kebijakan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Ini membantu mencegah adanya pelanggaran hukum terkait perpanjangan kontrak.

Selain itu, enterprise resource planning juga bisa digunakan untuk mengelola izin karyawan dan menjaga kepatuhan terhadap aturan perusahaan. Cara kerjanya adalah perusahaan dapat mengatur batasan jumlah cuti yang dapat diambil oleh pegawai dalam satu periode tertentu. Lalu, sistem akan memantau dan memastikan bahwa karyawan tidak melebihi batas yang telah ditetapkan. Dengan demikian, menerapkan sistem ERP tidak hanya memfasilitasi operasional yang efisien, tetapi juga mendukung dalam mengikuti peraturan dan kebijakan yang berlaku terkait dengan karyawan.

4. Solusi ERP untuk Manajemen Karyawan

Software automasi satu ini menyediakan berbagai jenis modul ERP yang dapat mendukung manajemen sumber daya manusia menjadi lebih efektif dan optimal. Perusahaan dapat mengelola seluruh siklus kehidupan karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan, hanya dengan menggunakan satu platform yang terintegrasi. Berikut ini beberapa solusi yang harus ada di sistem Anda.

a. Modul Rekrutmen

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses rekruitmen, mulai dari posting lowongan pekerjaan, peninjauan aplikasi, hingga proses wawancara dan seleksi. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat dengan mudah melacak dan memantau status rekrutmen setiap kandidat, menyimpan data pelamar, serta memudahkan kolaborasi antar berbagai departemen terkait proses ini.

b. Modul Penilaian Kinerja

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja karyawan secara terstruktur dan objektif. Sistem ERP akan menyimpan data pekerjaan, menghasilkan laporan evaluasi, dan memberikan wawasan yang berguna dalam mengidentifikasi kekuatan dan menentukan area pengembangan karyawan. Dengan informasi ini, tim human resource development dapat merancang program pengembangan yang sesuai untuk meningkatkan kinerja karyawan.

c. Manajemen Pelatihan & Pengembangan

Sistem ini juga menawarkan solusi pelatihan dan pengembangan yang memungkinkan perusahaan untuk merencanakan, melaksanakan, dan melacak program peningkatkan skill dan kemampuan karyawan. Modul ini mencakup jadwal training, daftar peserta, materi pelatihan, dan evaluasi. Dengan adanya solusi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan mereka serta membantu pegawai dalam mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan mereka.

d. Manajemen Absensi

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengelola absensi karyawan dengan lebih efisien. Dengan solusi ini, pegawai dapat mencatat kehadiran dan absensi mereka sendiri, termasuk cuti, izin, dan kehadiran di luar jam kerja yang diatur. Modul ini juga dapat menghasilkan laporan absensi mendetail yang berguna untuk penghitungan gaji dan pemantauan kehadiran karyawan secara keseluruhan.

e. Payroll Management

Fitur ini membantu perusahaan dalam mengelola proses penggajian karyawan dengan lebih efisien dan akurat. Modul payroll dapat mengotomatiskan perhitungan gaji, termasuk pajak, tunjangan, potongan, dan insentif karyawan. Dengan adanya solusi ini pada sistem ERP, bisnis Anda dapat memastikan bahwa semua komponen gaji karyawan dihitung dengan benar, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

f. Manajemen Kesejahteraan Karyawan

Solusi satu ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai program dan manfaat kesejahteraan karyawan dari satu dashboard, seperti asuransi kesehatan, asuransi jiwa, program pensiun, dan tunjangan lainnya. Nah, seluruh pegawai bisa mengakses modul ini untuk mengetahui benefit apa saja yang bisa mereka dapatkan.

5. Contoh Penerapan ERP di Manajemen SDM

Salah satu contoh bisnis yang telah sukses mengimplementasikan ERP dalam manajemen sumber daya manusia adalah perusahaan multinasional, Unilever. Dengan sistem ini, Unilever mampu meningkatkan efisiensi operasional, termasuk dalam proses rekrutmen, penggajian, dan manajemen pengembangan karyawan. Implementasi ini tidak hanya berdampak pada penghematan waktu dan biaya operasional, tetapi juga membantu mereka dalam mengidentifikasi talenta-talenta terbaik dalam bisnis.

Selain Unilever, banyak perusahaan besar lainnya yang juga telah berhasil melakukan implementasi sistem ERP, salah satunya adalah perusahaan teknologi raksasa, IBM. Mereka menggunakan software tersebut untuk mengelola manajemen karyawan secara global. Dampaknya, IBM berhasil mempersingkat waktu rekrutmen, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mengurangi biaya operasional HR.

6. Kesimpulan

ERP telah membuktikan dirinya sebagai solusi yang sangat berguna dalam mendukung upaya perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia. Dengan integrasi proses bisnis dan kemampuan analitik yang kuat, sistem ini memungkinkan bisnis untuk mengelola data karyawan, mengotomatisasi proses HR, dan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat dan terkini.

Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, meningkatkan kepuasan karyawan, mengidentifikasi dan mengembangkan talenta potensial, serta membangun budaya kerja yang lebih kolaboratif. Maka dari itu, tidak heran jika banyak bisnis yang menggunakan sistem tersebut untuk mengoptimalkan pengelolaan karyawan.