Apa itu Human Resource Planning dan Proses Penerapannya

Salah satu hal penting yang perlu dilakukan sebelum melakukan segala kegiatan adalah membuat perencanaan yang matang termasuk dalam bisnis perusahaan. Untuk mewujudkan tujuan, maka perusahaan memiliki perencanaan sumber daya manusia atau SDM yang efektif atau yang biasa disebut dengan HRP atau Human Resource Planning.

Lalu, apa itu HRP? Human Resource Planning adalah salah satu proses manajemen yang dilakukan untuk memastikan karyawan yang direkrut memiliki keterampilan yang diperlukan perusahaan. Anda bisa mengetahui pengertian, fungsi, manfaat, hingga langkah tepat melakukan HRP lebih detail dengan menyimak ulasan berikut ini.

Key Takeaways

• Human Resource Planning adalah proses strategis untuk memperkirakan kebutuhan SDM dan memastikan kecocokan jumlah serta keterampilan karyawan dengan tujuan bisnis.
• Aspek kunci HRP meliputi Strategic Alignment, Forecasting, Talent Acquisition and Development, Workforce Optimization, dan Data-Driven Decision Making.
• Proses HRP meliputi analisis lingkungan, perkiraan kebutuhan, penilaian tenaga kerja, identifikasi kesenjangan, dan strategi penyeimbangan supply-demand.
• Tantangan HRP meliputi ketidakpastian masa depan, globalisasi, regulasi, pengelolaan pekerja jarak jauh, serta biaya dan waktu implementasi strategi.
• Software HRIS ScaleOcean dapat mengotomatisasi proses, mengintegrasikan data, dan mempercepat rekrutmen, menjadikan perencanaan SDM lebih efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Human Resource Planning Adalah

Human resource planning adalah proses strategis yang bertujuan untuk memperkirakan kebutuhan SDM suatu perusahaan di masa mendatang. Proses ini memastikan bisnis memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai, ditempatkan pada posisi yang tepat, dan pada waktu yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.

Human resource planning melibatkan analisis tenaga kerja saat ini, prediksi kebutuhan di masa depan, serta identifikasi kesenjangan keterampilan yang ada. Divisi HR kemudian mengembangkan strategi, seperti perekrutan dan pelatihan, untuk menutup kesenjangan tersebut, sekaligus menyelaraskan dengan rencana strategis perusahaan.

2. Manfaat Menerapkan Strategi Human Resource Planning

Menerapkan strategi Human Resource Planning (HRP) yang efektif memberikan berbagai manfaat bagi bisnis, memastikan bahwa kebutuhan sumber daya manusia dapat dipenuhi dengan tepat dan efisien. Berdasarkan Forbes, berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan strategi HRP dalam perusahaan:

a. Memenuhi Kebutuhan SDM

Dengan menerapkan human resource planning yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan SDM yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis. Hal ini membantu dalam merencanakan rekrutmen, seleksi, dan pengembangan karyawan sesuai dengan kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan, meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.

Selain itu, perusahaan dapat memastikan bahwa lowongan company confidential dikelola dengan hati-hati dan profesional. Langkah ini menjaga kepercayaan serta transparansi dalam proses rekrutmen yang sensitif dan memerlukan kerahasiaan tinggi.

b. Mengurangi Biaya dan Risiko

Melalui human resource planning yang matang, perusahaan dapat mengurangi biaya yang timbul akibat pemutusan hubungan kerja yang tidak terduga atau kekurangan tenaga kerja. Selain iut, hal ini juga dapat menghindari biaya pelatihan berlebihan dan kebutuhan perekrutan mendesak, serta memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien.

Dengan manajemen HR yang tepat, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan perencanaan yang dapat berdampak pada biaya operasional. Selain itu, sistem HRM juga membantu mengidentifikasi potensi risiko sejak dini, sehingga perusahaan dapat mengambil langkah preventif untuk menjaga stabilitas dan efisiensi tenaga kerja.

c. Pengembangan Karir dan Karyawan yang Lebih Baik

Strategi HR planning membantu bisnis merencanakan pengembangan karir karyawan, memberikan mereka kesempatan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi. Dengan memiliki rencana yang jelas, bisnis dapat meningkatkan kepuasan, retensi, dan motivasi karyawan, yang pada akhirnya mengurangi turnover dan meningkatkan loyalitas.

d. Responsibilitas dan Pemenuhan Hukum

Human resource planning berperan penting dalam memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat mengatur sistem penggajian, perlindungan pekerja, serta kesetaraan kerja, sehingga potensi sengketa hukum dapat diminimalisasi dan reputasi bisnis tetap terjaga.

e. Pengembangan Budaya dan Nilai Perusahaan

Strategi SDM yang efektif bukan hanya soal pengelolaan tenaga kerja, melainkan juga penguatan budaya perusahaan. Dengan menyelaraskan pengembangan karyawan pada nilai perusahaan, perusahaan dapat menciptakan budaya kerja yang solid, meningkatkan keterlibatan karyawan, dan memperkuat daya saing jangka panjang.

f. Menghadapi Perubahan dan Tantangan

Lingkungan bisnis yang dinamis menuntut perusahaan beradaptasi cepat. human resource planning yang fleksibel memberi perusahaan kemampuan untuk mengantisipasi perubahan teknologi, regulasi, maupun kondisi pasar. Dengan demikian, perusahaan mampu menjaga relevansi, daya saing, serta ketahanan menghadapi ketidakpastian.

g. Meningkatkan Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Melalui pemanfaatan informasi yang akurat dan analisis mendalam, perusahaan dapat menentukan strategi rekrutmen, pengembangan, dan penempatan karyawan dengan lebih tepat. Hal ini memastikan keputusan yang diambil benar-benar mendukung kebutuhan bisnis sekaligus selaras dengan tujuan jangka panjang perusahaan.

h. Memenuhi Tujuan Organisasi

Human resource planning akan memastikan perusahaan memiliki orang yang tepat dengan keterampilan yang relevan untuk mencapai tujuan strategis. Dengan penempatan yang tepat, perusahaan dapat menjaga kesinambungan operasional sekaligus memperkuat daya saing di pasar yang dinamis.

i. Akuisisi Bakat Strategis

Melalui human resource planning, perusahaan mampu menarik dan memperoleh bakat terbaik secara efisien dan efektif. Proses ini memungkinkan perusahaan beradaptasi dengan perubahan pasar tenaga kerja, sehingga tetap mampu menghadirkan sumber daya manusia yang unggul dan berorientasi masa depan.

j. Manajemen Tenaga Kerja

Terakhir, human resource planning berperan dalam mengelola seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari perekrutan hingga retensi. Dengan mengoptimalkan keseimbangan antara penawaran dan permintaan tenaga kerja, perusahaan dapat memastikan pemanfaatan SDM berjalan maksimal serta mendukung keberlanjutan bisnis.

Sebagai solusi untuk perencanaan SDM yang lebih baik, sistem human capital management (HCM) membantu perusahaan mengelola dan mengoptimalkan sumber daya manusia di perusahaan secara efisien. Dengan analisis data real-time, HCM memudahkan manajemen mengambil keputusan strategis yang cepat, akurat, dan selaras dengan tujuan bisnis.

Software HRIS ScaleOcean memudahkan pengelolaan SDM dengan analitik data real-time yang mendukung pengambilan keputusan tepat. Sistem ini membantu perusahaan memastikan kepatuhan, mengoptimalkan pengembangan karir, dan mencapai tujuan bisnis lebih efisien.

3. Aspek Kunci dalam Human Resource Planning

Human resource planning (HRP) mencakup berbagai aspek penting yang memastikan strategi SDM selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan. Pendekatan ini tidak hanya fokus pada jumlah tenaga kerja, tetapi juga pada kualitas, distribusi, dan kesiapan sumber daya manusia dalam menghadapi dinamika bisnis.

a. Strategic Alignment

HRP berfungsi untuk menyelaraskan inisiatif HR dengan arah strategis organisasi. Dengan memastikan bahwa tenaga kerja mendukung visi dan misi perusahaan, HRP membantu menciptakan sinergi antara strategi bisnis dan pengelolaan SDM, sehingga keputusan HR memberikan dampak langsung terhadap pertumbuhan perusahaan.

b. Forecasting

Aspek ini menekankan pentingnya memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dari sisi permintaan maupun pasokan. Faktor seperti tren musiman, perubahan pasar, serta kebutuhan keterampilan baru menjadi dasar dalam menentukan langkah strategis yang tepat agar perusahaan tetap kompetitif.

c. Talent Acquisition & Development

HRP juga berperan dalam merancang strategi akuisisi dan pengembangan talenta. Proses ini mencakup rekrutmen tenaga kerja baru, pelatihan, peningkatan keterampilan (upskilling), serta retensi karyawan potensial. Tujuannya adalah membangun tenaga kerja yang adaptif dan siap menghadapi tantangan bisnis yang terus berubah.

d. Workforce Optimization

Optimalisasi tenaga kerja bertujuan untuk mencapai keseimbangan ideal antara jumlah dan kapasitas karyawan. Dengan pengelolaan yang efektif, perusahaan dapat mencegah kekurangan tenaga kerja yang menghambat produktivitas sekaligus menghindari surplus yang tidak efisien secara biaya.

Selain itu, strategi ini juga membantu tingkatan manajemen perusahaan dalam mengatur kebutuhan tenaga kerja secara proporsional. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan setiap level organisasi memiliki jumlah dan kompetensi karyawan yang sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

e. Data-Driven Decision Making

Terakhir, human resource planning modern berbasis pada analisis data yang akurat dan terukur. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk menilai kekuatan dan kelemahan tenaga kerja secara objektif, serta mengambil keputusan strategis terkait kebutuhan SDM berdasarkan data yang valid dan relevan.

4. Proses dan Strategi dalam Human Resource Planning

Melansir dari Gallup, proses human resource planning melibatkan serangkaian langkah strategis yang bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat, dengan keterampilan yang sesuai, di waktu yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam human resource planning:

a. Menganalisis Lingkungan

Langkah pertama dalam human resource planning adalah menilai faktor internal dan eksternal yang dapat memengaruhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan. Hal ini meliputi teknologi, tren pasar, kondisi ekonomi, serta perubahan dalam industri yang dapat mempengaruhi jumlah dan jenis keterampilan yang diperlukan di masa depan.

b. Perkiraan Kebutuhan Masa Depan

Setelah menganalisis lingkungan, langkah berikutnya adalah memprediksi jumlah karyawan, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan di masa depan. Hal ini didasarkan pada tujuan perusahaan, rencana ekspansi, serta tren eksternal yang dapat mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

c. Menilai Tenaga Kerja Saat Ini

Perusahaan perlu mengevaluasi keterampilan, kinerja, dan potensi karyawan yang ada. Penilaian ini penting untuk menentukan apakah tenaga kerja yang ada sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan masa depan, atau jika ada kekurangan yang perlu diatasi melalui rekrutmen atau pelatihan.

d. Identifikasi Kesenjangan

Setelah menilai tenaga kerja saat ini, langkah selanjutnya adalah membandingkan kebutuhan dengan kemampuan karyawan. Proses ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi kekurangan atau kelebihan dalam jumlah karyawan atau keterampilan, serta area yang membutuhkan perhatian lebih dalam perencanaan SDM.

Buddy system dapat berperan dalam mengatasi kesenjangan ini dengan membantu karyawan baru menyesuaikan diri lebih cepat. Selain itu, sistem ini juga mendukung pengembangan keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, memastikan karyawan baru siap memberikan kontribusi yang maksimal.

e. Mengembangkan Strategi

Setelah mengidentifikasi kesenjangan, langkah berikutnya adalah mengembangkan strategi untuk menjembatani perbedaan tersebut. Ini bisa melibatkan berbagai rencana, seperti rekrutmen dan akuisisi bakat baru, program kerja HRD, strategi retensi karyawan, atau perencanaan suksesi untuk posisi kunci dalam bisnis.

f. Menyeimbangkan Supply dan Demand Tenaga Kerja

Selain mengembangkan strategi, penting juga bagi perusahaan untuk menyeimbangkan antara permintaan tenaga kerja dengan ketersediaan tenaga kerja internal maupun eksternal. Langkah ini membantu memastikan bahwa tidak terjadi kekurangan atau kelebihan SDM yang dapat memengaruhi efisiensi operasional.

g. Implementasi dan Evaluasi

Setelah itu, langkah terakhir adalah implementasi dan evaluasi berkelanjutan. Perusahaan harus menerapkan rencana yang telah dibuat dan secara teratur memantau efektivitasnya. Jika diperlukan, strategi dapat disesuaikan untuk merespons perubahan dalam tuntutan perusahaan atau pasar tenaga kerja.

5. Tantangan dalam Human Resource Planning (HRP)

Human resource planning (HRP) menawarkan banyak manfaat, namun juga tidak lepas dari tantangan. Menghadapi masa depan yang penuh ketidakpastian, berbagai faktor eksternal seperti terobosan teknologi atau peristiwa besar tak terduga dapat mengubah arah human resource planning dalam sekejap. Beberapa tantangan yang umum dihadapi antara lain:

a. Ketidakpastian Masa Depan

Masa depan selalu penuh ketidakpastian, di mana berbagai faktor eksternal seperti terobosan teknologi atau peristiwa besar yang bersifat black swan events dapat secara drastis mengubah kebutuhan tenaga kerja. Kondisi ini menuntut perusahaan untuk memiliki strategi human resource planning yang fleksibel agar mampu beradaptasi dengan cepat.

Selain faktor eksternal, tantangan juga dapat muncul dari sisi internal maupun kompetisi pasar. Misalnya, risiko penyakit karyawan yang berdampak pada produktivitas atau adanya pesaing dengan sumber daya lebih besar yang berhasil merekrut talenta terbaik. Situasi ini menegaskan pentingnya human resource planning yang berkelanjutan dan antisipatif.

b. Globalisasi dan Regulasi Ketenagakerjaan

Seiring dengan meningkatnya globalisasi, HRD harus menghadapi tantangan untuk menyesuaikan praktik mereka dengan regulasi ketenagakerjaan yang berbeda di setiap negara. Perbedaan peraturan antar negara membutuhkan pendekatan yang fleksibel agar perusahaan dapat mematuhi hukum setempat dan tetap kompetitif di pasar global.

c. Penggunaan Pekerja Jarak Jauh

Semakin banyak perusahaan yang beralih menggunakan tenaga kerja jarak jauh, dan hal ini menghadirkan tantangan baru dalam praktik perencanaan SDM. Perusahaan perlu menyesuaikan pendekatan rekrutmen, pelatihan, serta strategi retensi agar tetap relevan dengan model kerja yang tidak lagi terbatas secara fisik.

Kondisi ini juga menuntut penggunaan alat dan metode baru untuk memastikan karyawan jarak jauh tetap produktif dan terhubung dengan perusahaan. Dengan sistem manajemen yang tepat, perusahaan dapat menjaga kolaborasi, keterlibatan, dan efektivitas kerja meskipun karyawan tersebar di lokasi yang berbeda.

d. Perubahan yang Cepat dan Biaya yang Diperlukan

Strategi HR planning harus selalu diperbarui agar mampu mengikuti perubahan kebutuhan internal perusahaan maupun dinamika eksternal. Proses ini memerlukan analisis mendalam dan penyesuaian berkelanjutan, sehingga tidak jarang menambah kompleksitas dalam manajemen SDM.

Namun, implementasi HRP seringkali membutuhkan alokasi waktu dan biaya yang cukup besar. Walaupun manfaatnya signifikan, hasil positif biasanya tidak dapat terlihat secara instan. Dampak nyata terhadap produktivitas maupun profitabilitas perusahaan baru terasa setelah berjalan dalam jangka menengah hingga panjang.

e. Keterlibatan Karyawan yang Tinggi

Keterlibatan karyawan merupakan salah satu faktor penentu utama keberhasilan perusahaan. Dengan karyawan yang memiliki komitmen tinggi serta strategi perencanaan SDM yang tepat, perusahaan dapat mencapai perbedaan nyata antara kinerja optimal dan performa yang stagnan.

Meski demikian, membangun tingkat keterlibatan yang tinggi bukanlah upaya instan. Sama seperti investasi strategis lainnya, perusahaan memerlukan waktu untuk melihat hasilnya. Peningkatan produktivitas dan profitabilitas baru akan dirasakan setelah keterlibatan karyawan terjaga secara konsisten.

Untuk menerapkan HR planning secara efektif, perusahaan memerlukan strategi terukur, mulai dari analisis kebutuhan SDM, perancangan metode rekrutmen internal maupun eksternal, hingga program orientasi dan pelatihan yang relevan. Dukungan sistem HRIS dapat mempercepat proses, meningkatkan akurasi, serta memastikan efisiensi dalam pengelolaan tenaga kerja.

Baca juga: Retensi Karyawan: Pengertian, Tujuan dan Strategi

6. Kesimpulan

Jadi, Human Resource Planning adalah perencanaan untuk memastikan ketepatan kualitas dan kuantitas karyawan. Membuat perencanaan SDM tidaklah mudah, dibutuhkan integrasi dengan seluruh aspek di perusahaan.

Namun, proses perencanaan human resource sekarang bisa dilakukan lebih mudah dengan aplikasi rekrutment untuk karyawan. Dengan sistem ini, Anda dapat mengotomatiskan pengelolaan karyawan mulai dari administrasi, penentuan gaji dan pembaruan data karyawan.

Anda bisa mendapatkan software HRIS terbaik yang terintegrasi dengan database karyawan dari ScaleOcean. Kami menyediakan software yang user-friendly dan customizable. Sehingga, bisa mengikuti permintaan khusus perusahaan Anda dan dapat memudahkan Anda dalam staff management dengan lebih efektif dan efisien.

Vendor ini membuka demo gratis agar Anda dapat merasakan langsung manfaatnya bagi bisnis Anda.