Memilih vendor ERP yang tepat bisa menjadi tantangan besar bagi banyak perusahaan. Di tengah banyaknya pilihan vendor yang menawarkan berbagai fitur, salah memilih bisa berdampak buruk pada operasional bisnis Anda.
Bayangkan jika sistem ERP yang Anda pilih tidak scalable atau bahkan tidak sesuai kebutuhan bisnis. Bukan efisiensi operasional yang didapat, tapi malah membuat proses bisnis semakin berantakan. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan langkah yang tepat sebelum membuat keputusan implementasi.
Dalam artikel ini, akan dibahas secara detail langkah langkah untuk memilih vendor ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan memiliki mitra yang tepat untuk mengimplementasikan sistem ERP, dapat sangat membantu Anda untuk mengelola dan memastikan keberhasilan bisnis.
1. Apa itu Vendor ERP?
Vendor ERP adalah perusahaan yang menyediakan solusi ERP untuk membantu Anda mengelola dan mengintegrasikan berbagai aspek bisnis. Sistem ini bersifat terpusat dan mencakup modul-modul untuk manajemen keuangan, inventaris, SDM, produksi, dan lain-lain.
Vendor ERP biasanya juga menawarkan berbagai fitur tambahan seperti integrasi dengan sistem lain, kustomisasi sesuai proses kerja yang spesifik di perusahaan Anda, sehingga implementasi ERP dapat memberikan manfaat yang optimal. Provider ERP juga siap memberikan dukungan penuh setelah implementasi ketika terjadi masalah teknis.
2. Manfaat Vendor ERP untuk Bisnis
Vendor ERP bertanggung jawab dalam instalasi dan konfigurasi sistem sesuai dengan alur kerja perusahaan Anda. Mereka juga memastikan integrasi dengan sistem lain yang sudah ada bisa berjalan lancar. Tidak hanya itu, ERP vendors juga memiliki manfaat lain yaitu:
Memberikan konsultasi dan rekomendasi terbaik: Dengan tim ahli dan berpengalaman, mereka membantu mengidentifikasi fitur-fitur yang paling relevan untuk Anda.
Kustomisasi sistem: Menyediakan solusi ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Fitur-fitur yang ditambahkan bisa diadaptasi untuk berbagai proses bisnis unik.
Pelatihan dan dukungan: Tidak hanya memasang sistem, tetapi mereka juga menyediakan pelatihan dan dukungan kepada seluruh user sehingga mereka bisa menggunakan sistem dengan efektif.
Pembaruan dan pemeliharaan: Vendor ERP bertanggung jawab untuk memperbarui sistem agar selalu up-to-date serta memberikan pemeliharaan untuk memastikan kinerja sistem tetap optimal.
Dengan berbagai manfaat ini, provider ERP memberikan solusi yang sangat bernilai bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan manajemen secara keseluruhan.
3. Tips Memilih Vendor ERP yang Tepat
Dengan begitu banyaknya penyedia ERP di pasaran yang menawarkan berbagai solusi, penting untuk melakukan beberapa hal berikut sebelum mengambil keputusan. Berikut tips praktis yang bisa membantu Anda memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
a. Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda
Pertama, Anda perlu mengevaluasi cara kerja bisnis saat ini. Lakukan analisis alur kerja di setiap departemen, mulai dari manajemen inventaris, keuangan, hingga sumber daya manusia. Identifikasi aspek bisnis yang masih menggunakan proses manual atau memakan waktu lama.
Dengan melakukan hal ini, Anda akan lebih mudah dalam mencari tahu apa saja modul-modul ERP yang cocok dan urgensi fungsionalitas apa yang diperlukan untuk menjalankan operasional bisnis sehari-hari.
b. Menetapkan Kriteria Vendor ERP
Pikirkan kembali tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Terkadang, beberapa fitur menjadi lebih penting seiring pertumbuhan bisnis Anda. Tentukan modul yang berdampak besar bagi perusahaan, sehingga Anda bisa menentukan kriteria vendor ERP yang tepat untuk bisnis Anda.
Dengan membuat sistem peringkat berdasarkan seluruh persyaratan ini, Anda menjadi mudah untuk menilai kelebihan dan kekurangan masing-masing provider ERP. Hal itulah yang akan membantu Anda dalam memprioritaskan vendor mana yang paling cocok untuk bisnis Anda.
c. Rencanakan Anggaran Secara Detail
Saat menyusun anggaran biaya untuk membangun sistem ERP yang baru, ingatlah potensi biaya di luar pembelian sistem itu sendiri. Selain itu, Anda juga perlu mengetahui harga sistem di pasaran.
Ketika mempertimbangkan jenis software ERP on-premise, Anda perlu memikirkan biaya lainnya untuk hardware dan pemeliharaan berkelanjutan, yang diperlukan untuk dapat menjalankan sistem tersebut secara internal.
Hal berbeda jika Anda hendak menggunakan cloud ERP karena faktor-faktor pengeluaran di atas akan ditiadakan. Dalam menggunakan sistem ERP jenis ini Anda pertimbangkan koneksi jaringan internet. Apakah bandwidth yang ada cukup untuk mengakomodasi banyak pengguna.
d. Buat Daftar Vendor ERP
Cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan berikutnya adalah membuat daftar ERP vendors beserta informasi detail tentang mereka. Anda bisa menghubungi mereka untuk tahu lebih lanjut cara kerja perusahaan dalam memberikan layanan.
Setelah itu, provider-provider tersebut akan menyusun proposal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda atau mengirim perwakilan untuk memberikan demo internal. Manfaatkan tawaran yang diberikan sepenuhnya untuk melihat bagaimana sistem berjalan, ajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk mengetahui manfaat yang bisa didapatkan.
Pertimbangkan apakah sistem ERP yang mereka tawarkan akan selalu diperbarui agar tetap terdepan dalam perkembangan teknologi terkini. Lalu juga yang paling penting, apakah software ERP tersebut akan bisa meningkatkan efisiensi bisnis dan menyesuaikan perkembangan perusahaan Anda.
e. Lakukan Perbandingan Vendor ERP
Setelah mencermati semua daftar tersebut, Anda dapat menyisihkan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bandingkan dua atau tiga vendor yang tersisa dan lihat mana yang paling sesuai dengan budget dan kebutuhan perusahaan Anda.
f. Carilah Saran dan Rekomendasi
Penting untuk mencari masukan yang tidak memihak, baik dari pihak yang berkepentingan, manajemen, ataupun mitra terakhir provider sebelum memutuskan pilihan. Validasi klaim yang disampaikan vendor apapun dengan penelitian yang tepat dan ulasan pihak ketiga.
Jika tidak terbiasa menggunakan sistem ERP, Anda dapat menyewa konsultan yang dapat membantu dalam mengajukan pertanyaan yang tepat dan mengarahkan Anda ke solusi yang tepat.
g. Pilih Vendor Berpengalaman
Cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan juga tergantung dari pengalaman vendor. Pastikan memilih vendor dengan track record bagus selama bertahun-tahun dan telah terbukti. Pastikan Anda memahami siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagian dari proses implementasi.
h. Saatnya Mengambil Keputusan
Setelah membandingkan seluruh segi vendor ERP baik dari fungsionalitas, harga, dan referensinya, Anda bisa mulai membuat keputusan. Fungsionalitas dan dukungan harus menjadi pertimbangan utama dalam keputusan Anda. Lalu, dapatkan vendor ERP terbaik untuk bisnis Anda.
4. ScaleOcean, Vendor ERP Terbaik di Indonesia
ScaleOcean hadir sebagai vendor ERP terbaik bagi Anda dengan tidak hanya menawarkan solusi ERP standar, tetapi juga memberikan lebih dari 30.000 fitur dan 200 modul unggulan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis dari berbagai industri.
ScaleOcean juga menyediakan layanan konsultasi dan demo gratis, memberikan Anda kesempatan untuk memahami bagaimana cara kerja sistem ini sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
Beberapa modul eksklusif yang dimiliki oleh software ERP ScaleOcean adalah:
Accounting management: Memudahkan pengelolaan keuangan dengan fitur otomatisasi, pelaporan, dan rekonsiliasi yang akurat.
Sales management: Mengelola seluruh proses penjualan dari awal hingga akhir dengan mudah, meningkatkan efisiensi tim sales dan mempercepat penjualan.
Purchasing management: Mengintegrasikan proses pembelian dengan supplier, memastikan stok tersedia tepat waktu.
Inventory management: Menyediakan visibilitas real-time terkait persediaan barang, sehingga Anda bisa mengelola stok dengan lebih efisien.
Budget management: Membantu perencanaan dan pengendalian anggaran dengan lebih baik, sehingga alokasi dana di setiap departemen lebih optimal dan sesuai target.
Online CRM: Memudahkan manajemen hubungan pelanggan, dari pengelolaan leads hingga analitik pelanggan, sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan.
5. Kesimpulan
Memilih vendor ERP yang tepat sangatlah penting untuk memastikan kesuksesan implementasi dan pengelolaan bisnis yang lebih baik. Terapkan beberapa tips di atas sebagai cara memilih software ERP yang tepat bagi perusahaan.
ScaleOcean, sebagai vendor ERP terbaik di Indonesia hadir dengan solusi yang tidak hanya terintegrasi, tetapi juga disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis.
Ingin meningkatkan produktivitas operasional perusahaan Anda? Hubungi tim ahli kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis sistem ini!
