Dalam suatu bisnis, pengelolaan transaksi antara perusahaan dengan supplier atau vendor merupakan aspek penting yang mempengaruhi kelancaran operasional dan keberhasilan pengadaan. Dua elemen penting dalam proses transaksi ini adalah purchase order (PO) dan sales order (SO), yang keduanya berguna untuk mengatur dan mendokumentasikan pembelian.

PO dan SO adalah dokumen resmi yang memuat secara detail persyaratan dan kesepakatan antara pembeli dan penjual, namun masing-masing memiliki tujuan dan proses yang berbeda. Dalam pembahasan berikut, akan dijelaskan lebih lanjut tentang definisi dan peran dari purchase order dan sales order, serta bagaimana keduanya saling berkaitan untuk memastikan kelancaran proses pengadaan.

1. Purchase Order Adalah 

Purchase order (PO) adalah dokumen formal yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok, yang menguraikan secara spesifik pembelian yang ingin dilakukan oleh tim purchasing management. Dokumen ini merupakan data penting dalam transaksi bisnis, berfungsi sebagai perintah resmi atas barang atau jasa dan merinci berbagai aspek perjanjian pembelian.

Pembuatan PO biasanya merupakan langkah pertama dalam proses pembelian. Dimulai setelah perusahaan mengidentifikasi kebutuhan akan produk atau layanan dan memilih vendor untuk melakukan pengadaan. Dokumen pembelian ini berisi informasi penting seperti jenis dan jumlah produk atau layanan yang dibeli, harga yang disepakati untuk setiap barang, tanggal pengiriman, dan detail pengiriman. Mencakup juga informasi pembeli, penjual, dan nomor PO yang digunakan untuk tujuan pelacakan dan pencatatan.

2. Sales Order Adalah

Sedangkan sales order merupakan sebuah dokumen transaksi yang mewakili konfirmasi penjualan dari supplier ke pemilik bisnis. Dokumen dibuat setelah menerima pesanan pembelian (PO) dari perusahaan atau setelah kesepakatan bersama mengenai penjualan, dan menguraikan secara spesifik transaksi tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari proses penjualan, berfungsi sebagai catatan resmi dan komitmen dari vendor untuk menjual barang atau jasa tertentu berdasarkan persyaratan yang disepakati.

SO biasanya mencakup informasi rinci tentang produk atau jasa yang dijual, seperti jenis, jumlah, dan harga. Menentukan detail penting lainnya seperti jadwal pengiriman, metode pengiriman, dan syarat pembayaran. Dokumen ini selanjutnya dapat berisi informasi tentang perusahaan, seperti alamat penagihan dan pengiriman, rincian kontak, dan instruksi atau persyaratan khusus apa pun yang ditetapkan oleh tim purchasing management.

3. Perbedaan Sales Order dan Purchase Order

Dalam proses transaksi bisnis, memahami sales order dan purchase order penting untuk operasional yang efisien dan komunikasi yang jelas antara perusahaan dengan pemasok. Meskipun keduanya memiliki kesamaan sebagai dokumen penting dalam siklus pengadaan dan penjualan, dokumen-dokumen tersebut memiliki tujuan yang berbeda secara mendasar dan digunakan pada berbagai tahap transaksi.

Dokumen SO dibuat oleh pemasok, sedangkan PO dikeluarkan oleh tim purchasing management. Memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas dan terdokumentasi tentang persyaratan penjualan dan pembelian. Langsung saja, mari pahami lebih dalam perbedaan sales order dan purchase order di bawah ini.

a. Kepemilikan Dokumen 

Dalam sales order, pembuatnya yaitu pemasok. Dokumen ini berlaku setelah purchasing management menyatakan permintaan kebutuhan, biasanya melalui purchase order. SO adalah respons pemasok terhadap maksud yang mengkonfirmasi rincian transaksi. Mencakup hal-hal spesifik seperti jumlah, harga, deskripsi produk atau layanan, dan syarat pengiriman.

Hal tersebut menandakan penerimaan atas permintaan dan komitmen untuk memenuhi pesanan sebagaimana ditentukan. Hal ini adalah langkah penting dalam proses pengadaan, karena mencatat persetujuan supplier untuk menyediakan barang atau jasa, sehingga memfasilitasi proses selanjutnya seperti alokasi inventaris, pengiriman, dan pembuatan produksi.

Sedangkan purchase order dibuat oleh pihak perusahaan. Dokumen ini pada dasarnya adalah usulan purchasing melakukan permintaan barang atau jasa. Dokumen berisi kebutuhan perusahaan dalam hal jenis dan jumlah barang atau jasa, harga yang disepakati, dan jadwal pengiriman.

Data yang dikirimkan merupakan permintaan resmi kepada pemasok untuk menyediakan barang atau jasa tertentu dalam kondisi tertentu. Ketika pemasok menerima pesanan pembelian ini, biasanya dengan mengeluarkan sales order sebagai tanggapannya. Hal ini menjadi perjanjian yang mengikat secara hukum antara kedua pihak.

b. Tujuan Pembuatan Dokumen 

Tujuan utama dari sales order adalah bertindak sebagai konfirmasi atas persetujuan supplier untuk menjual sejumlah produk atau layanan tertentu. Setelah perusahaan mengkomunikasikan niatnya untuk membeli melalui pesanan pembelian atau bentuk permintaan lainnya, pemasok mengeluarkan SO sebagai tanggapan.

Dokumen ini merupakan penegasan yang mengikat bahwa mereka akan menyediakan barang atau jasa sebagaimana dirinci dalam pesanan. SO sangat penting karena berfungsi sebagai catatan resmi tentang apa yang telah disetujui untuk diberikan, sehingga menjadi bagian penting dari perjanjian kontrak.

Purchase order dibuat oleh staff purchasing setelah mereka mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa dan telah memilih vendor untuk memenuhi kebutuhan tersebut. PO merinci secara spesifik pesanan dari jenis barang hingga  syarat pembayaran. Ini berfungsi sebagai penawaran resmi untuk melakukan pengajuan. Perincian yang cermat dalam PO sangat penting karena menetapkan ekspektasi yang jelas dan mengurangi potensi kesalahpahaman antara pembeli dan vendor.

c. Kredibilitas Tanggung Jawab

Perbedaan sales order dan purchase order yang ketiga adalah kredibilitas di mata hukum. Ketika pemasok mengeluarkan SO sebagai tanggapan atas pesanan pembelian, hal itu dianggap sebagai penerimaan sah atas permintaan dari perusahaan. Penerimaan akan mengubah permintaan awal menjadi perjanjian yang mengikat.

Berfungsi sebagai dokumen hukum yang menegaskan kewajiban penjual untuk memenuhi pesanan sesuai ketentuan yang disepakati. Jika terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat, pesanan penjualan dapat disebut sebagai bukti atas apa yang telah disetujui oleh penjual untuk diberikan. 

Dari sudut pandang tim purchasing management, purchase order adalah proposal atau pengajuan untuk membeli produk atau jasa. Kedudukan hukumnya menjadi lebih dipertimbangkan setelah supplier menerimanya. Dari sini menandakan terbentuknya suatu kontrak, dimana perusahaan setuju untuk melakukan pengadaan barang, dan pemasok setuju untuk menyediakan barang atau jasa tertentu berdasarkan ketentuan yang telah dituliskan.

d. Proses Pembuatan

Purchase order dibuat oleh tim purchasing management melalui beberapa tahapan terlebih dahulu. Awalnya setiap departemen mengajukan permintaan atau yang dikenal dengan purchase request. Kemudian pengajuan tersebut akan dianalisis dan ditindaklanjuti ke tahap diskusi bersama stakeholder. Pada sesi tersebut akan diputuskan apakah pembelian barang sudah sesuai SOP perusahaan dan anggaran. Setelah disetujui barulah tim purchasing bisa melakukan pembelian.

Sementara, sales order merupakan bentuk form yang dibuat oleh supplier melalui permintaan yang sudah disetujui oleh mereka saja. Apabila perusahaan sudah mengajukan pemenuhan kebutuhan barang, pihak supplier bisa melakukan pengajuan form sales order. Maka dari itu, dokumen SO bisa berjalan jika memang sudah terjadi kesepakatan antara keduanya.

e. Dampak pada Pesanan dan Inventori

Ketika SO dikeluarkan, menimbulkan serangkaian tindakan dalam manajemen inventaris. Sales order mengharuskan supplier untuk mengalokasikan atau menyiapkan barang tertentu untuk pengiriman, yang secara langsung berdampak pada tingkat persediaan. Jika barang sudah tersedia, selanjutnya dialokasikan berdasarkan pesanan, sehingga mengurangi persediaan. Jika barang tidak tersedia, maka dilakukan proses produksi untuk memenuhi pesanan.

Ketika sebuah bisnis mengeluarkan purchase order ke pemasok, hal itu sering kali sejalan dengan kebutuhan perusahaan, baik untuk mengisi kembali stok atau untuk memperoleh barang khusus untuk pesanan atau proyek tertentu. Proses ini memastikan bahwa tingkat persediaan tersedia dengan tepat untuk memenuhi permintaan. Jika persediaan tidak tersedia, purchasing management akan memulai proses pengadaan, yang mengarah pada perolehan barang yang diperlukan.

4. Kesimpulan 

Sales order dan purchase order adalah dua dokumen yang memiliki keterkaitan formal dalam pembuatan perjanjian dan kontrak di dalamnya. PO diajukan oleh perusahaan kepada pemasok, kemudian setelah terjadi persetujuan permintaan, supplier akan memberikan konfirmasi dengan memberikan dokumen sales order.

Perbedaan sales order dan purchase order terdapat pada isi, tujuan, proses pembuatan, dan tanggung jawab dari surat pengajuan. PO memiliki kapabilitas untuk melakukan komplain apabila terjadi ketidaksesuaian permintaan yang dipesan, dan sebaliknya dengan SO pemasok dapat memastikan komitmen dari perusahaan.