Pengiriman barang logistik memiliki peran untuk menjalankan aktivitas bisnis yang membutuhkan layanan ini. Untuk meningkatkan efisiensi, prosedur pengiriman barang harus dikelola dengan standar prosedur operasi (SOP) yang tepat. Dalam logistik, menggunakan prosedur operasional standar (SOP) yang efektif dan tepat dapat membantu memastikan bahwa setiap langkah proses pengiriman, dari penerimaan hingga pengiriman akhir, berjalan dengan lancar.

Kegiatan logistik tidak hanya sekedar mengirimkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain, hal tersebut juga mencakup untuk menjamin bahwa setiap barang tiba tepat waktu dalam kondisi baik dan menggunakan cara pengriman yang paling efektif. Dalam artikel ini, akan ada pembahasan mengenai prosedur pengiriman barang dan SOP pengiriman barang dalam manajemen logistik.

1. Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur pengiriman barang melibatkan serangkaian langkah-langkah yang harus diikuti untuk memastikan barang dikirim dengan aman dan tepat waktu dari pengirim ke penerima. Berikut adalah prosedur umum yang biasanya terlibat dalam pengiriman barang:

a. Pemesanan

Pemesanan adalah aktivitas pertama dilakukan pada prosedur pengiriman barang. Pada umumnya, Anda harus menyiapkan beberapa dokumen seperti KTP, NPWP, dan SPPKP. Tujuannya penyerahan dokumen tersebut adalah untuk mempercepat proses pembuatan bill of lading, yang merupakan dokumen yang diperlukan saat mengirimkan barang ke luar negeri. Anda tidak dapat memesan layanan pengantaran barang melalui pengiriman laut tanpa dokumen bill of lading karena dokumen tersebut berfungsi sebagai kontrak pengangkutan barang. 

b. Penerimaan & Pemeriksaan Empty Container

Penerimaan dan pemeriksaan kontainer kosong (empty container) dalam prosedur pengiriman barang adalah aktivitas yang dapat memastikan bahwa container yang digunakan untuk pengiriman barang sesuai dengan standar. Pada umumnya, layanan ekspedisi menyediakan container kosong yang dapat diperiksa oleh pengirim.

Setelah mendapat persetujuan, hasil pemeriksaan akan dicatat dalam Equipment Interchange Receipt (EIR), sebuah dokumen resmi yang memberikan deskripsi tentang kondisi fisik kontainer. Informasi yang tercantum dalam dokumen ini meliputi daftar nomor container, kode kapal dan pelayaran, serta posisi penyusunan dan penyimpanan.

c. Menentukan Berat Maksimum Isi Container

Berat maksimum isi container, juga dikenal sebagai kapasitas beban, bervariasi tergantung pada jenis dan ukuran container yang digunakan. Jasa pengiriman barang akan menjelaskan berat maksimum container nantinya. Perlu diketahui bahwa berat maksimum tersebut mencakup berat tangki itu sendiri, atau tare weight, serta berat barang yang dimasukkan ke dalamnya.

d. Persyaratan untuk Barang Mudah Rusak

Untuk mengirimkan barang yang mudah rusak, Anda harus memberikan perhatian selama proses pengiriman untuk memastikan bahwa barang tersebut tiba dalam kondisi yang baik. Anda dapat menggunakan kemasan yang kuat dan berkualitas. Selain itu, pengirim harus memberikan instruksi khusus dan informasi yang jelas tentang jenis barang logistik dan prosedur penanganan yang diperlukan kepada pihak yang bersangkutan. 

e. Persyaratan untuk Barang Cair

Barang cair memerlukan persyaratan khusus untuk dikirim agar sampai ke tujuan dalam kondisi baik. Mereka harus dikemas dengan benar untuk mencegah kebocoran atau kerusakan selama pengiriman. Standar pengiriman barang cair internasional harus dipatuhi oleh pengemasan. Setiap kemasan harus memiliki label yang jelas dan dokumen pengiriman yang tepat. Hal ini berisi informasi tentang jenis cairan, nama kimia jika diperlukan, dan petunjuk penggunaan.

2. SOP Pengiriman Barang

Standar Operasional Prosedur (SOP) pengiriman barang adalah serangkaian instruksi tertulis yang merinci langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap tahap proses pengiriman barang. SOP membantu memastikan konsistensi, efisiensi, dan keamanan dalam proses tersebut. Berikut adalah langkah-langkah SOP pengiriman barang.

a. Order Placement

Order placement adalah langkah-langkah yang diperlukan untuk menempatkan pesanan pengiriman barang dari pihak penjual atau pemasok kepada pihak pembeli atau pelanggan. Proses ini merupakan tahapan awal dalam rantai pasokan dan logistik yang melibatkan berbagai aspek seperti pemilihan barang, komunikasi dengan pemasok, penentuan jumlah pesanan, dan lainnya. 

Beberapa langkah yang terkait dengan order placement meliputi pemilihan barang, pemilihan pemasok, negosiasi harga dan persyaratan, dan purchase order. Proses order placement ini berguna untuk memastikan bahwa barang yang dibutuhkan tersedia dan dapat dikirim dengan efisien kepada pelanggan. SOP yang baik dapat membantu mengoptimalkan proses ini, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap standar perusahaan.

b. Mengambil Persediaan

Prosedur Operasional Standar (SOP) pengiriman barang mencakup langkah-langkah yang detail untuk mengelola kegiatan pengambilan persediaan barang. Salah satu langkah yang tertera pada SOP adalah menentukan jumlah dan jenis barang yang akan diambil dari gudang.

Hal ini dapat melibatkan pemilihan produk dari daftar persediaan berdasarkan pesanan. SOP untuk mengambil persediaan barang bertujuan untuk memastikan bahwa proses logistik berjalan dengan efisien, akurat, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat meningkatkan keteraturan operasional dan mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan barang.

c. Sortir Barang

Prosedur Operasional Standar (SOP) pengiriman barang yang mencakup kegiatan sortir barang biasanya melibatkan langkah-langkah tertentu untuk memastikan bahwa barang dikelompokkan dan disiapkan dengan benar sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Dalam kegiatan sortir barang, barang yang tersedia diidentifikasi, dipisahkan, dan dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, seperti jenis barang, nomor pesanan, atau destinasi pengiriman.

Ini membantu mempermudah proses sortir dan pengelompokan yang lebih efisien. SOP sortir barang ini membantu memastikan bahwa setiap langkah dalam proses sortir dilakukan dengan konsisten dan efisien dan meningkatkan akurasi pengiriman barang kepada pelanggan. 

d. Pengemasan

Proses pengemasan dalam SOP (Standard Operating Procedure) pengiriman barang adalah serangkaian kegiatan yang melibatkan persiapan dan pengepakan barang sebelum dikirim ke pelanggan atau penerima. Tujuan utama dari kegiatan pengemasan adalah memastikan bahwa barang tetap aman, utuh, dan sesuai dengan standar kualitas selama proses pengiriman. Menentukan jenis dan jumlah bahan kemasan yang tepat berfungsi untuk melindungi barang dari kerusakan selama pengiriman.

Pengemasan juga termasuk pemilihan kotak, bubble wrap, foam, atau bahan kemasan lainnya berdasarkan jenis dan karakteristik barang. Penting untuk diketahui bahwa setiap SOP pengemasan barang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis barang yang diangkut. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa barang mencapai pelanggan dengan aman dan dalam kondisi yang baik. 

e. Pengiriman

Pemilihan rute transportasi, pemilihan dan penjadwalan pengangkutan, dan pelacakan pengiriman adalah semua bagian dari proses pengiriman. Setelah proses pengiriman selesai, buat laporan pengiriman yang mencakup informasi tentang ketepatan waktu, keberlanjutan, dan kualitas pengiriman. 

Anda juga harus melakukan evaluasi untuk menemukan area yang dapat diperbaiki dalam proses pengiriman. SOP pengiriman barang membantu memastikan bahwa setiap tahap proses pengiriman dijalankan secara teratur dan sesuai dengan standar yang ditetapkan, yang mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan implementasi program logistik terbaik, Anda dapat lebih mudah mengawasi setiap tahapan pengiriman, mempercepat proses identifikasi masalah, dan meningkatkan akurasi pengiriman, sehingga memenuhi harapan pelanggan dengan lebih baik dan meningkatkan efisiensi operasional.

3. Kesimpulan

Pengiriman barang logistik sangat penting untuk berbagai bisnis yang membutuhkan layanan ini karena logistik lebih dari sekadar memindahkan produk ke tempat tujuan. Hal tersebut tentunya juga membutuhkan SOP agar kegiatannya berjalan dengan lancar dan aman. Mempraktikkan prosedur operasional standar (SOP) dan prosedur pengiriman barang dengan cara yang efektif adalah bagian penting dari manajemen logistik.

Perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengoptimalkan proses pengiriman melalui penggunaan SOP dan prosedur yang jelas. Oleh karena itu, SOP yang efektif dapat membantu manajemen logistik untuk menciptakan perkembangan bisnis dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar.