Aplikasi ERP adalah perangkat yang digunakan untuk menjalankan berbagai pekerjaan secara otomatis. Dengan kata lain, sistem ini dapat mempermudah perusahaan dalam menjalankan bisnisnya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Selain itu, ERP juga membawa keuntungan lainnya seperti automasi pekerjaan berulang hingga kemudahan pemantauan proses bisnis.

Bagi perusahaan dengan kebutuhan khusus, custom ERP software adalah solusi yang bisa disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dan memberikan fleksibilitas lebih. Itulah sedikit dari banyaknya alasan mengapa kini berbagai bidang usaha telah menggunakan sistem ERP.

Seiring berjalannya waktu, banyak perusahaan yang mengembangkan aplikasi ERP berbasis web. Di sisi lain, ada juga developer yang merilis software berbasis desktop. Lalu, apa perbedaan dari kedua perangkat tersebut? Ketahui selengkapnya dalam artikel ini! Dengan begitu, Anda bisa mencocokkannya sesuai kebutuhan bisnis.

1. Apa itu Aplikasi ERP Berbasis Web?

Pada dasarnya, semua sistem ERP mempunyai fungsi yang sama, yaitu membantu sumber daya manusia untuk mengelola perusahaan. Namun penggunaannya saja yang kerap berbeda, tergantung pada jenis software ERP. Nah, sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah ERP berbasis web. Sesuai namanya, sistem ini akan dijalankan melalui web browser. Anda pun membutuhkan jaringan internet dalam mengoperasikannya.

2. Kelebihan Sistem ERP Web-Based

Aplikasi ERP berbasis web mempunyai berbagai kelebihan yang bisa dirasakan oleh semua pihak, baik pengguna maupun perusahaan. Salah satu kelebihannya ada pada kemudahan penerapannya. Berikut keunggulan lainnya dari sistem satu ini beserta penjelasan lengkapnya.

• Tidak Perlu Di-Instal

Tidak perlu menginstal software untuk membuat ERP berjalan, karena Anda hanya membutuhkan web untuk mengaksesnya. Dimana mesin pencarian merupakan perangkat bawaan komputer, jadi tidak akan menyulitkan Anda. Bahkan, jenis sistem ERP ini juga dapat dijalankan di semua jenis operating system. Dengan begitu, implementasi bisa jauh lebih mudah.

• Bisa Terintegrasi dengan Modul Lain

Jika Anda memerlukan aplikasi ERP untuk menghubungkan berbagai data dari bidang yang berbeda, maka menggunakan sistem berbasis web adalah solusi yang tepat. Penggunaan perangkat ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan berbagai jenis modul ERP sesuai kebutuhan bisnis. Dengan demikian, para karyawan dari tim yang berbeda pun bisa lebih mudah dalam bekerja sama dan para pengusaha juga dimudahkan dalam mengembangkan bisnisnya.

• Aksesibilitas Tinggi

Anda bisa membuka aplikasi ERP berbasis web ini di mana saja dan kapan saja. Bahkan, Anda juga dapat mengaksesnya dari berbagai perangkat mulai dari ponsel, tab, laptop, hingga komputer selama terhubung dengan koneksi internet. Bahkan ketika Anda belum pernah melakukan akses dari perangkat tersebut sebelumnya. Selain itu, sistem ERP ini pun bisa digunakan secara bersamaan dengan pengguna lainnya. Jadi, sistem ini sangat membantu perusahaan dalam mengelola operasional secara fleksibel.

• Keamanan Terjamin

Kemudahan akses tidak menyebabkan berkurangnya tingkat keamanan di sistem ERP ini. Anda tidak perlu khawatir karena seluruh dokumen penting akan tersimpan dengan aman. Pasalnya, ERP berbasis web akan melakukan pencadangan data secara rutin untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan dokumen, duplikasi, dan lainnya.

• Kompatibel dengan Beragam Browser

Program ERP memiliki kemudahan lainnya, yaitu dapat dibuka dari beragam browser di berbagai perangkat. Namun sebaiknya, Anda memilih peramban dengan kinerja yang mumpuni serta tidak lambat untuk memudahkan dalam pengoperasiannya dan mempercepat aksesnya.

3. Kelemahan Software ERP Web

Sayangnya selain kelebihan, aplikasi ERP berbasis web juga mempunyai kelemahan. Dimana kekurangan tersebut berkaitan dengan server dan koneksi internet itu sendiri. Berikut adalah penjelasan tentang kelemahan ERP satu ini:

• Membutuhkan Internet yang Stabil

Sistem ERP jenis ini sudah pasti membutuhkan koneksi internet yang stabil setiap saat. Oleh sebab itu, Anda harus memperhatikan kualitas jaringan dan ketersediaan internet. Sedikit saja ada masalah pada koneksi, maka pekerjaan apapun yang berkaitan dengan ERP akan menjadi terganggu, termasuk dalam memperoleh data secara real-time.

• Ancaman Server Down

Software ERP satu ini berjalan secara terpusat dan terintegrasi. Memang hal tersebut bisa membawa keuntungan. Namun di sisi lain, Anda bisa mengalami kesulitan dalam mengakses perangkat bahkan tidak bisa dibuka sama sekali, apabila server di pusat sedang down.

4. Pengertian ERP Berbasis Desktop

Software ERP berbasis dekstop juga merupakan aplikasi yang sering digunakan oleh berbagai bisnis. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, perangkat ini mempunyai kegunaan yang sama seperti sistem ERP berbasis web. Namun, ERP dekstop adalah perangkat yang bisa digunakan di luar jaringan internet karena dioperasikan melalui software yang telah dipasang terlebih dahulu. Namun, Anda juga bisa mengoperasikannya dengan internet jika menerapkan cloud ERP.

5. Kelebihan Sistem ERP Desktop

Setiap jenis ERP atau Enterprise Resource Planning pasti memiliki kelebihannya sendiri-sendiri. Begitu pula dengan sistem ERP berbasis desktop. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai kelebihan dari software ERP satu ini:

• Tak Bergantung pada Internet

Seperti yang sudah disebutkan di atas, ERP berbasis desktop dijalankan melalui proses install, jadi tidak selalu bergantung dengan internet. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi pengguna sekalipun jaringan internet tidak stabil. Anda pun tak perlu memastikan koneksi internet harus terhubung setiap saat.

• Bisa Dikustomisasi

Kelebihan jenis ERP satu ini adalah Anda bisa mengubah menu, interface, solusi, hingga fitur yang ada di sistem. Dengan demikian, Anda bisa menyesuaikan perangkat tersebut dengan keinginan atau kebutuhan perusahaan. Hal inilah yang tidak diperoleh dari aplikasi ERP berbasis web.

• Pengoperasian yang Cepat

Jika Anda menggunakan ERP berbasis web, tahapan yang harus Anda lakukan tidaklah simpel. Pertama, Anda harus membuka browser terlebih dahulu lalu mengetikkan laman sistem dan menunggunya hingga terbuka. Namun, bila menggunakan sistem ERP desktop, Anda hanya perlu klik software yang sudah terpasang untuk mengerjakan segala aktivitas bisnis. Dengan kata lain, Anda bisa lebih cepat mengoperasikan sistem tersebut.

6. Kelemahan Software ERP Desktop

Tidak dapat dipungkiri, sistem ERP dekstop juga mempunyai kekurangannya sendiri. Anda juga perlu mengetahuinya, agar bisa dijadikan sebagai bahan acuan dalam menentukan software yang tepat bagi perusahaan. Apa saja? Ketahui selengkapnya melalui poin-poin dan penjelasan di bawah ini!

• Harus Instal Software

Anda harus menginstal perangkat ERP terlebih dahulu sebelum digunakan untuk menjalankan operasional bisnis. Dengan demikian, hanya perangkat yang memiliki sistem saja lah yang bisa mengoperasikannya. Hal ini berbeda dengan aplikasi ERP berbasis web yang bisa diakses dari mana saja.

• Adanya Spesifikasi Khusus

Pemasangan sistem ERP berbasis dekstop memerlukan gadget dengan spesifikasi khusus, terutama yang memiliki teknologi terbaru. Jika perangkat memiliki kualifikasi di bawah itu, maka sistem tak bisa dioperasikan dengan baik. Oleh sebab itu, Anda perlu memperbarui perangkat user terlebih dahulu jika diperlukan.

• Kurangnya Kepemilikan

Anda akan memerlukan lisensi ketika ingin menggunakan aplikasi ERP berbasis desktop. Dengan begitu, Anda tidak bisa mengembangkan sistem tersebut dengan bebas tanpa sepengetahuan developer. Selain itu, seluruh proses mulai dari implementasi hingga tahapan pemeliharaan sistem ERP akan ditangani oleh vendor. Jadi, Anda tidak bisa memiliki sistem sepenuhnya.

7. Kesimpulan

Di atas, Anda sudah mengetahui perbedaan antara aplikasi ERP berbasis web dengan dekstop dalam menjalankan proses bisnis. Masing-masing aplikasi tentu memiliki kelebihan dan kelemahan yang berbeda. Dengan begitu, Anda bisa mempertimbangkan mana yang lebih baik untuk diterapkan pada perusahaan Anda.

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika ingin memilih aplikasi ERP berbasis web atau desktop. Namun yang terpenting, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan kondisi dari perusahaan Anda, misalnya untuk manajemen proyek atau hal-hal lainnya. Jangan lupa juga untuk memperhatikan anggaran dana yang dimiliki usaha Anda agar tidak over-budget dan mengorbankan hal penting lainnya.