Ketersediaan stok di perusahaan dipengaruhi oleh seberapa cepat bisnis mendistribusikan barang tersebut dalam waktu yang sudah dijadwalkan. Waktu pembelian dapat dioptimalkan untuk memastikan penjualan sesuai tujuan awal, kapan perlu membeli barang, target perusahaan, dan mengatasi permasalahan dalam proses pembelian. Salah satu pengaruh lain pada purchase adalah pengadaan barang habis pakai.

Barang habis pakai adalah jenis barang yang memiliki waktu tetap pembelian ulang. Contoh barang-barang yang mudah habis di perusahaan seperti alat-alat kantor. Kertas merupakan produk yang rentan habis dikarenakan banyak kebutuhan perusahaan yang memerlukan barang tersebut. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan proses pengadaan secara rutin. Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai pengertian serta prosedur pengadaan barang habis pakai.

1. Barang Habis Pakai Adalah

Barang habis pakai adalah jenis produk yang hanya bisa digunakan dalam satu waktu. Biasanya barang hanya memiliki satu fungsi dalam pemakaian dan apabila stok menipis, perusahaan perlu melakukan pengadaan. Dengan demikian, harga dari barang yang memiliki umur pendek cenderung lebih murah dibandingkan dengan barang tahan lama.

Biasanya barang habis pakai yang sering kita jumpai merupakan barang-barang yang digunakan pada keseharian seperti, kertas, pulpen, tinta, klip, dan karbon. Tidak seperti barang tahan lama yaitu peralatan atau mesin produksi, yang memang dibeli untuk penggunaan jangka panjang. 

Barang tersebut memiliki umur lebih pendek dan dibeli secara sadar bahwa produk akan digunakan dan kemudian diganti. Memahami jenis barang habis pakai sangat penting dalam penganggaran dan perencanaan sumber daya, karena tanpa adanya perencanaan yang tetap akan menimbulkan kelangkaan, kendala purchasing, hingga tertundanya proses produksi.

2. Pengertian Pengadaan Barang Habis Pakai

Dari penjelasan tersebut, barang habis pakai adalah suatu aspek penting untuk menjaga kelancaran dan efisiensi operasional bisnis saat proses pembelian berlangsung. Barang habis pakai merupakan barang yang sering digunakan dan habis, seperti perlengkapan kantor atau alat kebersihan untuk kantor dan gudang yang memiliki peran bagi perusahaan sehari-hari.

Tujuan pengadaan adalah untuk memastikan bahwa bisnis memiliki pasokan sumber daya yang diperlukan tanpa gangguan. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan pasokan bahan mentah dan sumber daya langsung untuk memproduksi produknya. Sementara sebuah kantor memerlukan alat tulis, tinta, printer, dan perlengkapan lainnya untuk mengelola tugas administratif.

Dengan membeli produk sesuai penjadwalan dan menyusun rencana pembelian, perusahaan dapat menentukan ketersediaan, menegosiasikan harga yang diinginkan, memanfaatkan diskon pembelian dalam jumlah besar, serta mengelola inventaris dengan lebih efisien. Cara tersebut tidak hanya membantu mengurangi keseluruhan pengeluaran bahan habis pakai tetapi juga menghindari pemborosan yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.

Proses pembelian yang tepat dapat mempermudah perusahaan memperkirakan kebutuhan secara akurat, merencanakan anggaran dengan tepat, dan membuat keputusan pembelian yang sesuai dengan keuangan dan kebutuhan operasional. Untuk mempermudah proses pengadaan barang habis pakai, Anda memerlukan pemeriksaan berkala karena produk memiliki masa simpan sebentar, guna menghindari keusangan.

3. Prosedur Pengadaan Barang Habis Pakai

Karena pada praktiknya proses pembelian barang habis pakai memerlukan tahapan yang lebih cepat dibandingkan dengan pengadaan barang lainnya, persediaan jenis tersebut memiliki SOP purchasing agar pembelian dapat berjalan dengan lancar. Berikut prosedur pengadaan barang habis pakai yang perlu Anda ketahui.

a. Melakukan Pendataan

Pendataan pertama-tama dilakukan oleh karyawan yang membutuhkan barang. Dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan jenis barang yang dibutuhkan, dan alasan dari penggunaan barang tersebut. Setelah kebutuhan teridentifikasi, staf yang mengajukan kebutuhan akan mengecek kembali setiap barang agar sesuai dengan SOP dan anggaran divisinya.

Pendataan barang dimulai dengan mencatat nama barang, jumlah yang dibutuhkan, estimasi waktu diterima, dan kualitas yang sudah ditentukan sejak awal. Pendataan harus dilakukan dengan benar karena jika pihak perusahaan sudah menyetujui, pengadaan tidak bisa ditarik kembali.

b. Menyerahkan Dokumen pada Staff Gudang 

Prosedur pengadaan barang habis pakai berikutnya yaitu memberikan daftar kebutuhan. Sebelum masuk pada proses pembelian, dokumen rincian kebutuhan akan diserahkan terlebih dahulu untuk dicek ketersediaan stoknya. Pada skenario pengecekan, operator gudang akan memberikan barang yang dibutuhkan beserta bon atau invoice pembelian. Tetapi, apabila barang tidak tersedia staf memberikan nomor surat dari buku induk yang dimiliki.

c. Membuat Surat Permohonan Anggaran 

Permohonan purchasing dilakukan setelah dokumen diverifikasi oleh petugas gudang. Nantinya, biaya yang dikeluarkan oleh bendahara digunakan untuk pembelian dari departemen ke perusahaan sesuai kebutuhan yang diminta. Anggaran pembelian berdampak pada penyusunan cash flow perusahaan, sehingga permintaan pengadaan terutama barang-barang cepat habis akan lebih sering dibuatkan purchase request. Bendahara menyetujui pengeluaran apabila permintaan memenuhi kualifikasi dan komprehensif.

d. Approving dari Pihak Internal 

Berikutnya pengajuan dokumen kepada pimpinan bisnis. Proses pembelian memerlukan persetujuan terlebih dahulu. Faktur pembelian bukan hanya memuat jenis barang, melainkan kegiatan akuntansi seperti bea cukai, diskon, pembuatan faktur, dan garansi supplier. Untuk pembelian rutin seperti barang mudah habis, persetujuan dapat dilakukan secara langsung yang dari pimpinan dan kepala departemen yang mengajukan. Meminta persetujuan memberikan kontrol atas pembelian bersih dan mencegah pengeluaran yang tidak diperlukan.

e. Proses Pembelian Berlangsung

Manajemen rantai pasok bergantung pada proses pembelian. Bagaimana hasil akhirnya akan membuat perusahaan mengalami profitabilitas adalah bagian dari pengadaan yang berhasil, termasuk pengadaan barang habis pakai. Mudahnya, kehabisan barang sekali pakai membuat perusahaan perlu meningkatkan buffer stock. Tujuannya menghindari kelangkaan dari berbagai pihak seperti, keterlambatan pemasok, permasalahan kualitas, dan kelangkaan sumber daya.

f. Penerimaan dan Checking

Dalam prosedur pengadaan barang habis pakai, penerimaan berlangsung saat barang pertama kali memasuki gudang. Staff warehouse akan melakukan pengecekan terlebih dahulu dengan mencocokan data inventory dengan barang fisik. Jika keduanya sudah sesuai dari jumlah hingga spesifikasinya, perusahaan akan mencatat stok pada pembukuan. Namun sebaliknya, apabila terdapat kecacatan, rusak, kualitas yang tidak sesuai, atau jumlahnya kurang, perusahaan dapat melakukan retur pembelian.

g. Melakukan Inventaris

Inventory perlu dilakukan secara real-time untuk memastikan bahwa gudang menerima barang. Pembuatan inventory berfungsi untuk semua departemen termasuk purchasing, catatan barang masuk dapat memberikan forecasting lebih akurat dalam perencanaan pembelian berikutnya, terutama pada pengadaan berkebutuhan cepat. Dengan pembukuan, pihak warehouse dapat mengonfirmasi bahwa pembelian sudah masuk pada gudang melalui inventaris secara berkala.

h. Penyerahan kepada Divisi

Tahap terakhir prosedur pengadaan barang habis pakai adalah menyerahkan kebutuhan barang kepada departemen yang mengajukan. Setelah melalui proses pembelian yang cukup kompleks, pihak gudang yang telah mengkonfirmasi stok tersedia, akan segera menghubungi divisi terkait untuk memberikan barang yang dibutuhkan.

4. Kesimpulan

Barang habis pakai adalah produk yang memiliki masa simpan cepat. Dalam kasus seperti ini perusahaan perlu pengawasan terhadap produk-produk yang memiliki tenggat waktu singkat, karena proses pembelian berjalan lebih sering dibandingkan dengan pemenuhan kebutuhan yang memiliki umur lebih panjang.

Contoh dalam perusahaan barang cepat habis adalah alat-alat kantor seperti print, kertas, pena, dan sebagainya. Penjelasan proses pengadaan barang habis pakai di atas menekankan persediaan dilakukan secara teratur dan real-time. Perencanaan sesuai prosedur purchasing barang mudah habis dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan setiap departemen.