Salah satu aspek penting dalam operasional perusahaan adalah supply chain management (SCM). Manajemen rantai pasokan merupakan rangkaian aktivitas yang melibatkan perencanaan, pengendalian, dan koordinasi aliran barang, jasa, informasi, dan sumber daya antara berbagai pihak terkait. Dalam konteks ini, peran pengadaan menjadi sangat krusial bagi kelancaran proses SCM.

SCM procurement merupakan proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh bisnis untuk mendukung kegiatan rantai pasok. Dalam menjalankan fungsinya, pengadaan harus bekerja sama dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan. Untuk lebih jelasnya, artikel ini akan mengulas peran purchasing dapat menghasilkan dampak positif bagi proses supply chain.

1. Penyelarasan Strategi dan Tujuan

Dalam rangka menciptakan rantai pasok yang efisien, procurement harus memastikan bahwa strategi pengadaan yang diterapkan sejalan dengan tujuan dan prioritas SCM secara keseluruhan. Hal ini mencakup pemilihan pemasok yang tepat, negosiasi harga, dan pemantauan kinerja supplier.

Alur pembelian yang efektif akan memperkuat hubungan dengan penyedia barang jasa yang nantinya dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan, seperti inovasi produk, fleksibilitas, dan keandalan. Selain itu, procurement juga harus aktif mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dalam rantai pasokan, agar bisa menyusun strategi mitigasi yang tepat.

2. Menghubungkan Permintaan & Penawaran

Procurement bertanggung jawab untuk memastikan keselarasan antara permintaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan penawaran yang tersedia di pasar. Dalam melakukan ini, tim pengadaan harus bekerja sama dengan departemen lain, seperti penjualan, pemasaran, dan operasional untuk memahami kebutuhan spesifik mereka dan mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai.

Divisi ini harus bekerja sama dengan departemen penjualan dan pemasaran untuk mengumpulkan data dan melakukan analisis tren historis, fluktuasi musiman, dan faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi permintaan. Prediksi yang akurat akan membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan pengadaan secara lebih efisien dan mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan persediaan.

3. Koordinasi & Kolaborasi Supplier

Memiliki hubungan yang baik dengan pemasok sangat penting dalam mengoptimalkan proses supply chain. Maka dari itu, SCM procurement harus memastikan kelancaran arus informasi antara perusahaan dan supplier. Semua itu dilakukan agar ketika ada perubahan dan peluang risiko, kedua pihak dapat berkolaborasi dengan lebih baik dalam menentukan solusi yang tepat untuk meminimalisir dampaknya.

Selain itu, pengadaan juga bisa menghadirkan komunikasi yang lebih baik antara pihak bisnis dan pemasok. Jadi, lebih mudah dalam menyamakan tujuan SCM. Dimana hal ini dapat berpengaruh terhadap meningkatnya keamanan pasokan, merespon perubahan permintaan pasar, serta menciptakan hubungan kerja yang saling menguntungkan.

4. Pengendalian Biaya Rantai Pasok

SCM procurement yang efektif harus dapat mengidentifikasi peluang penghematan biaya, baik dalam proses pengadaan itu sendiri maupun dalam rantai pasokan secara keseluruhan. Hal ini dapat dicapai melalui berbagai cara, seperti penggunaan software e-purchasing untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

Selain itu, proses pembelian juga harus proaktif dalam menganalisis dan mengelola peluang risiko yang mungkin terjadi lebih awal. Contoh permasalah yang sering muncul adalah fluktuasi harga, gangguan persediaan, dan perubahan regulasi. Hal tersebut sangat perlu untuk dihindari karena dapat mempengaruhi kinerja rantai pasokan.

5. Pengembangan Keberlanjutan

Procurement memegang peran penting dalam mengintegrasikan keberlanjutan dalam rantai pasok perusahaan. Hal ini melibatkan pemilihan pemasok yang mengedepankan praktik supply chain yang ramah lingkungan, etis, dan sosial. Tim pengadaan harus bekerja sama dengan supplier untuk mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan, seperti pengurangan emisi karbon, penggunaan bahan baku daur ulang, dan penghormatan terhadap hak pekerja. 

Dengan menjalankan purchasing yang bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan, perusahaan Anda dapat membangun reputasi yang baik di mata konsumen, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya, sekaligus mendukung tujuan pembangunan berkelanjutan.

6. Diversifikasi & Optimalisasi Pemasok

Dalam mengoptimalkan supply chain management, proses diversifikasi pemasok menjadi sangat penting. Strategi ini melibatkan identifikasi dan evaluasi berbagai supplier potensial, agar perusahaan bisa mendapatkan mitra bisnis terbaik. Procurement harus mengkategorikan pemasok berdasarkan kriteria seperti kapabilitas, keandalan, kualitas produk, dan layanan, serta kepatuhan terhadap standar lingkungan dan sosial. 

Dengan segmentasi yang tepat, tim pengadaan akan dapat mencocokkan pemasok dengan kebutuhan spesifik bisnis dan menciptakan hubungan yang saling menguntungkan. Selain itu, diversifikasi ini juga bisa membantu perusahaan dalam mengurangi ketergantungan pada pemasok tunggal, mengurangi risiko gangguan dalam pasokan, dan memungkinkan bisnis Anda untuk merespon perubahan kondisi pasar dengan lebih efisien. 

Dengan begitu Anda bisa memastikan optimalisasi kinerja supplier dengan mudah. Lakukan pengukuran kinerja secara berkala untuk memastikan bahwa mereka tetap memenuhi standar kualitas, harga, dan waktu pengiriman yang telah disepakati. Tim procurement harus aktif dalam mencari peluang dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sama, seperti melalui perbaikan proses, peningkatan kualitas, atau re-negosiasi kontrak.

7. Adaptasi dan Inovasi

Procurement dalam rantai pasok haruslah fleksibel dalam menghadapi perubahan teknologi, regulasi, tren pasar, dan dinamika bisnis. Tim pengadaan harus terus memonitor perkembangan terbaru agar dapat menentukan solusi yang tepat ketika ada perubahan. Dengan inovasi dan adaptasi yang cepat dalam purchasing, dapat membantu perusahaan untuk menciptakan nilai tambah dalam rantai pasok dan tetap kompetitif di pasar yang semakin dinamis. 

8. Melancarkan Proses Produksi

Proses produksi di manajemen rantai pasokan bisa jadi lebih lancar jika tahapan procurement berjalan secara efektif dan efisien. Langkah-langkah penting yang dilakukan oleh divisi pembelian dalam melancarkan produksi adalah memilih bahan baku yang tepat agar produk yang dihasilkan bisa memenuhi standar kualitas yang diharapkan.

Selain itu, tim pengadaan juga harus mengkoordinasikan penjadwalan pengiriman bahan baku dan komponen dengan baik agar sesuai dengan rencana produksi. Proses pengiriman yang tepat waktu akan mengurangi waktu tunggu dan mengurangi risiko hambatan dalam proses produksi.

Dengan begitu, bisnis Anda pun dapat mengoptimalkan persediaan bahan baku dan komponen serta memastikan pasokan yang cukup tanpa menyebabkan penumpukan stok yang tidak perlu. Manajemen persediaan yang efisien akan mengurangi biaya penyimpanan dan memastikan kelancaran proses produksi.

9. Membangun Transparansi & Kepercayaan

SCM procurement tidak hanya mempengaruhi hubungan dengan pemasok, tetapi juga mempengaruhi reputasi perusahaan di mata konsumen dan pemangku kepentingan lainnya. Jadi, divisi ini harus memastikan bahwa mereka bekerja dengan supplier yang transparan dalam hal praktik bisnis, kepatuhan terhadap peraturan, dan standar kualitas produk atau jasa. Dalam proses ini, teknologi seperti e-puchasing dapat digunakan untuk meningkatkan visibilitas dalam memantau kinerja penyedia barang jasa secara real-time. 

Selain itu, tim pengadaan juga harus menjaga komunikasi yang efektif dan terbuka ke supplier dengan menciptakan lingkungan yang mendorong pertukaran informasi dan pemecahan masalah bersama. Kepercayaan yang dibangun melalui komunikasi dan transparansi ini akan mendorong kolaborasi yang lebih erat dalam mencapai tujuan bersama.

10. Kesimpulan

Procurement memiliki peran penting dalam mengoptimalkan proses SCM. Penerapan praktik pengadaan yang efisien dan efektif akan menghasilkan dampak positif bagi perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Oleh karena itu, penting bagi bisnis untuk memahami peran kunci pengadaan dalam supply chain management, agar bisa menerapkan praktik pembelian yang lebih efisien dan efektif.