Dalam dinamika bisnis saat ini, manajemen hubungan dengan pemasok menjadi sebuah kebutuhan strategis. Terlebih mengingat kompleksitas dan variasi rantai pasokan yang juga semakin meningkat, supplier relationship management adalah solusi terbaik yang memfasilitasi interaksi agar lebih efisien dan produktif dengan pemasok.

Masih asing dengan fitur tersebut? Tenang, pada artikel kali ini akan dibahas lebih detail apa itu SRM pada sistem supply chain management beserta manfaat dan cara kerjanya. Diberikan pula contoh studi kasus sederhana yang akan membantu Anda untuk memahami peran fitur ini sehingga Anda jadi lebih siap ketika mengimplementasikannya. Yuk simak pembahasan berikut ini!

1. Apa itu Supplier Relationship Management?

Pada sistem supply chain management (SCM), supplier relationship management adalah fitur yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi, mengintegrasikan, dan memperbaiki proses yang berkaitan dengan interaksi perusahaan dan supplier. Fitur ini bertujuan untuk memfasilitasi manajemen hubungan yang lebih strategis dengan pemasok, menciptakan kerja sama dan kolaborasi, serta mengoptimalkan seluruh kegiatan pada alur rantai pasokan.

Beberapa komponen utama yang biasanya terdapat di dalam supplier relationship management adalah sebagai berikut.

• Administrasi pemasok: Membantu Anda untuk mengatur profil pemasok, termasuk informasi kontak, spesifikasi produk, dan syarat-syarat kontrak.

• Manajemen kontrak: Mengotomatisasi proses pembuatan, negosiasi, pelaksanaan, dan pemantauan kontrak dengan supplier.

• Manajemen kinerja pemasok: Digunakan untuk menilai, memantau, dan melaporkan kinerja pemasok. Biasanya ditampilkan dalam dashboard yang mudah dipahami.

• Perencanaan kolaboratif: Memfasilitasi komunikasi dua arah antara perusahaan dan supplier sehingga dapat dengan mudah melakukan permintaan, produksi, dan pengiriman barang.

• Manajemen risiko supplier: Berfungsi untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengurangi risiko yang muncul, seperti keterlambatan pengiriman atau isu kualitas.

Penggunaan SRM dalam software supply chain management memberikan sejumlah keuntungan. Pertama, meningkatkan efisiensi proses karena tugas manual yang dilakukan berulang-ulang dapat diotomatisasi. Kedua, adanya visibilitas terhadap data dan kinerja pemasok sehingga proses pengambilan keputusan jadi lebih tepat. Terakhir, terwujudnya kolaborasi yang secara langsung juga meningkatkan inovasi dan fleksibilitas.

2. Peran SRM di Supply Chain Management

Dalam praktiknya, supplier relationship management adalah fitur yang memiliki sejumlah peran penting dan dapat mengoptimalkan operasi bisnis. Berikut beberapa perani utama dari SRM.

a. Menghemat Biaya

Salah satu fungsi supplier relationship management adalah untuk menghemat biaya. Dengan memahami dan mengelola vendor pengadaan, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih efektif, memanfaatkan volume pembelian, dan meminimalkan biaya tambahan yang dibutuhkan ketika ada keterlambatan atau masalah kualitas. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan peluang untuk mengurangi biaya melalui inisiatif bersama seperti riset dan pengembangan produk baru.

b. Tingkatkan Efisiensi

SRM juga berfungsi untuk meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan. Kalau koordinasi antara perusahaan dan pemasok berjalan dengan efektif, maka proses seperti perencanaan, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran juga dapat disederhanakan dan dioptimalkan. Hal ini tentunya mengurangi kesalahan, mempercepat waktu respon, dan meningkatkan produktivitas kedua pihak.

c. Meminimalisir Fluktuasi Harga

Fluktuasi harga pasti menjadi tantangan bagi setiap bisnis. Melalui SRM, Anda dapat bekerja sama dengan pemasok agar mendapatkan harga yang adil dan transparan. Caranya dengan memahami struktur biaya pemasok, faktor-faktor yang mempengaruhi harga, dan menegosiasikan kontrak jangka panjang yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.

d. Menciptakan Transparansi Transaksi

Transparansi dalam setiap transaksi bisnis adalah kunci untuk membangun kepercayaan dan integritas. Bagaimana supplier relationship management memastikan hal tersebut? Dengan memberikan akses penuh bagi kedua pihak ke data yang relevan. Sehingga siapapun dapat mendeteksi masalah lebih cepat dan memastikan bahwa setiap pihak memahami dan mematuhi persyaratan kontrak.

e. Mengelola Hubungan dengan Pemasok

Supplier relationship management adalah sistem yang tidak hanya fokus pada aspek-aspek teknis, tapi juga pada aspek interpersonal. Dengan mengedepankan hubungan yang baik, perusahaan dapat memastikan kerjasama yang lebih erat, meningkatkan loyalitas pemasok, dan memperkuat kemitraan dalam jangka panjang.

3. Cara Kerja Supplier Relationship Management

Cara kerja utama supplier relationship management adalah dengan mengintegrasikan dan mensentralisasi seluruh data yang berkaitan dengan pemasok. Mulai dari informasi dasar, riwayat transaksi, hingga feedback dan evaluasi kinerja. Dengan adanya sentralisasi, semua pihak yang berkaitan dapat mengakses informasi yang sama sehingga mengurangi adanya miskomunikasi. Selain itu, juga memudahkan pengambilan keputusan yang didasarkan pada data.

Cara kerja berikutnya adalah dengan otomatisasi berbagai proses yang melibatkan pemasok. Contohnya, ketika terjadi permintaan pembelian, SRM dapat secara otomatis melakukan proses pengadaan, menilai pemasok berdasarkan kriteria tertentu, mengirimkan permintaan penawaran, dan bahkan membuat pesanan kepada pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, proses verifikasi kualitas, penerimaan barang, hingga pembayaran dapat diotomatisasi sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko human error.

Anda ingin mendapatkan laporan berkaitan dengan supplier secara detail? Fitur SRM juga memfasilitasi kebutuhan tersebut. Dengan menggunakan dashboard visual dan tools pelaporan lainnya, Anda bisa dengan mudah memantau dan menilai kinerja pemasok berdasarkan berbagai parameter seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, ketepatan jumlah, dan lain-lain. Analisis ini bisa Anda gunakan untuk renegosiasi kontrak, pembuatan keputusan strategis proses pengadaan dan hubungan kerja sama, atau bahkan identifikasi area perbaikan.

4. Contoh Penggunaan SRM

Supaya memahami cara kerja SRM dengan lebih mudah, perhatikan studi kasus sederhana berikut ini. Sebuah perusahaan manufaktur sepatu memiliki beberapa pemasok untuk bahan baku seperti kulit, karet, dan tali sepatu. Karena mengalami peningkatan permintaan, perusahaan menghadapi tantangan dalam komunikasi, pelacakan pesanan, dan evaluasi kinerja pemasok. Sehingga mereka mulai mempertimbangkan pendekatan yang lebih terstruktur dan efisien dalam mengelola hubungan dengan pemasok-pemasoknya.

Perusahaan pun memutuskan untuk menggunakan sistem SCM yang dilengkapi dengan fitur supplier relationship management. Setelah mengimplementasikan SRM, mereka mengalami peningkatan signifikan dalam efisiensi operasional. Tidak hanya mengurangi waktu tunggu pengiriman bahan baku, tetapi kualitas produk juga membaik karena kolaborasi yang lebih erat dalam inovasi dan penyelesaian masalah.

Bahkan dengan data kinerja pemasok yang mudah diakses, perusahaan dapat melakukan negosiasi harga yang lebih efektif sehingga menghasilkan penghematan biaya bagi perusahaan. Implementasi SRM akhirnya membuat perusahaan ini tumbuh dengan lebih cepat dan bersaing di pasar dengan keunggulan kualitas dan keandalan pasokan.

5. Kesimpulan

Bisa disimpulkan ternyata penggunaan supplier relationship management adalah langkah strategis yang dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memperkuat hubungan antara perusahaan dan pemasoknya. Keuntungan yang diberikan tidak hanya meningkatkan kualitas operasional, tetapi juga membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data dan analisis yang akurat.

Tertarik untuk mulai mengimplementasikan fitur tersebut? Software SCM ScaleOcean adalah solusi yang tepat! Dengan kami, Anda memiliki kebebasan untuk kustomisasi baik fitur, modul, atau desain sistem sesuai kebutuhan dan preferensi perusahaan. Jadi, jangan tunda lagi dan tingkatkan kinerja rantai pasokan Anda dengan hubungi tim kami hari ini!