Dalam sebuah bisnis, tahapan pelaporan adalah aktivitas yang wajib dilakukan untuk mengetahui kinerja operasional dan sebagai dasar menyusun strategi yang lebih informatif serta berdasarkan data. Laporan juga berguna untuk membantu perusahaan membuat prediksi yang tepat mengenai perencanaan dan pengendalian operasional di masa mendatang. Pelaporan ini bisa dari berbagai area perusahaan, tergantung kebutuhan Anda. 

Tahap pelaporan terdiri dari beberapa langkah. Anda harus memastikan setiap langkah ini menggunakan data yang akurat dan berjalan dengan optimal. Untuk bisa mencapai hal tersebut, Anda bisa mengandalkan software ERP. Bagaimana caranya? Nah, dalam artikel kali ini akan dijelaskan apa saja tahapan pelaporan dengan ERP.

1. Pelaporan Adalah

Pelaporan adalah proses menyampaikan informasi atau data secara resmi. Aktivitas ini umumnya dilakukan untuk tujuan dokumentasi, analisis, atau komunikasi kepada pihak yang berkepentingan. Tahap pelaporan dapat terjadi dalam berbagai konteks, termasuk bisnis, pemerintahan, pendidikan, atau riset. Pelaporan dalam bisnis perlu mengedepankan transparansi data, akuntabilitas, serta proses yang mematuhi regulasi bisnis yang berlaku.  

Untuk kebutuhan bisnis, tahapan pelaporan seringkali dilakukan dalam penyusunan laporan keuangan, proyek, atau laporan kinerja perusahaan. Laporan semacam itu biasanya digunakan oleh manajemen, pemegang saham, atau pihak berkepentingan lainnya untuk memantau kondisi dan kinerja perusahaan.  Jadi bisa dikatakan, pelaporan adalah proses mengumpulkan, menyusun, dan menyajikan informasi atau data dengan cara tertentu, sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik dari perusahaan atau individu yang terlibat.

2. Membuat Tahap Laporan di Software ERP

Membuat laporan dengan menggunakan software ERP melibatkan serangkaian langkah yang terintegrasi dengan sistem tersebut. ERP adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah umum yang terlibat dalam tahapan pelaporan menggunakan ERP.

a. Pengumpulan Data

Tahapan pelaporan yang pertama yaitu pengumpulan data. Dalam proses pengumpulan data, penting untuk melibatkan orang yang berkepentingan agar data dapat terkumpul secara komprehensif. Misalnya, Anda ingin membuat laporan keuangan perusahaan. Tentu Anda tidak hanya melibatkan departemen finance, tapi juga tim purchasing, gudang, sales & marketing. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur-fitur pengumpulan data dari software ERP untuk mengakses informasi dari berbagai modul dan sumber data.  

b. Pemilihan Metrik atau Kriteria

Tahap laporan berikutnya adalah memastikan bahwa data yang digunakan telah sesuai dengan metrik atau kriteria yang sudah ditentukan. Pemilihan metrik atau kriteria mencakup peninjauan data yang tersedia dalam sistem ERP Anda. Umumnya, metrik ini disesuaikan pula dengan modul yang terintegrasi pada sistem.

Sebagai contoh, Anda ingin membuat laporan penjualan tahunan. Metrik yang diperlukan adalah jenis dan jumlah produk yang terjual, keuntungan yang diperoleh, biaya operasional, dan metrik lain yang relevan.  Memilih metrik yang tepat akan membantu Anda melacak kinerja perusahaan, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan membuat keputusan strategis yang lebih akurat.

c. Transformasi Data

Tahapan berikutnya adalah transformasi data. Transformasi data pada software ERP diperlukan untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sistem sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan secara efektif oleh perusahaan. Proses ini memerlukan koordinasi yang baik antara tim TI, pemangku kepentingan bisnis, dan vendor ERP. Selain kerjasama antar tim TI yang baik, transformasi data melibatkan pembersihan dan penyusunan data agar sesuai dengan format yang dibutuhkan untuk laporan. Lakukan transformasi data jika diperlukan, seperti penggabungan data, pemilihan kolom tertentu, atau perhitungan tambahan.

d. Penyesuaian Format Laporan

Tahapan pelaporan berikutnya adalah menentukan format laporan. Dengan memilih format laporan yang sesuai dengan informasi yang akan dilaporkan, Anda dapat merancang laporan yang efektif, informatif, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sebagai contoh, tentu format laporan laba rugi perusahaan akan berbeda dengan format laporan barang di gudang.

Oleh karena itu, memilih format yang tepat akan memastikan informasi yang disampaikan dalam laporan adalah yang paling dibutuhkan. Saat ini, banyak software ERP yang telah memiliki alat bawaan untuk merancang laporan. Anda juga dapat menentukan elemen-elemen laporan seperti tabel, grafik, atau elemen visual lainnya.

e. Pratinjau dan Modifikasi Ulang

Pratinjau dan modifikasi ulang adalah tahap pelaporan yang memungkinkan Anda untuk melihat, menyesuaikan, dan mengoptimalkan report sebelum dipublikasikan atau dibagikan. Dengan ini, Anda dapat memastikan keakuratan data, memeriksa format dan tata letak pada laporan, dan mengidentifikasi kesalahan jika ada. Setelah melakukan pratinjau, Anda dapat mengubah atau menyesuaikan elemen-elemen tertentu dalam laporan, seperti menambahkan kolom, mengubah urutan data, atau memodifikasi kriteria data.

f. Ekspor atau Cetak Laporan

Setelah laporan dibuat, dilihat, dan dimodifikasi, tahap pelaporan selanjutnya adalah mendistribusikan informasi tersebut kepada pihak yang berkepentingan. Ekspor laporan merujuk pada kegiatan mengonversi laporan yang dibuat dalam software ERP ke dalam format file yang dapat digunakan di luar sistem. Misalnya, dalam bentuk file Excel, PDF, CSV, atau format lainnya.

Dengan ekspor laporan, Anda punya backup data, lebih mudah untuk membagikan laporan kepada pihak eksternal, dan untuk dianalisis lebih lanjut. Anda juga bisa mencetak laporan. Laporan dicetak agar data bisa dijadikan arsip dan persediaan untuk kondisi yang membutuhkan dokumen fisik, seperti pertemuan dan pengajuan dokumen.

g. Analisis dan Pengambilan Keputusan

Analisis data dan pengambilan keputusan merupakan tahap pelaporan yang terakhir. Tentu laporan ini perlu dianalisis lebih lanjut untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Analisis melibatkan evaluasi dan interpretasi data yang terkandung dalam laporan untuk memahami pangsa pasar, kinerja, korelasi antara berbagai faktor bisnis, dan informasi lainnya yang relevan. Setelah laporan dianalisis, keputusan strategis perlu diambil untuk peningkatan kinerja dan optimasi aspek yang membutuhkan perbaikan.

3. Kesimpulan

Tahapan pelaporan memiliki proses yang lebih rumit jika Anda membuat laporan secara manual. Untungnya, software ERP dapat membantu Anda dalam membuat laporan bisnis secara real-time.  Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam sebuah perusahaan.

Dengan membuat laporan yang terotomasi, manajemen perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik, mengetahui gambaran tentang kesehatan keuangan perusahaan, dan pemantauan yang efektif terhadap progres dan kinerja operasional. Oleh karena itu, jangan tunda lagi dan lancarkan tahapan pelaporan Anda menggunakan software ERP!