Pada era digital seperti sekarang, pemilihan teknologi menjadi kebutuhan perusahaan agar tetap mampu bersaing di pasar. Software ERP adalah salah satu sistem yang bisa diandalkan karena mampu mengintegrasikan berbagai fungsi dan proses bisnis, sehingga pengelolaan sumber daya dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif. Sebagai bagian penting dari implementasi ERP, perusahaan harus memutuskan jenis lisensi yang akan digunakan, perpetual license vs subscription.

Kedua jenis lisensi ini memiliki karakteristik, manfaat, dan keterbatasan yang berbeda. Jadi, akan mempengaruhi pengalaman penggunaan dan manfaat jangka panjang dari software ERP. Memahami perbedaan antara lisensi perpetual dan subscription diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan membuat keputusan yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnisnya. Artikel berikut akan menjelaskan dengan detail perbedaan kedua model lisensi ini, membantu Anda untuk memilih jenis lisensi yang paling sesuai.

1. Apa itu Lisensi Software ERP?

Lisensi software ERP adalah kesepakatan yang mengatur penggunaan sistem antara penyedia layanan (vendor) dan klien (perusahaan). ERP dirancang untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis perusahaan. Lisensi software ini diperlukan agar bisa dipastikan perusahaan mematuhi ketentuan yang ditetapkan oleh vendor, termasuk batas cara penggunaan software, jumlah pengguna yang diizinkan, dan durasi penggunaan. Lisensi bisa bersifat perpetual yang memberikan hak penggunaan jangka panjang, atau berbasis subscription yang artinya pembayaran dilakukan berkala sesuai kebutuhan.

Lisensi software ERP juga mencakup ketentuan dukungan dan pemeliharaan. Selain itu, lisensi ini juga menetapkan aturan mengenai keamanan data dan kepatuhan terhadap peraturan atau standar industri tertentu. Pelanggaran ketentuan pada lisensi dapat menyebabkan penarikan hak penggunaan dan potensi tuntutan hukum. Jadi, penting bagi perusahaan yang mengimplementasikan software ERP untuk paham dan patuh semua syarat dan ketentuan dalam lisensi agar tercapai kelancaran operasional bisnis.

2. ERP Perpetual License Adalah

Pada software ERP, perpetual license adalah jenis lisensi yang memberikan hak perusahaan untuk menggunakan sistem tanpa batas durasi. Artinya, setelah pembayaran awal, perusahaan dapat terus menggunakan perangkat lunak tanpa perlu membayar biaya lisensi tambahan dalam jangka panjang. Dengan lisensi perpetual, biaya awal cenderung lebih tinggi dibandingkan dengan model berlangganan. Namun perusahaan tetap diuntungkan karena memiliki akses jangka panjang tanpa pembayaran berulang.

Meskipun perpetual license adalah metode yang memberikan hak penggunaan tanpa batas dari segi waktu, perlu dicatat kalau hal ini tidak mencakup upgrade perangkat lunak atau dukungan teknis dari vendor ERP. Dalam banyak kasus, kedua hal ini memerlukan biaya tambahan. Oleh karena itu, jika Anda memilih lisensi perpetual harus mempertimbangkan biaya jangka panjang ini dan menimbang apakah akan melanjutkan dengan dukungan dan pembaruan atau menggunakan versi perangkat lunak tanpa pembaruan.

3. Subscription Software ERP Adalah

Subscription software ERP adalah model lisensi sistem di mana pengguna membayar biaya berlangganan secara berkala, biasanya bulanan atau tahunan. Model berlangganan ini cukup populer karena fleksibel. Jadi, perusahaan dari berbagai ukuran dapat mengakses ERP tanpa investasi awal yang besar.

Cakupan biaya berlangganan bukan hanya hak penggunaan perangkat lunak, tetapi juga layanan tambahan seperti pembaruan reguler, pemeliharaan, dukungan teknis, dan akses ke fitur tambahan atau modul ERP. Artinya perusahaan dapat terus mendapatkan update versi dari perangkat lunak dengan standar industri terbaru.

Lalu apa keunggulan yang didapatkan dari model subscription? Biaya awal lebih rendah dan lebih fleksibel secara skala penggunaan. Perusahaan dapat meningkatkan atau mengurangi tingkat layanan sesuai dengan kebutuhan. Jadi lebih cocok untuk perusahaan yang sedang bertumbuh cepat. Selain itu, karena perangkat lunak dan data biasanya dihosting di cloud, perusahaan tidak perlu infrastruktur TI internal.

Namun dalam jangka panjang, biaya berlangganan yang berkelanjutan justru jika dikalkulasikan dapat melebihi biaya lisensi perpetual, terutama untuk perusahaan yang bertujuan menggunakan perangkat lunak ERP dalam jangka panjang. Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk mengevaluasi kebutuhan dan anggaran dengan cermat sebelum memilih model lisensi ERP.

4. Beda Perpetual License vs Subscription

Perbedaan subscription dan perpetual license adalah hal penting yang perlu diperhatikan oleh perusahaan agar pemilihannya tetap memberikan keuntungan maksimal. Di sini akan dibahas dengan mendetail perbedaan keduanya dari berbagai aspek.

a. Metode Pembayaran

Dalam perpetual license, pembayaran dilakukan satu kali transaksi di awal. Artinya, perusahaan membayar jumlah yang cukup besar di awal untuk memperoleh hak penggunaan perangkat lunak selamanya. Sebaliknya, subscription beroperasi dengan pembayaran berkala yang biasanya bulanan atau tahunan. Dengan ini, perusahaan bisa mengalokasikan biaya ERP sebagai pengeluaran operasional yang berkelanjutan, dibandingkan investasi besar di awal.

b. Harga Sistem

Beda perpetual license vs subscription dari aspek biaya sistem juga cukup berbeda. Harga awal untuk perpetual license cenderung lebih tinggi karena menawarkan akses tidak terbatas. Biaya awal ini tidak termasuk biaya tambahan seperti upgrade, dukungan, atau layanan tambahan. Sedangkan harga untuk model subscription lebih rendah dalam jangka pendek karena dibayarkan dalam sistem cicilan. Namun, biaya ini bisa meningkat secara signifikan dalam jangka panjang terutama jika perusahaan terus menggunakan software ERP untuk waktu yang lama.

c. Kepemilikan Sistem

Untuk aspek kepemilikan sistem, perpetual license adalah model lisensi yang memberikan perusahaan hak penggunaan perangkat lunak tanpa batas waktu. Jadi, Anda tidak perlu lagi bergantung pada vendor setelah pembelian awal. Sedangkan pada metode subscription, perusahaan tidak memiliki perangkat lunak. Anda hanya berhak menggunakannya selama terus membayar biaya langganan. Jika berhenti berlangganan, perusahaan kehilangan akses ke perangkat lunak.

d. Dukungan Teknis

Perbedaan perpetual license vs subscription berikutnya adalah dukungan teknis. Dalam model perpetual, dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak sering kali tersedia hanya selama periode tertentu setelah pembelian atau melalui pembayaran tambahan. Sementara dalam model subscription, dukungan teknis, pembaruan, integrasi sistem biasanya termasuk dalam biaya berlangganan.

e. Jangka Waktu Penggunaan

Lisensi perpetual menawarkan penggunaan software ERP tanpa batas waktu. Berbeda dengan model subscription yang memungkinkan penggunaan perangkat lunak hanya selama periode berlangganan masih aktif. Jadi, memberikan fleksibilitas untuk mengubah atau membatalkan layanan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, perbedaan perpetual license vs subscription dapat dilihat dari berbagai aspek. Dari aspek metode pembayaran, perpetual memerlukan pembayaran satu kali besar di awal, sedangkan subscription beroperasi dengan pembayaran berkala. Untuk aspek kepemilikan sistem, lisensi perpetual memberikan hak penggunaan tanpa batas waktu, berbeda dengan subscription yang hanya memberi akses selama perusahaan melakukan perpanjangan langganan.

Dalam memilih antara perpetual dan subscription, penting bagi perusahaan untuk menimbang faktor-faktor seperti kebutuhan jangka panjang, anggaran, dan fleksibilitas dalam penggunaan software ERP. Dengan ini, perusahaan bisa mengadopsi teknologi untuk efisiensi operasional namun tetap sesuai dengan kondisi finansial bisnis.