Form tanda terima barang adalah salah satu dokumen yang sering digunakan dalam aktivitas warehouse management. Dokumen ini tidak hanya berguna sebagai catatan pendukung proses audit barang, tetapi juga memperkuat transparansi antara pemasok dan perusahaan. Karena kelancaran operasional bisnis bergantung pada pengelolaan inventaris yang efektif, bisnis Anda harus menggunakan format yang sesuai untuk mempermudah proses penerimaan barang.

Menggunakan format tanda terima barang yang sesuai dapat membantu Anda dalam mengelola persediaan dengan lebih akurat dan mengurangi peluang terjadinya kesalahan atau kehilangan barang. Artikel ini akan membahas berbagai aspek yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan form tanda terima barang, memberikan Anda pengetahuan untuk mengoptimalkan proses warehouse management bisnis Anda.

1. Form Tanda Terima Barang Adalah

Form tanda terima barang adalah jenis dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penerimaan barang dari pemasok atau pengirim kepada penerima. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diserahkan dan diterima dengan kondisi dan jumlah yang tepat sesuai dengan kesepakatan awal.

Isi dari form ini biasanya mencakup informasi detail seperti tanggal penerimaan, nama dan alamat penerima, deskripsi lengkap barang termasuk jumlah, jenis, dan kondisi barang, serta informasi pengirim. Form ini juga dilengkapi dengan bagian untuk tanda tangan dari pihak pengirim dan penerima, yang menunjukkan bahwa keduanya telah mengetahui dan menyetujui catatan yang tercantum. Penggunaan form tanda terima barang ini sangat penting dalam kegiatan logistik dan rantai pasokan untuk menjamin transparansi dan akuntabilitas dalam transaksi barang.

2. Fungsi Form Tanda Terima Barang Adalah

Tanda terima barang adalah dokumen yang digunakan ketika sebuah perusahaan atau bisnis menerima barang dari pemasok. Fungsi utama dari tanda terima barang adalah sebagai bukti bahwa barang telah diterima.  Dengan menggunakan dokumen ini, dapat dipastikan bahwa semua barang yang dikirimkan oleh pemasok telah tiba dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan apa yang telah dipesan.

a. Verifikasi Penerimaan

Tanda terima barang memastikan bahwa semua barang yang dipesan telah diterima dengan lengkap dan sesuai dengan detail pesanan. Proses ini penting untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kesalahan dalam jumlah barang yang diterima, yang dapat mempengaruhi kualitas operasional bisnis. Verifikasi penerimaan juga memudahkan perusahaan dalam melakukan penyesuaian jika ada perbedaan antara apa yang dipesan dan apa yang diterima, dan memastikan transparansi dan akurasi dalam transaksi dengan pemasok. 

b. Bukti Dokumentasi

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi penerimaan barang, yang digunakan jika terjadi permasalahan dengan pemasok tentang pengiriman yang tidak sesuai atau belum terkirim. Dokumen ini dapat dijadikan bukti dalam proses negosiasi ulang atau tuntutan hukum, serta memudahkan pencatatan transaksi dalam sistem akuntansi perusahaan, yang memperkuat integritas data finansial dan operasional. 

c. Pemeriksaan Kualitas

Tanda terima barang mempermudah perusahaan untuk melakukan pemeriksaan kualitas setelah barang diterima. Kegiatan pemeriksaan kualitas meliputi pengecekan keadaan fisik barang, jumlah, dan kesesuaian dengan spesifikasi teknis yang diharapkan. Jika diketahui adanya kerusakan atau kekurangan jumlah, perusahaan dapat segera mengklaim atau mengembalikan barang tersebut ke pemasok, mengurangi potensi terjadinya kerugian akibat penerima menerima produk cacat atau tidak sesuai pesanan. 

d. Manajemen Inventaris

Bisnis dapat lebih baik mengelola stok barang dengan memperbarui sistem inventaris mereka dengan data dari tanda terima barang. Kegiatan ini mencakup pencatatan barang yang masuk ke dalam sistem inventaris, yang dapat mempengaruhi keputusan pembelian.  Dengan manajemen inventaris yang akurat, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa menimbuknan kekurangan stok atau overstock, yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

e. Membantu Proses Audit

Selama audit, tanda terima barang digunakan untuk membuktikan bahwa semua transaksi barang telah dicatat dengan benar dan jujur. Penggunaan dokumen ini penting untuk memenuhi standar kepatuhan industri dan regulasi pemerintah. Dengan menggunakan dokumen ini, auditor dapat memverifikasi keakuratan catatan keuangan perusahaan dengan mudah dan memastikan bahwa tidak ada penggelapan atau kesalahan dalam pencatatan aset perusahaan.

3. Cara Mengisi Format Tanda Terima Barang

Untuk memastikan bahwa semua informasi pengiriman telah dicatat secara akurat, penting untuk mengisi format tanda terima barang dengan benar. Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus diikuti saat mengisi format tanda terima barang.

a. Tanggal Penerimaan

Menuliskan tanggal penerimaan berguna untuk mencatat kapan transaksi penerimaan barang dilakukan. Ini sangat penting untuk keperluan audit, pelacakan inventaris, dan validasi kepatuhan terhadap jadwal pengiriman. Penanggalan yang akurat membantu dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan klaim atau sengketa yang berkaitan dengan pengiriman barang.

b. Informasi Penerima 

Tulis nama penerima secara lengkap untuk mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas penerimaan barang. Alamat detail mempermudah pengecekan lokasi pengiriman dan pengaturan logistik yang berkaitan. Nomor telepon yang dicantumkan memungkinkan komunikasi cepat jika terdapat pertanyaan atau masalah terkait pengiriman.

c. Informasi Pengirim

Nama lengkap pengirim diperlukan untuk mengkonfirmasi sumber barang dan menjawab pertanyaan atau masalah pengiriman. Alamat pengirim penting untuk tujuan dokumentasi diperlukan dalam situasi klaim atau pengembalian barang. Jika ada permasalahan yang muncul selama proses penerimaan barang, informasi pengirim dapat mempermudah pihak yang bersangkutan untuk menghubungi pengirim.

d. Nomor Purchase Order

Untuk membantu mengetahui barang yang diterima dengan transaksi pembelian tertentu, tanda terima harus memiliki nomor PO. Nomor purchase order memudahkan verifikasi keakuratan pengiriman terhadap apa yang dipesan. Selain itu, ini juga memastikan bahwa setiap barang yang tercatat pada pesanan telah diterima sesuai dengan spesifikasi yang tercatat.

e. Detail Barang Diterima

Mengelola inventaris dapat dipermudah dengan mengidentifikasi barang dengan jelas. Anda harus menuliskan jumlah unit agar dapat memastikan bahwa jumlah yang dipesan dan yang diterima sesuai dengan pesanan. Nomor seri digunakan untuk mengidentifikasi barang atau layanan tertentu, terutama yang memiliki garansi. Evaluasi kondisi barang dapat mencakup detail tambahan seperti warna atau ukuran, yang harus dicatat dan diverifikasi untuk memastikan bahwa barang tidak rusak atau cacat.

f. Tanda Tangan

Pihak pengirim dan penerima memberi tanda tangan untuk menunjukkan keaslian dokumen. Pengirim menandatangi dokumen ini untuk menandakan bahwa barang telah diserahkan secara resmi sesuai dengan kondisi dan jumlah yang dicatat. Penerima juga menandatangi form tanda terima barang untuk menunjukkan bahwa barang telah diterima dan akan dimasukkan ke dalam inventaris atau digunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

g. Catatan

Catat semua persyaratan khusus yang mempengaruhi pemrosesan atau penggunaan barang yang diterima. Anda juga perlu mencatat instruksi untuk penanganan barang, seperti kebutuhan penyimpanan khusus atau tindakan segera yang harus diambil dalam kasus ketidaksesuaian atau kerusakan. 

4. Contoh Format Tanda Terima Barang

Berikut adalah contoh format tanda terima barang beserta penjelasannya. Format ini dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Format tanda terima barang di atas berisi informasi yang meliputi nama, alamat, dan nomor telepon dari kedua pihak yang terlibat dalam pengiriman barang tersebut. Informasi ini penting untuk keperluan dokumentasi dan komunikasi antara penerima dan penyedia.  Tanggal ketika barang diterima oleh pihak penerima dicatat untuk keperluan administratif dan audit.

Form diatas mencakup tabel yang mengandung nomor barang, deskripsinya, jumlah, satuan, dan keterangan tentang kondisinya. Isi tabel pada form dapat mempermudah proses verifikasi jumlah dan kondisi produk yang diterima. Nama dan jabatan orang yang menerima dan yang menyerahkan barang, disertai dengan tanda tangan dan tanggal penandatanganan. Ini bermanfaat untuk memastikan bahwa barang telah diterima dan diserahkan oleh orang yang berwenang.

5. Kesimpulan

Format tanda terima barang adalah salah satu bagian penting dari warehouse management karena merupakan dokumen detail transaksi yang dicatat dengan akurat. Dokumen ini dapat mempercepat proses audit barang karena informasi yang tercatat pada dokumen mencakup jumlah barang terkirim.

Dengan menggunakan format tanda terima barang yang telah kami bahas, Anda dapat meningkatkan keakuratan hasil audit barang dan efisiensi gudang. Ingatlah bahwa kurangnya perhatian terhadap detail dalam dokumentasi dapat memengaruhi tingkat keberhasilan bisnis Anda. Oleh karena itu, terapkan dan sesuaikan format ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.