Pengelolaan persediaan adalah suatu hal yang dapat mempengaruhi kelancaran kegiatan operasional dan kesehatan finansial dalam sebuah perusahaan. Salah satu bagian dari pengelolaan persediaan barang dalam warehouse management adalah penggunaan inventory card atau kartu stok barang persediaan. Inventory card adalah dokumen yang berisi catatan setiap pergerakan barang di gudang, mulai dari penerimaan hingga pengeluaran. 

Fungsi kartu persediaan tidak hanya memudahkan dalam melacak ketersediaan barang, tetapi juga penting untuk mencegah terjadinya overstock dan stockout yang dapat merugikan bisnis. Format kartu stok barang yang efektif membantu perusahaan dalam memeriksa data persediaan yang akurat. Dengan memahami dan mengimplementasikan format yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan pengelolaan aset.

1. Inventory Card Adalah

Kartu persediaan barang atau inventory card adalah sebuah dokumen penting dalam manajemen persediaan yang digunakan untuk mencatat dan memantau semua pergerakan barang di dalam gudang. Kartu ini menyediakan informasi rinci mengenai jumlah barang yang masuk dan keluar, tanggal transaksi, dan lokasi penyimpanan barang. 

Inventory card adalah catatan yang berguna untuk memeriksa data stok, memudahkan pengecekan fisik, dan mengoptimalkan penggunaan barang. Dengan adanya kartu ini, perusahaan dapat lebih mengelola inventaris denagn lebih mudah, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, serta membantu dalam perencanaan pembelian dan penggunaan sumber daya secara lebih efektif.

2. Fungsi Inventory Card

Kartu persediaan atau inventory card memiliki beberapa fungsi penting dalam warehouse management dan pengelolaan stok barang. Berikut adalah beberapa fungsi kartu persediaan.

a. Pencatatan dan Pelacakan

Kartu persediaan adalah dokumen yang membantu kegiatan pengelolaan data barang. Kartu ini berisi informasi berupa tanggal transaksi, jumlah, dan deskripsi barang. Hal ini tidak hanya mempermudah proses audit, tetapi juga memudahkan perusahaan untuk memiliki rekam jejak lengkap atas pergerakan barang. Dengan data yang akurat ini, perusahaan dapat mengidentifikasi tren penggunaan, memperkirakan kebutuhan restocking, dan akurasi stok.

Penggunaan software stok barang dapat meningkatkan efisiensi dalam mencatat data ini. Hal ini tidak hanya mempermudah proses audit, tetapi juga membantu perusahaan memiliki rekam jejak lengkap atas pergerakan barang.

b. Manajemen Stok

Manajemen kontrol stok dalam kartu persediaan membantu perusahaan untuk memonitor jumlah barang secara real-time, yang berguna untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran. Dengan adanya pemantauan, perusahaan dapat mencegah kekurangan atau kelebihan stok, yang keduanya bisa berdampak negatif baik dari sisi biaya maupun layanan pelanggan. Dengan memastikan ketersediaan produk, manajemen stok yang efektif membantu mengelola aliran kas dengan lebih baik, mengoptimalkan pembelian, dan menjaga kualitas layanan.

c. Membantu Pengambilan Keputusan

Informasi akurat dari kartu persediaan memiliki peran dalam proses perencanaan strategis. Analisis data tentang tren penjualan dan penggunaan barang membantu perusahaan dalam merencanakan pembelian masa depan, mengatur promosi, dan menyesuaikan strategi pemasaran. Keputusan yang berdasarkan pada data dan prekiraan tren yang tepat dapat meningkatkan efisiensi operasional dan membantu bisnis memaksimalkan margin keuntungan dan memenuhi kebutuhan pasar.

d. Mempermudah Audit Stok

Kartu persediaan mempermudah proses audit dengan menyediakan data yang diperlukan untuk memverifikasi jumlah stok fisik dengan catatan buku.  Hal ini sangat penting agar bisnis tetap menaati peraturan dan standar akuntansi industri. Perusahaan dapat mengurangi risiko terkena denda karena ketidaksesuaian. Hal itu dapat dilakukan melalui menyediakan dokumentasi yang lengkap dan terorganisir untuk menunjukkan transparansi operasional dan memenuhi syarat audit eksternal dengan mudah.

f. Optimalisasi Ruang Gudang

Dengan mengetahui benda apa yang disimpan, dimana, dan berapa banyak, perusahaan dapat menggunakan ruang gudang dengan efektif. Kartu persediaan membantu dalam mengidentifikasi barang yang sering bergerak dan barang yang jarang digunakan, mempermudah perusahaan untuk mengatur ulang layout gudang dan memprioritaskan akses ke barang-barang yang paling sering dibutuhkan. Ini mengurangi waktu dan biaya dalam operasi gudang, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan.

3. Format Inventory Card 

Format kartu stok barang dirancang untuk memberikan informasi yang lengkap dan mudah diakses tentang setiap barang dalam inventaris. Struktur kartu ini biasanya mencakup beberapa elemen penting yang memudahkan pencatatan dan pelacakan efektif. Berikut adalah format kartu stok barang yang umum digunakan.

a. Kode Barang

Kode barang adalah identitas setiap barang dalam stok. Kode ini biasanya merupakan kombinasi angka atau huruf yang memudahkan pencarian dan pengurutan dalam sistem komputer. Penggunaan kode bertujuan untuk membedakan antara barang yang serupa tetapi berbeda dalam model atau ukuran. Kode barang sangat penting dalam warehouse management skala besar dimana banyak jenis barang berbeda harus dikelola secara efisien.

b. Deskripsi Barang

Deskripsi memberikan detail yang mempermudah pegawai dan manajemen untuk membedakan antara barang yang serupa. Deskripsi yang jelas dan akurat dapat mendukung fungsi lain seperti pembelian, pengelolaan stok, dan penjualan. Ini juga penting untuk memastikan bahwa setiap barang selalu dikelola dan digunakan untuk tujuan yang benar, dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman atau pemesanan.

c. Tanggal Transaksi

Tanggal setiap transaksi memberikan timeline yang jelas mengenai pergerakan barang dalam gudang. Ini sangat penting untuk melacak kedatangan dan kedatangan serta untuk menganalisis tren seperti kecepatan perputaran barang. Dengan mencatat tanggal, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah dengan pemasok, atau masalah dalam rantai pasokan, dan menyesuaikan kegiatan operasional gudang dengan efektif. 

d. Jumlah Barang Masuk dan Keluar

Catatan keluar masuk barang menunjukkan berapa banyak barang yang masuk atau keluar setiap kali ada pergerakan stok. Jumlah yang akurat membantu memprediksi kebutuhan pembelian dan menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu kegiatan operasional. Jumlah yang akurat membantu dalam memprediksi kebutuhan pembelian dan menghindari situasi kekurangan stok yang bisa mengganggu operasional.

e. Sisa Stok Barang

Memeriksa sisa stok setiap kali Anda melakukan transaksi dapat membantu Anda memastikan bahwa informasi inventaris selalu akurat. Ini dapat mengurangi risiko terjadinya kelebihan atau kekurangan stok dan membantu perusahaan untuk merespon dengan cepat terhadap permintaan pasar. Perencanaan dan manajemen sumber daya yang efektif bergantung pada sisa stok yang akurat.

f. Harga Per Unit

Pencatatan harga per unit membantu proses evaluasi keuangan persediaan. Inventory card memudahkan perhitungan nilai total stok dan memberikan dasar untuk menetapkan harga jual. Dengan mengenathui jumlah biaya per unit, perusahaan dapat lebih mudah melakukan penyesuaian harga, diskon, dan promosi berdasarkan kondisi pasar dan margin keuntungan yang diinginkan.

g. Supplier

Dalam industri yang bergantung pada standar kualitas tinggi atau peraturan tertentu, sangat penting untuk mengetahui dari mana barang berasal.  Informasi yang diberikan oleh supplier dapat membantu pemeriksaan kualitas barang dan waktu pengiriman. Menyediakan informasi tentang supplier pada inventory card juga penting untuk proses penarikan barang atau melaporkan masalah kualitas yang membutuhkan pelacakan kembali ke sumber.​

h. Lokasi Penyimpanan

Informasi tentang dimana barang disimpan dalam gudang memudahkan pencarian dan pengambilan. Ini juga penting untuk manajemen ruang, memastikan bahwa barang yang sering dikeluarkan disimpan secara strategis untuk efisiensi, dan barang berat atau besar disimpan dengan cara yang aman agar tidak menimbulkan kecelakaan kerja.

i. Catatan

Ruang untuk catatan tambahan berguna untuk melaporkan kondisi khusus atau masalah kualitas barang yang ada. Catatan ini bisa menjadi referensi penting dalam pengambilan keputusan terkait retur, diskon, atau tindakan perbaikan yang diperlukan, memberikan konteks tambahan yang mempengaruhi pengelolaan stok.

4. Kesimpulan

Menggunakan format kartu stok barang yang tepat adalah langkah penting untuk mengelola gudang dengan efisien. Inventory card adalah dokumen yang menunjang fungsi warehouse management dengan menyediakan data akurat dan terkini tentang persediaan barang. Fungsi kartu persediaan ini tidak hanya memudahkan pencatatan dan pelacakan, tetapi juga membantu dalam pengambilan keputusan, pengendalian stok, dan peningkatan akurasi audit.

Dengan memahami dan menerapkan format kartu stok barang yang sesuai, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi potensi human error, dan mempercepat proses bisnis secara signifikan. Oleh karena itu, pastikan format kartu stok barang Anda dirancang untuk mendukung kebutuhan spesifik dan meningkatkan efektivitas manajemen inventaris Anda.