Ketepatan waktu pengiriman barang menjadi hal krusial bagi bisnis logistik. Hal ini tidak hanya mempengaruhi kelancaran operasional secara menyeluruh, tapi juga kepuasan pelanggan yang secara langsung berdampak pada reputasi perusahaan. Oleh karena itu, seluruh pihak dalam bisnis logistik perlu tahu cara menghitung ETA pelayaran.

Dalam artikel ini Anda akan belajar lebih lanjut cara menghitung waktu tempuh pengiriman secara keseluruhan. Diberikan juga contoh perhitungan dalam skenario sederhana pada pengiriman internasional untuk memberikan Anda gambaran praktis tentang bagaimana ETA dapat dihitung dan diaplikasikan dalam operasional sehari-hari.

1. Pentingnya Tahu ETA dalam Pengiriman

Dalam bisnis logistik, mengetahui cara menghitung ETA pelayaran sangat diperlukan agar pengiriman dapat direncanakan dengan lebih baik sehingga tercapai efisiensi operasional secara menyeluruh. Mulai dari jadwal pengiriman, baik itu keberangkatan atau kedatangan, hingga pengaturan tenaga kerja dan peralatan tersedia ketika diperlukan. Proses ini juga membantu bisnis logistik meminimalkan waktu tunggu yang secara langsung mampu meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional.

Dari perspektif pelanggan, mengetahui perkiraan kedatangan barang juga akan meningkatkan kepuasan dan kepercayaan mereka. Pelanggan ingin mendapatkan kejelasan kapan barang akan tiba. Dengan memberikan informasi ETA yang akurat, 3PL logistik bisa meningkatkan transparansi terhadap pengiriman yang dikelola. Jadi, pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik, sehingga juga berdampak pada loyalitas mereka dan reputasi perusahaan.

2. Cara Menghitung ETA Pelayaran

Lalu bagaimana cara menghitung ETA pelayaran? Proses ini melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti secara terstruktur sehingga nantinya Anda mendapatkan perkiraan waktu kedatangan yang akurat. Mulai dari menentukan asal dan tujuan pengiriman, membuat rincian rute pengiriman, hingga diperoleh perkiraan waktu dalam bentuk tanggal dan waktu. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda terapkan.

a. Tentukan Asal dan Tujuan Pengiriman

Langkah pertama adalah tentukan asal dan tujuan pengiriman. Asal pengiriman adalah titik barang mulai dikirim, seperti gudang atau pabrik. Sementara tujuan pengiriman adalah lokasi akhir barang akan diterima, seperti port of discharge atau gudang penerima. Dengan mengetahui asal dan tujuan pengiriman secara jelas, Anda bisa menentukan rute terbaik dan mengidentifikasi semua segmen perjalanan yang perlu dihitung.

b. Rincikan Rute Pengiriman

Berikutnya, buat rincian rute pengiriman. Proses ini melibatkan pemilihan jalur yang akan diambil selama proses pengiriman, termasuk titik transfer, transit, dan titik pergantian moda transportasi logistik. Pastikan Anda membuat rincian rute pengiriman yang lengkap untuk setiap segmen perjalanan, baik itu darat, laut, atau udara, sehingga setiap perjalanan pengiriman dapat dianalisis dan dihitung secara terpisah.

c. Hitung Jarak dan Kecepatan Rata-rata

Langkah berikutnya adalah menghitung jarak antara asal dan tujuan untuk setiap segmen perjalanan dan menentukan kecepatan rata-rata dari jenis transportasi yang digunakan. Kecepatan rata-rata biasanya didasarkan pada data historis atau standar industri untuk transportasi yang dipilih, seperti kapal laut, truk, atau pesawat.

d. Perkirakan Waktu Transit

Dengan mengetahui jarak dan kecepatan rata-rata, Anda bisa menghitung waktu transit untuk setiap segmen perjalanan. Rumus dasar yang digunakan adalah membagi jarak dengan kecepatan rata-rata. Waktu transit ini menunjukkan estimasi waktu yang dibutuhkan setiap segmen perjalanan, yang sangat penting untuk perencanaan dan penjadwalan pengiriman.

e. Tambahkan Waktu Transfer & Penanganan

Penting juga menambahkan waktu yang diperlukan dalam transfer dan penanganan barang. Termasuk waktu untuk bongkar muat barang di setiap titik transfer, pengecekan bea cukai, serta waktu tunggu di pelabuhan atau terminal. Waktu transfer dan penanganan harus diperhitungkan agar Anda mendapatkan gambaran yang lebih realistis tentang keseluruhan cara menghitung waktu tempuh pengiriman.

f. Pertimbangkan Potensi Penundaan

Tidak semua pengiriman berjalan sesuai rencana. Oleh karena itu, pertimbangkan adanya potensi penundaan. Caranya dengan menambahkan buffer waktu agar Anda mendapatkan estimasi waktu kedatangan yang lebih akurat. Tapi, penetapan buffer ini juga perlu dipertimbangkan dengan hati-hati karena jika berlebihan justru akan membuat estimasi waktu kedatangan terlalu lama, yang bisa mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan dan penurunan efisiensi operasional.

g. Hitung Total ETA

Setelah semua segmen perjalanan dihitung dan semua waktu transfer, penanganan, dan buffer waktu ditambahkan, maka Anda bisa menggunakan rumus berikut sebagai cara menghitung waktu tempuh pengiriman secara menyeluruh.

Total ETA di atas memberikan Anda perkiraan keseluruhan waktu yang dibutuhkan dari titik awal pengiriman hingga barang tiba di tujuan akhir.

h. Konversi ke Tanggal dan Waktu Kedatangan

Anda juga bisa mengkonversi nilai total ETA ke dalam tanggal dan waktu kedatangan secara spesifik. Ketika Anda tahu waktu keberangkatan, tambahkan nilai total ETA agar mendapatkan tanggal dan waktu kedatangan yang tepat. Informasi inilah yang digunakan bisnis logistik untuk memberitahu pelanggan kapan barang akan tiba.

3. Contoh Hitung ETA dalam Pengiriman

Perhatikan skenario berikut ini untuk tahu lebih lanjut cara menghitung waktu tempuh pengiriman mulai dari titik awal pengambilan barang hingga sampai ke titik akhir penerima. Misalkan pada tanggal 15 Juli 2024 pukul 08.00 WIB sebuah pengiriman dimulai dari gudang di Jakarta, menggunakan truk berkecepatan 80 km/jam menuju Pelabuhan Tanjung Priok yang berjarak 30 km. Dengan ini, maka cara menghitung waktu tempuh dari gudang ke Jakarta adalah:

Setelah itu, pengiriman dilanjutkan dengan kapal kontainer dengan kecepatan 50 km/jam dari Pelabuhan Tanjung Priok ke Pelabuhan Long Beach di Los Angeles. Jarak kedua tempat ini adalah 14.000 km. Jadi, cara menghitung waktu tempuh dari kedua pelabuhan tersebut yaitu:

Setibanya di Los Angeles, pengiriman diteruskan menggunakan truk dari Pelabuhan Long Beach ke gudang di Los Angeles yang berjarak 20 km. Truk memiliki kecepatan rata-rata sebesar 80 km/jam. Dengan demikian, waktu tempuh dari pelabuhan ke gudang penerima adalah:

Dalam pengiriman ini, waktu transfer dan penanganan meliputi waktu muat di gudang Jakarta selama 2 jam, transfer dari truk ke kapal di Pelabuhan Tanjung Priok selama 3 jam, transfer dari kapal ke truk di Pelabuhan Long Beach selama 4 jam, serta waktu bongkar di gudang Los Angeles selama 2 jam. Jadi, total waktu transfer dan penanganan sebesar:

Selain itu, bisnis logistik menetapkan adanya buffer waktu sebesar 10% dari total waktu transit untuk mengantisipasi kemungkinan adanya keterlambatan pengiriman. Jadi, buffer waktu dari skenario tersebut adalah:

Dengan demikian Anda bisa langsung terapkan cara menghitung ETA pelayaran. Caranya dengan menjumlahkan seluruh waktu tempuh, total waktu transfer, dan buffer waktu yang ada. Berikut ETA pengiriman dari skenario di atas.

Jika dikonversi dalam satuan hari dan waktu kedatangan, maka proses pengiriman ini berjalan sekitar 13 hari 7,69 jam. Pengiriman dimulai pada tanggal 15 Juli 2024 pukul 08.00 WIB sehingga dari sini diperoleh ETA kedatangan barang pada 28 Juli, pukul 15:41 WIB.

4. Kesimpulan

Bagi bisnis logistik, penting untuk tahu cara menghitung ETA pelayaran untuk memastikan bahwa rencana pengiriman tetap realistis sehingga barang bisa tiba sesuai perkiraan. Dengan memberikan informasi ETA yang akurat kepada pelanggan juga meningkatkan kepuasan dan kepercayaan mereka, dimana ini juga berdampak positif pada loyalitas pelanggan dan reputasi perusahaan.

Dari pembahasan di atas juga diketahui bahwa proses ini melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti secara terstruktur. Selain itu, juga ada banyak aspek yang perlu Anda perhatikan, mulai dari waktu tempuh untuk setiap segmen perjalanan, waktu transfer barang, hingga buffer waktu untuk mengatasi adanya keterlambatan. Contoh skenario yang diberikan bisa menjadi gambaran praktis Anda untuk tahu bagaimana cara menghitung ETA.