Purchase decision bagi suatu perusahaan yaitu proses keputusan pembelian yang melibatkan banyak aspek. Salah satunya seperti seleksi supplier yang melibatkan pertimbangan dengan cermat. Hal ini bukan hanya tentang memperoleh produk atau layanan saja, tapi juga menjadi langkah menjalin kemitraan yang selaras dengan tujuan, visi, misi, dan persyaratan operasional perusahaan.

Tim purchasing management perlu melakukan evaluasi sebelum memutuskan melakukan pembelian untuk mengidentifikasi supplier yang paling sesuai. Berbagai faktor yang dipertimbangkan seperti kualitas produk, harga, jadwal pengiriman, ketersediaan stok, dan reputasi pemasok. Selain itu, proses seperti stabilitas keuangan pemasok, praktik etis, dan kemampuan mereka beradaptasi terhadap perubahan dinamika pasar memainkan peran penting dalam proses pengambilan keputusan pembelian.

1. Purchase Decision Adalah

Purchase decision merupakan langkah yang diambil oleh tim purchasing untuk membeli dengan melalui beberapa tahapan. Bagi perusahaan, purchase decision adalah salah satu cara menimbang dari banyaknya aspek mulai dari kebutuhan, pemasok, anggaran, hingga profitabilitas yang akan didapatkan. Proses keputusan pembelian memerlukan riset dahulu oleh tim purchasing. 

Pertimbangan yang diambil sudah melewati beberapa tahapan untuk memutuskan supplier mana yang paling tepat untuk melakukan pengadaan barang. Melakukan banyak diskusi terkait pembelian dan pemasok bertujuan agar perusahaan bisa mengurangi risiko yang mungkin terjadi pada saat pengadaan sedang berlangsung. 

Kesalahpahaman dari pemasok (penjual) dan perusahaan (pembeli) akan berdampak pada keterlambatan persediaan barang. Maka dari itu perusahaan tidak bisa melewatkan siklus pada purchase decision begitu saja. Diperlukan kehati-hatian dan pengawasan ketat procurement management sebelum sampai pada keputusan pembelian.

2. Dampak Proses Pengambilan Keputusan Pembelian 

Perusahaan akan dihadapkan pada proses keputusan pembelian pada kurun waktu yang lama ataupun singkat tergantung pada seberapa kompleks pesanan yang diajukan kepada pemasok. Keduanya memiliki efek yang sama tentang ketersedian barang di gudang.

Purchase decision bukan hanya soal sekedar mempertimbangkan pembelian untuk pengadaan barang di waktu tersebut tapi bagaimana perusahaan melihat banyak kemungkinan yang bisa saja terjadi sebagai bahan pertimbangan jangka panjang untuk pengelolaan yang lebih baik lagi. Adapun pengaruh dari purchase decision adalah:

a. Efektivitas Pengadaan Barang

Efek yang ditimbulkan pertama yaitu, efektivitas pengadaan barang. Pada proses pengambilan keputusan akan ditentukan terlebih dahulu jenis-jenis barang yang memang dibutuhkan ataupun tidak oleh purchasing management, selain itu mereka melakukan penyesuaian budget dengan standar perusahaan. Kelancaran operasional barang juga berpengaruh pada produksi perusahaan.

b. Penghematan Biaya Produksi

Kedua biaya produksi. Purchase decision yang baik akan meminimalisir resiko pada pembengkakan biaya pengelolaan. Dengan analisis dan pemilihan vendor yang tepat serta mendapatkan harga kompetitif atau sesuai ketentuan perusahaan dapat mengendalikan biaya produksi.

c. Peningkatan Kualitas Produksi

Ketiga kualitas produk. Purchase decision adalah proses penting sebelum menghubungi supplier. Mutu bahan baku yang dimiliki perusahaan akan mencerminkan bagaimana mereka laku di pasaran. Menjaga kualitas produk dari awal pengadaan hingga selesai produksi merupakan tugas penting yang akan mempengaruhi citra produk dan reputasi perusahaan kedepannya.

d. Pemasok yang Kompeten

Keempat menemukan pemasok yang kompeten. Supplier adalah badan yang menyediakan jenis kebutuhan sesuai dengan permintaan perusahaan. Apabila pemilik usaha tidak melakukan banyak riset dan proses sebelum pengambilan keputusan dalam pembelian hanya akan terjadi kegagalan produksi. Pastikan sebelum menemukannya lakukan pengumpulan data dari banyak sumber apalagi testimoni perusahaan lain.

3. Purchasing Management Permudah Purchase Decision

Dalam konteks bisnis, purchase decision melibatkan banyak keputusan sebelum terjadinya purchasing. Keputusan ini bisa bersifat strategis, bertujuan untuk menyesuaikan pembelian dengan tujuan perusahaan, kebutuhan operasional, batasan anggaran, dan rencana jangka panjang. Prosesnya biasanya mencakup analisis, membandingkan banyak supplier, menilai dampak terhadap operasional, menegosiasikan persyaratan, dan pada akhirnya membuat pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pada proses purchase decision terdapat aspek yang akan dilaporkan pada perusahaan. Karena mulai dari pendataan kebutuhan setiap departemen hingga memilih barang di katalog yang saat ini bisa memesan melalui e-purchasing membutuhkan dokumen formal sehingga memudahkan pendataan. Berikut keunggulan dari penggunaan purchasing management antara lain:

Pertama, Optimalisasi biaya. Apa itu optimalisasi? Merupakan cara mengoptimalkan atau memaksimalkan jumlah anggaran yang sudah ditetapkan perusahaan untuk bahan baku dan pengeluaran. Melalui pemantauan proses keputusan pembelian perusahaan dapat menganalisis pola pembelian, penilaian harga,  dan mencari pemasok mana yang sesuai dengan mereka. 

Laporan data yang terperinci memungkinkan identifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya pembelian, pemilihan terhadap bahan yang lebih efisien, keputusan rencana cara penjualan, dan menegosiasikan harga terbaik kepada pemasok. Anda tidak bisa memilih pemasok yang menjual harga tinggi sementara pasar selalu meminta harga terendah karena perusahaan akan bangkrut.

Kedua, transparansi laporan. Dalam laporan aspek riset pemasok, melakukan pengajuan pembelian, pendataan, administrasi sampai tahap evaluasi setelah dilakukannya penyetokan barang akan diperlihatkan semua prosesnya dari awal hingga akhir. Data tersebut akan diserahkan pada stakeholder dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

Ketiga, strategi jangka panjang. Strategi yang dibuat oleh perusahaan biasanya sudah melakukan evaluasi dari sebelum-sebelumnya. Proses keputusan pembelian tim purchasing management sangat mempengaruhi keberlangsungan pengadaan baik saat ini maupun kedepannya. Jika terjadi kendala seperti banyak kerusakan secara langsung menjadi bahan untuk lebih mempertimbangkan lagi bermitra dengan pemasok saat ini.

4. Kesimpulan

Kesimpulannya adalah, purchase decision merupakan pertimbangan yang dilakukan sebelum mengambil keputusan menghubungi pemasok guna melakukan pembelian. Pertimbangan yang dilalui dari menentukan kebutuhan, penyesuaian anggaran, perbandingan pemasok, dan berakhir melakukan di report ke dalam data untuk evaluasi atau pemantauan berkala kedepannya agar menghasilkan produk yang efisien dan maksimal.

Manfaat melakukan purchase decision bagi perusahaan selain kemudahan dalam pendataan kebutuhan, juga pengelolaan pengeluaran yang memang diperlukan saja. Dengan demikian strategi jangka panjang dan transparansi laporan memudahkan purchasing management memaksimalkan pengadaan barang.