Apa yang dimaksud dengan distribusi fisik? Secara sederhana, konsep ini merupakan kegiatan proses dalam pengelolaan pergerakan barang dari titik awal hingga sampai ke tangan konsumen dengan aman. Perlu diketahui juga, bahwa ada beberapa komponen penting dalam distribusi yang akan mendukung rantai pasok bisnis distribusi Anda secara menyeluruh. 

Tidak hanya itu, pengelolaannya juga akan memastikan barang dalam gudang penyimpanan Anda akan selalu tersedia di tempat dan waktu yang tepat, dan yang paling penting dalam kondisi yang baik. Disini, kita akan membahas apa konsep dan fungsi distribusi fisik secara menyeluruh untuk membantu Anda optimalkan pengalaman pelanggan. Simak pembahasan berikut!

1. Distribusi Fisik Adalah

Dapat Anda ketahui, bahwa distribusi fisik yang merupakan kegiatan pergerakan barang, biasanya melibatkan beberapa proses pergerakan barang seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran barang melalui beberapa saluran distribusi untuk pemenuhan permintaan. Sehingga penting untuk Anda menyesuaikan permintaan yang masuk dengan stok barang dalam inventory bisnis distribusi Anda.

Itulah pentingnya distribusi fisik, karena konsep ini mencakup berbagai aktivitas untuk mengatasi tantangan tersebut seperti adanya manajemen gudang, transportasi, pemrosesan pesanan, bahkan penanganan material. Penting bagi Anda untuk memahami konsep ini, agar dapat menjalankan proses distribusi ini dengan maksimal, dan dapat menawarkan layanan yang andal dan tepat waktu kepada pelanggan.

Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan efisiensi dengan pengelolaan distribusi yang strategis, juga berkurangnya biaya logistik dan meningkatkan kepuasan konsumen lebih lanjutnya. Dari sini kita menjadi tahu, bahwa selain akan mengelola manajemen rantai pasok dengan maksimal, proses distribusi juga akan menjadi salah satu faktor keberhasilan bisnis distribusi Anda dalam jangka panjang.

2. Fungsi Distribusi Fisik

Setelah mengerti mengenai arti dan konsepnya, Anda masuk kedalam pembahasan fungsi distribusi fisik untuk maksimalkan proses bisnis distribusi secara menyeluruh. Aspek-aspek dari fungsi ini memiliki kontribusi penuh terhadap efisiensi dan efektivitas penyampaian produk ke tangan pelanggan. Apa saja fungsi distribusi fisik tersebut? Simak penjelasan berikut!

a. Pengelolaan Inventory

Fungsi distribusi fisik yang pertama ada pengelolaan inventory, dimana fungsi ini akan memastikan ketersediaan produk untuk pelanggan tanpa menyebabkan kelebihan stok yang tidak perlu. Biasanya, perusahaan perlu melibatkan pemantauan cemat terhadap persediaan barang, prediksi permintaan, serta penyesuaian dan pembelian berdasarkan analisis tersebut. 

Pengelolaan inventory yang tepat selain akan memastikan produk tersedia ketika dibutuhkan, juga akan mengurangi biaya penyimpanan signifikan dalam bisnis distribusi. Untuk itu, Anda dapat melakukan strategi kelola inventory seperti penerapan metode just in time agar dapat meminimalisir stok barang sesuai kebutuhan produksi, dan dapat merespons fluktuasi permintaan dengan cepat dan akurat. 

b. Manajemen Gudang

Manajemen gudang menjadi fungsi yang akan menyimpan dan mengelola kondisi produk produk agar tetap dalam keadaan baik sebelum didistribusikan kepada konsumen. Untuk memaksimalkan fungsi ini, Anda dapat melakukan pengelolaan inventory yang lebih baik, memfasilitasi pemenuhan pesanan dengan cepat, serta penting untuk menyediakan ruang untuk penyortiran dan pengemasan produk. 

Gudang sebagai pusat distribusi harus memiliki pengelolaan yang maksimal, agar dapat mengoptimalkan efisiensi pengiriman barang dalam bisnis distribusi. Penempatan gudang yang strategis akan membantu Anda dalam mengurangi biaya dan waktu transportasi, serta mempercepat pengiriman kepada pelanggan yang akhirnya akan meningkatkan kepuasan konsumen.

c. Transportasi

Fungsi distribusi fisik yang selanjutnya ada transportasi, sebagai aspek penting dalam yang akan mengirimkan produk ke pelanggan. Pilihlah moda transportasi yang sesuai dengan barang yang akan Anda kirim, dan tergantung pada jenis barang, biaya, serta kecepatan pengiriman yang diinginkan pelanggan. 

Penting juga bagi Anda untuk melibatkan perencanaan rute yang optimal, pemilihan perusahaan logistik terbaik, dan libatkan negosiasi tarif pengiriman untuk meminimalisir biaya pengiriman, juga mempertahankan standar layanan yang akan Anda berikan. Strategi tersebut memerlukan koordinasi ketat dan analisis biaya yang akurat untuk mencapai keseimbangan antara aspek kecepatan, biaya, dan reliabilitas pengirimannya.

d. Pemrosesan Pesanan

Pemrosesan pesanan menjadi fungsi distribusi fisik, dimana perusahaan harus memastikan pesanan pelanggan yang harus dikelola dan diproses dengan efisien. Anda dapat melewati beberapa tahapan seperti penerimaan pesanan, pengecekan ketersediaan barang, hingga koordinasi pengiriman yang harus Anda lakukan untuk mengurangi lead time pelanggan.

Bisa juga untuk menerapkan teknologi dan sistem manajemen informasi yang akan mempercepat proses ini, serta mengurangi human error, dan mempercepat pengiriman produk ke pelanggan. Perusahaan dapat memanfaatkan data real-time dari sistem yang digunakan untuk lebih responsif terhadap permintaan pelanggan, dan menyesuaikan operasional bisnis distribusi Anda sesuai kebutuhan pasar.

e. Penanganan Material

Fungsi distribusi fisik juga mencakup penanganan material, dimana semua aktivitas terkait pergerakan barang dalam gudang akan dikelola dengan baik. Mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, dan pengiriman barang, yang akan dikelola dengan tujuan mengurangi lead time dalam proses distribusi dan mengoptimalkan penggunaan ruang gudang, serta meminimalkan risiko kerusakan produk.

Perusahaan biasanya menggunakan peralatan penanganan material seperti forklift, conveyor, sistem rak otomatis, bahkan teknik pengepakan efisien untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional. Anda harus memastikan bahwa fungsi ini dijalankan dengan maksimal, agar memastikan integritas produk dan kecepatan layanan kepada pelanggan.

f. Pengemasan

Pengemasan menjadi fungsi distribusi fisik yang terakhir, dilakukan untuk melindungi produk selama proses distribusi. Fungsi ini selain untuk mencegah kerusakan, juga berpengaruh besar pada efisiensi penanganan dan transportasi barang yang harus dilalui. Anda harus membuat desain pengemasan yang dapat mengoptimalkan ruang dalam transportasi dan gudang, juga untuk mempercepat proses pemuatan dan pengeluaran barang.

Pengemasan yang maksimal juga dapat menjadi nilai tambah perusahaan dari segi pemasaran, karena akan meningkatkan daya tarik produk bagi konsumen, memfasilitasi identifikasi merek, dan menyediakan informasi produk yang penting untuk pelanggan. Dengan begitu, efisiensi pengemasan menjadi part terakhir yang penting untuk diperhatikan lebih maksimal karena memberikan dampak secara langsung pada persepsi pelanggan terhadap produk yang perusahaan kirim.

3. Tantangan Distribusi Fisik dalam Bisnis

Dalam operasionalnya, ada beberapa tantangan yang harus bisa Anda atasi dengan solusi-solusi cermat akan tidak akan menghambat efisiensi dan efektivitas proses distribusi dalam bisnis. Untuk mengatasi tantangannya, Anda membutuhkan strategi komprehensif dan inovatif agar dapat memastikan kelancaran proses dan menjaga kepuasan konsumen. Berikut ini tantangan yang harus dihadapi dalam distribusi, serta solusi terbaik untuk mengatasinya. 

a. Biaya Operasional Tinggi

Biasanya, proses distribusi ini membutuhkan biaya operasional yang tinggi karena disebabkan oleh biaya transportasi, pergudangan, dan tenaga kerja yang tidak dikelola dengan efisien. Untuk itu, penting bagi Anda untuk menerapkan sistem distribusi terbaik yang memungkinkan optimasi rute pengiriman distribusi dan pemilihan moda transportasi paling ekonomis. 

Penggunaan analitik prediktif juga dengan kemampuannya dalam merencanakan rute dan jadwal pengiriman, dapat mengurangi jarak tempuh dan waktu yang tidak produktif, yang pada akhirnya dapat mengurangi biaya operasional akibat biaya transportasi. Selain itu, Anda juga bisa menerapkan strategi pergudangan efisien seperti lokasi gudang yang strategis, dan otomatisasi pergudangan untuk mengurangi biaya ini. 

b. Pemenuhan Pesanan yang Tidak Efisien

Proses distribusi tidak jarang mengalami kesulitan akibat pemenuhan pesanan yang tidak efisien, yang biasanya disebabkan oleh proses operasional yang lambat dan tidak terkoordinasi dengan baik. Agar menghasilkan efisiensi dalam pemenuhan pesanan, Anda dapat menerapkan software WMS yang memiliki kemampuan dalam meningkatkan visibilitas inventory dan mempercepat proses pemenuhan pesanan. 

Selain solusi tersebut, Anda bisa juga menggunakan metode inventory efektif seperti pengiriman just in time. Metode tersebut terbukti efektif akan membantu Anda dalam meminimalkan waktu tunggu distribusi, bahkan akan meningkatkan kecepatan pemenuhan pesanan kepada pelanggan Anda

c. Manajemen Inventory

Dalam distribusi, jika manajemen inventory tidak efektif dapat menyebabkan kelebihan stok dan kekurangan produk yang akan mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi, atau membuat Anda kehilangan penjualan. Agar memaksimalkan manajemen inventory, Anda bisa menggunakan sistem manajemen inventory yang akan memantau dan mengoptimalkan level stok Anda secara real-time.

Penerapan teknologi identifikasi seperti RFID dan barcode juga akan membantu Anda dalam meningkatkan akurasi pelacakan inventory. Selain itu, Anda juga dapat melakukan persediaan minimum atau model persediaan berdasarkan permintaan agar tidak mengganggu. Anda dapat menyesuaikan level persediaan dengan metode tersebut, sehingga dapat mengoptimalkan biaya dan pemenuhan permintaan pelanggan.

d. Pengelolaan Rantai Pasokan

Pengelolaan rantai pasok yang kompleks dan tidak fleksibel dalam bisnis distribusi dapat menghambat Anda untuk merespons perubahan pasar yang penting untuk diperhatikan. Untuk itu, dibutuhkan kolaborasi dan integritas lebih baik dengan pelanggan, serta penggunaan penyimpanan cloud yang akan memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi efektif antara entitas rantai pasokan.

Adanya diversifikasi dan pengembangan rencana berkelanjutan sebagai strategi alternatif juga dapat mengurangi risiko gangguan rantai pasok, dan memastikan bahwa perusahaan Anda dapat terus beroperasi dengan baik bahkan mengatasi berbagai gangguan tidak terduga dalam proses bisnis distribusi.

e. Keamanan dan Risiko

Tantangan berikutnya distribusi fisik adalah pengelolaan keamanan dan risiko kehilangan, pencurian, kerusakan barang, serta risiko terkait data dan keamanan siber. Anda dapat menerapkan sistem keamanan fisik yang ketat untuk mengatasi tantangan ini. Seperti digunakannya CCTV, sistem alarm, dan pengamanan gudang lain untuk mencegah kehilangan dan pencurian.

Untuk memonitor pergerakan barang secara langsung, dapat digunakan juga teknologi pelacakan seperti GPS dan RFID untuk memantau barang yang sedang dalam perjalanan, agar menghindari kerusakan dan kehilangan saat pengiriman. Penting juga untuk mengembangkan rencana manajemen risiko komprehensif dalam bisnis distribusi Anda, seperti penilaian risiko rutin dan pengembangan strategi mitigasi untuk mempersiapkan dan merespons secara efektif terhadap potensi gangguan operasional.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa distribusi fisik adalah proses yang melibatkan pengiriman produk kepada konsumen. Ada beberapa fungsi penting yang berkaitan dengan distribusi ini untuk menciptakan nilai tambah bagi pelanggan agar dapat memastikan produk yang berkualitas selalu tersedia di tempat dan waktu yang tepat, dan dalam kondisi yang tepat.

Perlu juga diketahui, bahwa dalam prosesnya tidak lepas dari adanya tantangan yang harus Anda hadapi. Untuk itu, dibutuhkan adanya solusi strategis dan proaktif terhadap dinamika pasar dan teknologi agar dapat meningkatkan operasional, mengurangi biaya distribusi, dan yang paling penting dapat memastikan kelancaran dan keberhasilan proses distribusi dalam bisnis Anda.