Agar memudahkan staff dan operasional untuk mengerjakan berbagai tanggung jawabnya, perusahaan manufaktur bisa menggunakan konsep work order atau petunjuk kerja yang akan mengkoordinasikan tugas produksi Anda secara sistematis, serta memastikan sumber daya digunakan dengan baik.

Untuk lebih memahami bagaimana penjelasan work order dalam perusahaan manufaktur, kita akan bahas bersama apa itu work order, serta contoh dan apa saja tujuan penerapannya untuk keberlangsungan perusahaan. Tidak hanya itu, kita juga akan mengetahui bagaimana cara kerjanya agar bisa meningkatkan operasional bisnis Anda secara menyeluruh.

1. Apa itu Work Order

Terdapat istilah work order dalam industri manufaktur, yang berarti perintah kerja yang berisi dokumen tertulis mengenai detail formal yang mengatur pelaksanaan jenis pekerjaan dalam proses produksi. Adanya dokumen ini untuk memberikan arahan jelas kepada tim-tim dalam departemen mengenai tugas yang perlu dilakukan, seperti spesifikasi produk, jumlah barang yang harus diproduksi, dan batas waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Dalam work order tersebut, biasanya terdapat jenis material yang digunakan untuk produksi, prosedur kerja, dan standar kualitas yang harus dipenuhi, Hal ini dilakukan agar semua staff dapat bekerja sesuai koordinasi yang telah ditetapkan dengan efisien, dan dapat mengurangi risiko kesalahan dan meminimalisir pemborosan sumber daya.

Perlu Anda ketahui, penjelasan work order memiliki setiap tahapan yang bisa Anda catat dan dianalisis untuk memastikan bahwa semua proses dapat berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan. Untuk itu, adanya work order ini akan memastikan kualitas dan efisiensi yang sama pada setiap tahapan dalam proses manufaktur.

2. Contoh Work Order

Contoh work order pada setiap perusahaan manufaktur itu sangat berbeda dan bervariasi, tergantung pada kebutuhan spesifik dari produk yang dibuat dan proses yang akan digunakan. Ada work order dari produksi, perakitan, pemeliharaan, pengemasan, dan lain sebagainya. 

Dalam sebuah work order, biasanya terdapat detail dokumen seperti identifikasi, tanggal penerbitan, deskripsi tugas, instruksi khusus, waktu penyelesaian yang ditentukan, serta sumber daya yang diperlukan. Melalui dokumen petunjuk kerja ini, perusahaan bisa memastikan bahwa setiap aspek produksi dapat terorganisir dengan baik dan efisien. Setelah mengetahui apa itu work order, Berikut ini adalah contoh work order yang dapat Anda gunakan di perusahaan manufaktur:

Template dokumen dan contoh work order ini bisa memberikan Anda panduan dan acuan jelas serta terperinci mengenai apa yang harus dilakukan dalam membuat work order, siapa yang harus bertanggung jawab, serta kapan proses kerja harus selesai, WO bisa menjadi alat yang akan memastikan bahwa setiap langkah dalam alur proses produksi dapat dijalankan dengan baik sesuai standar yang telah ditetapkan, dan memungkinkan Anda untuk memantau kinerja produksi secara efektif.

3. Tujuan Pembuatan Work Order Adalah

Setelah memahami penjelasan work order dan contohnya, kita juga harus mengetahui mengapa perusahaan begitu penting untuk membuat work order dalam operasionalnya. Dalam penjelasan ini, akan dijelaskan apa saja tujuan utama dari penerapan work order dalam perusahaan manufaktur:

a. Mendefinisikan Tugas

Adanya work order akan memastikan bahwa setiap tugas dalam proses produksi selalu ditetapkan dengan jelas dan detail. Dokumen ini berisi informasi mengenai tugas yang harus staff lakukan, termasuk jenis produksi yang harus diproduksi, jumlah unit, spesifikasi teknis, dan hasil akhir yang diharapkan. 

Work order ini akan mendefinisikan tugas dengan jelas, sehingga semua pihak yang terlibat dapat memahami tanggung jawab yang sama dan tidak ada pemahaman ambigu atau kesalahan interpretasi. Selain itu, adanya WO ini juga dapat memastikan operasional Anda berjalan dengan lancar, dengan risiko kesalahan produksi yang menipis, dan penggunaan waktu serta sumber daya yang maksimal. 

b. Mengorganisir Sumber Daya

Tujuan pembuatan work order juga untuk mengkoordinasi dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik, seperti penjadwalan produksi, penggunaan mesin, tenaga kerja, dan bahan baku yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang ditentukan. Adanya work order memberikan perencanaan sumber daya yang terstruktur, sehingga Anda dapat menghindari pemborosan dan overlapping dalam penggunaan sumber daya.

Selain itu, work order juga dapat mendorong peningkatan produktivitas yang akhirnya dapat mengurangi biaya produksi. Dengan begitu, perusahaan akan menghasilkan efisiensi sumber daya, yang menyediakan kerangka kerja untuk melakukan koordinasi ini. Juga memastikan bahwa setiap komponen tersedia dalam waktu yang tepat dan dapat digunakan dengan efisien.

c. Jadwal Produksi

Work order juga berfungsi sebagai pemetaan seluruh jadwal produksi, dengan memberikan garis waktu yang jelas dan terstruktur untuk menyelesaikan setiap tugasnya. Hal tersebut sangat membantu dalam mengoptimalkan alur kerja dan memastikan bahwa setiap tahap produksi akan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Jadwal yang telah ditetapkan dalam work order juga akan membantu seluruh staff yang terlibat dalam proses produksi dapat menyesuaikan pekerjaannya, dan meminimalisir penundaan, dan menghindari penumpukkan tugas yang tidak perlu. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan untuk merespon secara cepat permintaan pasar dengan memenuhi tenggat waktu pengiriman.

d. Pemantauan dan Kontrol

Hal selanjutnya dari tujuan work order adalah untuk memantau dan mengontrol proses produksi, terhadap kemajuan pekerjaan, dan penyesuaian jika diperlukan. Adanya work order akan membantu pemantauan teratur bagi manajer atau supervisor agar bisa mengidentifikasi masalah dan penyimpangan dari standar yang ditetapkan terlebih dahulu. 

Dengan begitu, perusahaan dapat mengambil langkah korektif dan efisien sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih serius. Selain itu, adanya WO ini juga akan membantu Anda memastikan bahwa produk akhir memenuhi semua spesifikasi dan standar kualitas yang telah ditetapkan. Work order ini menjadi alat esensial yang akan menjaga kualitas produk selama siklus produksi, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional.

e. Kontrol Kualitas

Tujuan terpenting work order adalah sebagai kontrol kualitas yang akan menjamin bahwa setiap produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang tinggi. Work order dengan detail parameter dan spesifikasi kualitas yang tinggi akan memastikan bahwa tidak ada ambiguitas dalam ekspektasi kualitas.

Termasuk standar pemeriksaan, toleransi komponen, dan kriteria pengujian kontrol kualitas dari work order, yang akan membantu perusahaan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. Kontrol kualitas yang efektif mengurangi risiko biaya perbaikan dan retur pembelian dari pelanggan, yang sangat penting untuk menjaga reputasi dan keberlanjutan bisnis dalam persaingan pasar.

4. Kesimpulan

Dari artikel diatas mengenai penjelasan work order secara mendalam, dapat ditarik kesimpulan bahwa work order adalah dokumen berisi perintah kerja yang penting dibuat untuk mendefinisikan, mengorganisir, dan memonitor setiap aspek alur proses produksi dalam perusahaan manufaktur.

Dalam penjelasan diatas juga kita telah menguraikan contoh work order yang dapat menjadi panduan bagi Anda membuatnya dengan akurat. Sehingga perusahaan Anda dapat mencapai tujuan bisnis jangka panjang, termasuk meminimalkan pemborosan, dan memenuhi standar kualitas yang ketat, dan meningkatkan keberlanjutan bisnis dalam pasar yang kompetitif.