Pernahkah Anda merasa aliran kas bisnis terasa kurang lancar meskipun angka penjualan terus meningkat? Salah satu penyebabnya adalah proses order to cash yang tidak efisien. Order to cash adalah siklus bisnis yang menghubungkan pesanan pelanggan hingga pembayaran diterima. 

Ketidakteraturan dalam proses ini, seperti penagihan yang terlambat atau dokumen yang tidak sesuai, dapat berdampak pada arus kas dan bahkan mengganggu proses operasional. Ini dapat menyebabkan cash flow negatif, penundaan pertumbuhan, dan kerusakan hubungan pelanggan jika dibiarkan.

Memahami dan mengoptimalkan proses cash to order merupakan langkah penting untuk menjaga stabilitas keuangan. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian, tahapan, hingga contoh nyata penerapan order to cash yang efektif.

1. Pengertian Order to Cash

Order to cash adalah serangkaian proses bisnis yang dimulai dari penerimaan pesanan hingga pembayaran dari pelanggan. Proses ini mencakup berbagai tahap, mulai dari pengambilan pesanan, pemenuhan, penagihan, dan pencatatan pembayaran.

Penggunaan ERP dapat mempermudah seluruh rangkaian order to cash melalui integrasi satu platform. Dengan otomatisasi proses seperti validasi pesanan, pembuatan faktur, hingga pelacakan pembayaran, ERP membantu mengurangi human error. 

Hasilnya, bisnis dapat mempercepat aliran kas, mengurangi piutang tak tertagih, dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain itu, laporan ini memberikan pemahaman yang lebih baik tentang proses pengambilan keputusan.

2. Pentingnya Order to Cash untuk Bisnis

Order to cash adalah salah satu proses penting dalam bisnis yang memengaruhi efisiensi, arus kas, dan pengalaman pelanggan. Perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, menjaga kepuasan pelanggan, dan menjaga aliran dana yang lancar dengan manajemen O2C yang baik.

a. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Siklus O2C yang terkelola dengan baik membantu bisnis mempercepat waktu pemrosesan pesanan hingga pembayaran. Proses yang otomatis dan terintegrasi mengurangi potensi kesalahan manual, mengurangi waktu tunggu, serta memperlancar komunikasi antar departemen. Hal ini membuat operasional lebih efisien dan produktif. 

b. Memperbaiki Arus Kas

Order to cash sangat berperan dalam menjaga kesehatan keuangan suatu bisnis. Dengan penagihan dan pembayaran yang tepat waktu, arus kas dapat dikelola lebih baik, mencegah penundaan pembayaran, dan memastikan ketersediaan dana untuk kebutuhan operasional maupun pengembangan bisnis. 

c. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Proses O2C yang berjalan dengan baik dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Pesanan diproses lebih cepat, pembayaran menjadi lebih sederhana, dan komunikasi menjadi lebih jelas. Hal ini tidak hanya membantu membangun kepercayaan pelanggan, tetapi juga meningkatkan loyalitas yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis.

3. Proses Order to Cash

Setiap tahap dalam siklus O2C dirancang agar transaksi berjalan dengan optimal, memperlancar arus kas dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut adalah penjelasan setiap tahapannya dan bagaimana ERP memaksimalkan proses tersebut.

a. Manajemen Pesanan

ERP mengotomatiskan manajemen pesanan dengan memvalidasi setiap pesanan secara real-time, memastikan akurasi data, dan mengurangi kesalahan input manual. Proses ini mempercepat pemrosesan pesanan, memudahkan pelacakan, dan mempercepat persiapan langkah berikutnya, sehingga konversi pesanan menjadi pengiriman menjadi lebih cepat.

b. Manajemen Kredit

Evaluasi kelayakan kredit pelanggan dilakukan secara otomatis berdasarkan histori pembayaran dan batas kredit yang terintegrasi melalui software ERP. Sistem ini membantu mengurangi risiko pembayaran gagal dan mempercepat proses persetujuan, sehingga bisnis dapat memastikan hanya pelanggan yang layak menerima fasilitas kredit.

c. Pemenuhan Pesanan

Pesanan dapat disetujui dan dipenuhi dengan cepat melalui integrasi ERP dengan inventaris dan logistik. Sistem ini mengotomatiskan pengambilan dan pengemasan barang, serta mencegah terjadinta human error. Hasilnya, kepuasan pelanggan meningkat dan waktu tunggu lebih singkat.

d. Pengiriman Pesanan

ERP mendukung pengelolaan pengiriman dengan memantau status pengiriman secara real-time. Dengan sistem ini, bisnis dapat melacak setiap tahap pengiriman dan memastikan bahwa pelanggan menerima pesanan mereka tepat waktu, meningkatkan kepercayaan pelanggan. 

e. Faktur Pelanggan

Setelah barang atau jasa dikirim, faktur pelanggan dapat diterbitkan secara otomatis. Faktur yang terintegrasi dengan modul pembayaran dapat dikirim tepat waktu, mempercepat proses penagihan, dan mendukung aliran kas yang sehat dengan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.

f. Piutang Usaha

Melalui ERP, piutang usaha dipantau dengan lebih terstruktur, memastikan pembayaran diterima sesuai jadwal. Sistem otomatis ini mengurangi risiko piutang tak tertagih dengan fitur notifikasi pengingat pembayaran dan laporan yang terintegrasi.

g. Pelaporan Manajemen Data

Tahap akhir dalam proses O2C adalah pelaporan dan manajemen data yang dikumpulkan secara otomatis oleh ERP. Laporan ini memberikan informasi mendalam, mendukung pengambilan keputusan strategis, dan membantu bisnis mengidentifikasi peluang peningkatan di setiap tahap proses.

4. Perbedaan Order to Cash dengan Quote to Cash

Order to cash (O2C) dan quote to cash (Q2C) adalah dua proses penting dalam manajemen bisnis yang berhubungan dengan transaksi penjualan, namun memiliki fokus dan tahapan yang berbeda. Berikut adalah perbedaan utama antara keduanya.

a. Proses

Order to cash (O2C) adalah proses yang dimulai setelah menerima pesanan dan berakhir ketika pembayaran diterima. Fokus utama O2C adalah pengelolaan pesanan, pemenuhan, pengiriman, dan penagihan pembayaran. 

Sebaliknya, quote to cash (Q2C) mencakup langkah-langkah dari pembuatan kutipan harga hingga pembayaran, berfokus pada penawaran dan negosiasi sebelum transaksi terjadi. 

b. Tahapan Proses

Proses O2C terdiri dari manajemen pesanan, pemenuhan, pengiriman, dan pengelolaan piutang, yang semuanya berorientasi pada pelaksanaan pesanan yang telah diterima. 

Sementara itu, Q2C mencakup pembuatan kutipan, persetujuan, dan konversi kutipan menjadi pesanan. Tahapan ini lebih awal dan berfokus pada interaksi dengan pelanggan untuk memastikan kesepakatan harga sebelum pesanan dibuat. 

c. Interaksi dengan Pelanggan

O2C berfokus pada hubungan yang terjadi setelah pesanan diterima, dengan tujuan memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengelola transaksi yang ada. 

Dalam proses Q2C, interaksi dengan pelanggan lebih intensif di tahap awal, mencakup diskusi tentang kebutuhan, spesifikasi produk, dan harga, yang berfungsi untuk membangun kesepakatan sebelum transaksi berlangsung. 

d. Fokus pada Harga dan Negosiasi

O2C berfokus pada pelaksanaan pesanan, pengiriman produk, dan penerimaan pembayaran, sehingga memastikan bahwa semua langkah dilakukan secara efisien dan tepat waktu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjaga arus kas yang sehat.

Sebaliknya, Q2C fokus pada penetapan harga dan negosiasi, yang dapat melibatkan beberapa iterasi untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara pelanggan dan penyedia sebelum pesanan resmi dibuat. 

e. Tujuan Utama

Tujuan utama O2C adalah memastikan pesanan pelanggan dipenuhi dengan efisien dan pembayaran diterima tepat waktu, yang sangat penting untuk menjaga arus kas yang sehat dalam bisnis. 

Sementara itu, Q2C bertujuan memberikan penawaran yang menarik kepada pelanggan, meningkatkan peluang penjualan dan kepuasan pelanggan melalui proses penawaran yang efektif sebelum transaksi dilakukan.

5. Contoh Order to Cash

Proses Order to Cash (O2C) membantu perusahaan mengelola kegiatan operasional secara efisien dari pesanan hingga pembayaran. Dengan bantuan ERP, setiap tahap dapat diotomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dan arus kas. Berikut adalah contoh penerapannya dalam kegiatan bisnis.

a. Penerimaan Pesanan

Berbagai saluran, seperti platform online dan sistem email terintegrasi, memungkinkan ERP untuk menerima pesanan secara otomatis. Saat data pesanan dicatat dan diverifikasi secara real-time, ini mempercepat proses validasi pesanan dan mengurangi kesalahan, sehingga pelanggan menerima konfirmasi lebih cepat.

b. Pemrosesan Pesanan

Pemeriksaan ketersediaan stok dapat dilakukan secara real-time melalui software ERP agar bisnis dapat mengkonfirmasi pesanan kepada pelanggan. Sebelum proses dimulai, sistem memastikan bahwa semua dokumen dan informasi pesanan sudah sesuai. Alur pemrosesan dipercepat dengan proses yang terstruktur ini, yang mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi logistik.

c. Pengiriman

Agar barang dikirim tepat waktu, ERP mengintegrasikan logistik dan pengemasan. Sistem ini memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time, memastikan ketepatan waktu, dan mengurangi risiko kesalahan pengiriman. Dengan proses ini, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membangun kepercayaan.  

d. Penagihan dan Fakturasi

Faktur dapat segera dihasilkan dengan sistem ERP setelah pengiriman selesai. Faktur yang terintegrasi menghasilkan data yang akurat dan mempercepat penagihan. Sebagai contoh, perusahaan yang menggunakan ERP dapat mengurangi waktu siklus faktur yang secara langsung meningkatkan cash flow dan memastikan likuiditas perusahaan tetap stabil.

e. Penerimaan Pembayaran

ERP memudahkan pengawasan pembayaran dengan mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan. Sistem ini membantu mempercepat penerimaan pembayaran dan mengurangi risiko keterlambatan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat mengurangi siklus piutang hingga beberapa hari, yang berdampak positif pada arus kas dan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

6. Strategi untuk Mengoptimalkan Proses Order to Cash

Proses order-to-cash (O2C) adalah kunci keberhasilan bisnis dalam meningkatkan arus kas. Strategi yang tepat dalam mengoptimalkan O2C dapat membantu Anda mempercepat transaksi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan.

a. Manfaatkan Data

Data yang akurat dan relevan sangat penting dalam proses O2C. Dengan memanfaatkan data pelanggan dan tren penjualan, Anda dapat memperkirakan permintaan serta meningkatkan kualitas pengelolaan persediaan. 

Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menawarkan layanan yang lebih personal, memperkuat hubungan dengan pelanggan, dan mengoptimalkan pengalaman belanja mereka. 

b. Integrasi Program Loyalty Offline dan Online

Mengintegrasikan program loyalty antara saluran offline dan online dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan Anda. Dengan pendekatan ini, Anda dapat melacak perilaku pembelian secara menyeluruh. 

Selain itu, Anda juga dapat memberikan penawaran khusus dan memudahkan pelanggan dalam mendapatkan imbalan. Hal ini tidak hanya meningkatkan loyalitas, tetapi juga mendorong transaksi berulang yang signifikan dalam proses O2C. 

c. Optimalisasi Proses Pembayaran

Untuk mempercepat O2C, penting untuk meningkatkan efisiensi proses pembayaran. Dengan menerapkan sistem pembayaran yang terautomasi, Anda dapat mengurangi potensi keterlambatan dan menciptakan aliran kas yang lancar.

Proses yang lebih cepat dalam menangani faktur dan pembayaran juga mengurangi beban administrasi, sehingga tim Anda dapat fokus pada tugas strategis lainnya. 

d. Gunakan Dukungan Software seperti ScaleOcean

Dukungan dari software dan teknologi modern, seperti ERP, dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses O2C. ScaleOcean ERP menyediakan fitur canggih yang mengintegrasikan seluruh aspek bisnis, mulai dari manajemen inventaris hingga pemrosesan pesanan. 

Dengan sistem terintegrasi, Anda dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat pengolahan transaksi, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

7. Kesimpulan

Kini, memahami proses Order to Cash (O2C) adalah langkah awal menuju efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan. Namun, untuk benar-benar mengoptimalkan siklus ini, integrasi teknologi menjadi menjadi hal yang penting untuk diimplementasikan bisnis.

ERP seperti ScaleOcean memudahkan Anda untuk mengelola seluruh tahap O2C, dari penerimaan pesanan hingga pelaporan keuangan dengan otomatisasi dan data real-time. Sistem ini mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses penagihan, dan memastikan arus kas tetap lancar. 

Dengan ERP, bisnis Anda tidak hanya lebih efisien, tetapi juga lebih siap menghadapi tantangan pasar. ScaleOcean menawarkan solusi ERP yang terintegrasi untuk membantu transformasi digital proses bisnis Anda. Jadwalkan demo gratis sekarang dan temukan bagaimana ScaleOcean dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda secara signifikan.