Procure to Pay (P2P): Pengertian, Proses dan Manfaatnya

Setiap perusahaan memerlukan pengadaan barang atau jasa dari pihak eksternal untuk mendukung operasionalnya. Proses yang mencakup semua tahapan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembelian dan penerimaan, dikenal sebagai procure to pay. Proses ini penting untuk memastikan kelancaran dan efisiensi operasional perusahaan.

Namun, proses ini seringkali sulit diimplementasi dengan efektif dikarenakan adanya faktor-faktor dan tantangan yang harus ditangani. Proses procure to pay atau sering juga dipanggil sebagai purchase to pay, atau P2P, merupakan salah satu komponen paling penting dalam procurement management.

Hal tersebut dikarenakan dengan adanya proses P2P yang efektif, perusahaan dapat melakukan pengadaan dan pengelolaan dengan mudah. Simaklah artikel berikut untuk mengetahui lebih mendalam mengenai procure to pay, serta proses dan solusinya.

Key Takeaways

• Procure to pay (P2P) adalah proses bisnis terintegrasi yang meliputi pengadaan barang/jasa, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemesanan, penerimaan, hingga pembayaran faktur.
• Proses P2P melibatkan identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, pengajuan dan persetujuan, pembuatan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan pembayaran faktur.
• Tantangan utama dalam P2P meliputi kurangnya visibilitas, proses manual yang memakan waktu, dan kompleksitas integrasi sistem yang dapat menghambat efisiensi.
• Software e-procurement ScaleOcean adalah solusi perangkat lunak P2P yang dapat mengotomatisasi dan mengintegrasikan seluruh proses pengadaan, untuk meningkatkan efisiensi.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Procure to Pay (P2P)?

Procure to pay adalah rangkaian proses bisnis yang terhubung, mencakup seluruh tahapan pembelian barang atau jasa, mulai dari penentuan kebutuhan, pemesanan, penerimaan barang, hingga pembayaran tagihan kepada pemasok.

Tujuan dari penyusunan proses berikut adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional pengadaan hal yang diperlukan, serta memastikan proses pengadaan dan pembelian berlangsung sesuai dengan regulasi perusahaan atau pemerintah.

Berjalan lancarnya proses berikut sangatlah krusial dalam memastikan pemenuhan kebutuhan perusahaan dalam suatu tenggat waktu. Procure to pay juga mencakup baik proses e-Procurement maupun pengadaan konvensional, tergantung sistem yang digunakan perusahaan.

Baca juga: Perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog: Pengertian dan Fungsi

Proses Procure to Pay (P2P)

Proses Procure to Pay (P2P) melibatkan serangkaian langkah yang meliputi identifikasi kebutuhan barang/jasa, permintaan pembelian yang disetujui, pemesanan kepada vendor, penerimaan dan verifikasi barang, pencocokan faktur dengan PO dan laporan penerimaan, serta pembayaran untuk menyelesaikan utang kepada vendor.

Berikut adalah langkah-langkah utama dalam proses P2P:

1. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan adalah langkah pertama yang penting dalam proses pengadaan. Pada tahap ini, setiap departemen di perusahaan menilai kebutuhan barang atau jasa berdasarkan operasi yang akan dilaksanakan.

Hal ini termasuk menentukan jumlah, kualitas, dan spesifikasi yang diperlukan, serta memastikan bahwa semua pengadaan sesuai dengan anggaran yang telah disiapkan. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang harus dibeli dan mengapa.

Dengan menentukan kebutuhan yang tepat, perusahaan dapat menghindari pembelian berlebihan atau kekurangan yang dapat mengganggu kelancaran operasional. Hal ini juga memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efisien dan sesuai dengan RAB pengadaan, sehingga mendukung pencapaian tujuan jangka panjang perusahaan.

2. Pemilihan Vendor

Setelah kebutuhan teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun Purchase Request (PR). Dokumen PR mencakup rincian barang atau jasa yang diperlukan dan alasan mengapa pengadaan tersebut penting untuk kelancaran operasional perusahaan. PR ini juga mencantumkan jumlah yang dibutuhkan, serta spesifikasi yang harus dipenuhi.

PR akan diajukan kepada manajer atau pihak berwenang untuk mendapatkan persetujuan. Setelah disetujui, PR akan menjadi acuan dalam memilih pemasok dan memulai proses pengadaan. Proses ini memastikan bahwa semua pengadaan, termasuk direct purchase atau bukan, sudah diverifikasi dan sesuai dengan kebijakan internal perusahaan.

3. Pengajuan dan Persetujuan

Pemilihan vendor adalah langkah kunci dalam proses P2P. Perusahaan harus memilih pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan dengan harga yang kompetitif, kualitas yang baik, dan pengiriman yang tepat waktu. Proses ini sering melibatkan permintaan penawaran harga (RFQ) dari beberapa pemasok untuk dibandingkan.

Evaluasi supplier juga meliputi penilaian terhadap reputasi pemasok, kemampuan mereka dalam memberikan layanan purna jual, garansi supplier dan konsistensi pengiriman. Dengan menggunakan data dan evaluasi yang tepat, perusahaan dapat memilih pemasok yang tidak hanya memenuhi kebutuhan tetapi juga memberikan nilai lebih dalam jangka panjang.

4. Pembuatan Pesanan Pembelian (PO)

Setelah vendor dipilih, dokumen Purchase Order (PO) disiapkan dan diajukan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang. Proses ini memastikan bahwa pengadaan yang dilakukan telah diperiksa dan disetujui oleh departemen yang bertanggung jawab, seperti departemen keuangan atau manajemen puncak.

Persetujuan yang dilakukan bertujuan untuk mengontrol pengeluaran dan memastikan bahwa semua pembelian sesuai dengan anggaran yang tersedia. Selain itu, proses ini juga berfungsi untuk mencegah pembelian yang tidak perlu atau pembelian yang melampaui anggaran yang sudah ditetapkan.

5. Penerimaan Barang atau Jasa

Setelah mendapat persetujuan, perusahaan akan membuat Purchase Order (PO) sebagai dokumen resmi yang mengonfirmasi pesanan dengan pemasok. PO mencakup rincian penting seperti jumlah barang, harga, spesifikasi, dan syarat pengiriman. Ini juga berfungsi sebagai kontrak hukum antara perusahaan dan pemasok.

PO juga mencantumkan waktu pengiriman yang diharapkan, serta cara pembayaran yang disepakati. Dengan adanya PO, kedua pihak memiliki kesepakatan yang jelas mengenai persyaratan transaksi, yang meminimalkan potensi kebingungan atau ketidaksesuaian pada tahap berikutnya.

6. Penerbitan Faktur dan Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan perlu melakukan inspeksi untuk memastikan semuanya sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam PO. Ini mencakup pemeriksaan kualitas, jumlah, dan kondisi barang atau jasa yang diterima untuk menghindari ketidaksesuaian.

Jika barang atau jasa yang diterima tidak sesuai kesepakatan, perusahaan dapat mengajukan pengembalian atau penggantian kepada pemasok. Proses penerimaan yang teliti memastikan kesesuaian dengan purchase order, hanya barang yang sesuai standar yang masuk inventaris, serta memperlancar proses pembayaran.

7. Penerbitan Faktur dan Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima, pemasok akan mengirimkan invoice yang mencantumkan rincian pembayaran. Pada tahap ini, tim keuangan perusahaan akan memeriksa apakah invoice sesuai dengan PO dan penerimaan barang yang telah dilakukan sebelumnya. Verifikasi ini penting untuk menghindari kesalahan pembayaran.

Setelah verifikasi, perusahaan akan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan syarat yang telah disepakati dalam PO. Pembayaran ini dapat dilakukan melalui berbagai metode seperti transfer bank atau cek, tergantung pada ketentuan yang telah disepakati sebelumnya dengan pemasok.

8. Pencatatan Account Payable

Setelah pembayaran dilakukan, perusahaan harus mencatat transaksi dalam sistem account payable mereka atau jurnal pembelian. Pencatatan ini sangat penting untuk melacak kewajiban keuangan dan memastikan akurasi laporan keuangan. Dengan pencatatan yang tepat, perusahaan dapat mengelola cash flow dengan lebih efektif.

Pencatatan ini juga memudahkan dalam analisis pengeluaran dan membantu tim keuangan dalam perencanaan anggaran di masa depan. Akurasi dalam pencatatan account payable memastikan bahwa perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap arus kas dan kewajiban finansialnya.

Manfaat Procure to Pay (P2P)

Manfaat Procure-to-Pay (P2P) meliputi efisiensi tinggi dengan otomatisasi yang mengurangi kesalahan dan entri data manual, visibilitas dan kontrol untuk memantau pengeluaran secara real-time serta meningkatkan kepatuhan, serta efisiensi biaya dengan pengurangan biaya administrasi dan proses yang tidak efisien.

Berikut manfaat utama implementasi sistem P2P:

1. Efisiensi Operasional

Manfaat utama implementasi P2P adalah peningkatan efisiensi operasional dengan mengotomatisasi proses dari pengajuan purchase request hingga pembayaran kepada pemasok. Penggunaan standar, template, dan alur otomatis mengurangi langkah yang memakan waktu, mempercepat proses, dan meminimalisir kesalahan manusia.

2. Pengelolaan Pengeluaran yang Lebih Baik

Dengan sistem cloud procurement, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran dengan lebih baik. Pengelolaan pengeluaran menjadi lebih transparan karena seluruh data pengadaan dan pembayaran tercatat secara digital.

Dengan memantau transaksi secara real-time, tim keuangan dapat segera mendeteksi penyimpangan atau pembelian yang tidak sesuai anggaran, memastikan pengeluaran tetap terkontrol dan sesuai rencana. P2P juga mencegah pembelian tidak terencana dan memastikan pengeluaran tidak sah dapat dihindari, memperbaiki kontrol pengeluaran.

3. Monitoring Pengadaan Secara Menyeluruh

Sistem P2P memungkinkan perusahaan memantau proses pengadaan secara real-time melalui dashboard dan laporan yang dapat disesuaikan. Manajer dapat melihat status pengadaan, performa pemasok, dan pengeluaran, serta mendeteksi masalah seperti keterlambatan atau ketidaksesuaian, memungkinkan tindakan cepat tanpa gangguan operasional.

Pendekatan strategic sourcing juga dapat diterapkan dalam tahap monitoring pengadaan untuk memastikan keputusan pembelian didasarkan pada analisis data dan kinerja pemasok jangka panjang. Dengan pendekatan ini, perusahaan tidak hanya memantau transaksi, tetapi juga membangun strategi pengadaan yang berkelanjutan dan efisien.

4. Manajemen Hubungan dengan Supplier Lebih Baik

Penerapan sistem P2P yang terintegrasi meningkatkan hubungan perusahaan dengan pemasok. Portal pemasok yang terhubung memungkinkan pembaruan status pengiriman dan pengiriman invoice elektronik, mempercepat aliran informasi dan komunikasi yang lebih transparan. Hal ini meningkatkan fleksibilitas, kualitas layanan, dan ketepatan pengiriman.

5. Peningkatan Manajemen Kas

Dengan sistem P2P, perusahaan dapat mengelola arus kas lebih efektif dengan mengatur jadwal pembayaran otomatis, memanfaatkan diskon pembayaran awal, dan menghindari denda keterlambatan. Proses yang terkontrol memastikan pembayaran tepat waktu, menjaga hubungan dengan pemasok, dan mengoptimalkan aliran kas untuk perencanaan anggaran yang lebih baik.

Indikator Proses Procure to Pay

Indikator Procure to Pay (P2P) mengukur efisiensi, efektivitas, dan kepatuhan alur pengadaan dari permintaan hingga pembayaran. Indikator utama meliputi waktu siklus pesanan, biaya per pesanan, akurasi faktur, waktu persetujuan, dan diskon vendor, memastikan pengadaan efisien, aman, dan hemat biaya.

Berikut indikator yang perlu diperhatikan dalam mengukur implementasi P2P:

• Waktu Siklus Pesanan: Waktu siklus pesanan mengacu pada total waktu yang diperlukan mulai dari pengajuan kebutuhan hingga barang diterima. Pengukuran ini penting untuk memastikan bahwa pengadaan barang dilakukan dengan cepat dan efisien.
• Biaya Rata-Rata per Pesanan: Biaya rata-rata per pesanan mencakup biaya yang dikeluarkan untuk memproses permintaan satu pesanan pembelian (PO). Memantau biaya ini penting untuk mengidentifikasi efisiensi dan potensi penghematan dalam proses P2P.
• Waktu Pemrosesan dan Persetujuan Invoice: Waktu pemrosesan invoice mengukur durasi yang dibutuhkan untuk menyetujui faktur vendor sebelum pembayaran dilakukan. Hal ini penting untuk menjaga kelancaran hubungan dengan vendor.
• Akurasi Pencocokan Faktur: Persentase faktur yang cocok dengan PO dan Goods Received Note (GRN) tanpa perselisihan. Proses ini, yang dikenal sebagai 3-way matching, sangat penting untuk mengurangi kesalahan, memastikan barang diterima sesuai yang dipesan, serta harga yang dibayarkan sesuai dengan kontrak.
• Diskon Invoice: Diskon invoice mengacu pada persentase diskon yang diperoleh dari supplier karena pembayaran yang dilakukan lebih cepat dari jatuh tempo. Memanfaatkan diskon ini dapat membantu perusahaan mengurangi biaya pembelian, meningkatkan cash flow, dan memperkuat hubungan dengan vendor.
• Persentase Pembelian Sesuai Kontrak: Persentase pembelian sesuai kontrak mengukur sejauh mana pembelian dilakukan melalui vendor yang terdaftar dan kontrak yang telah disepakati. Indikator ini menunjukkan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap kebijakan pengadaan yang sudah ditetapkan.

Tantangan dalam Proses Procure to Pay (P2P)

Namun, implementasi sebuah proses P2P yang optimal bukan merupakan suatu hal yang mudah dilakukan, melainkan harus disusun dan dirancang sesuai dengan tujuan perusahaan. Terlebih lagi, terdapat juga beberapa tantangan dalam proses procure to pay yang yakni adalah sebagai berikut:

1. Proses Persetujuan Faktur yang Lambat

Proses persetujuan faktur pembelian sering kali memakan waktu karena melibatkan banyak pihak untuk mendapatkan persetujuan. Hal ini menjadi masalah ketika faktur harus melewati beberapa lapisan persetujuan yang membutuhkan waktu, yang pada gilirannya menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran.

Keterlambatan pembayaran bisa merusak hubungan dengan vendor dan mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan. Selain itu, proses manual ini rentan terhadap kesalahan manusia, yang memperlambat keseluruhan siklus P2P.

2. Komunikasi dengan Vendor yang Terhambat

Komunikasi yang buruk antara tim pengadaan dan vendor sering kali menyebabkan kesalahpahaman. Tanpa sistem yang jelas untuk berbagi informasi, komunikasi antara tim pengadaan dan vendor bisa terhambat.

Akibatnya, bisa terjadi kebingungan mengenai barang yang dipesan atau jadwal pengiriman yang diharapkan, yang berpotensi mengganggu kelancaran proses pengadaan. Untuk memperlancar komunikasi, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi procurement terbaik yang menyediakan platform terintegrasi untuk berkomunikasi langsung dengan pemasok.

Dengan solusi ini, informasi penting seperti status pengiriman, spesifikasi barang, dan waktu pengiriman dapat dipantau secara real-time. Hal ini membantu perusahaan untuk segera mengidentifikasi potensi masalah, sehingga risiko kesalahan atau keterlambatan dapat diminimalkan secara efektif.

3. Kesalahan dalam Pengolahan Data Pengadaan

Proses pengadaan yang dilakukan secara manual sering kali berisiko mengalami kesalahan dalam pengolahan data. Baik itu kesalahan dalam memasukkan angka, ketidaksesuaian data antara faktur dan barang yang diterima, atau kesalahan administratif lainnya.

Kesalahan semacam ini dapat berdampak besar pada arus kas dan pengelolaan modal kerja perusahaan. Jika tidak segera diidentifikasi dan diperbaiki, hal ini bisa menyebabkan masalah keuangan yang lebih besar, termasuk kesalahan dalam laporan keuangan.

4. Kurangnya Pemantauan Pengeluaran Secara Real-Time

Salah satu kendala utama dalam proses P2P manual adalah kurangnya pemantauan pengeluaran secara real-time. Tanpa sistem yang memadai, setiap departemen mungkin tidak menyadari apabila pengeluaran telah melampaui anggaran yang telah disetujui.

Ketidakjelasan mengenai pengeluaran ini dapat menghambat pengambilan keputusan yang efektif dan menyebabkan ketidakseimbangan keuangan. Tanpa kontrol yang tepat, perusahaan berisiko mengalami pemborosan yang tidak terdeteksi hingga terlambat.

Dilansir dari laporan Market Research Future mengenai pasar perangkat lunak “Procurement to Pay”, nilai pasar global tercatat sebesar USD 8,103 miliar pada tahun 2024. Pasar ini juga diproyeksikan tumbuh hingga mencapai USD 21,99 miliar pada tahun 2035 dengan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 9,5%.

Optimalkan Kinerja Pengadaan dengan ScaleOcean E-Procurement Software

Aplikasi e-procurement ScaleOcean merupakan solusi terbaik dalam mengefisienkan proses P2P. Sistem berikut dapat membantu perusahaan dalam pengadaan barang atau jasa yang efektif, manajemen inventaris, pengelolaan keuangan dan secara keseluruhan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

Tidak hanya itu, aplikasi ScaleOcean tersebut dapat diintegrasi mudah dengan sistem-sistem yang telah diimplementasi perusahaan. Aplikasi tersebut juga dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang bervariasi.

Hal-hal yang telah disebutkan di atas dapat dicoba terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkan oleh tim ScaleOcean. Selain dari yang telah disebutkan, terdapat juga beberapa fitur dari software e-procurement-nya yang dapat membantu dalam proses P2P:

• Product Management: Mengelola daftar produk, spesifikasi, dan harga secara terpusat, memastikan konsistensi data.
• Inventory Management: Memantau stok barang secara real-time untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok.
• Vendor Portal: Memfasilitasi komunikasi langsung dengan vendor untuk negosiasi dan penawaran harga.
• Accounting Management: Mengintegrasikan pengeluaran pengadaan dengan sistem akuntansi untuk transparansi keuangan.
• Order Management: Mengelola seluruh proses pemesanan barang secara otomatis dari permintaan hingga pengiriman.
• PR and PO Management: Mengotomatisasi pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.

Kesimpulan

Procure to Pay (P2P) adalah alur dana yang mengalir dari pembeli ke penjual sebagai bentuk penyelesaian atas akuisisi barang atau jasa. Proses yang efektif dalam alur ini sangat penting untuk memastikan kelancaran pengadaan dan pengelolaan keuangan yang terorganisir dengan baik.

Meskipun mencapai proses yang sepenuhnya sempurna bisa menjadi tantangan, teknologi seperti perangkat lunak P2P dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan mengurangi hambatan dalam pengadaan.

Software e-procurement ScaleOcean hadir dengan solusi terintegrasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, memastikan pengadaan berjalan lebih lancar dan terkontrol. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat mengenal kemampuan dari software ini lebih detail dan bisa merasakan dampaknya secara langsung.