Aplikasi e-purchasing diciptakan sebagai realisasi perencanaan pembelian dalam upaya menjaga ketersediaan bahan baku produksi. Bagaimana jika bahan tersebut tidak tersedia? Tentu saja proses produksi tidak dapat berjalan lancar. Nah, untuk memastikan perusahaan melakukan pembelian dengan tepat, diperlukan sebuah solusi manajemen pembelian atau purchasing management merupakan salah satu modul ERP yang memudahkan bisnis Anda. Penasaran kan apa saja kelebihan purchasing management? mari kita bahas di artikel ini. 

Baca juga: 10 Modul ERP yang Wajib Anda Ketahui

1. Definisi Purchasing Management

Kamus bisnis mendefinisikan purchasing management adalah tindakan memperoleh atau membeli barang dan jasa. Prosesnya meliputi persiapan, proses permintaan, penerimaan akhir, dan persetujuan pembayaran. Sebuah bisnis tidak akan dapat bertahan jika pengeluaran bahan lebih besar dari keuntungan yang dapat diperoleh dari penjualan produk.

Menurut – J.H. Westing, L.V. Fine, Gary Joseph Zenzo “Manajemen pembelian adalah aktivitas yang melampaui tindakan pembelian sederhana. Kegiatannya mencakup penelitian dan pengembangan untuk pemilihan bahan dan sumber yang tepat, tindak lanjut untuk memastikan pengiriman tepat waktu, inspeksi untuk memastikan kuantitas dan kualitas, dan mengendalikan lalu lintas, penerimaan, penyimpanan toko, dan operasi akuntansi yang terkait dengan pembelian.

Sedangkan menurut sumber lain purchasing management adalah proses pengadaan dan pemesanan barang atau jasa untuk mendukung fungsi manufaktur dalam kegiatan produksinya. Bagian yang mengelola atau melaksanakan pembelian ini adalah departemen pembelian. Nah, memahami pengertiannya saja tidak cukup. Manajemen pembelian merupakan salah satu fungsi utama dalam perusahaan. 

Jika Anda bisa  membuat keputusan pembelian yang lebih efisien maka, bisnis Anda pasti bisa mengurangi biaya pengeluaran yang tidak perlu dan keuntungan pun meningkat. Ruang lingkup sebuah perusahaan tidak hanya terbatas pada tingkat keberhasilan sistem pengadaan barang yang dibutuhkan saja, tetapi berkaitan juga dengan strategi bermitra perusahaan dengan pihak supplier. 

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat melakukan pembelian, misalnya karakteristik dari barang dan beberapa faktor eksternal lain dari pihak ketiga. Dengan purchasing management, Anda bisa mengatur dan mengelola semua hal tersebut hanya dari satu dashboard saja.

2. Siklus Pembelian

Setelah mengetahui pengertiannya, penting juga untuk memahami langkah-langkah yang dilalui oleh sebuah bisnis dalam melakukan pembelian. Siklusnya meliputi membuat data kebutuhan jenis bahan baku yang diperlukan untuk kegiatan operasional bisnis sehari-hari, menentukan berapa banyak bahan yang dibutuhkan, memperkirakan jumlah permintaan customer, dan tanggal produksi. Maka dari itu diperlukan suatu sistem yang efisien dan profesional untuk bisa melancarkan seluruh tahapan tersebut.

Menerapkan sistem ERP purchasing memungkinkan Anda untuk membuat keputusan lebih cepat, menghemat pengeluaran, meminimalisir kesalahan, dan memilih vendor bahan baku berkualitas dengan tepat waktu. Jika semua prosesnya sudah berjalan dengan baik, perusahaan Anda pun pasti lebih unggul dibandingkan kompetitor.

Baca juga: 8 Manfaat ERP bagi Perusahaan dalam Tingkatkan Produktivitas

3. Pentingnya Purchasing Management

Efisiensi pembelian sangatlah diperlukan oleh suatu bisnis. Ada beberapa rekomendasi vendor management system yang bisa Anda pertimbangkan untuk mengelola proses purchasing. Mari kita bahas peran software ini secara lengkap.

a. Pusat Keuntungan

Siklus pembelian dapat menjadi tempat datangnya profit jika menggunakan sistem e-purchasing. Anda bisa mengatur biaya pengeluaran semaksimal mungkin dan menghilangkan biaya yang tidak perlu secara otomatis. Sehingga, Anda bisa menekan biaya produksi dan meningkatkan keuntungan sekaligus.

b. Menstabilkan Harga

Peran penting lainnya adalah dapat menjaga stabilitas harga. Jika terdapat fluktuasi biaya produksi, maka akan menghambat proses selanjutnya. Misalnya, tim marketing belum menetapkan berapa harga yang harus dibebankan kepada pelanggan, lalu divisi keuangan menghadapi masalah dalam menghitung laba, dan akuntan tidak dapat mengukur arus kas perusahaan.

Dengan aplikasi e-purchasing, Anda tidak perlu takut untuk mengalami hal tersebut. Anda bisa mempertahankan biaya produksi dengan memilih supplier yang tepat dan memberikan penawaran terbaik. Pertahankan pemasok tersebut dengan automasi perbaruan kontrak. Sehingga, lonjakan harga dan kerugian pun bisa dihindari.

c. Pengelola Rantai Persediaan

Pengadaan merupakan salah satu tahapan paling utama dalam rantai pasok. Proses satu ini bertanggung jawab atas kelancaran proses supply chain. Anda bisa memastikan proses pembelian berjalan tepat waktu dengan menggunakan purchasing management. Semua jadi lebih terkontrol dan proses kedepannya pun juga lancar.

d. Jaminan Kepuasan Pelanggan

Ketahui bagaimana manajemen pembelian dapat menjamin kepuasan pelanggan Anda. Pertama, perusahaan membeli bahan terbaik yang berkualitas untuk proses produksi. Sehingga, kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan harapan customer. Lalu, pelanggan pun senang dan akan melakukan pembelian lagi.

Kedua, Anda dapat memastikan pengiriman sampai tepat waktu. Dengan purchasing management, seluruh proses kedepannya akan terintegrasi dengan baik secara otomatis. Contohnya, tanggal pengiriman akan langsung sesuai dengan tenggat waktu selesainya proses produksi. Sehingga, tidak ada pengiriman yang melewati batas tanggal yang sudah ditentukan. Kepuasan customer pun bisa meningkat, begitu juga dengan loyalitas pelanggan.

Baca juga: 6 Fitur Aplikasi CRM yang Harus Anda Miliki

e. Fungsi Strategis Perusahaan

Aplikasi e-purchasing membantu Anda dalam menentukan strategi pembelian yang paling tepat untuk perusahaan anda. Seperti yang kita tau, permintaan pasar selalu berbeda-beda mengikuti perkembangan zaman. Selain itu, harga bahan baku juga selalu berubah dan tidak menentu. Nah, software purchasing management dapat memudahkan Anda dalam menyesuaikan strategi dan mendapatkan harga terbaik. Jadi, Anda bisa melakukan transformasi bisnis sesuai kemajuan era.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa purchasing management memiliki peran yang besar dalam kelancaran proses produksi di perusahaan Anda. Sehingga, keuntungan bisnis Anda pun juga turut meningkat. Sekarang, sudah saatnya Anda beralih ke software procurement ScaleOcean, sederhanakan proses pembelian dan dapatkan keuntungan yang lebih besar!