10 Fitur Aplikasi CRM untuk Meningkatkan Pertumbuhan Bisnis

Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) adalah software yang dirancang untuk mengelola interaksi dengan pelanggan serta mengatur data pelanggan secara efisien. Software ini membantu perusahaan meningkatkan hubungan pelanggan dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.

Jadi, manajemen hubungan pelanggan akan melancarkan seluruh tahapan funnel di bisnis Anda. Dengan menggunakan berbagai macam fitur CRM, Anda tidak perlu lagi susah-susah memeriksa dan menulis data customer secara manual.

Seluruh fitur aplikasi CRM cocok diterapkan ke seluruh jenis perusahaan, mulai dari yang berskala kecil sampai yang besar sekalipun. Lalu, apa saja fitur CRM terpenting yang harus ada di bisnis Anda?

Fitur aplikasi CRM mencakup pengelolaan kontak, pelacakan prospek, otomatisasi pemasaran, layanan pelanggan, laporan penjualan, serta berbagai fungsi lainnya yang mendukung efisiensi dalam hubungan dan interaksi dengan pelanggan serta pengelolaan aktivitas bisnis secara keseluruhan.

Berikut penjelasan lebih mendalam dari 10 fitur penting CRM tersebut.

Key Takeaways

• Aplikasi CRM menyediakan fitur-fitur esensial seperti manajemen kontak dan pelacakan prospek, membantu bisnis mengelola interaksi pelanggan dan data secara lebih efektif untuk meningkatkan hubungan.
• Otomatisasi dalam CRM, baik untuk pemasaran maupun penjualan, secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan konsistensi dalam proses bisnis yang berulang.
• Fitur pelaporan dan analitik dalam aplikasi CRM memberikan wawasan yang berharga melalui data pelanggan, memungkinkan perusahaan membuat keputusan bisnis yang lebih terinformasi dan mengidentifikasi peluang pertumbuhan.
• ScaleOcean menawarkan serangkaian fitur CRM yang canggih dan terintegrasi, dirancang untuk membantu bisnis mengelola hubungan pelanggan mereka secara komprehensif dan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan.

Coba Demo Gratis!

1. Manajemen Kontak

Manajemen kontak adalah fitur inti dari setiap sistem CRM yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan dan pengelolaan semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan dan calon pelanggan Anda.

Ini melampaui sekadar daftar nama dan alamat email, melainkan mencakup detail penting seperti riwayat interaksi, preferensi komunikasi, catatan panggilan, dokumen terkait, dan bahkan informasi media sosial. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan pandangan holistik dan terpadu mengenai setiap individu atau perusahaan yang berinteraksi dengan bisnis Anda.

a. Cara Kerja Fitur Manajemen Kontak pada Aplikasi CRM

Informasi kontak dapat dimasukkan secara manual oleh pengguna, diimpor dari spreadsheet atau sistem lain, atau diambil secara otomatis melalui integrasi dengan situs web, formulir daring, atau media sosial.

CRM kemudian mengatur data ini, memungkinkan pengguna untuk mencari, menyaring, dan mengelompokkan kontak berdasarkan berbagai kriteria. Setiap interaksi, seperti email, panggilan telepon, atau pertemuan, dicatat dan dihubungkan dengan catatan kontak yang relevan, menciptakan jejak audit yang lengkap.

b. Contoh Penggunaan Fitur Manajemen Kontak pada Aplikasi CRM

Seorang staf penjualan ingin menghubungi kembali seorang prospek. Dengan fitur manajemen kontak, ia dapat dengan cepat mengakses semua informasi prospek tersebut, termasuk interaksi terakhir, produk atau layanan yang diminati, dan catatan penting dari percakapan sebelumnya.

Hal ini memungkinkan staf penjualan untuk mempersonalisasi komunikasi dan meningkatkan peluang keberhasilan penjualan.Tim pemasaran juga dapat menggunakan manajemen kontak untuk mensegmentasi audiens berdasarkan demografi, minat, atau riwayat pembelian untuk mengirimkan kampanye pemasaran yang lebih targeted.

2. Pelacakan Prospek (Manajemen Lead)

Pelacakan prospek, atau manajemen lead, adalah fitur CRM yang dirancang untuk mengidentifikasi, mencatat, dan mengelola calon klien potensial (lead) sepanjang siklus penjualan. Fitur ini membantu bisnis untuk memprioritaskan lead yang paling menjanjikan dan memastikan tidak ada peluang penjualan yang terlewatkan.

Proses ini melibatkan penangkapan lead dari berbagai sumber, seperti formulir situs web, kampanye pemasaran, atau acara. Setelah itu, lead management software mengarahkan setiap prospek melalui tahapan yang sudah ditentukan sehingga alur penjualan menjadi lebih terstruktur dan efisien.

a. Cara Kerja Fitur Pelacakan Prospek pada Aplikasi CRM

Ketika lead baru masuk ke sistem CRM, baik secara otomatis atau manual, informasi mereka dicatat dan mereka ditempatkan pada tahap awal pipeline penjualan (misalnya, “Baru”). CRM memungkinkan pengguna untuk melacak aktivitas yang terkait dengan setiap lead, seperti panggilan telepon, email, atau pertemuan.

Sistem ini juga dapat memberikan skor lead berdasarkan kriteria tertentu (misalnya, tingkat keterlibatan, demografi) untuk membantu tim penjualan memfokuskan upaya mereka pada lead yang paling mungkin untuk dikonversi menjadi pelanggan.

b. Contoh Penggunaan Fitur Manajemen Lead pada Aplikasi CRM

Sebuah perusahaan meluncurkan kampanye pemasaran online. Setiap kali seseorang mengisi formulir kontak di situs web perusahaan, mereka secara otomatis ditambahkan sebagai lead barudalam CRM.

Sistem kemudian dapat mengirimkan email follow-up atau email marketing otomatis dan mengingatkan staf penjualan untuk menghubungi lead tersebut. Staf penjualan dapat memperbarui status lead saat mereka bergerak melalui tahapan penjualan (misalnya, “Kontak Awal”, “Presentasi Dijadwalkan”, “Proposal Dikirim”).

Baca juga: Tingkatkan Loyalitas Pelanggan dengan CRM

3. Otomatisasi Pemasaran

Otomatisasi pemasaran adalah fitur krusial dalam rekomendasi aplikasi CRM yang memungkinkan bisnis mengotomatiskan tugas-tugas pemasaran yang berulang, meningkatkan efisiensi, dan menargetkan audiens yang tepat dengan pesan yang relevan, yang pada akhirnya bertujuan untuk meningkatkan penjualan.

Fitur ini sering kali mencakup kemampuan untuk membuat dan mengelola kampanye email, segmentasi audiens, manajemen sumber daya manusia, dan alur kerja pemasaran otomatis Dengan mengotomatiskan tugas-tugas ini, produktivitas karyawan pemasaran meningkat, memungkinkan mereka fokus pada strategi dan kreativitas.

a. Cara Kerja Fitur Otomatisasi Pemasaran pada Aplikasi CRM

Anda dapat membuat alur kerja otomatis berdasarkan trigger tertentu (misalnya, seorang lead baru mendaftar untuk newsletter) dan tindakan (misalnya, mengirim serangkaian email selamat datang).

CRM kemudian secara otomatis menjalankan tindakan-tindakan ini tanpa perlu intervensi manual. Fitur ini juga memungkinkan pelacakan kinerja kampanye pemasaran, seperti tingkat pembukaan email, klik-tayang, dan konversi, sehingga pemasar dapat mengukur efektivitas upaya mereka dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

b. Contoh Penggunaan Fitur Otomatisasi Pemasaran pada Aplikasi CRM

Sebuah perusahaan e-commerce ingin meningkatkan penjualan produk baru. Mereka menggunakan fitur otomatisasi pemasaran untuk membuat kampanye email yang ditargetkan kepada pelanggan yang sebelumnya telah membeli produk serupa.

Ketika seorang pelanggan membuka email dan mengklik tautan ke halaman produk, CRM secara otomatis menambahkan mereka ke daftar segmentasi yang berbeda untuk menerima email follow-up yang lebih spesifik dan penawaran khusus.

4. Otomatisasi Penjualan

Otomatisasi penjualan adalah fitur CRM yang bertujuan untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan tugas-tugas rutin yang dilakukan oleh tim penjualan. Ini membantu meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan manusia, dan memastikan bahwa proses penjualan yang konsisten diikuti.

Contoh tugas yang dapat diotomatisasi termasuk pengiriman email follow-up, pembuatan tugas pengingat, pembaruan status peluang berdasarkan pemicu tertentu, dan pengiriman notifikasi internal.

a. Cara Kerja Fitur Otomatisasi Penjualan pada Aplikasi CRM

Pengguna dapat membuat aturan dan alur kerja otomatis dalam CRM. Misalnya, mereka dapat mengatur aturan agar email follow-up otomatis dikirimkan kepada prospek beberapa hari setelah pertemuan pertama.

Atau, ketika status peluang diubah menjadi “Menang”, CRM secara otomatis dapat membuat tugas untuk tim administrasi untuk memulai proses onboarding pelanggan. Otomatisasi ini didasarkan pada pemicu (misalnya, perubahan status, tanggal tertentu) dan tindakan yang telah ditentukan sebelumnya.

b. Contoh Penggunaan Fitur Otomatisasi Penjualan pada Aplikasi CRM

Setelah seorang staf penjualan menyelesaikan panggilan demonstrasi produk dengan seorang prospek dan menandai status peluang sebagai “Demonstrasi Selesai” dalam CRM, sistem secara otomatis mengirimkan email follow-up yang dipersonalisasi kepada prospek dengan ringkasan demonstrasi dan tautan ke materi tambahan.

CRM juga secara otomatis membuat tugas pengingat bagi staf penjualan untuk menghubungi prospek lagi dalam beberapa hari untuk menanyakan apakah mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

5. Layanan Pelanggan

Fitur layanan pelanggan dalam CRM menyediakan platform terpusat untuk mengelola semua interaksi layanan pelanggan, termasuk pertanyaan, permintaan dukungan, keluhan, dan umpan balik.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pelanggan menerima layanan yang cepat, efisien, personal yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan, loyalitas pelanggan, dan customer lifetime value. yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Fitur ini sering kali mencakup sistem ticketing, manajemen basis pengetahuan, otomatisasi alur kerja layanan, dan kemampuan untuk melacak metrik kinerja layanan.

a. Cara Kerja Fitur Layanan Pelanggan pada Aplikasi CRM

Ketika seorang pelanggan menghubungi perusahaan melalui berbagai saluran (misalnya, email, telepon, media sosial), sistem CRM secara otomatis membuat tiket dukungan dan menugaskannya kepada agen layanan pelanggan yang sesuai.

Tim representative dapat mengakses riwayat interaksi pelanggan, informasi kontak, dan detail relevan lainnya untuk memberikan bantuan yang lebih baik. CRM juga memungkinkan pelacakan status tiket, waktu respons, dan waktu penyelesaian, membantu perusahaan memantau dan meningkatkan kualitas layanan mereka.

b. Contoh Penggunaan Fitur Layanan Pelanggan pada Aplikasi CRM

Seorang pelanggan menghubungi perusahaan dengan pertanyaan tentang produk yang baru saja mereka beli. Pertanyaan tersebut secara otomatis dibuat menjadi tiket dukungan dalam CRM dan ditugaskan kepada agen layanan pelanggan yang memiliki keahlian dalam produk tersebut.

Agen dapat mengakses riwayat pembelian pelanggan dan informasi produk untuk memberikan jawaban yang akurat dan membantu menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat.

6. Laporan Penjualan

Fitur laporan penjualan dalam CRM memungkinkan bisnis untuk melacak, menganalisis, dan memahami kinerja penjualan mereka. Laporan ini menyediakan wawasan penting tentang tren penjualan, kinerja tim penjualan, efektivitas kampanye penjualan, dan area-area di mana perbaikan dapat dilakukan. Berbagai jenis laporan dapat dihasilkan, termasuk laporan tentang penjualan berdasarkan produk, wilayah, periode waktu, atau staf penjualan.

a. Cara Kerja Fitur Laporan Penjualan pada Aplikasi CRM

Sistem CRM secara otomatis mengumpulkan data dari semua aktivitas penjualan, termasuk peluang yang dibuat, kesepakatan yang dimenangkan atau hilang, nilai penjualan, dan perkiraan pendapatan. Data ini kemudian dapat diolah dan disajikan dalam berbagai format laporan, seperti grafik, bagan, dan tabel.

Pengguna sering kali memiliki opsi untuk menyesuaikan laporan berdasarkan kriteria tertentu dan menjadwalkan laporan untuk dihasilkan secara otomatis pada interval waktu tertentu.

b. Contoh Penggunaan Fitur Laporan Penjualan pada Aplikasi CRM

Seorang manajer penjualan ingin mengevaluasi kinerja timnya untuk kuartal terakhir. Mereka dapat menggunakan fitur laporan penjualan CRM untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan total penjualan yang dicapai oleh setiap anggota tim, jumlah kesepakatan yang dimenangkan, dan nilai rata-rata kesepakatan.

Informasi ini membantu manajer mengidentifikasi anggota tim berkinerja tinggi dan area-area di mana pelatihan atau dukungan tambahan mungkin diperlukan.

Baca juga: 5 Kelebihan Aplikasi e Purchasing

7. Manajemen Peluang

Manajemen peluang adalah fitur penting dalam rekomendasi aplikasi CRM yang membantu tim penjualan melacak dan mengelola potensi pendapatan melalui siklus penjualan. Dengan memvisualisasikan pipeline penjualan, tim dapat memprioritaskan upaya pada kesepakatan yang paling menjanjikan, yang secara signifikan berkontribusi pada upaya meningkatkan penjualan.

Pemahaman yang jelas tentang setiap peluang memungkinkan penetapan KPI yang tepat terkait dengan kemajuan kesepakatan. Meskipun tidak secara langsung terkait dengan penyimpanan inventaris, informasi tentang produk yang terlibat dalam peluang dapat memberikan perkiraan permintaan di masa depan.

a. Cara Kerja Fitur Manajemen Peluang pada Aplikasi CRM

Setiap kali ada potensi kesepakatan penjualan yang signifikan, staf penjualan dapat membuat “peluang” baru dalam CRM. Informasi yang relevan tentang peluang tersebut, seperti nama peluang, kontak terkait, perkiraan nilai, tahapan penjualan (misalnya, kualifikasi, proposal, negosiasi), dan tanggal penutupan yang diharapkan, dicatat.

CRM memungkinkan pengguna untuk melacak aktivitas yang terkait dengan setiap peluang, seperti panggilan telepon, email, dan pertemuan, serta memperbarui tahapan penjualan saat kesepakatan bergerak maju.

b. Contoh Penggunaan Fitur Manajemen Peluang pada Aplikasi CRM

Seorang staf penjualan sedang bernegosiasi dengan klien potensial untuk kontrak besar. Mereka membuat peluang dalam CRM dan mencatat semua detail yang relevan, termasuk nilai kontrak yang diperkirakan dan tanggal penutupan yang diharapkan.

Mereka kemudian menggunakan CRM untuk menjadwalkan follow-up dan mencatat semua interaksi dengan klien, memastikan bahwa semua informasi penting tetap terorganisir dan mudah diakses.

8. Pelaporan dan Analitik

Fitur pelaporan dan analitik dalam CRM menyediakan kemampuan untuk mengumpulkan, menganalisis, dan memvisualisasikan data pelanggan dan penjualan. Tujuannya adalah untuk memberikan wawasan yang mendalam tentang kinerja bisnis, mengidentifikasi tren, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas. Ini mencakup kemampuan untuk membuat laporan khusus, dasbor interaktif, dan analisis prediktif berdasarkan data yang tersimpan dalam sistem CRM.

a. Cara Kerja Fitur Pelaporan dan Analitik pada Aplikasi CRM

CRM mengumpulkan data dari semua modul, termasuk penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan. Pengguna dapat menggunakan alat pelaporan untuk memilih metrik dan dimensi yang ingin mereka analisis dan membuat laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Dasbor memungkinkan pengguna untuk melihat ringkasan visual dari metrik kinerja utama secara real-time. Fitur analitik yang lebih canggih mungkin juga mencakup kemampuan untuk memprediksi tren masa depan berdasarkan data historis.

b. Contoh Penggunaan Fitur Pelaporan dan Analitik pada Aplikasi CRM

Seorang CEO ingin memahami efektivitas kampanye pemasaran terbaru. Mereka dapat menggunakan fitur pelaporan dan analitik CRM untuk membuat laporan yang menunjukkan jumlah lead yang dihasilkan oleh kampanye tersebut, tingkat konversi lead menjadi pelanggan, dan laba atas investasi (ROI) kampanye. Informasi ini membantu CEO untuk mengevaluasi keberhasilan kampanye dan membuat keputusan tentang alokasi anggaran pemasaran di masa depan.

9. Integrasi

Integrasi dalam konteks CRM mengacu pada kemampuan sistem CRM untuk terhubung dan bertukar data dengan aplikasi bisnis lain yang digunakan oleh perusahaan. Tujuannya adalah untuk menciptakan ekosistem teknologi yang terpadu dan memastikan bahwa informasi pelanggan dan penjualan dapat diakses dan digunakan secara efisien di seluruh organisasi.

Integrasi dapat dilakukan dengan berbagai jenis aplikasi, termasuk email (misalnya, Gmail dan Outlook), marketing automation tools (misalnya, Mailchimp dan HubSpot), sistem akuntansi (misalnya, ScaleOcean dan QuickBooks), dan platform media sosial.

a. Cara Kerja Fitur Integrasi pada Aplikasi CRM

Integrasi biasanya dicapai melalui penggunaan Application Programming Interfaces (API) atau konektor bawaan yang disediakan oleh vendor CRM. Setelah integrasi dikonfigurasi, data dapat disinkronkan secara otomatis antara sistem yang berbeda. Misalnya, ketika kontak baru ditambahkan ke CRM, informasi mereka juga dapat secara otomatis ditambahkan ke daftar email marketing di marketing automation tool.

b. Contoh Penggunaan Fitur Integrasi pada Aplikasi CRM

Sebuah tim penjualan menggunakan CRM untuk mengelola lead dan peluang. Mereka juga menggunakan platform email marketing untuk mengirimkan newsletter dan kampanye promosi.

Dengan mengintegrasikan CRM mereka dengan platform email marketing, setiap kali lead baru ditambahkan ke CRM, mereka secara otomatis ditambahkan ke daftar yang relevan di platform email marketing, memastikan bahwa mereka menerima komunikasi pemasaran yang tepat.

10. Manajemen Tugas dan Aktivitas

Manajemen tugas dan aktivitas dalam CRM adalah fitur yang membantu pengguna mengatur dan melacak semua tugas, janji temu, panggilan telepon, dan aktivitas lain yang terkait dengan interaksi pelanggan dan prospek.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan organisasi, memastikan bahwa follow-up dilakukan tepat waktu, dan memberikan visibilitas yang lebih baik ke dalam jadwal dan prioritas tim penjualan dan layanan pelanggan.

a. Cara Kerja Fitur Manajemen Tugas dan Aktivitas pada Aplikasi CRM

Pengguna dapat membuat tugas baru dalam CRM, menetapkan tanggal jatuh tempo, menugaskannya kepada anggota tim tertentu, dan menghubungkannya dengan catatan kontak, lead, atau peluang yang relevan.

Sistem ini sering kali menyertakan fitur pengingat dan notifikasi untuk membantu pengguna tetap mengikuti jadwal mereka. Pengguna juga dapat melacak status tugas (misalnya, “Belum Dimulai”, “Sedang Berjalan”, “Selesai”) dan melihat kalender aktivitas mereka.

b. Contoh Penggunaan Fitur Manajemen Tugas dan Aktivitas pada Aplikasi CRM

Seorang staf penjualan telah menjadwalkan panggilan follow-up dengan prospek. Mereka membuat tugas dalam CRM dengan tanggal dan waktu panggilan, menetapkan pengingat, dan menghubungkannya dengan catatan prospek. Ini memastikan mereka tidak melewatkan follow-up penting yang dapat meningkatkan penjualan. Manajer dapat menggunakan fitur ini untuk memantau KPI yang tepat terkait dengan aktivitas tim penjualan.

11. Kesimpulan

Dengan fitur CRM di atas, akan sangat membantu pengelolaan seluruh proses marketing di perusahaan Anda. Untuk memaksimalkan manfaat software CRM, Anda bisa mengintegrasikannya dengan modul ERP lainnya. Temukan fitur aplikasi CRM terbaik di ScaleOcean. Satu software yang bisa tingkatkan profit dan dukung kemajuan bisnis Anda!