Software payroll adalah sistem khusus bagi HR yang digunakan untuk mengotomatisasi proses perhitungan dan pembayaran gaji karyawan. Sistem ini menghitung secara akurat berdasarkan data seperti jam kerja, absensi, lembur, dan potongan lain seperti pajak atau tunjangan.

Mungkin saat ini Anda merasa kewalahan menangani proses penggajian yang semakin rumit? Terutama saat harus menangani ratusan hingga ribuan karyawan. Apalagi dilansir dari DNT Lawyer, perusahaan wajib membayar denda hingga 5% dari upah yang dibayarkan.

Payroll software menjadi solusi yang menyelesaikan seluruh masalah tersebut. Implementasinya memberikan sejumlah manfaat, memastikan operasional tim HR lebih efisien. Sehingga Anda bisa fokus mengembangkan bisnis tanpa harus khawatir dengan masalah administrasi penggajian.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih rinci pengertian, manfaat, dan komponen penting dalam aplikasi payroll. Sekaligus rekomendasi 20 software payroll Indonesia terbaik beserta kelebihan dan kekurangannya yang bisa Anda pertimbangkan. 

Pengertian Software Payroll

Software payroll adalah sistem digital yang membantu tim HR perusahaan dalam mengelola pembayaran gaji karyawan secara otomatis. Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan data dari kehadiran, jam kerja, hingga tunjangan karyawan ke dalam satu sistem yang saling terhubung.

Penggunaan sistem ini sangatlah efektif untuk bisnis, terlebih ketika Anda harus mengelola ratusan hingga ribuan karyawan. Payroll software dapat melakukan perhitungan gaji dengan lebih cepat dan mengurangi kesalahan jika dibandingkan dengan cara manual.

Manfaat Software Payroll bagi Bisnis

Implementasi software payroll Indonesia sangat membantu tim human resource procurement untuk mengelola karyawan dan administrasi gaji. Mulai dari otomatisasi perhitungan gaji, pengelolaan potongan pajak, pencatatan kehadiran, hingga pembuatan laporan. Berikut manfaat spesifik yang Anda peroleh dari sistem tersebut.

• Mempermudah pengelolaan data karyawan: HR dapat mengakses data kehadiran, jam kerja, dan absensi yang otomatis tersinkron dengan perhitungan gaji.

• Peningkatan transparansi: Software ini memberikan akses kepada karyawan untuk melihat slip gaji dan potongan secara real-time.

• Mengurangi beban administrasi: Dengan payroll otomatis, tim HR tidak perlu lagi mengelola penggajian secara manual, sehingga dapat lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan. 

• Menyederhanakan proses pelaporan: Membantu HR menyusun laporan penggajian, tunjangan, dan pajak secara otomatis, mempermudah pembuatan laporan bulanan dan tahunan.

Manfaat-manfaat ini membuat software payroll menjadi solusi penting untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

Fitur Penting dalam Payroll Software

Supaya dapat bekerja dengan efektif dan memenuhi kebutuhan perusahaan, aplikasi slip gaji harus memiliki fitur-fitur esensial untuk mengefisiensikan proses pengelolaan payroll. Beberapa di antaranya adalah:

• Perhitungan gaji: Diperlukan untuk memudahkan perhitungan gaji berdasarkan jam kerja, lembur, dan absensi karyawan secara otomatis.

• Manajemen pajak dan potongan: Membantu menghitung dan menerapkan potongan seperti pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan iuran lainnya sesuai peraturan yang berlaku.

• Pengelolaan absensi: Terintegrasi dengan sistem absensi untuk memantau kehadiran, cuti, dan lembur secara real-time.

• Pembuatan laporan: Pembuatan laporan penggajian, pajak, dan tunjangan yang terperinci memudahkan HR dalam pelaporan keuangan dan audit.

20 Rekomendasi Software Payroll Terbaik

Ada banyak aplikasi payroll di pasaran dengan fungsi, fitur, dan keunggulan masing-masing. Berikut dijelaskan 20 rekomendasi software payroll terbaik di Indonesia yang bisa Anda pertimbangkan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.

1. Software Payroll ScaleOcean

ScaleOcean adalah software payroll Indonesia terbaik yang tidak hanya membantu Anda secara otomatis menghitung gaji karyawan, tapi juga manajemen SDM secara menyeluruh. Termasuk pelacakan data karyawan, evaluasi kinerja, hingga pengelolaan promosi dan pelatihan. Coba demo gratis sekarang juga untuk tahu lebih detail cara kerja sistem ini.

Tidak hanya mengelola penggajian, aplikasi payroll ScaleOcean juga terintegrasi dengan modul lainnya seperti accounting dan asset management, sehingga dapat dipastikan keuangan dan operasional HR dicatat secara real-time.

Berikut beberapa fitur unggulan yang dimiliki ScaleOcean software payroll Indonesia, untuk membantu Anda mengelola kebutuhan penggajian karyawan.

• Automated payroll calculation: Bantu hitung gaji karyawan berdasarkan jam kerja, lembur, bonus, potongan pajak, dan tunjangan secara otomatis. 

• Attendance management: Integrasi dengan sistem absensi untuk melacak kehadiran dan jam kerja karyawan. Membantu menentukan gaji berdasarkan data yang akurat.

• Daily worker hourly worker payslip management: Fitur ini memudahkan pengelolaan gaji bagi pekerja harian atau per jam, dengan menghitung jam kerja dan membuat slip gaji otomatis berdasarkan data yang ada.
  

• Payroll reporting: Slip gaji dapat dibuat dan didistribusikan secara otomatis kepada karyawan dengan rincian yang jelas tentang gaji dan potongan.

• Overtime and leave management: Mengelola data lembur dan cuti secara otomatis agar penggajian sesuai dengan jam kerja tambahan atau hari cuti yang diambil.  

Fitur-fitur tersebut membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan penggajian, sekaligus mempermudah administrasi HR. Dengan otomatiskan payroll menggunakan aplikasi gaji, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan yang sering terjadi pada proses manual, sehingga pengelolaan payroll menjadi lebih andal dan terorganisir.

2. Gusto Software

Gusto adalah salah satu software payroll yang user-friendly dan cocok untuk usaha kecil hingga menengah. Dengan antarmuka yang mudah digunakan, user tanpa latar belakang teknis pun dapat mengoperasikannya. Sayangnya, fitur Gusto mungkin terlalu sederhana untuk Anda dengan perusahaan besar yang memiliki kebutuhan kompleks.

3. Gadjian Software

Gadjian adalah payroll software Indonesia untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola penggajian, absensi, dan administrasi karyawan. Kemudahan penggunaan dan interface yang sederhana membuatnya cocok untuk perusahaan skala kecil dan menengah. Sayangnya, fitur yang dimiliki terbatas sehingga kurang mendukung kebutuhan yang lebih kompleks.

4. Paychex Flex Software

Paychex Flex adalah software payroll yang dirancang untuk berbagai ukuran bisnis. Aplikasi gaji ini juga menyediakan versi desktop atau mobile, sesuai kebutuhan dan mobilitas pengguna. Tapi, struktur harga yang ditawarkan lebih mahal dibandingkan sistem payroll lainnya, terutama bagi bisnis kecil yang memiliki anggaran terbatas.

5. Aplikasi Talenta

Talenta software adalah aplikasi slip gaji yang dirancang untuk memudahkan proses penggajian karyawan dan administrasi terkait lainnya. Sistem ini memiliki interface yang menarik dan sederhana sehingga mudah digunakan.

Sayangnya, biaya langganan software payroll terbaik ini cukup tinggi untuk perusahaan kecil. Selain itu juga diperlukan infrastruktur IT yang memadai agar implementasi berjalan lancar. Beberapa juga beranggapan sistem masih perlu peningkatan, misalnya pada penyesuaian laporan.

6. QuickBooks Payroll Software

Rekomendasi software payroll Indonesia lainnya adalah QuickBooks. Software membantu Anda untuk menghitung gaji secara otomatis, pemotongan pajak, serta pembuatan laporan. 

Antarmukanya yang user-friendly juga membuat pengguna aplikasi gaji ini dapat dengan cepat memahami cara kerja sistem tersebut. Sayangnya, biaya langganan yang ditawarkan cukup mahal. Apalagi jika ingin mengakses semua fitur premium.

7. Aplikasi OnPay

OnPay memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, sehingga pemilik bisnis atau tim HR dapat dengan cepat mengelola penggajian. Aplikasi slip gaji ini juga dapat mengelola berbagai tipe karyawan, seperti pekerja penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak. Kekurangannya, OnPay memiliki fitur terbatas untuk bisnis yang lebih besar seperti multi-lokasi atau multi-negara.

8. Software Payroll Rippling

Rippling adalah payroll software Indonesia yang tidak membantu proses penggajian, tetapi juga untuk manajemen SDM dan pelatihan. Antarmuka yang dimiliki cukup modern dan mudah digunakan. Selain itu, Rippling dapat diintegrasikan dengan banyak aplikasi bisnis lain. Tapi,  struktur harganya bisa bertambah dengan fitur tambahan, sehingga memerlukan anggaran yang lebih besar.

9. Software Paylocity

Paylocity adalah aplikasi gaji terpusat yang dirancang untuk bisnis menengah hingga besar, dengan fokus pada integrasi ke aplikasi HR dan penggajian. Sistem ini juga memiliki interface yang user-friendly. Sayangnya, karena kompleksitas sistem maka diperlukan waktu yang cukup lama untuk pengaturan awal dan perlu infrastruktur IT yang menunjang.

10. Software Payroll Benemica

Benemica adalah software payroll yang dirancang untuk membantu Anda mengelola penggajian dan administrasi karyawan dengan mudah dan efisien. Sistem ini mendukung berbagai jenis penggajian, baik fulltime, karyawan shift, atau harian.

Sayangnya, sistem ini memiliki fitur dan integrasi yang terbatas pada aplikasi HRIS ataupun lainnya. Jadi, kurang cocok untuk bisnis yang memiliki kebutuhan penggajian cukup kompleks. Selain itu, juga belum mengakomodasi kustom sistem sesuai kebutuhan.

11. Sage Payroll Software

Aplikasi payroll Sage adalah solusi yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dengan kebutuhan penggajian sederhana. Sistem ini juga lebih berfokus pada integrasi dengan akuntansi perusahaan, sehingga  mempermudah sinkronisasi data finansial dan penggajian. 

Namun, aplikasi gaji terpusat Sage mungkin kurang cocok bagi bisnis yang membutuhkan fungsionalitas yang lebih luas dan kompleks dalam pengelolaan penggajian.

12. Software Square Payroll

Square Payroll adalah software payroll terbaik yang dirancang untuk usaha kecil dan menengah. Bisa digunakan untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan serta pembayaran pekerja lepas atau kontrak. Namun, sistem ini kurang ideal untuk perusahaan yang membutuhkan fleksibilitas dan kustomisasi yang lebih mendalam dalam aplikasi slip gaji 

13. Software Wave Payroll

Tidak hanya itu, terdapat juga rekomendasi software payroll Indonesia lain, yaitu Software Wave Payroll. Software ini juga lebih berfokus pada integrasi penggajian dan pembukuan perusahaan. Biaya penggunaan sistem juga terjangkau bagi usaha kecil yang memiliki anggaran terbatas. Jadi, sistem ini kurang cocok untuk membutuhkan solusi komprehensif. Anda pun harus mengeluarkan biaya tambahan untuk fitur lainnya.

14. BambooHR Payroll Software

Sistem ini hadir untuk memudahkan tim HR dalam mengelola proses payroll, terutama dalam menghitung gaji, pajak, dan tunjangan. Sistem payroll BambooHR juga memiliki antarmuka yang sederhana sehingga dapat dengan cepat dipelajari dan digunakan. Sayangnya, sistem ini kurang fleksibel untuk kebutuhan penggajian yang lebih kompleks, seperti multi-negara atau multi-lokasi.

15. Software Payroll Namely

Kelebihan utama dari software payroll Indonesia satu ini adalah  antarmuka yang user-friendly dan mampu mengotomatisasi tugas penggajian, seperti perhitungan gaji, potongan pajak, dan pengelolaan tunjangan. Dengan fitur-fitur yang terbatas, solusi ini dinilai cukup mahal dibandingkan software payroll terbaik lainnya. Software ini juga belum mendukung adanya integrasi dengan aplikasi HRIS dan multi-negara.

16. Zoho Payroll Software

Zoho Payroll software menawarkan fitur otomatisasi untuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan pengelolaan tunjangan. Sayangnya, fitur pelaporan dan dukungan pajak pada Zoho Payroll masih terbatas, terutama untuk bisnis yang beroperasi di wilayah dengan aturan pajak yang lebih rumit.

17. Software Netsuite Payroll

NetSuite Payroll adalah bagian dari produk ERP NetSuite dan solusi yang cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks. Namun, biaya implementasi dan maintenance sistem ini cukup tinggi, sehingga kurang ideal untuk usaha kecil atau menengah dengan anggaran yang terbatas.

18. Software Patriot

Berikutnya, software Patriot yang cocok untuk Anda yang kini masih memiliki usaha berkembang, karena solusi ini cukup sederhana dan terjangkau. Dengan demikian, fitur-fitur di dalamnya terasa terbatas untuk bisnis yang lebih besar atau perusahaan dengan kebutuhan penggajian yang lebih kompleks.

19. Aplikasi Gaji Paycom

Paycom adalah solusi yang menawarkan kemudahan untuk penggajian dan manajemen HR. Aplikasi ini cenderung lebih cocok untuk perusahaan menengah hingga besar. Dikarenakan fiturnya yang mengakomodasi banyak aspek HR, maka biaya implementasinya sangat mahal. Sistem ini juga dinilai cukup kompleks untuk dipelajari.

20. Software Payroll Fingercheck

Software Fingercheck juga hadir untuk membantu tim HR untuk manajemen karyawan, penjadwalan, dan absensi, dalam satu platform. Ada juga versi mobile yang memudahkan pengelolaan payroll dan HR dari mana saja. Tapi, perlu dicatat bahwa integrasi dengan sistem lain, seperti aplikasi HRIS, terkadang memerlukan biaya tambahan, yang bisa menjadi beban bagi usaha kecil dengan anggaran terbatas.

Tips Memilih Payroll Software yang Tepat

Pemilihan software payroll tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada banyak aspek pertimbangan yang harus Anda perhatikan untuk memaksimalkan manfaatnya. Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda memilih software payroll terbaik.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda terkait pengelolaan gaji. Misalnya, perusahaan manufaktur dengan banyak karyawan shift membutuhkan fitur penghitungan lembur, sedangkan di perusahaan lain mungkin lebih fokus pada gaji karyawan kontrak atau pekerja lepas.

Selain itu, pastikan aplikasi gaji terpusat yang Anda pilih juga mendukung strategi HRM lain yang diperlukan, seperti pengelolaan cuti, lembur, dan tunjangan, sehingga semua aspek penggajian bisa diurus secara otomatis dan efisien.

2. Kemudahan Penggunaan

Semakin intuitif software, semakin cepat pula tim HR menguasainya. Software yang sulit digunakan justru akan memperlambat proses penggajian dan memerlukan waktu lebih lama untuk pelatihan. Oleh karena itu, pilihlah software payroll terbaik yang mudah dipelajari dan dipahami oleh semua user.

3. Dapat Diintegrasikan dengan Sistem Lain

Integrasi ini diperlukan karena perhitungan gaji yang akurat berdasarkan pada data pendukung lainnya yang akurat pula. Sebagai contoh, data absensi dan jam kerja karyawan harus diintegrasikan dengan payroll software agar jumlah jam lembur atau potongan terlambat hadir dapat dihitung secara otomatis.

Jika tidak ada integrasi, Anda harus memasukkan data secara manual. Cara ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan input. Selain itu, integrasi dalam aplikasi gaji terpusat juga diperlukan untuk memastikan semua data karyawan selalu up-to-date dan sinkron.

4. Keamanan Data yang Kuat

Karena payroll system menyimpan informasi sensitif seperti data karyawan dan penggajian, maka penting untuk menjaga keamanan data-data tersebut. Pastikan software payroll Indonesia yang Anda pilih memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses, dan otentikasi berlapis.

5. Layanan Support yang Responsif

Layanan support yang responsif dan handal juga diperlukan untuk membantu Anda ketika terjadi masalah teknis atau gangguan dalam proses penggajian. Sebelum memutuskan, pastikan vendor  software payroll Indonesia tersebut menawarkan layanan support yang cepat dan tersedia melalui berbagai saluran, seperti telepon, email, atau chat.

Kesimpulan

Dengan implementasi payroll system yang tepat, Anda dapat mengelola proses penggajian dengan lebih efisien dan akurat. Fitur-fitur di dalam sistem ini tidak hanya mempercepat proses kerja HR, tetapi juga meningkatkan transparansi dan kepatuhan terhadap regulasi pajak dan ketenagakerjaan.

ScaleOcean Software Payroll adalah software payroll terbaik bagi Anda yang ingin mempercepat transformasi digital dalam pengelolaan SDM. Dengan fitur unggulan yang terintegrasi, software ini dapat mengelola penggajian secara otomatis, efisien, dan akurat. Segera coba demo gratisnya!