Sudah jadi rahasia umum bila sistem ERP adalah sebuah perangkat yang digunakan untuk mengelola manajemen bisnis, mulai dari keuangan, pengadaan, human resource, dan masih banyak lagi. Maka dari itu, banyak perusahaan menerapkan aplikasi satu ini untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi biaya yang over. Pekerjaan pun akan selesai lebih cepat karena beberapa tugas sudah bisa diotomatisasi oleh sistem.

Peran sistem ERP dalam proses bisnis begitu penting, mulai dari rancangan hingga pengaplikasiannya. Tanpa ada ERP, bisnis tidak akan berjalan sesuai harapan. Tim produksi akan kesulitan melacak proses yang sedang dilakukan, tim HR tidak bisa memantau kinerja sumber daya manusia, begitu pula dengan top manajemen yang tidak bisa mendapatkan laporan laba rugi dengan cepat lantaran semuanya harus dikerjakan secara manual, satu per satu. 

1. Apa itu Sistem ERP? 

Sebelum ke pembahasan lebih lanjut tentang peranan ERP, apakah Anda sudah tahu pengertian sistem ERP? Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis. Sistem ERP merampingkan seluruh pekerjaan di perusahaan dengan cara mengotomatiskan tugas berulang. Sehingga, semua pekerjaan bisa selesai lebih cepat dan waktu yang digunakan jadi lebih efektif. 

Dengan satu software ERP terpusat, Anda bisa mencari berbagai data dengan lebih mudah, pelaporan yang real-time, hingga tidak perlu lagi melakukan proses migrasi data berulang dari beberapa aplikasi. Selain itu, antar departemen juga dimudahkan dalam berkolaborasi dan berbagi data sesuai yang dibutuhkan. Contohnya, departemen keuangan membutuhkan data proyek yang sudah selesai untuk melakukan penagihan. Nah, tim finance tinggal melihat datanya dari fitur penagihan, yang secara otomatis akan terupdate mengikuti perubahan data dari tim proyek.

2. Rancangan Bisnis Implementasi ERP

Setelah mengetahui pengertian sistem ERP, kini Anda perlu tahu apa saja bagian dari perencanaan proses bisnis. Rancangan ini digunakan sejak awal ketika Anda mulai memikirkan tentang bagaimana cara memilih software yang tepat dan dampaknya bagi bisnis. Biasanya proses ini dilakukan ketika ada implementasi sistem baru, pembuatan produk baru, atau ketika ada keperluan untuk merombak apa yang sudah ada. Sekarang kita akan membahas rancangan proses bisnis ketika hendak melakukan implementasi sistem ERP. 

a. Penentuan Tim yang Terlibat

Pertama, Anda harus menentukan dulu tim mana saja yang akan bertanggung dalam setiap prosesnya. Tim ini dipilih berdasarkan kemampuan karyawan dan usahakan dari masing-masing departemen ada perwakilannya. Tujuannya, agar tercipta kolaborasi dan mampu menghasilkan produk terbaik yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan. 

b. Analisis 

Di tahap ini, semua tim berkumpul untuk melakukan diskusi apa saja yang dibutuhkan dalam proses pengembangan ini. Masing-masing pegawai dari departemen menjabarkan apa saja kebutuhan mereka terkait sistem ERP. Dari penjabaran tersebut, dipilih mana saja fitur yang bisa diintegrasikan dan mana fitur-fitur yang berdiri sendiri. Dari hasil ini, Anda akan mengetahui jenis modul ERP apa saja yang harus ada di software. 

c. Pengembangan 

Tahap ini disesuaikan dengan jenis software ERP yang Anda pilih. Apabila memilih aplikasi yang sudah siap pakai, maka tidak perlu ada tahap pengembangan. Berbeda ketika Anda memilih menggunakan ERP yang custom, tentu diperlukan waktu untuk pengembangan. Di waktu pengembangan itu, vendor akan menyesuaikan modul-modul yang ada dengan kebutuhan masing-masing departemen. Sehingga, aplikasi yang dibuat nantinya khusus untuk memperlancar proses bisnis perusahaan Anda. 

d. Implementasi 

Begitu pengembangan sudah selesai, dilakukan proses implementasi sistem ERP. Dari sini, Anda dan tim juga harus menentukan apakah akan menggunakan sistem ERP on premise dengan server lokal berada di perusahaan, atau cloud-based yang mana tidak memerlukan server fisik yang harus stand by selama 24 jam. 

e. Pengujian

Terakhir, pengujian yang dilakukan selama proses implementasi. Dari tahap ini pasti akan muncul banyak feedback yang diberikan oleh masing-masing pengguna. Tim pengembang dari vendor akan melakukan revisi sesuai dengan feedback tersebut dan memastikan penggunaan ERP sudah sesuai dengan alur bisnis yang berjalan di perusahaan.

3. Peranan Sistem ERP dalam Proses Bisnis

Setelah berhasil menerapkan sistem ERP pada perusahaan, banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan, terutama dalam proses bisnis. Mari kita bahas satu per satu. Pertama, Anda bisa melakukan pengadaan lebih mudah dengan modul e-purchasing atau procurement management yang ada di sistem ERP. 

Dari modul ini, tim pengadaan bisa memasukkan vendor-vendor yang akan diajak kerjasama untuk pembelian bahan baku produksi, pengembangan produk, atau kerjasama lainnya. Vendor terpilih akan memberikan penawaran kerjasama yang sesuai dengan perusahaan. Tim akan mengambil keputusan vendor yang tepat dan segera melakukan pemesanan dengan satu klik saja. 

Lalu contoh yang kedua, Anda juga bisa mencatat jumlah produk yang masuk dan keluar secara akurat dengan modul inventory management. Sedangkan di modul penjualan, akan mencatat semua transaksi yang dilakukan ke konsumen. Begitu juga modul CRM yang dirancang untuk memudahkan Anda dalam mengatur strategi kampanye penjualan, agar bisa kampanye yang dilakukan tepat sasaran dan profit pun  meningkat. 

Semua tahapan tersebut memang bisa dilakukan secara manual. Namun, semua akan lebih mudah dan cepat bila Anda menerapkan sistem ERP. Sebab, aplikasi ini mengintegrasikan seluruh aspek dalam bisnis mulai dari pengembangan, produksi, pemasaran, penjualan, hingga pengiriman ke dalam satu buah sistem yang lengkap. Dengan menghubungkan semua aspek tersebut, bisnis yang Anda jalankan akan mendapatkan visibilitas dalam informasi, memaksimalkan pendapatan, dan meningkatkan daya saing dengan kompetitor.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa rancangan proses bisnis biasanya dibuat ketika hendak mengimplementasikan sistem baru, membuat produk baru, atau ketika ada perubahan lainnya. Tidak terkecuali perencanaan ketika perusahaan Anda hendak menerapkan sistem ERP.

Setelah mengetahui peranan ERP dalam proses bisnis, kini saatnya Anda memilih sistem yang tepat. Tak perlu bingung, percayakan seluruh operasional perusahaan Anda ke ScaleOcean. Dengan Scale 360 ERP, Anda bisa mendapatkan aplikasi terbaik dengan solusi tepat yang akan mengoptimalkan proses bisnis Anda.