Dalam manajemen gudang, efisiensi dan ketepatan pengelolaan alur keluar masuk barang menjadi kunci keberhasilan operasional. Proses ini tidak hanya diperlukan untuk memastikan kepuasan pelanggan tapi juga untuk menjaga akurasi inventaris. Dua aspek utama dalam proses ini adalah alur penerimaan barang di gudang dan alur pengiriman barang dari gudang.

Kedua proses ini memerlukan koordinasi yang cermat, penggunaan teknologi yang tepat, dan implementasi sistem yang terstruktur agar setiap item dikelola dengan benar dari saat kedatangan hingga pengiriman. Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan lebih detail bagaimana proses penerimaan dan pengiriman barang mampu dijalankan dengan efektif dan efisien.

1. Alur Penerimaan Barang di Gudang

Penerimaan barang menjadi bagian dari alur keluar masuk barang di gudang. Alur penerimaan barang diawali dengan pemberitahuan kedatangan barang hingga pembaruan data dalam sistem inventory. Berikut akan dijelaskan lebih detail dari setiap tahapan tersebut.

a. Pemberitahuan Kedatangan Barang

Tahap pertama dalam alur penerimaan barang adalah pemberitahuan kedatangan. Proses tersebut biasanya dilakukan supplier melalui sistem WMS atau alat komunikasi lainnya. Dengan adanya ini, staf gudang bisa menyiapkan beberapa aspek yang diperlukan, termasuk alokasi ruang, peralatan untuk pemuatan dan pembongkaran, serta penjadwalan tenaga kerja.

b. Penerimaan & Pemeriksaan Barang

Setelah barang tiba, staff gudang bertanggung jawab untuk menerima dan memeriksa barang tersebut. Pemeriksaan ini mencakup verifikasi kuantitas, kondisi, dan kepatuhan terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan. Proses ini diperlukan agar dapat dipastikan barang yang diterima sesuai dengan apa yang telah dipesan.

c. Validasi dengan Dokumen

Selanjutnya, staf juga perlu melakukan validasi barang yang diterima dengan dokumen pendukung seperti faktur, surat jalan, atau dokumen pengiriman lainnya. Validasi ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang tercatat dalam dokumen benar-benar telah diterima dan sesuai dengan pesanan.

d. Pencatatan Barang

Setelah validasi, informasi tentang barang yang diterima direkam dalam sistem WMS atau dalam daftar penerimaan barang manual. Seluruh detail informasi barang termasuk jenis barang, jumlah, tanggal penerimaan, dan informasi pemasok harus dicatat dengan akurat. Hal ini diperlukan untuk keperluan pembuatan laporan stok dan memudahkan manajemen guang ke depannya.

e. Penyortiran Barang

Barang yang telah dicatat kemudian disortir berdasarkan kategori, jenis, atau area penyimpanan di gudang. Proses penyortiran memudahkan pengelolaan stok dan mempercepat proses penemuan barang saat dibutuhkan. 

f. Pemeriksaan Kualitas

Langkah berikutnya dalam alur penerimaan barang adalah melakukan pemeriksaan kualitas. Pemeriksaan ini diperlukan untuk memastikan barang telah memenuhi standar yang ditetapkan dan siap untuk disimpan atau didistribusikan lebih lanjut. Pemeriksaan bisa meliputi berbagai aspek, seperti pengecekan fisik terhadap kerusakan atau kecacatan, verifikasi spesifikasi produk seperti ukuran dan warna, serta pengujian fungsi.

g. Penyimpanan di Lokasi Tetap

Setelah pemeriksaan kualitas, barang disimpan di lokasi yang telah ditentukan. Lokasi ini dipilih berdasarkan berbagai faktor, termasuk frekuensi penggunaan, ukuran, dan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan barang tersebut. Sebagai contoh, barang yang sering digunakan atau dibutuhkan biasanya disimpan di rak gudang yang dekat pintu keluar untuk memudahkan akses. Barang yang lebih besar atau berat mungkin perlu area penyimpanan khusus dengan peralatan yang lebih memadai.

h. Pembaruan pada Software Inventaris

Tahap terakhir dalam alur penerimaan barang adalah pembaruan informasi barang di software inventaris. Pembaruan ini mencakup detail penerimaan, lokasi penyimpanan, dan informasi terkait lainnya. Pembaruan ini memastikan data inventaris selalu akurat dan up-to-date, yang sangat penting untuk perencanaan dan manajemen gudang agar berjalan lebih efektif.

2. Alur Pengiriman Barang dari Gudang

Selain penerimaan barang, ada juga alur pengiriman barang dari gudang. Proses ini harus dipastikan berjalan dengan baik. Lalu, apa saja tahapan dari pengiriman barang? Mari kita bahas lebih rinci pada pembahasan berikut.

a. Penerimaan Permintaan Pengiriman

Alur pengiriman barang dimulai dengan penerimaan permintaan pengiriman. Permintaan ini bisa datang dari pelanggan atau departemen internal dan biasanya mencakup detail seperti jenis barang, jumlah, tujuan, dan jadwal pengiriman. Jika Anda menggunakan sistem manajemen gudang otomatis, umumnya penerimaan ini dapat langsung diterima dalam bentuk notifikasi. Setelah notifikasi diterima, tim manajemen gudang akan segera mengidentifikasi dan menyiapkan barang yang diminta.

b. Penyiapan Dokumen Pengiriman

Setelah permintaan diterima, Anda juga perlu menyiapkan dokumen pengiriman. Ini termasuk surat jalan, faktur, dan dokumen lain yang diperlukan untuk pengiriman. Dokumen ini menyediakan informasi penting yang diperlukan untuk proses pengiriman dan penerimaan oleh pihak penerima.

c. Picking Barang

Selanjutnya, barang diambil dari gudang. Harus dipastikan barang yang diambil sesuai dengan informasi yang telah disiapkan. Akurasi dalam pemilihan barang sangat penting untuk mencegah kesalahan pengiriman. Proses ini umumnya juga menggunakan alat bantuan seperti scanner barcode atau RFID (Radio-Frequency Identification) untuk memverifikasi identitas dan lokasi barang dengan cepat dan akurat. Tim gudang akan memindai kode pada barang, yang kemudian dicocokkan dengan informasi yang ada dalam sistem manajemen gudang untuk memastikan barang yang diambil sudah tepat. 

d. Pemeriksaan Kualitas & Kuantitas

Barang yang dipilih kemudian diperiksa untuk memastikan bahwa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan permintaan. Pemeriksaan ini penting untuk memastikan kepuasan pelanggan dan menghindari retur penjualan atau kekurangan jumlah pada saat sudah diterima oleh konsumen. Anda bisa menggunakan berbagai metode dan peralatan untuk melakukan pemeriksaan ini, seperti alat ukur digital untuk memverifikasi dimensi, timbangan untuk mengecek berat, dan pemeriksaan visual untuk menilai kondisi fisik barang. 

e. Packing & Labeling

Tahapan berikutnya dari alur pengiriman barang adalah pengemasan dan pelabelan. Packing barang yang aman diperlukan untuk menjaga produk selama transit, sedangkan label yang akurat memastikan barang sampai ke tujuan yang tepat dan memudahkan proses pelacakan. 

Misalnya dalam pengemasan, staf gudang harus memilih bahan packing yang sesuai dengan sifat barang, seperti menggunakan gelembung udara atau bahan pengisi lainnya untuk barang yang rapuh, dan kotak yang kokoh untuk barang berat. Label harus mencakup informasi penting seperti alamat tujuan, rincian pengirim, berat paket, dan kode barcode untuk pelacakan.

f. Pemuatan ke Kendaraan

Barang yang sudah dikemas dan dilabeli kemudian dimuat ke dalam kendaraan pengiriman. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk mencegah kerusakan selama transit dan memastikan bahwa barang disusun dengan efisien dalam kendaraan.

g. Pembaruan pada Sistem Inventaris

Setelah barang dimuat, informasi stok juga harus diperbarui dalam sistem. Pembaruan ini mencakup pengurangan jumlah stok yang dikirim dan pembaruan status barang di sistem. Pembaruan yang akurat penting untuk menjaga integritas data inventaris.

h. Pelacakan & Monitoring

Tahap terakhir dalam alur pengiriman barang adalah pelacakan dan monitoring. Proses ini bisa melibatkan penggunaan teknologi GPS atau sistem pelacakan lainnya. Pelacakan memungkinkan tim manajemen gudang dan pelanggan untuk memonitor status pengiriman secara real-time, sehingga membantu dalam mengelola ekspektasi dan memastikan pengiriman tepat waktu.

3. Kesimpulan

Alur keluar masuk barang bisa dipantau dari proses penerimaan dan pengiriman. Kedua kegiatan pergudangan tersebut memiliki tahapan masing-masing yang harus dipastikan berjalan dengan lancar dan dicatat secara akurat. Hal ini diperlukan untuk proses pelaporan inventaris yang sekaligus mempengaruhi pengambilan keputusan dalam manajemen gudang.

Alur penerimaan barang diawali dengan pemberitahuan kedatangan barang hingga terakhir yaitu pembaruan informasi stok dalam sistem manajemen gudang. Sedangkan alur pengiriman barang dimulai dari penerimaan permintaan pengiriman hingga pelacakan serta monitoring melalui teknologi seperti GPS. Memastikan kedua alur tersebut berjalan optimal akan memberikan dampak positif bagi keberlangsungan bisnis.