Perusahaan Anda sering melakukan proses pengadaan barang atau jasa dalam jumlah yang sangat besar, baik dari segi biaya maupun kompleksitas? Dalam situasi seperti ini, pasti Anda ingin mendapatkan kualitas terbaik dengan biaya yang paling efisien. Nah, salah satu metode yang umum digunakan untuk mencapainya adalah tender proyek.

Open tender tidak hanya membuka peluang yang lebih luas bagi berbagai penyedia jasa atau barang untuk berpartisipasi, tetapi juga membantu Anda mencapai transparansi dan keadilan dalam proses pengadaan. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih detail apa itu tender proyek beserta syarat dan langkah-langkahnya. Yuk, langsung simak penjelasannya!

1. Apa itu Tender Proyek?

Open tender adalah sebuah proses yang dilakukan perusahaan dengan mengundang pihak seperti kontraktor atau pemasok untuk mengajukan penawaran dalam suatu proyek. Proses ini merupakan bagian penting dari procurement management dan umumnya digunakan pada proyek-proyek besar seperti konstruksi, proyek infrastruktur, atau pembelian peralatan skala besar. Lalu, apa tujuannya? Untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan produk atau jasa yang terbaik dengan harga yang kompetitif dan kualitas paling unggul.

Prinsip dasarnya melibatkan pengumpulan dan evaluasi penawaran dari berbagai pihak. Ini meliputi penilaian terhadap kemampuan teknis, keuangan, dan pengalaman dari para pihak yang mengajukan tender. Proses ini juga dirancang agar bersifat transparan dan adil. Dengan ini, keberpihakan dan tindakan korupsi dapat dicegah, serta proyek tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif, sesuai dengan anggaran dan jadwal yang telah ditetapkan.

2. Langkah-langkah dalam Open Tender

Setelah memahami apa itu tender proyek, selanjutnya mari kita pelajari langkah-langkah dalam melakukannya. Proses ini dilakukan dengan tahapan yang terstruktur untuk memastikan adanya keadilan selama open tender. Beberapa tahapan tersebut adalah sebagai berikut. 

a. Pengumuman Tender

Langkah pertama dalam proses open tender adalah pengumuman tender. Pengumuman ini biasanya dilakukan melalui berbagai platform seperti situs web resmi atau email formal untuk menjangkau sebanyak mungkin vendor atau supplier yang berpotensi agar turut berpartisipasi. Pengumuman harus mencakup informasi penting seperti ruang lingkup proyek, syarat kualifikasi, tenggat waktu pengajuan, serta prosedur dan format pengajuan.

b. Persiapan Dokumen Tender

Setelah pengumuman, langkah selanjutnya adalah persiapan dokumen. Dokumen ini merupakan aspek penting dalam proses tender, karena berisi detail lengkap tentang proyek. Mulai dari spesifikasi teknis, persyaratan kualifikasi, kriteria evaluasi, serta syarat dan ketentuan kontrak. Dokumen tender harus disusun dengan jelas dan detail agar para peserta tender dapat memahami dengan baik apa yang diharapkan dan bagaimana mereka dapat memenuhi persyaratan tersebut.

c. Evaluasi Tender yang Diterima

Setelah masa pengajuan tender berakhir, langkah berikutnya dari open tender adalah melakukan evaluasi untuk semua penawaran yang masuk. Proses ini mencakup pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen, kepatuhan pada spesifikasi yang telah dijelaskan, serta penilaian terhadap aspek teknis dan finansial dari setiap penawaran. Evaluasi ini bertujuan untuk menentukan mana penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek dan memberikan ROI terbaik bagi perusahaan.

d. Pemilihan Penyedia Layanan atau Barang

Berdasarkan hasil evaluasi, perusahaan akan memilih penyedia layanan atau barang yang paling memenuhi kriteria. Pilihan ini biasanya didasarkan pada berbagai aspek seperti kualitas, biaya, dan kemampuan untuk memenuhi jadwal proyek. Pemilihan ini harus dilakukan dengan objektif dan transparan agar terjamin integritasnya selama proses tender berlangsung.

e. Negosiasi dan Kontrak

Setelah penyedia terpilih, langkah berikutnya dari open tender adalah negosiasi dan penandatanganan kontrak. Dalam tahap ini, kedua pihak akan membahas dan menyetujui detail kontrak, termasuk harga, jadwal pelaksanaan, syarat pembayaran, dan aspek lainnya. Negosiasi ini penting bagi procurement management karena untuk memastikan adanya pemahaman yang sama tentang tanggung jawab dan ekspektasi bagi kedua pihak.

f. Pelaksanaan Proyek

Langkah terakhir dalam proses open tender adalah pelaksanaan proyek. Setelah kontrak ditandatangani, penyedia layanan atau barang akan mulai mengerjakan proyek sesuai dengan kesepakatan. Selama proses pelaksanaan, pastikan untuk menjalin komunikasi yang efektif dan melakukan pemantauan berkala agar proyek dapat berjalan sesuai rencana dan menghasilkan output yang sesuai harapan.

3. Syarat dan Ketentuan dalam Tender Proyek

Dalam menjalankan tender proyek, tentu baik vendor atau pemasok dan perusahaan perlu memenuhi sejumlah syarat dan ketentuan. Hal ini diperlukan agar procurement management secara menyeluruh dapat berjalan lancar. Beberapa syarat dan ketentuan tersebut yaitu:

a. Transparansi Proses

Dari penjelasan apa itu tender proyek, kita bisa simpulkan transparansi adalah syarat mutlak yang diperlukan agar semua pihak berkepentingan mendapatkan informasi yang sama dan lengkap tentang proses tender. Hal ini melibatkan pengumuman yang terbuka, akses yang setara ke dokumen tender, dan komunikasi yang jelas tentang kriteria dan proses pengambilan keputusan. Transparansi ini penting untuk membangun kepercayaan di antara peserta tender, mencegah praktik korupsi, serta agar semua peserta mempunyai kesempatan yang sama untuk bersaing.

b. Sistem Evaluasi yang Adil

Sistem evaluasi yang adil adalah syarat penting lainnya untuk menentukan pemenang tender secara objektif. Cara pencarian supplier atau vendor harus didasarkan pada kriteria yang jelas dan terukur, seperti kualitas, harga, kemampuan teknis, dan rekam jejak. Penting untuk menetapkan sistem penilaian yang transparan dan konsisten, serta melakukan evaluasi oleh tim yang kompeten dan tidak memiliki konflik kepentingan dengan peserta tender.

c. Kelengkapan Dokumen

Dokumen yang dimaksud mencakup proposal teknis, penawaran harga, bukti kualifikasi, serta dokumen pendukung lainnya yang diperlukan sesuai dengan persyaratan tender. Dokumen ini harus disusun dengan teliti dan detail, supaya semua informasi yang diperlukan untuk evaluasi bisa didapatkan perusahaan dengan mudah. Kelengkapan dokumen tidak hanya memudahkan proses evaluasi tetapi juga mencerminkan profesionalitas dan kemampuan vendor.

d. Penawaran yang Kompetitif

Peserta harus memberikan penawaran yang tidak hanya menarik dari segi harga tetapi juga menawarkan nilai tambah, seperti kualitas, inovasi, atau efisiensi. Penawaran ini juga harus bersifat realistis dan sesuai budget serta ruang lingkup proyek yang akan dilaksanakan perusahaan. Harga yang terlalu rendah atau tidak realistis justru dapat menimbulkan kecurigaan pada kemampuan vendor dalam menyelesaikan proyek dengan sukses.

e. Kepatuhan terhadap Peraturan Tender

Kepatuhan terhadap peraturan tender adalah prinsip dasar yang tidak boleh diabaikan. Hal ini mencakup semua aturan, regulasi, dan prosedur yang ditetapkan dalam dokumen tender. Vendor atau pemasok harus memastikan bahwa mereka paham dan patuh terhadap semua syarat hukum, etika, dan administratif yang berlaku. Kepatuhan ini tidak hanya penting untuk memenuhi aspek legal tetapi juga untuk menunjukkan integritas dan kredibilitas peserta tender.

4. Contoh Proses Tender Proyek

Mungkin Anda masih belum paham dengan apa itu tender proyek dan langkah-langkahnya? Ilustrasi berikut ini bisa menjadi contoh sederhana yang mudah Anda pahami mengapa suatu perusahaan perlu melakukan tender proyek. Misalkan Anda memiliki perusahaan konstruksi besar dan sedang dihadapkan pada proyek pembangunan jalan tol baru yang skala dan kompleksitasnya membutuhkan sumber daya dan keahlian yang sangat spesifik.

Dalam proyek sebelumnya, perusahaan Anda mengalami kendala karena bekerja dengan kontraktor yang dipilih tanpa proses open tender, sehingga terjadi pembengkakan anggaran dan molornya proyek dengan jadwal yang ditetapkan. Hal ini mengakibatkan kerugian finansial dan reputasi bagi perusahaan. Oleh karena itu, untuk proyek jalan tol ini, tim procurement management memutuskan untuk menggunakan proses open tender agar dipastikan pihak yang terlibat adalah yang paling kompeten.

Pertama, Anda membuat pengumuman resmi di website perusahaan. Pengumuman ini mencakup detail proyek, kriteria kualifikasi, tenggat waktu pengajuan, dan informasi sesi tanya jawab. Selanjutnya, perusahaan juga menyiapkan dokumen tender yang meliputi spesifikasi teknis jalan tol, lingkup pekerjaan, kriteria seleksi supplier atau vendor, dan syarat kontrak.

Setelah periode pengajuan berakhir, Anda menerima berbagai penawaran dari vendor yang berbeda. Tim evaluasi yang terdiri dari ahli teknis dan keuangan menilai setiap penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, termasuk kemampuan teknis, keuangan, dan pengalaman dalam proyek serupa.

Setelah mendapatkan vendor terpilih, langkah selanjutnya adalah memasuki tahap negosiasi. Kedua pihak membahas dan menyetujui detail kontrak, termasuk jadwal pembayaran, penyelesaian masalah, dan aspek lainnya. Setelah kedua pihak setuju, kontrak ditandatangani dan proyek pun berlangsung.

Proses open tender ini menghasilkan pemilihan vendor atau kontraktor yang tidak hanya menawarkan harga kompetitif tetapi juga memiliki rekam jejak yang terbukti baik dalam menyelesaikan proyek besar. Selama pelaksanaan, proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan, dengan kualitas pekerjaan yang memuaskan. 

5. Kesimpulan

Open tender adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengundang berbagai pihak, seperti kontraktor atau pemasok, agar mengajukan penawaran dalam suatu proyek. Proses ini menjadi bagian penting procurement management dan sering digunakan dalam proyek besar seperti konstruksi atau infrastruktur.

Tujuannya tender proyek untuk mendapatkan produk atau jasa dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif bagi perusahaan. Proses ini melibatkan evaluasi penawaran berdasarkan kemampuan teknis, keuangan, dan pengalaman para peserta, dengan struktur evaluasi tender yang transparan dan adil untuk mencegah keberpihakan dan korupsi, serta memastikan efisiensi proyek.