Staff management adalah sistem yang dapat memudahkan perusahaan Anda dalam mengelola seluruh pegawai. Pengelolaan karyawan adalah pekerjaan yang cukup rumit, terutama jika semuanya masih dilakukan secara manual. Bisnis Anda membutuhkan sistem yang bisa mendukung automasi. Maka dari itu, ERP hadir dengan memberikan solusi sistem manajemen karyawan.

Cara kerja staff management adalah mengotomatiskan seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan pegawai, dimana akan menyederhanakan tugas human resources. Selain itu, software ini juga bisa meningkatkan kerja sama antar divisi. Tanpa integrasi tim yang baik, bisnis Anda tidak akan bisa maju. Nah, untuk lebih jelasnya mari kita bahas staff management di artikel kali ini.

1. Definisi Staff Management

Staff management adalah software yang bisa membantu perusahaan Anda dalam mengelola semua karyawan, baik yang pegawai tetap, kontrak, part-time, atau magang. Pekerjaan satu ini juga memerlukan sistem automasi karena tidak kalah pentingnya dari tugas divisi lainnya. Bayangkan, tim HR harus mengatur secara manual ratusan bahkan ribuan orang yang bekerja di kantor Anda, dimana masing-masing memiliki tanggung jawab yang berbeda.

Nah, sistem manajemen karyawan akan mengotomatiskan seluruh pengelolaan mulai dari payroll, absensi, pembagian tugas, monitoring performance, hingga kegiatan terkait pegawai lainnya secara mudah. Jika bisnis Anda tidak menggunakan staff management yang benar dan tepat, maka akan mempengaruhi kinerja dan produktivitas pekerja.

Cara kerja staff management juga turut meliputi pengembangan keterampilan karyawan dengan menyediakan program-program pelatihan. Pekerja yang produktif akan membantu bisnis Anda untuk mencapai kesuksesan, sedangkan karyawan yang melakukan hal sebaliknya dapat menyebabkan kegagalan secara perlahan. Jadi, inventasi kepada pegawai adalah cara yang tepat untuk mengembangkan bisnis Anda.

Baca juga: Pengertian Human Resource Management dan Fiturnya

2. Fitur Staff Management

Sistem manajemen karyawan adalah komponen inti di bagian perusahaan Anda. Software ini akan membantu bisnis Anda dalam pengelolaan staf secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah fitur-fitur yang harus ada di sistem beserta cara kerja staff management Anda:

a. Absensi

Fitur ini akan mencatat absen seluruh pegawai secara otomatis. Melacak kehadiran karyawan sangatlah penting untuk dilakukan karena berkaitan dengan akuntansi manajemen. Perusahaan Anda bisa lebih mudah dalam menentukan besarnya gaji dan bonus pegawai secara tepat dengan menggunakan data absensi. 

Selain itu, Anda juga bisa melihat siapa saja staf yang suka datang terlambat dan yang tepat waktu terutama dalam sistem roster kerja. Jadi, Anda pun bisa segera memberikan peringatan.

b. Performance Tracking

Staff management akan memberikan Anda visibilitas yang besar terhadap seluruh progres pekerjaan. Sehingga, Anda dapat memantau kinerja karyawan dengan mudah. Tolak ukur produktivitas kerja dapat dilihat dari jenis tugas. waktu pengerjaan, hingga progres setiap harinya. Ketika efektivitas mereka menurun, Anda hanya perlu menganalisis laporan real-time dan mengetahui apa masalahnya. Sehingga, Anda bisa segera membuat keputusan yang tepat.

c. Payroll

Automasi seluruh proses penggajian dan perhitungan pajak adalah cara kerja staff management yang paling disukai oleh perusahaan. Nah, fitur inilah yang mendukung Anda untuk melakukannya. Dengan manajemen payroll, Anda bisa mengelola seluruh hal yang terkait dengan gaji karyawan secara otomatis, mulai dari tunjangan, bonus, reimbursement, hingga menghitung pajak penghasilan yang sesuai dengan PPh 21.

d. Project Management

Fitur sistem staff management ini memungkinkan Anda untuk mengetahui daftar pekerjaan harian setiap karyawan dan bagaimana aktivitas mereka setiap harinya. Anda dapat dengan mudah menetapkan tugas dan batas waktu penyelesaian setiap pekerjaan. Dapatkan pelaporan secara real-time tentang progress setiap tugas untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.

Baca juga: ScaleOcean Solusi Sistem Human Resource Indonesia

3. Tips Mengelola Karyawan

Kami sadar pekerjaan ini bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, namun semua akan terasa lebih mudah jika Anda simak tips-tips berikut: 

a. Perekrutan

Saat merekrut, cari calon kandidat yang memiliki kualifikasi paling dekat dengan kriteria perusahaan Anda. Tidak ada yang sempurna, tetapi semakin bagus kualifikasi yang dimiliki oleh seorang karyawan, semakin mudah pula bisnis Anda dalam mengelolanya.

b. Pemantauan

Mengevaluasi kinerja setiap karyawan sangatlah perlu dilakukan oleh perusahaan Anda secara teratur. Ketahui kendala yang mereka hadapi dan Anda bisa memberikan masukan yang tepat dalam rangka perbaikan kinerja. Hal ini sangat berguna untuk memastikan setiap karyawan dapat memberikan hasil kerja terbaiknya. Anda bisa menilai produktivitas setiap pegawai dengan bertanya kepada rekan tim ataupun atasan mereka. Sehingga, Anda bisa mendapatkan hasil penilaian dari beberapa sudut pandang.

c. Komunikasi

Untuk meningkatkan integrasi antar divisi di perusahaan, cara terbaik yang harus Anda lakukan adalah melancarkan komunikasi antar karyawan. Dengan staff management, berinteraksi dengan tim lain jadi terasa lebih mudah. Interaksi adalah kunci kesuksesan kerjasama. Dengan memiliki jalur komunikasi yang baik, pekerjaan kolaborasi bisa terselesaikan dengan cepat.

Baca juga: Pengertian Human Resource Information System

d. Pembagian Tugas

Sistem manajemen karyawan bisa membantu Anda dalam mengelola pembagian tugas secara otomatis. Dengan begitu, setiap pegawai pun jadi lebih mudah untuk mengetahui tugasnya. Sehingga, Anda tidak perlu terus-menerus menuntun mereka untuk melakukan suatu pekerjaan.

e. Program Pengembangan Diri

Perusahaan yang baik selalu mendukung karyawannya dalam mengembangkan kemampuan. Departemen HR bisa melakukannya dengan rutin mengadakan program pengembangan skill. Melalui kegiatan tersebut, pegawai Anda bisa mengasah skill mereka bahkan juga mempelajari keterampilan baru. Dimana hal itu nantinya juga akan membawa banyak keuntungan untuk perusahaan. Semakin banyak Anda berinvestasi pada karyawan, semakin loyal mereka kepada Anda.

f. Penghargaan

Berikan penghargaan kepada pegawai Anda atas kerja keras dan hasil kerja mereka. Tidak perlu yang mewah, penghargaan bisa berupa bentuk apresiasi usaha mereka. Anda harus memberikan tanggapan positif ketika semuanya berjalan dengan baik. Ucapkan "usaha yang bagus" ataupun "terima kasih atas kerja kerasnya" cukup membuat karyawan Anda merasa dihargai. 

g. Peringatan

Kegiatan pendisiplinan sangat penting untuk menjaga kepatuhan. Pastikan Anda membuat kebijakan perusahaan yang bisa memperlakukan semua karyawan dengan adil. Berikan peringatan kepada pegawai yang memiliki kinerja kurang baik dengan memberikan tips dan solusi. Berikan batas waktu untuk mereka memperbaiki pekerjaan.

Baca juga: Pentingnya Human Resource Development bagi Kinerja Karyawan

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa cara kerja staff management terbukti dapat menyederhanakan pekerjaan tim human resource. Selain itu, Anda pun juga bisa meningkatkan loyalitas mereka dengan staff management. Nah, percayakan pengelolaan karyawan Anda ke software HRM ScaleOcean, kelola secara praktis dengan tetap mengikuti peraturan tenaga kerja yang berlaku.