Produktivitas Kerja Karyawan: Arti dan Faktor Penentu

Produktivitas kerja sangatlah penting untuk membantu karyawan dalam menyelesaikan tugas semua pekerjaan tepat waktu. Dengan kemampuan tersebut, Anda dapat mengerjakan tugas dengan cara yang paling efektif dan efisien. Sehingga, Anda pun tidak perlu lagi berhadapan dengan banyaknya pekerjaan yang menumpuk dan tenggat waktu yang saling bertabrakan.

Bagi perusahaan, tidak cukup hanya di staff management saja. Namun, sangat penting juga untuk mengetahui cara meningkatkan produktivitas kerja seluruh pegawai. Anda harus menciptakan lingkungan kerja yang bisa mendukung kreativitas dan semangat kerja karyawan.

Dimana hasil kinerja mereka nantinya akan sangat menentukan keberhasilan bisnis Anda. Mari kita bahas tentang apa itu produktivitas kerja beserta tips-tips terbaik untuk meningkatkannya secara efektif di artikel ini.

Key Takeaways

• Produktivitas Kerja adalah ukuran efisiensi yang membandingkan output dengan input seperti tenaga, waktu, dan biaya untuk kinerja optimal.
• Faktor yang mempengaruhi produktivitas kerja dibagi menjadi internal (pengetahuan, keterampilan, motivasi) dan eksternal (lingkungan kerja, komunikasi tim).
• Cara mengukur produktivitas kerja meliputi kuantitatif (jumlah output), kualitatif (kepuasan pelanggan), penjualan, target manajemen, dan keuntungan.
• Software HRM ScaleOcean mampu untuk mengukur KPI real-time, mengelola employee benefit, dan memfasilitasi komunikasi tim.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Produktivitas Kerja?

Produktivitas kerja adalah ukuran efisiensi yang membandingkan output (hasil kerja) dengan input (sumber daya seperti tenaga, waktu, dan biaya) yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa. Ini menjadi kunci untuk mencapai kinerja optimal baik pada tingkat individu maupun perusahaan.

Faktor-faktor yang memengaruhi produktivitas kerja mencakup efisiensi, sistem kerja yang diterapkan, pengetahuan dan keterampilan karyawan, serta lingkungan kerja yang mendukung. Selain itu, gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh perusahaan juga memiliki peran penting dalam meningkatkan produktivitas karyawan.

2. Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja

Hal penting yang perlu Anda ketahui adalah keterlibatan karyawan tidak bisa selalu stabil. Karena ada banyak faktor yang bisa mempengaruhinya, baik dari internal maupun eksternal. Anda sangat perlu untuk mengetahui hal-hal tersebut, supaya bisa menentukan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi. Mari kita bahas satu persatu faktornya.

a. Faktor Internal

1) Pengetahuan

Kunci dari kelancaran dalam melakukan pekerjaan adalah memiliki pengetahuan tentang hal tersebut. Ketika karyawan baru pertama kali diberikan tugas, pasti mereka akan kebingungan untuk mengerjakannya. Anda bisa memberikan pelatihan atau training, baik itu training on the job atau off the job yang sesuai dengan profesi mereka.

Hal tersebut akan memudahkan mereka dalam beradaptasi. Selain itu, Anda juga bisa rutin mengadakan seminar untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja karyawan. pegawai yang memiliki pengetahuan luas dapat dengan mudah beradaptasi ke setiap jenis tugas baru.

2) Skill atau Keterampilan

Keterampilan merujuk pada kemampuan teknis terhadap suatu pekerjaan. Jika, pegawai belum pernah menangani suatu tugas secara langsung maka hal itu tentu sangat berpengaruh terhadap produktivitas kerja mereka. Namun, Anda bisa menanganinya dengan rajin membuat pelatihan-pelatihan skill di perusahaan.
Performance appraisal yang dilakukan secara berkala memungkinkan perusahaan untuk menilai kemajuan keterampilan karyawan secara objektif. Dengan evaluasi tersebut, pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan individu, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas mereka di tempat kerja.

3) Sikap dan Perilaku

Kedua hal ini merupakan bawaan dari diri Anda sendiri. Anda harus membiasakan berperilaku profesional untuk menghasilkan hasil kerja yang baik pula seperti tepat waktu, rapi, dan disiplin. Karena, kedua hal tersebut bisa menggambarkan hasil kinerja Anda.

4) Kesehatan Mental dan Fisik

Kondisi kesehatan mental dan fisik yang baik juga sangat mendukung semangat dan kegairahan kerja. Karyawan yang merasa sehat, baik secara mental maupun fisik, akan lebih bersemangat dalam menjalankan tugasnya.

Perusahaan perlu menyediakan lingkungan kerja yang mendukung kesejahteraan karyawan melalui fasilitas kesehatan dan program kebugaran. Selain itu, dukungan psikologis juga penting untuk menjaga keseimbangan hidup karyawan.

5) Motivasi

Motivasi berkaitan dengan alasan internal yang mendorong seseorang untuk bertindak. Dalam lingkup kerja, motivasi dapat bersumber dari keinginan untuk mencapai target perusahaan, meningkatkan status karir, atau memenuhi kebutuhan pribadi.

Human resource planning bisa meningkatkan motivasi dengan insentif, seperti bonus, promosi, atau bahkan pengakuan sederhana atas pekerjaan yang baik. Motivasi ekstrinsik dan intrinsik berperan penting untuk mendorong karyawan mencapai performa terbaik mereka.

b. Faktor Eksternal

1) Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja yang baik sangat mempengaruhi semangat kerja karyawan. Jika lingkungannya tidak baik, akan membuat karyawan tidak bersemangat. Nah, itu adalah salah satu faktor pemicu tingkat turnover meningkat.

Anda harus merubah suasana kerja di perusahaan jika tidak ingin mengalaminya. Untuk memperbaikinya, Anda disarankan untuk berdiskusi dengan tim Human Resource selaku tim yang mengerti keinginan karyawan berdasarkan data yang ada.

2) Komunikasi Tim

Jika Anda bekerja dalam suatu tim namun komunikasi tidak berjalan baik, apakah bisa mendukung kelancaran tugas divisi? Jawabannya, tentu saja tidak. Hal itu dikarenakan, komunikasi adalah kunci keberhasilan kerjasama tim. Anda akan kesulitan dalam memutuskan solusi yang tepat untuk menyelesaikan suatu permasalahan jika komunikasi yang terjalin buruk.

Anda bisa meningkatkan integrasi antar tim dengan mengaplikasikan modul ERP, human resource management. Dengan sistem ini, komunikasi dengan divisi yang sama ataupun berbeda jadi lebih mudah, sehingga permasalahan pun dapat terhindari.

3) Manajerial

Gaya kepemimpinan yang efektif dan suportif sangat mempengaruhi produktivitas tim. Pemimpin yang mampu mengelola konflik, memberikan arahan yang jelas, serta mendukung pengembangan tim, dapat menciptakan atmosfer kerja yang positif.
Kemampuan manajerial dalam mengelola tim secara baik akan membuat karyawan merasa dihargai, meningkatkan keterlibatan, dan mendorong produktivitas yang lebih tinggi.

4) Sistem dan Peralatan

Sistem kerja yang efisien dan penggunaan peralatan yang memadai dapat meningkatkan hasil kerja secara signifikan. Dengan adanya sistem yang terorganisir dan peralatan yang mendukung, karyawan dapat bekerja dengan lebih cepat dan akurat.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa sistem operasional dan alat yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dan mampu mendukung pekerjaan karyawan dengan optimal.

3. Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan Anda

Setelah mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan, mari kita membahas beberapa tips untuk meningkatkannya. Agar produktivitas kerja karyawan tetap terjaga dan keuntungan yang didapatkan pun bisa meningkat. Melansir dari Forbes, berikut ini adalah macam-macam cara meningkatkan produktivitas karyawan.

a. Fokus pada Kesehatan Mental

Kelola stres dengan berolahraga, meditasi, atau melakukan aktivitas lain yang dapat menenangkan jiwa. Kesehatan mental yang baik memungkinkan karyawan untuk tetap fokus dan produktif dalam bekerja. Oleh karena itu, penting untuk menyediakan waktu untuk relaksasi guna mengurangi tekanan pekerjaan dan meningkatkan kesejahteraan.

b. Kembangkan Keterampilan

Untuk terus meningkatkan produktivitas, penting bagi karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka. Mengikuti kursus atau belajar secara otodidak dalam bidang yang relevan dengan pekerjaan akan memperluas wawasan dan kemampuan. Semakin terampil seorang karyawan, semakin efektif mereka dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan.

c. Optimalkan Lingkungan Kerja

Pastikan lingkungan kerja nyaman dan mendukung produktivitas. Kondisi fisik, seperti pencahayaan dan kebersihan ruang kerja, berperan penting dalam kenyamanan karyawan. Selain itu, mematikan notifikasi yang tidak penting pada perangkat dapat membantu mengurangi gangguan, sehingga fokus dan efisiensi meningkat.

d. Atur Prioritas

Menetapkan target yang realistis dan memprioritaskan tugas adalah cara efektif untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dengan merencanakan tugas berdasarkan urgensi dan dampaknya, karyawan dapat mengelola waktu mereka dengan lebih baik dan menyelesaikan pekerjaan lebih cepat tanpa merasa terbebani.

Selain itu, menggunakan KPI karyawan untuk mengukur pencapaian target membantu karyawan fokus pada hasil yang terukur. Hal ini tidak hanya meningkatkan kinerja secara keseluruhan, tetapi juga memastikan bahwa setiap tugas yang diselesaikan berkontribusi langsung pada tujuan perusahaan.

e. Manfaatkan Teknologi

Menggunakan alat digital yang tepat dapat meningkatkan produktivitas secara signifikan. Perangkat lunak kolaborasi atau alat otomatisasi dapat mempercepat proses kerja dan mengurangi kesalahan manual. Teknologi yang terintegrasi dengan baik dalam alur kerja memudahkan komunikasi dan mempercepat pencapaian tujuan.

Untuk mendukung proses ini, software HRM  ScaleOcean adalah solusi terintegrasi yang menyederhanakan administrasi dan manajemen SDM dengan otomatisasi penggajian, absensi, dan penilaian kinerja. Software ini membantu karyawan fokus pada tugas utama tanpa terbebani pekerjaan administratif.

ScaleOcean HRM juga memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja karyawan dengan jelas, mengidentifikasi area pengembangan, serta mengelola pelatihan secara efisien. Vendor ini menawarkan demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat merasakan manfaat dari software ini secara langsung.

f. Tawarkan Employee Benefit yang Kompetitif

Menawarkan berbagai employee benefit adalah cara lain untuk menjaga motivasi dan keterlibatan karyawan. Benefit yang kompetitif, seperti tunjangan kesehatan, kesejahteraan, atau fasilitas kerja lainnya, dapat meningkatkan loyalitas karyawan dan mendorong mereka untuk bekerja dengan lebih produktif.

Baca juga: Rekrutmen Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya

4. Cara Mengukur Produktivitas Kerja

Mengukur produktivitas kerja sangat penting untuk memastikan efisiensi dan kinerja perusahaan. Terdapat berbagai metode yang dapat digunakan untuk menilai produktivitas, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Menurut Gallup, berikut adalah beberapa cara yang dapat diterapkan untuk mengukur produktivitas kerja dalam organisasi:

a. Kuantitatif

Metode kuantitatif mengukur produktivitas dengan angka yang objektif, seperti jumlah barang yang diproduksi atau tingkat pengiriman yang tepat waktu. Misalnya, dalam divisi produksi, produktivitas diukur berdasarkan jumlah unit yang diproduksi dalam periode tertentu.

Timesheet management dapat digunakan untuk melacak jam kerja dan memastikan bahwa produktivitas diukur dengan memperhitungkan waktu yang telah dihabiskan dalam menyelesaikan tugas. Metode ini memberikan gambaran yang jelas dan terukur mengenai efisiensi kerja karyawan.

b. Kualitatif

Metode kualitatif lebih fokus pada analisis aspek yang tidak terukur dengan angka, seperti tingkat kepuasan pelanggan, indikator kinerja karyawan, atau jumlah kesalahan produksi. Ini cocok untuk pekerjaan yang membutuhkan evaluasi akurasi dan kualitas, seperti kontrol kualitas dan perawatan, di mana hasil kerja tidak selalu dapat dilihat dari angka semata.

c. Produktivitas Penjualan

Produktivitas penjualan diukur dengan membandingkan target penjualan dengan hasil yang dicapai. Hal ini dapat dilakukan dengan melihat jumlah penjualan dalam periode tertentu serta menilai jumlah konsumen baru yang didapatkan. Metrik ini memberikan gambaran langsung tentang kontribusi tim pemasaran dan penjualan terhadap kinerja perusahaan.

d. Target Manajemen

Target manajemen mencakup tujuan jangka panjang dan strategi yang lebih kompleks. Ini bisa mencakup pengurangan biaya atau peningkatan pendapatan, seperti menurunkan biaya produk atau memperluas pasar. Pengukuran produktivitas di sini bertujuan untuk memastikan tujuan strategis dapat tercapai melalui pengelolaan sumber daya dan pengambilan keputusan yang tepat.

e. Menghitung Keuntungan

Meningkatkan penjualan tidak selalu berarti keuntungan akan meningkat, terutama jika biaya operasional juga naik. Oleh karena itu, penghitungan keuntungan yang lebih menyeluruh penting untuk mengukur produktivitas secara akurat. Hal ini membantu perusahaan menilai efektivitas strategi penjualan dan mengelola margin keuntungan secara lebih baik.

5. Kesimpulan

Jadi, cara mengukur dan meningkatkan produktivitas kerja sangatlah penting untuk dimiliki oleh karyawan. Keuntungan tidak hanya dirasakan oleh pegawai saja melainkan juga perusahaan. Maka dari itu, suatu bisnis sangat perlu untuk menerapkan berbagai cara meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

ScaleOcean HRM menyederhanakan administrasi dan manajemen SDM dengan otomatisasi penggajian, absensi, dan penilaian kinerja. Software ini juga memudahkan pemantauan kinerja dan pengelolaan pelatihan karyawan. Vendor ini demo gratis dan konsultasi gratis agar Anda dapat merasakan manfaatnya langsung.