On-the-Job Training (OJT): Definisi, Jenis dan Manfaatnya

Banyak perusahaan menghadapi kendala saat karyawan baru belum terbiasa dengan budaya dan SOP kerja yang berbeda dari tempat sebelumnya. Tanpa on-the-job training (OJT), proses adaptasi jadi lambat dan risiko kesalahan meningkat.

Melalui OJT, karyawan dapat belajar langsung di lingkungan kerja dan memahami standar perusahaan dengan cepat. Pendekatan ini membantu menjaga konsistensi kinerja serta mempercepat produktivitas sejak hari pertama.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai tujuan, manfaat, serta metode implementasi OJT yang dapat membantu para pengambil keputusan merancang program pengembangan yang berdampak positif pada pertumbuhan perusahaan.

Key Takeaways

• On-the-job training (OJT) adalah metode strategis untuk meningkatkan keahlian, kinerja, dan adaptasi karyawan melalui pembelajaran praktis di lingkungan kerja nyata.
• Kelebihan OJT bagi perusahaan, termasuk efisiensi biaya, pembelajaran yang relevan, dan peningkatan loyalitas karyawan.
• OJT memiliki kekurangan seperti pelatih yang tidak kompeten, yang dapat dimitigasi dengan perencanaan dan pengawasan yang matang.
• Implementasi OJT menjadi lebih optimal dengan menerapkan beragam metode seperti coaching, mentoring, dan rotasi pekerjaan sesuai kebutuhan pengembangan.
• Software HR ScaleOcean mempermudah pengelolaan program OJT dengan sistem terintegrasi, memastikan pelatihan karyawan berjalan efisien dan terukur.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Itu On-the-Job Training (OJT)?

On-the-Job Training (OJT) adalah metode pelatihan yang memungkinkan karyawan baru untuk belajar langsung dari pekerjaan yang mereka lakukan, biasanya di bawah bimbingan mentor atau rekan kerja yang lebih berpengalaman. Melalui pendekatan ini, karyawan dapat mempelajari keterampilan teknis dan soft skills yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Tujuan utama dari OJT adalah memberikan pengalaman praktis yang memungkinkan karyawan beradaptasi dengan cepat dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan. Dengan cara ini, OJT tidak hanya mempercepat proses pembelajaran, tetapi juga memastikan bahwa keterampilan yang didapat sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

2. Tujuan Utama Menyelenggarakan OJT

Menyelenggarakan program on-the-job training bukan sekadar formalitas, melainkan sebuah investasi strategis dengan tujuan yang jelas. Tujuan utamanya adalah untuk membangun fondasi sumber daya manusia yang kompeten dan siap menghadapi tantangan bisnis. Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pelaksanaan OJT di perusahaan:

a. Meningkatkan Keahlian dan Kinerja Karyawan

Tujuan utama dari OJT adalah untuk mengembangkan keahlian spesifik yang diperlukan dalam pekerjaan. Karyawan tidak hanya belajar teori, tetapi juga langsung mempraktikkan cara menangani tugas sehari-hari, menggunakan perangkat lunak, atau mengoperasikan mesin. Pelatihan ini meningkatkan kompetensi teknis dan soft skills seperti pemecahan masalah dan manajemen waktu.

Dengan keahlian yang lebih terasah, karyawan akan semakin percaya diri dalam menjalankan tugasnya, mengurangi kesalahan, dan bekerja lebih efisien. Peningkatan kinerja individu ini akhirnya berdampak positif pada pencapaian target tim dan departemen secara keseluruhan.

b. Meningkatkan Produktivitas

Peningkatan keahlian karyawan melalui OJT langsung berdampak pada produktivitas. Karyawan yang telah menjalani pelatihan ini mampu menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan kualitas yang lebih baik karena pemahaman mendalam tentang proses kerja. Efisiensi ini mengurangi downtime dan mempercepat penyelesaian proyek, yang berkontribusi pada peningkatan kinerja perusahaan.

Namun, mengelola program OJT untuk memastikan peningkatan produktivitas juga memiliki tantangan, seperti memantau kemajuan peserta dan memastikan standar materi pelatihan. Tanpa sistem yang terstruktur, pengelolaan pelatihan dapat menjadi tidak konsisten, mengurangi dampak positif yang diinginkan.

Software HR ScaleOcean membantu Anda merancang, mengelola, dan memantau program OJT secara terpusat. Sistem ini memastikan pelatihan yang konsisten dan terukur, serta meningkatkan efektivitas program pengembangan karyawan. Cobalah demo gratis ScaleOcean dan optimalkan program OJT Anda untuk hasil yang lebih maksimal.

c. Mendorong Adaptasi Cepat

Bagi karyawan baru, OJT menjadi sarana adaptasi yang sangat efektif untuk berintegrasi dengan lingkungan kerja. Mereka tidak hanya belajar aspek teknis pekerjaan, tetapi juga menyerap budaya perusahaan, norma tidak tertulis, dan cara berkomunikasi dalam tim. Proses adaptasi yang mulus ini mempercepat karyawan baru menjadi anggota tim yang produktif.

Selain itu, adaptasi yang cepat juga memastikan kesesuaian antara karyawan dan perusahaan. Program OJT yang baik dapat melengkapi culture fit test yang dilakukan selama proses rekrutmen. Dengan demikian, investasi pada talenta baru lebih aman, karena mereka lebih cepat merasa nyaman dan terhubung dengan nilai-nilai perusahaan.

d. Mempersiapkan Karyawan untuk Posisi Tertentu

OJT juga menjadi alat yang sangat efektif untuk perencanaan suksesi dan pengembangan karier internal. Ketika perusahaan mengidentifikasi karyawan berpotensi untuk promosi, OJT dapat disesuaikan untuk mempersiapkan mereka dengan keahlian yang dibutuhkan untuk peran baru, mengisi kesenjangan kompetensi yang ada.

Dengan mempersiapkan talenta dari dalam, perusahaan tidak hanya menghemat biaya rekrutmen eksternal, tetapi juga mempertahankan pengetahuan penting yang dimiliki karyawan. Karyawan yang melihat adanya jalur karier yang jelas di perusahaan cenderung lebih termotivasi, menjadikan OJT strategi pengembangan kepemimpinan yang kuat dan berkelanjutan.

3. Manfaat Strategis dan Kelebihan OJT bagi Perusahaan

Selain mencapai tujuan spesifik, OJT menawarkan berbagai manfaat strategis yang menjadikannya pilihan populer bagi banyak perusahaan. Kelebihan ini tidak hanya dirasakan dari sisi operasional, tetapi juga finansial dan kultural. Berikut adalah beberapa keunggulan utama dari penerapan on-the-job training:

a. Pembelajaran Langsung dan Praktis

Salah satu keunggulan terbesar OJT adalah relevansi materi pembelajarannya. Karyawan belajar menggunakan alat, sistem, dan proses yang sama persis dengan yang akan mereka hadapi setiap hari. Konteks pembelajaran yang nyata ini membuat pengetahuan lebih mudah diserap dan diingat dibandingkan dengan simulasi atau studi kasus teoretis.

Pembelajaran langsung juga memungkinkan adanya umpan balik yang instan dari pelatih. Jika seorang karyawan melakukan kesalahan, pelatih dapat segera mengoreksinya dan menjelaskan cara yang benar. Siklus umpan balik yang cepat ini mempercepat proses belajar dan memastikan kebiasaan kerja yang baik terbentuk sejak awal.

b. Hemat Biaya

Dibandingkan dengan pelatihan off-site atau eksternal, OJT jauh lebih hemat biaya. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk biaya perjalanan, akomodasi, sewa tempat, atau membayar instruktur eksternal yang mahal. Pelatihan dilakukan di dalam perusahaan menggunakan sumber daya yang sudah ada, yaitu karyawan berpengalaman sebagai pelatih.

Penghematan ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran pengembangan ke area lain atau melatih lebih banyak karyawan dengan biaya yang sama. Dengan demikian, OJT menjadi solusi pelatihan yang sangat efisien dari segi biaya, terutama bagi usaha kecil dan menengah (UKM) dengan anggaran terbatas.

c. Karyawan Tetap Produktif

Berbeda dengan pelatihan di luar kantor yang mengharuskan karyawan meninggalkan pekerjaan mereka selama beberapa hari, OJT memungkinkan mereka untuk tetap produktif. Meskipun sedang dalam masa pelatihan, karyawan tetap dapat berkontribusi pada tugas-tugas operasional. Kontribusi yang berkelanjutan ini memastikan tidak ada penurunan output yang signifikan selama periode pelatihan.

Karyawan yang tetap terlibat dalam pekerjaan sehari-hari sambil belajar juga cenderung memiliki tingkat keterlibatan yang lebih tinggi. Mereka merasa menjadi bagian dari tim dan melihat dampak langsung dari apa yang mereka pelajari. Hal ini dapat meningkatkan employee engagement secara keseluruhan, karena mereka merasa dihargai dan dikembangkan oleh perusahaan.

d. Membentuk Karyawan Kompeten dan Loyal

Ketika perusahaan berinvestasi dalam pengembangan karyawan melalui OJT, hal itu mengirimkan pesan yang kuat bahwa perusahaan peduli terhadap pertumbuhan karier mereka. Karyawan merasa dihargai dan melihat masa depan jangka panjang di perusahaan tersebut. Investasi pada karyawan ini sering kali dibalas dengan loyalitas dan komitmen yang lebih tinggi.

Karyawan yang loyal cenderung memiliki tingkat retensi yang lebih baik, mengurangi biaya yang terkait dengan rekrutmen dan pelatihan karyawan baru. Selain itu, OJT memastikan bahwa kompetensi yang dikembangkan selaras dengan kebutuhan dan standar perusahaan. Hasilnya adalah tenaga kerja yang tidak hanya kompeten tetapi juga setia pada visi dan misi perusahaan.

Baca juga: Turnover Karyawan: Penyebab dan Cara Menguranginya

4. Kekurangan On-the-Job Training dan Cara Mitigasinya

Meskipun memiliki banyak kelebihan, OJT juga tidak lepas dari beberapa potensi kekurangan yang perlu diantisipasi. Dengan memahami risiko-risiko ini, perusahaan dapat merancang strategi mitigasi yang efektif. Berikut adalah beberapa tantangan umum dalam implementasi OJT dan cara mengatasinya:

a. Potensi Pelatih Tidak Profesional

Tantangan terbesar dalam OJT adalah asumsi bahwa karyawan yang ahli dalam pekerjaannya akan otomatis menjadi pelatih yang baik. Kenyataannya, tidak semua ahli memiliki kemampuan untuk mengajar atau memberikan umpan balik yang konstruktif. Pelatih yang tidak efektif bisa menularkan kebiasaan buruk atau membuat peserta merasa frustrasi.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan perlu selektif dalam memilih pelatih internal. Berikan mereka pelatihan khusus, seperti teknik mengajar orang dewasa dan cara mengevaluasi kemajuan. Selain itu, sediakan panduan atau modul pelatihan terstruktur agar materi yang disampaikan tetap konsisten dan berkualitas, terlepas dari siapa pelatihnya.

b. Risiko Kurangnya Materi Teoretis

Fokus OJT yang sangat kuat pada praktik sering kali mengabaikan fondasi teoretis yang penting. Karyawan mungkin mempelajari ‘cara’ melakukan sesuatu tanpa sepenuhnya memahami ‘mengapa’. Kekurangan pemahaman konseptual ini dapat membatasi kemampuan mereka untuk beradaptasi dengan situasi baru atau melakukan inovasi.

Solusi untuk masalah ini adalah pendekatan blended learning, yang mengkombinasikan OJT dengan sesi pelatihan teoretis singkat di dalam kelas atau modul e-learning. Sebelum memulai praktik, berikan gambaran umum dan prinsip dasar tentang tugas yang akan dipelajari. Mengadakan focus group discussion setelah pelatihan juga membantu mengevaluasi pemahaman teoretis karyawan.

c. Beban Kerja Ganda bagi Karyawan

OJT dapat menciptakan beban kerja ganda bagi pelatih dan peserta. Pelatih harus menyeimbangkan tugas utamanya dengan membimbing peserta, sementara peserta merasa tertekan untuk memenuhi target pekerjaan dan belajar cepat.

Manajemen perlu menyesuaikan beban kerja dengan memberikan kelonggaran target atau alokasi waktu khusus untuk pelatihan. Perencanaan jadwal yang cermat dan komunikasi yang jelas dapat membantu mengurangi stres dan menjaga kesejahteraan karyawan.

5. Metode-metode On-the-Job Training yang Efektif

Untuk memaksimalkan efektivitas OJT, perusahaan dapat menerapkan berbagai metode yang disesuaikan dengan tujuan pelatihan dan peran karyawan. Setiap metode memiliki pendekatan dan keunggulannya masing-masing. Berikut adalah beberapa metode OJT yang paling umum dan efektif digunakan:

a. Coaching

Coaching adalah metode pelatihan satu-satu antara manajer atau supervisor (coach) dengan bawahannya. Fokusnya adalah pada peningkatan kinerja spesifik, pengembangan keterampilan, dan pemecahan masalah di tempat kerja. Coach memberikan bimbingan dan umpan balik untuk membantu karyawan mencapai potensi penuhnya.

Metode ini efektif untuk memperbaiki kelemahan atau mengasah keahlian yang sudah ada. Sifatnya yang personal dan terfokus menjadikan coaching alat ampuh untuk pengembangan individu. Sesi coaching rutin juga menciptakan budaya umpan balik yang positif dalam tim.

b. Mentoring

Meskipun sering disamakan dengan coaching, mentoring memiliki cakupan yang lebih luas dan berorientasi jangka panjang. Seorang mentor, yang biasanya karyawan senior berpengalaman, memberikan bimbingan terkait pengembangan karier, budaya perusahaan, dan pertumbuhan profesional secara umum. Hubungan mentoring lebih informal, berdasarkan kepercayaan dan pengalaman.

Tujuan utama mentoring adalah membantu mentee merencanakan jalur karier dan membangun jaringan dalam perusahaan. Mentor berbagi wawasan dan kebijaksanaan yang tidak selalu terkait dengan tugas teknis. Metode ini sangat berharga untuk mempersiapkan calon pemimpin dan meningkatkan retensi talenta kunci.

c. Rotasi Pekerjaan (Job Rotation)

Rotasi pekerjaan melibatkan pemindahan karyawan melalui berbagai posisi atau departemen dalam periode waktu tertentu. Tujuan utamanya adalah untuk memberikan pemahaman lebih luas tentang berbagai fungsi bisnis dan bagaimana setiap bagian saling terhubung. Metode ini memperluas wawasan karyawan di luar tugas mereka saat ini.

Manfaat utama rotasi pekerjaan adalah terciptanya karyawan yang lebih fleksibel dengan pemahaman bisnis yang holistik. Ini juga membantu perusahaan mengidentifikasi minat dan bakat tersembunyi karyawan. Karyawan yang serba bisa menjadi aset berharga karena dapat mengisi berbagai peran sesuai kebutuhan.

Dikutip dari Deloitte, praktik rotasi pekerjaan sangat relevan dengan tren sumber daya manusia modern. Laporan tersebut menyoroti konsep “Stagility” (Stability + Agility), di mana jalur karier non-linier lebih diutamakan. Job rotation menciptakan stabilitas baru bagi pekerja berupa kemampuan kerja dan keterampilan yang lebih luas, memampukan mereka untuk beradaptasi dan tetap gesit dalam menghadapi perubahan.

d. Job Shadowing

Job shadowing adalah metode observasi di mana karyawan (observer) mengamati karyawan berpengalaman (expert) dalam pekerjaan sehari-hari. Peserta belajar melalui pengamatan, pendengaran, dan pertanyaan, tanpa terlibat langsung dalam tugas.

Metode ini berguna untuk orientasi karyawan baru, eksplorasi karier, atau transfer pengetahuan yang kompleks. Pembelajaran melalui observasi memberikan pemahaman mendalam sebelum mencoba melakukannya sendiri.

e. Pelatihan Instruksi Kerja

Metode ini adalah pendekatan OJT yang terstruktur, sering digunakan untuk pekerjaan teknis atau prosedural. Prosesnya dibagi menjadi empat langkah: Persiapan, Presentasi, Praktik, dan Tindak Lanjut. Pelatih menjelaskan tugas, mendemonstrasikannya, meminta peserta mencoba, dan memberikan umpan balik.

Struktur yang jelas memastikan tidak ada langkah penting yang terlewat dan pengetahuan ditransfer secara konsisten. Pendekatan ini sangat efektif untuk mengurangi kesalahan dan memastikan standar kualitas terpenuhi, terutama untuk keterampilan yang memerlukan presisi dan kepatuhan prosedural.

6. Tahapan Merancang Program OJT yang Terstruktur

Agar OJT memberikan hasil yang maksimal, pelaksanaannya tidak bisa dilakukan secara serampangan. Diperlukan sebuah rancangan yang terstruktur dan sistematis. Berikut adalah tahapan-tahapan kunci dalam merancang program OJT yang efektif:

a. Perencanaan dan Persiapan

Tahap pertama adalah melakukan analisis kebutuhan untuk mengidentifikasi keterampilan apa yang perlu dikembangkan dan siapa saja yang menjadi target peserta. Setelah itu, tetapkan tujuan pembelajaran yang jelas, spesifik, dan terukur (SMART). Tujuan yang jelas akan menjadi panduan untuk seluruh proses pelatihan.

Selanjutnya, pilih pelatih internal yang paling kompeten, baik dari segi keahlian teknis maupun kemampuan mengajar. Siapkan materi, modul, atau daftar periksa (checklist) yang akan digunakan selama pelatihan. Persiapan yang matang adalah kunci untuk memastikan program berjalan lancar dan konsisten.

b. Pelaksanaan

Pada tahap ini, proses pelatihan dimulai sesuai dengan rencana yang telah disusun. Ciptakan lingkungan belajar yang mendukung, di mana peserta merasa nyaman untuk bertanya dan membuat kesalahan. Pelatih harus mendemonstrasikan tugas secara perlahan dan jelas, menjelaskan setiap langkahnya.

Berikan kesempatan kepada peserta untuk mempraktikkan keterampilan yang diajarkan secara langsung. Mulailah dengan tugas-tugas yang sederhana dan secara bertahap tingkatkan kompleksitasnya. Pendekatan bertahap ini membantu membangun kepercayaan diri peserta dan memastikan pemahaman yang solid.

c. Pemantauan dan Evaluasi

Selama proses pelatihan berlangsung, penting untuk terus memantau kemajuan peserta. Lakukan sesi umpan balik secara teratur untuk membahas apa yang sudah berjalan baik dan area mana yang masih perlu perbaikan. Umpan balik yang konstruktif dan tepat waktu sangat krusial untuk proses belajar.

Evaluasi tidak hanya ditujukan bagi peserta, tetapi juga bagi efektivitas program itu sendiri. Amati apakah metode yang digunakan sudah tepat atau perlu disesuaikan. Pemantauan berkelanjutan memungkinkan adanya perbaikan cepat jika ditemukan kendala dalam pelaksanaan program.

d. Penilaian Akhir

Setelah periode pelatihan selesai, lakukan penilaian akhir untuk mengukur sejauh mana peserta telah mencapai tujuan pembelajaran. Penilaian ini bisa berupa tes praktik, observasi kinerja, atau diskusi evaluasi. Hasil penilaian ini menjadi bukti konkret dari keberhasilan program OJT.

Gunakan hasil penilaian untuk memberikan sertifikasi internal atau pengakuan bagi peserta yang berhasil menyelesaikan program. Selain itu, dokumentasikan seluruh proses dan hasil sebagai bahan pembelajaran untuk perbaikan program OJT di masa depan. Evaluasi menyeluruh memastikan program pengembangan karyawan di perusahaan terus berevolusi menjadi lebih baik.

7. Kesimpulan

On-the-job training (OJT) bukan sekadar pelatihan biasa, melainkan investasi strategis yang mempercepat pertumbuhan kompetensi karyawan dan produktivitas perusahaan. Dengan pendekatan ‘learning by doing’, OJT memberikan pengembangan yang praktis dan hemat biaya, dari meningkatkan keahlian teknis hingga membangun loyalitas.

Namun, keberhasilan OJT sangat bergantung pada perencanaan yang matang, pemilihan pelatih yang tepat, dan evaluasi terstruktur. Untuk memastikan OJT berjalan efektif, menggunakan software HR seperti ScaleOcean sangat penting untuk mengelola pelatihan dan evaluasi secara terpusat. Cobalah demo gratis ScaleOcean dan lihat bagaimana kami dapat membantu memaksimalkan potensi karyawan Anda.