Penting bagi setiap perusahaan untuk mengelola SDM secara aktif dan efektif agar produktivitas kerja selalu terjaga. Terutama dalam melacak waktu kerja karyawan yang menjadi agar mendukung efisiensi perusahaan. Untuk itu, perusahaan bisa menggunakan timesheet management dalam mengoptimalkan produktivitas perusahaan.
Timesheet management system menjadi aspek yang dapat membantu perusahaan dalam mencatat, mengelola, dan menganalisis waktu kerja karyawan secara terorganisir. Di sini akan memberikan uraian lengkap mengenai hal ini, mulai dari jenis, komponen, hingga contoh timesheet management dalam implementasinya di perusahaan.
Apa itu Timesheet Management System?
Timesheet management adalah dokumen penting yang digunakan dalam melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk berbagai tugas atau proyek. Dokumen ini dibuat untuk memastikan waktu kerja dicatat tepat, dan menjadi dasar untuk pembayaran gaji. Terutama bagi pekerja dengan aturan upah kerja lembur.
Timesheet ini memiliki fungsi utama sebagai sumber daya untuk analisis produktivitas kerja karyawan. Dengan ini, perusahaan bisa memahami berapa banyak waktu yang dihabiskan staff pada tugas dan proyek tertentu.
Anda juga bisa melihat bottleneck yang terjadi dengan dokumen ini, dan membantu dalam perencanaan proyek dan alokasi sumber daya yang lebih baik di masa depan yang sesuai dengan KPI HRD yang berlaku.
Penggunaan timesheet management system ini juga akan meningkatkan akurasi proses penggajian, mempermudah pelaporan dan pemantauan kinerja. Hal ini akan membantu perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai pengelolaan SDM secara menyeluruh.
Baca Juga: ERP Optimalkan Manajemen Sumber Daya Manusia
Mengapa Penting Menggunakan Timesheet Management di Perusahaan?
Employee timesheet management merupakan aspek penting yang digunakan untuk melacak dan mengelola waktu kerja karyawan dengan efisien. Penggunaannya penting untuk membantu perusahaan dalam menilai produktivitas kerja SDM secara menyeluruh. Ini alasan penting penggunaan timesheet management system:
1. Melacak Waktu Kerja Karyawan
Manfaat pertama penggunaan sistem ini adalah sebagai time management karyawan, di mana perusahaan dapat mencatat waktu kerja secara detail termasuk jam masuk, keluar, dan lembur. Dokumen ini akan memastikan penggunaan waktu optimal dan sesuai dengan tujuan bisnis. Perusahaan juga bisa menggunakannya untuk membuat strategi peningkatan produktivitas karyawan yang lebih terukur.
2. Menghitung Gaji Karyawan Otomatis
Penggunaan timesheet management system ini menghilangkan risiko kesalahan dalam penghitungan gaji. Lembur, cuti, dan potongan dihitung berdasarkan data real-time, menjadikan proses payroll lebih transparan. Selain itu, perusahaan dapat mematuhi regulasi ketenagakerjaan dengan lebih baik.
3. Mencatat Kehadiran Karyawan Secara Real-Time
Timesheet time and attendance management juga memberikan wawasan tentang efektivitas karyawan melalui pencatatan alokasi waktu mereka. Data ini membantu manajemen mengidentifikasi kontribusi karyawan terhadap proyek tertentu dan menentukan area yang memerlukan pelatihan atau peningkatan.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan analisis data dari timesheet system ini, perusahaan dapat menemukan pola kerja yang tidak efisien. Hal ini memungkinkan manajemen membuat keputusan untuk menghemat waktu atau meningkatkan produktivitas di berbagai departemen.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan
Penggunaan timesheet management app ini juga menyediakan data berbasis waktu yang membantu perencanaan sumber daya lebih efektif. Manajer dapat memanfaatkan laporan untuk merancang strategi kerja yang mendukung pertumbuhan perusahaan secara berkelanjutan.
Peran Timesheet di Manajemen SDM
Timesheet time and attendance management memiliki peran penting dalam pengelolaan SDM, salah satunya untuk membantu perusahaan dalam mengatur jadwal kerja karyawan. Mulai dari pencatatan lembur, hingga pemantauan absensi karyawan. Data dari dokumen ini, membuat perusahaan dapat menyusun laporan lebih terstruktur, dan mendukung evaluasi karyawan secara objektif.
Penggunaan manajemen timesheet ini juga dapat membantu perusahaan dalam merencanakan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan data historis. Mengelola dokumen ini dengan efektif sangatlah penting agar perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan waktu dan upaya karyawan.
Anda bisa secara mudah mengelola timesheet ini dengan menggunakan software HR terbaik, seperti software ScaleOcean. Timesheet management software akan mempermudah perusahaan dalam mencatat, memantau, dan mengelola waktu kerja karyawan secara terstruktur dan efisien.
Jenis-jenis Timesheet Management Kerja
Penting bagi perusahaan untuk menggunakan timesheet karyawan untuk mencatat waktu kerja lebih mudah dan terorganisir. Namun, terdapat dua jenis timesheet yang tersedia dan bisa Anda gunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Berikut ini jenis timesheet time and attendance management:
1. Timesheet Kertas/Hard Copy
Jenis timesheet ini memanfaatkan formulir fisik untuk mencatat waktu kerja karyawan, termasuk jam kerja mulai dari masuk, keluar, dan lembur. Timesheet menggunakan hard copy ini sering digunakan di perusahaan kecil atau tradisional.
Proses manual ini cenderung kurang efisien dan rawan kesalahan seperti data yang hilang atau pencatatan yang tidak akurat.
2. Timesheet Digital/Soft Copy
Selanjutnya ada timesheet digital menggunakan soft copy. Jenis ini menggunakan software absensi online yang dapat mencatat waktu kerja secara otomatis, dan memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui data real-time melalui perangkat elektronik.
Employee timesheet management app ini memberikan pencatatan waktu menjadi lebih cepat, akurat, dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti payroll atau manajemen proyek.
Komponen Utama dalam Timesheet Management
Untuk memastikan efektivitas dan keakuratan timesheet, dokumen harus dirancang dengan baik dan detail. Setiap komponen di dalamnya memainkan peran penting dalam mencatat waktu kerja, memantau produktivitas, dan mendukung keputusan strategis perusahaan. Timesheet mencakup komponen penting, seperti:
- Informasi identitas karyawan, mencakup nama, nomor identitas, dan departemen atau divisi.
- Periode waktu yang relevan, ditentukan oleh siklus penggajian perusahaan, seperti mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
- Catatan waktu kerja, mulai dari jam masuk, jam keluar, dan total jam kerja setiap hari, serta detail tentang jam kerja regular dan lembur,
- Detail tugas atau proyek, mencakup kode atau nama proyek, deskripsi tugas, dan jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau proyek.
Software absensi karyawan online membantu perusahaan dalam mengelola timesheet secara efisien dengan mencatat dan menghitung data kehadiran secara otomatis. Dengan dukungan teknologi ini, tim SDM dapat memantau informasi kehadiran dengan akurat dan menghemat waktu dalam pengelolaan data absensi.
Kendala Pembuatan Timesheet Manual
Pembuatan timesheet secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, juga data yang dihasilkan tidak konsisten dan sulit diolah. Meski tampak sederhana, dokumen ini memiliki banyak proses kompleks, dan kelemahan yang dapat mempengaruhi efisiensi serta akurasi operasional.
Ada beberapa kendala yang terjadi dalam pembuatan timesheet secara manual, diantaranya:
- Kesalahan pencatatan data, rentan terhadap human error, seperti salah mencatat jam masuk atau keluar karyawan. Ini menyebabkan ketidakakuratan data yang berdampak pada perhitungan gaji, lembur, dan evaluasi kinerja.
- Sulitnya memantau perubahan jadwal secara real-time, perubahan jadwal seperti lembur atau cuti sering kali tidak tercatat dengan cepat. Hal ini membuat manajer sulit memperoleh data terkini untuk pengambilan keputusan.
- Proses pengolahan data yang memakan waktu, terutama jika melibatkan banyak karyawan. Proses ini dapat menghambat laporan tepat waktu dan mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan.
Contoh Timesheet Management Kerja menurut Fungsinya
1. Contoh Timesheet Kerja Mingguan
2. Contoh Timesheet Kerja Bulanan
3. Contoh Timesheet Kerja Untuk Pekerja Shift
4. Contoh Timesheet Kerja per Proyek
Baca Juga: ScaleOcean, Solusi Sistem Human Resources Indonesia Terbaik
Cara Membuat Timesheet Kerja Karyawan Menggunakan Excel
Pengelolaan timesheet kerja adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi SDM dalam perusahaan. Anda bisa menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk membuat timesheet harian, mingguan, hingga bulanan dengan mudah. Ini cara yang bisa dilakukan untuk membuat timesheet denan excel:
1. Membuat Timesheet Harian
Untuk membuat employee timesheet management harian, buat tabel di Excel dengan kolom-kolom seperti: tanggal, nama karyawan, jam masuk, jam keluar, dan total jam kerja. Anda bisa menggunakan rumus berikut ini untuk menghitung total jam kerja otomatis:
=TEXT(JamKeluar-JamMasuk, “h:mm”)
Tambahkan juga kolom deskripsi tugas jika perlu untuk mencatat aktivitas harian karyawan. Gunakan juga filter agar data mudah disaring berdasarkan karyawan atau tanggal tertentu, memudahkan manajemen untuk melihat detail kerja harian.
2. Membuat Timesheet Mingguan
Dalam membuat timesheet mingguan, gunakan format tabel yang mencakup kolom untuk nama karyawan dan setiap hari dalam seminggu (Senin hingga Minggu). Tambahkan kolom untuk jumlah total jam kerja mingguan. Anda bisa menggunakan rumus berikut untuk menjumlahkan total jam kerja dari hari-hari tersebut:
=SUM(B2:H2)
Untuk mempercepat pengisian, Anda dapat menautkan data harian ke tabel mingguan dengan referensi sel otomatis. Tambahkan juga grafik mingguan untuk memvisualisasikan produktivitas setiap karyawan, sehingga lebih mudah memantau performa tim.
3. Membuat Timesheet Bulanan
Timesheet bulanan juga bisa dibuat menggunakan Excel, dengan format yang lebih komprehensif. Buatlah kolom untuk nama karyawan, setiap tanggal dalam bulan, total jam kerja, dan kolom untuk mencatat keterlambatan atau lembur. Anda bisa menggunakan rumus berikut untuk menghitung lembur otomatis jika diperlukan.
=IF(JamKerja>8, JamKerja-8, 0)
Selanjutnya, tambahkan juga fungsi pengelompokan data menggunakan fitur PivotTable untuk menganalisis data bulanan berdasarkan divisi, jabatan, atau lokasi kerja. Format tabel ini juga dapat diintegrasikan dengan fitur laporan untuk mempermudah evaluasi kinerja bulanan.
Keuntungan Menggunakan Timesheet Otomatis
Pembuatan timesheet dengan metode manual sering kali memakan waktu dan rentan kesalahan. Ini akan menghambat produktivitas karyawan dan efisiensi operasional perusahaan. Itulah pentingnya menerapkan aplikasi HR yang dapat membantu membuat timesheet otomatis juga memberikan keuntungan lain, yaitu:
1. Otomatisasi Proses Absensi & Waktu Kerja
Software HR dapat melakukan otomatisasi untuk proses absensi dan waktu kerja karyawan. Dengan menggunakan teknologi seperti sistem barcode, fingerprint, atau kartu akses, sistem dapat dengan mudah mencatat kehadiran dan kepergian staf secara akurat.
Timesheet management software ini juga mampu mengintegrasikan data absensi dengan jadwal kerja dan aturan perusahaan dalam employee timesheet management. Ini akan mempermudah penghitungan otomatis terkait keterlambatan, lembur, atau cuti.
2. Akurasi Perhitungan Gaji & Manfaat
Salah satu manfaat utama lainnya dari implementasi ERP aplikasi HRD adalah meningkatkan akurasi perhitungan gaji dan manfaat karyawan. Dengan data absensi yang terintegrasi ke timesheet management software, proses perhitungan gaji menjadi lebih akurat.
Perhitungan otomatis ini membuat perusahaan lebih mudah dalam memastikan karyawan menerima gaji yang sesuai dengan kinerja dan waktu kerjanya. Sistem juga dapat otomatis menghitung komponen-komponen lain dalam penggajian seperti tunjangan, insentif, dan potongan pajak.
3. Pemantauan Kinerja & Produktivitas
Dengan adanya data absensi yang tercatat secara otomatis, Anda dapat melacak dan memantau kehadiran, keterlambatan, dan absensi karyawan secara real-time. Hal ini membantu Anda dalam mengidentifikasi pola absensi yang tidak wajar dan mengambil tindakan yang sesuai dengan kondisi tersebut.
Penggunaan sistem otomatis ini juga akan memberikan Anda laporan dan analisis kinerja staf berdasarkan data absensi dan waktu kerja. Anda bisa menggunakan informasi ini untuk menyimpulkan produktivitas individu atau tim, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan.
4. Analisis & Perencanaan Tenaga Kerja
Penerapan software HR otomatis ini akan menyediakan data dan informasi real-time dari employee timesheet management app yang bisa Anda gunakan untuk proses analisis dan perencanaan tenaga kerja di masa mendatang.
Dengan data yang tercatat secara akurat, Anda dapat menganalisis pola absensi, tren kehadiran, tingkat produktivitas, dan kebutuhan tenaga kerja di berbagai periode waktu. Ini memudahkan pengambilan keputusan strategis seperti perencanaan rekrutmen, pengaturan jadwal kerja optimal, dan penyesuaian tenaga kerja dengan kebutuhan.
Mudahkan Pengelolaan Timesheet dengan Software HR ScaleOcean
ScaleOcean HR hadir sebagai solusi andal yang mengotomasi dan menyederhanakan pengelolaan employee timesheet management app, membantu perusahaan Anda menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memastikan kelancaran operasional.
Implementasi aplikasi HR ScaleOcean akan mendukung berbagai pola kerja, mulai dari kerja shift hingga proyek remote, memberikan fleksibilitas maksimal bagi perusahaan dengan dinamika kerja yang kompleks. Anda bisa melakukan demo gratis yang disediakan ScaleOcean untuk dapatkan keunggulan yang sesuai dengan bisnis Anda.
Banyak keunggulan yang bisa dimanfaatkan dalam menerapkan software HR ScaleOcean, diantaranya:
- Pencatatan otomatis dan real-time, memungkinkan karyawan mencatat jam kerja melalui aplikasi atau portal berbasis cloud
- Integrasi dengan mesin absensi, otomatis mencatat jam masuk, istirahat, dan keluar ke dalam timesheet dari integrasi mesin baik fingerprint, face recognition, kartu akses, maupun aplikasi mobile
- Approval workflow otomatis, di mana supervisor dapat dengan mudah memeriksa dan menyetujuan atau menolak pengajuan timesheet di satu sistem terpadu
- Fleksibel untuk berbagai pola kerja, baik kerja shift, proyek, atau sistem kerja remote. Ini memudahkan pola kerja yang bervariasi untuk tetap terorganisir
- Analisis dan pelaporan timesheet, data otomatis tercacat dan real-time diolah menjadi laporan detail dan komprehensif. Ini memudahkan Anda dalam mengukur alokasi waktu untuk proyek tertentu, atau melakukan perhitungan gaji berdasarkan jam kerja.
Software HR ScaleOcean menawarkan fitur-fitur dan keunggulan timesheet management app yang membantu Anda menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan human error. Sistem akan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan sambil meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan.
Baca Juga: 12 Human Resources Tools untuk Mudahkan Tugas HR
Kesimpulan
Manajemen timesheet berperan penting dalam mencatat dan melacak waktu kerja serta tugas yang dikerjakan karyawan. Perusahaan mengelola dokumen ini untuk memastikan akurasi proses penggajian, memudahkan pelaporan dan pemantauan kinerja, serta mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Anda bisa mengimplementasikan software HR ScaleOcean, yang tidak hanya mempermudah pencatatan dan pelaporan waktu kerja, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi. Lakukan demo dan konsultasi gratisnya sekarang untuk dapatkan modul dan keunggulan sistem untuk bisnis Anda.
Klik untuk Mulai Chat 