Dalam pengelolaan bisnis, proses pembelian barang menjadi salah satu aspek kritikal dalam perusahaan yang harus diperhatikan untuk menjaga stabilitas finansial bisnis dalam jangka panjang. Perusahaan harus mengoptimalkan proses ini dengan membuat laporan pembelian barang di setiap pembeliannya.

Disini, kita akan membahas bagaimana langkah dan proses pembelian barang di perusahaan, serta kita juga akan memberikan contoh laporan pembelian barang dan manfaatnya untuk perusahaan. Dengan pemahaman mengenai proses ini, Anda dapat membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas sehingga dapat meningkatkan keberlanjutan pertumbuhan bisnis perusahaan Anda. 

1. Apa saja Proses Pembelian

Pembelian barang atau purchasing di perusahaan merupakan suatu proses yang membutuhkan perencanaan matang dan langkah-langkah terstruktur untuk menjamin bahwa perusahaan akan mendapatkan barang atau jasa yang berkualitas tinggi dan harga yang affordable. Pada pembahasan ini, kita akan membahas apa saja langkah dan proses pembelian barang di perusahaan, sebagai berikut:

a. Identifikasi Kebutuhan

Hal yang harus dilakukan pertama kali dalam proses pembelian adalah mengidentifikasi dan menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung operasionalnya. Proses identifikasi ini melibatkan komunikasi antara berbagai departemen untuk memastikan apa saja kebutuhan dari setiap bagian di perusahaan. Bisa juga perusahaan melakukan proses pembelian dengan menggunakan pembelian rutin yang telah dijalankan sebelumnya. 

Dalam tahapan ini, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-faktor penting, seperti kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang diinginkan. Dengan melakukan identifikasi yang baik, perusahaan bisa fokus pada aspek-aspek krusial dalam pembelian, dan menghindari pemborosan sumber daya.

b. Penyusunan Spesifikasi

Setelah mengidentifikasi apa saja kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah menyusun spesifikasi terkait karakteristik teknis, kualitas, dan fitur dari barang atau jasa yang akan dibeli dengan jelas dan terperinci. Adanya penyusunan spesifikasi ini untuk membantu dalam memberitahu detail kebutuhan kepada pihak supplier, sehingga supplier dapat memastikan bahwa produk atau jasa yang diterima sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan. 

Misalnya, dalam pembelian perangkat IT, perusahaan dapat menyusun spesifikasi yang mencakup kecepatan prosesor, kapasitas penyimpanannya, dan keamanan data yang dibutuhkan. Dengan adanya spesifikasi yang jelas, dapat memberikan dasar yang kuat untuk proses penawaran yang memungkinkan perusahaan untuk membandingkan penawaran dari berbagai supplier dengan lebih mudah.

c. Penyusunan Anggaran

Langkah selanjutnya setelah spesifikasi dibuat adalah melakukan penyusunan anggaran yang menjadi tahapan dimana perusahaan menetapkan sejumlah dana yang akan dialokasikan untuk pembelian barang atau jasa. Anggaran ini mencakup berbagai elemen biaya, seperti harga barang atau jasa, biaya pengiriman, pajak, dan biaya lainnya yang berkaitan dengan proses pembelian. 

Adanya anggaran ini akan membantu perusahaan dalam mengendalikan pengeluaran dan menghindari kelebihan biaya yang tidak terduga, sehingga perusahaan dapat memastikan kelancaran proses pembelian tanpa harus mengorbankan keseimbangan keuangan perusahaan. 

d. Pemilihan Supplier

Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah melakukan pemilihan supplier yang menjadi tahapan penting dalam memutuskan pembelian barang yang dapat mempengaruhi kualitas dan kelancaran operasional bisnis. Untuk memilih dan mencari supplier yang baik, perusahaan perlu memperhatikan kriteria penting, seperti reputasi, keandalan, kapasitasnya, dan kepatuhan terhadap standar kualitas. 

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan harga penawaran dan keuntungan lain yang dapat diberikan supplier, seperti ketepatan pengiriman, dukungan teknis, atau program diskon. Keterlibatan supplier yang memiliki relasi baik dan saling menguntungkan dapat menciptakan kemitraan jangka panjang dan saling memberikan manfaat signifikan bagi kedua belah pihak. 

e. Negosiasi dan Penetapan Kontrak

Langkah selanjutnya adalah negosiasi dan penetapan kontrak yang melibatkan perundingan antara perusahaan dan supplier untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Perusahaan dapat mendiskusikan faktor-faktor, seperti harga final, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, diskon harga, layanan yang diberikan dan ketentuan lainnya.

Setelah negosiasi selesai, selanjutnya adalah penetapan kontrak yang mencakup semua kesepakatan yang dicapai selama negosiasi dan harus disusun dengan jelas dan tegas. Dokumen kontrak harus berkaitan dengan aspek-aspek pembelian barang, seperti ketentuan pengiriman, garansi produk, dan mekanisme penyelesaian sengketa. 

f. Pemesanan

Langkah terakhir dalam pembelian barang adalah pemesanan barang atau jasa berdasarkan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam kontrak, mencakup informasi detail seperti jumlah barang, spesifikasi produk, harga yang disepakati, dan instruksi pengiriman. Perusahaan dapat menerapkan sistem otomasi atau software manajemen pembelian yang akan membantu memastikan keakuratan dan efisiensi dalam proses pemesanan. 

Pemesanan yang tepat waktu dan akurat membantu memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan tiba sesuai jadwal, mendukung kelancaran operasional perusahaan. Selain itu, perusahaan juga perlu menyimpan catatan pemesanan dan kontrak dengan baik untuk menjadi referensi yang berguna di masa depan, terutama dalam hal penilaian kinerja supplier dan pengoptimalan proses pembelian.

2. Contoh Laporan Pembelian Barang

Setelah mengetahui apa saja tahapan dan proses pembelian, perusahaan perlu melakukan pencatatan laporan pembelian barang yang menjadi aspek penting dalam kelola fungsi manajemen perusahaan untuk pengambilan keputusan strategis. Simak contoh laporan pembelian barang berikut:

Contoh laporan pembelian barang yang telah kita uraikan ini mencakup detail barang dan jasa yang diperoleh, tanggal dan nomor pemesanan nilai transaksi, dan pihak supplier yang terlibat. Dengan memiliki laporan pembelian yang akurat, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pengeluaran, memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang lebih tepat terkait dengan alokasi anggaran.

3. Manfaat Laporan Pembelian Barang 

Laporan pembelian menyajikan gambaran rinci mengenai detail transaksi pembelian barang atau jasa, yang mencakup aspek finansial, operasional, dan kepatuhan. Setelah mengetahui proses dan contoh laporan pembelian barang, selanjutnya kita akan mengurai apa saja manfaat yang dihasilkan pencatatan ini untuk keberlangsungan bisnis.

a. Pengelolaan Keuangan

Melalui pencatatan laporan pembelian, perusahaan mengelola keuangan bisnis lebih efisien, dengan memantau dan mengendalikan pengeluaran setiap transaksi pembelian secara merinci. Informasi yang dihasilkan dari laporan ini, akan membantu manajemen dalam menyusun anggaran, mengidentifikasi tren pengeluaran, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya dengan efektif.

Dengan pengelolaan finansial perusahaan yang efisien, manajemen akan lebih mudah menganalisis rasio pengeluaran terhadap pendapatan, margin keuntungan, dan arus kas yang terkait dengan aktivitas pembelian. Pencatatan laporan pembelian barang ini penting untuk menyusun proyeksi keuangan, merencanakan investasi, dan menjaga keseimbangan keuangan perusahaan jangka panjang. 

b. Pengendalian Kualitas dan Stok

Laporan pembelian juga bermanfaat dalam mengendalikan kualitas dan stok barang dengan baik, dan memastikan barang barang dan jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Informasi dari laporan pembelian dapat membantu dalam mengidentifikasi pemasok yang memberikan hasil terbaik dan memberikan dasar bagi evaluasi kinerja pemasok.

Laporan ini menyediakan informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang dibeli perusahaan, sehingga perusahaan dapat merencanakan inventory dengan lebih baik dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Dengan menyediakan produk atau jasa yang sesuai dengan standar kualitas, perusahaan dapat membangun kepercayaan pelanggan dan menciptakan citra perusahaan yang dapat diandalkan.

c. Pengambilan Keputusan Strategis

Laporan pembelian barang juga bermanfaat untuk mengambil keputusan strategi dan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi peluang penghematan, dengan memilih pemasok yang paling menguntungkan, dan merencanakan kebijakan pembelian jangka panjang. Dengan menganalisa data dalam laporan pembelian barang, perusahaan dapat menyesuaikan strategi bisnis untuk mencapai efisiensi operasional dan pertumbuhan yang berkelanjutan. 

Perusahaan dapat melihat pola pembelian pada pencatatan laporan ini, sehingga dapat mengevaluasi fluktuasi harga atau kestabilan pasokan  yang dapat mempengaruhi kondisi pasar. Laporan ini juga akan membantu dalam pengambilan keputusan terkait pemilihan pemasok dan pengoptimalan rantai pasok di perusahaan. 

d. Pemantauan Kinerja Pemasok

Manfaat lain yang didapat perusahaan dalam melakukan pencatatan laporan pembelian barang adalah untuk memantau kinerja pemasok dengan mengacu data yang tercatat dalam laporan. Melalui data ini, perusahaan dapat secara sistematis menilai mana pemasok yang memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan, ketepatan waktu pengiriman yang telah dijanjikan, dan ketentuan kontraknya. 

Evaluasi kinerja pemasok membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pemasok yang konsisten memberikan layanan atau produk berkualitas tinggi dan membangun hubungan yang saling menguntungkan. Dengan memantau kinerja pemasok, perusahaan dapat mengambil tindakan korektif jika diperlukan dan memastikan kelangsungan rantai pasok yang handal.

4. Kesimpulan

Dari artikel yang telah dibahas diatas, dapat kita tarik kesimpulan bahwa proses pembelian barang di perusahaan adalah serangkaian langkah strategis yang dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga pencatatan evaluasi pembelian. Seperti contoh laporan pembelian barang yang telah diuraikan sebelumnya, pencatatan tersebut mencakup setiap transaksi detail termasuk tanggal pemesanan, nomor pesanan, deskripsi barang, pemasok, dan total pembeliannya. 

Dengan adanya laporan pembelian barang ini, perusahaan tidak hanya dapat memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian, tetapi juga dapat menjadi analisis pengeluaran dan perencanaan anggaran secara efisien. Pemahaman berbagai hal mengenai proses pembelian ini, akan membantu pengelolaan bisnis Anda dalam mengidentifikasi potensi penghematan, serta meningkatkan finansial perusahaan.