Tahapan keputusan pembelian merupakan langkah penting yang diambil oleh tim purchasing management sebelum melakukan transaksi dengan pemasok. Pembelian adalah proses dimana supplier memenuhi kebutuhan yang diajukan oleh perusahaan melalui purchasing form yang membantu membuatkan data terstruktur dari harga satuan hingga jumlahnya.

Memahami faktor-faktor ini bukan hanya tentang menjaga kualitas bahan yang diterima dari pemasok sebelum melakukan pembelian, namun juga menciptakan hubungan yang baik dengan supplier. Terlebih lagi perusahaan dihadapkan dengan membuat pilihan berdasarkan informasi yang sesuai dengan syarat, tujuan, serta anggaran yang sudah ditentukan.

Intinya, keputusan pembelian adalah aspek yang dilalui pelaku bisnis ketika memutuskan apakah akan membeli suatu produk atau layanan. Proses pengambilan keputusan ini bukan sekedar pemilihan saja melainkan serangkaian langkah yang mengarah pada keputusan akhir untuk melakukan pembelian yang tepat. Berikut tahapan dalam keputusan pembelian.

1. Mengenali Kebutuhan Terlebih Dahulu 

Tahap keputusan pembelian yang pertama yaitu, memahami apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Mulai dari mengetahui barang yang perlu dibeli kembali, jumlahnya, prioritasnya atau bahkan dapat dari kebutuhan sehari-hari yang biasa, seperti membutuhkan lebih banyak kertas untuk diprint, hingga kebutuhan bisnis tinggi, seperti memperbarui perangkat lunak perusahaan. Setiap departemen akan melakukan pengisian dokumen purchase request untuk diajukan kepada purchasing staff mengenai pemenuhan pengadaan barang mereka.

Ketika permintaan sudah terkirim, tim purchasing management akan menyeleksi terlebih dahulu barang atau jasa yang memang sudah memenuhi kualifikasi untuk dilakukan pembelian. Purchasing juga menetapkan peraturan terkait anggaran agar semua divisi bisa menyesuaikan permintaan mereka dengan budget perusahaan yang berlaku.

2. Pengajuan dan Persetujuan Barang

Pengajuan dan approve terkait permintaan dilakukan bersama dengan internal perusahaan. Permintaan diajukan oleh tim yang membutuhkan kemudian tim purchasing memproses penilaian terhadap semua barang yang masuk pada mereka. Sortir kebutuhan seperti ini dilakukan untuk mengurangi pemborosan. Purchasing management melakukan seleksi ulang terhadap pengajuan permintaan barang sebelum sampai ke tangan internal perusahaan.

Persetujuan kebutuhan bisa dicapai apabila stakeholder menandatangani dokumen purchase order yang dilampirkan saat diskusi dengan pemilik usaha berlangsung. Dalam diskusi tersebut terdapat aspek yang bisa mempengaruhi terjadinya pengadaan barang, diantaranya ada penyesuaian peraturan yang berlaku dengan kebutuhan baik dari perusahaan atau regulasi pemerintah, harga yang diajukan sesuai dengan budget perusahaan, kuantitas, permintaan konsumen, waktu pengiriman, dan kualitas.

3. Pencarian Informasi Produk dan Pemasok

Setelah kebutuhan diketahui, langkah selanjutnya adalah mencari informasi untuk mengatasi kebutuhan tersebut. Tim purchasing mencari produk secara online, mencari rekomendasi, atau mengunjungi berbagai pameran industri. Perusahaan akan melakukan proses pengumpulan informasi yang lebih intens untuk mencari supplier, mulai dari bahan hingga proses produksi, meneliti calon pemasok, dan mengevaluasi spesifikasi produk.

Salah satu pertimbangan utama adalah biaya, namun ini bukanlah satu-satunya yang paling penting dalam tahap keputusan pembelian. Perusahaan juga harus menilai spesifikasi yang ditawarkan oleh masing-masing pemasok, tidak hanya dalam hal pengeluaran keuangan jangka pendek saja. Hal ini termasuk melihat total biaya yang mencakup semua anggaran yang terkait dengan pembelian, termasuk pemeliharaan, dukungan, dan biaya tambahan lainnya selama siklus produksi oleh pemasok.

4. Evaluasi Berbagai Alternatif yang Masuk

Evaluasi alternatif merupakan tahap penting dalam proses pengambilan keputusan pembelian pada bisnis. Pada saat inilah pilihan-pilihan yang dikumpulkan selama pencarian informasi ditimbang satu sama lain, dengan tujuan mengidentifikasi produk atau layanan yang paling memenuhi kebutuhan dan teridentifikasi atau memecahkan masalah yang ada. Masalah seringkali hadir saat stok mulai menipis, tren baru yang masuk pasar ikut mempengaruhi pengambilan keputusan oleh pihak perusahaan terhadap tawaran yang masuk.

Fase ini ditandai dengan analisis yang cermat terhadap berbagai alternatif. Perusahaan menggunakan pendekatan untuk menilai pemasok atau produk yang berbeda. Hal ini dapat melibatkan riset terperinci mengenai biaya, keandalan, kinerja, kesinambungan dengan sistem yang ada, reputasi vendor, dan layanan pemasok. Perusahaan juga akan mempertimbangkan dampak jangka panjang dari pilihan mereka, seperti kemudahan peningkatan di masa depan dan skalabilitas. Pemasok yang potensial akan menjadi pertimbangan penting karena jangkauan di masa yang akan mendatang.

5. Keputusan Pembelian 

Purchasing management bergerak melakukan pembelian setelah melalui beberapa langkah. Keputusan pembelian merupakan tindakan pertimbangan antara berbagai faktor yang sudah dievaluasi seperti biaya, kualitas, keandalan, dan efektivitas. Perusahaan seringkali mencari pemasok yang menawarkan keseimbangan antara biaya standar dan kualitas baik atau minimalnya sesuai dengan keinginan perusahaan. Tahapan keputusan pembelian terjadi secara singkat, pemilik usaha langsung memilih supplier, mengajukan purchase order, dan mengajukan kontrak.

Keputusan tersebut didorong untuk meminimalkan risiko sekaligus memaksimalkan profitabilitas perusahaan. Pertimbangan lain yaitu pada produk dan riset pasar. Perusahaan tak bisa mengabaikan apa yang sedang ramai di market saat ini, entah itu secara kualitas atau hanya karena harga. Mencari pemasok yang tepat memang bisa mempermudah pengadaan, tetapi analisis permintaan calon pelanggan perusahaan dapat meningkatkan penjualan kedepannya.

6. Evaluasi Keputusan Pembelian

Melakukan evaluasi setelah pembelian merupakan fase penting dalam proses pengambilan keputusan ke depannya bagi perusahaan. Setelah pembelian dilakukan, baik itu produk atau layanan, perusahaan dapat melakukan penilaian untuk menentukan apakah keputusan tersebut memenuhi hasil negosiasi kontrak dan harapan awal. Fase ini sangat penting karena mempengaruhi keputusan pembelian di masa depan, berdampak pada hubungan dengan pemasok, dan dapat mempengaruhi kepuasan dan efisiensi keseluruhan dalam perusahaan.

Setelah suatu produk atau layanan diterima dan diimplementasikan, aspek pertama yang sering dievaluasi adalah kinerjanya. Apakah ini berfungsi sebagaimana mestinya? Apakah memenuhi standar kualitas yang dijanjikan? Misalnya, jika sebuah perusahaan membeli perangkat lunak baru, apakah perangkat lunak tersebut terintegrasi dengan lancar dengan sistem yang sudah ada? Apakah hal ini meningkatkan efisiensi atau produktivitas seperti yang diharapkan? Menjawab pertanyaan ini membantu perusahaan menentukan apakah tahap keputusan pembelian tersebut memenuhi tujuan yang dimaksudkan.

7. Kesimpulan

Tahapan keputusan pembelian terjadi setelah melalui beberapa aspek yang dilakukan oleh purchasing management seperti identifikasi kebutuhan dari setiap divisi, melakukan riset terkait informasi dan pemasok, mengevaluasi banyaknya alternatif atau pilihan yang masuk, kemudian masuklah pada tahap pembelian. Pada langkah tersebut perusahaan juga perlu melakukan analisis untuk kebutuhan jangka panjang, agar memberikan dampak operasional yang meningkat atau bahkan sebaliknya.

Keputusan pembelian menjadi sangat penting karena proses tersebut mengandalkan kelancaran pengadaan, tak hanya itu, pembelian dalam jumlah kecil ataupun besar membutuhkan kerjasama antara pihak yang mengajukan permintaan setiap divisi, purchasing management, dan pemasok. Operasional akan berjalan sesuai ekspektasi yang diinginkan perusahaan apabila setiap pihak memahami jobdesknya dalam pengadaan.