ERP dan SaaS software adalah solusi yang seringkali digunakan bisnis untuk membantu seluruh kegiatan operasionalnya. Walaupun keduanya berfungsi sebagai teknologi untuk berbagai kegiatan bisnis, terdapat beberapa perbedaan mendasar antara ERP dan SaaS yang penting bagi bisnis untuk memahaminya.

Software ERP dirancang untuk mengintegrasikan dan otomatisasi proses bisnis utama mulai dari produksi hingga layanan pelanggan, memungkinkan data mengalir secara lancar antar departemen. Sebaliknya, SaaS software, atau yang lebih dikenal dengan software as a service (SaaS), adalah model distribusi yang menyediakan akses ke aplikasi secara online melalui langganan tanpa memerlukan instalasi lokal. Artikel ini akan menjelaskan perbedaan antara SAAS software dan sistem ERP, memberikan informasi tentang bagaimana masing-masing dapat memberikan nilai bagi bisnis modern.

1. Apa itu SaaS Software

Software as a Service SaaS adalah model pengiriman software yang memungkinkan data diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet dan browser web. Dalam model ini, perangkat lunak dan data pengguna disimpan di pusat data penyedia layanan SaaS, yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan update perangkat lunak. Pengguna software as a service SaaS tidak perlu membeli, menginstal, memperbarui, atau mengelola infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak yang biasanya diperlukan untuk menjalankan aplikasi. Akan tetapi, mereka hanya berlangganan layanan dan mengakses aplikasi melalui internet. 

Hal ini tidak hanya mengurangi biaya kepemilikan perangkat lunak tetapi juga mempermudah akses dari lokasi mana pun, memberikan skalabilitas dan fleksibilitas yang besar bagi pengguna. SaaS banyak digunakan di banyak aplikasi bisnis seperti email, customer relationship management (CRM), dan enterprise resource planning (ERP), karena SaaS memberikan akses yang cepat dan efisien ke teknologi terbaru tanpa membutuhkan investasi besar.

2. Cara Kerja SaaS Software

Software as a Service SaaS beroperasi dengan model berbasis langganan yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi perangkat lunak melalui internet tanpa perlu menginstal atau menjalankan aplikasi di komputer lokal mereka. Semua layanan yang diperlukan, seperti server, jaringan, dan penyimpanan data, dikelola oleh penyedia SaaS. Proses ini dimulai ketika pengguna masuk ke aplikasi melalui browser web atau aplikasi klien. Lalu, permintaan mereka dikirim ke server penyedia SaaS, yang kemudian memproses permintaan tersebut dan mengirimkan data yang diperlukan kembali ke perangkat pengguna. 

Pembaruan, pemeliharaan, dan manajemen keamanan dilakukan secara terpusat oleh penyedia layanan SaaS. Hal tersebut bertujuan agar semua pengguna memiliki software versi terbaru dan paling aman. Keuntungan utama dari SaaS adalah kemampuannya untuk menyederhanakan operasi TI pengguna, mengurangi waktu dan biaya dalam implementasi perangkat lunak, dan menawarkan skalabilitas tinggi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

3. Perbedaan ERP dan SaaS Software

Software ERP atau Enterprise Resource Planning dan Software as a Service SaaS adalah dua konsep dalam teknologi informasi yang sering digunakan dalam bisnis, tetapi mereka memiliki perbedaan mendasar dalam hal cakupan, penggunaan, dan penerapannya. Berikut adalah beberapa perbedaan utama antara software ERP dan SaaS.

a. Sasaran Pengguna

SaaS cocok digunakan untuk perusahaan yang membutuhkan solusi yang cepat, mudah, dan tidak memerlukan banyak kustomisasi. Jenis perusahaan tersebut meliputi bisnis skala kecil hingga menengah dalam berbagai bidang. Ini umumnya digunakan di kalangan bisnis yang mengutamakan kemudahan penggunaan dan efisiensi biaya dibandingkan kontrol penuh atas infrastruktur IT.

ERP ditujukan untuk organisasi yang memerlukan integrasi mendalam dan otomatisasi lintas berbagai fungsi operasional. Ini biasanya digunakan oleh perusahaan skala besar dan multinasional yang kompleksitas operasional perusahaan membutuhkan solusi yang lebih terpadu. 

Maka dari itu, penggunaan aplikasi ERP mendukung perencanaan sumber daya yang efisien dan pengambilan keputusan yang berbasis data, penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional dan mendapatkan keunggulan kompetitif.

b. Biaya

SaaS biasanya menawarkan range harga berbasis langganan yang sudah termasuk pembaruan, dukungan teknis, data backup, dan keamanan. Model berlangganan SaaS juga memberikan fleksibilitas dalam skala layanan sesuai kebutuhan. SaaS juga menawarkan efisiensi biaya yang signifikan terutama untuk bisnis kecil dan menengah yang sedang berkembang.

Biaya untuk ERP mencakup perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan, dan biaya operasional lainnya. Biaya ini dapat sangat bervariasi tergantung pada apakah sistem diterapkan on-premise atau sebagai layanan cloud. ERP berbasis cloud mungkin menawarkan struktur biaya yang lebih fleksibel dengan opsi berlangganan bulanan atau tahunan. 

c. Fungsi

SaaS menyediakan aplikasi yang siap pakai, yang dapat langsung digunakan oleh bisnis. Aplikasi SaaS biasanya memiliki antarmuka pengguna yang mudah digunakan. Hal ini membuat SaaS ideal untuk perusahaan yang membutuhkan solusi cepat dan efisien dengan kemampuan skalabilitas yang tinggi, seperti startup atau perusahaan yang memerlukan tools kolaboratif atau aplikasi manajemen hubungan pelanggan.

ERP mengotomatisasi dan menyederhanakan aktivitas operasional bisnis internal perusahaan melalui integrasi sistem yang luas. Sistem ini memfasilitasi koordinasi antar departemen, yang memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan responsif. ERP dapat menyediakan informasi komprehensif tentang kegiatan bisnis yang dapat membantu dalam perencanaan strategis. Oleh karena itu, ERP sangat membantu perusahaan besar yang melibatkan banyak pihak dan memerlukan koordinasi antar berbagai fungsi bisnis.

d. Integrasi dan Modularitas

ERP menawarkan pendekatan modular, dimana setiap modul mengatasi aspek tertentu dari operasi bisnis, seperti keuangan, HR, atau logistik. Modul-modul ini dirancang untuk bekerja bersama, memberikan sebuah sistem yang tidak hanya komprehensif tetapi juga fleksibel, dengan kemampuan untuk menambah atau mengurangi modul sesuai kebutuhan bisnis.

Sebaliknya, setiap modul dari SaaS seringkali disatukan dalam satu software, fokus pada penyediaan solusi untuk fungsi spesifik tanpa memerlukan integrasi dengan sistem lain. Hal ini membuat SaaS ideal untuk perusahaan yang memerlukan solusi cepat untuk masalah spesifik, tanpa mengharuskan bisnis untuk investasi sumber daya untuk integrasi.

e. Penerapan dan Kustomisasi

Penggunaan sistem ERP harus disesuaikan dengan kebutuhan dan proses yang dibutuhkan bisnis. Kustomisasi ERP seringkali dapat melibatkan penambahan atau pengubahan fitur agar perusahaan dapat memaksimalkan penggunaan ERP. Dengan adanya kustomisasi ERP, bisnis dapat lebih leluasa untuk memilih fitur yang akan digunakan. Selain itu, bisnis juga harus memastikan bahwa sistem ERP sudah mendukung semua aspek operasional bisnis secara efisien.

SaaS pada umumnya menawarkan solusi "plug-and-play", dimana perangkat lunak SaaS dapat segera digunakan setelah instalasi. Kompleksitas penerapan SaaS relatif mudah. Hal ini memudahkan bisnis untuk menggunakan SaaS karena software ini sudah menawarkan beragam fitur yang dapat membantu menunjang aktivitas bisnis. 

4. Kesimpulan

Memahami perbedaan antara software ERP dan Software as a Service SaaS adalah hal penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan solusi teknologi untuk efisiensi operasional. Software ERP, dengan fungsionalitasnya yang luas dan kemampuan integrasi mendalam, adalah solusi ideal bagi perusahaan yang memerlukan pengawasan dan kustomisasi secara berkala atas proses bisnis mereka. 

Sebaliknya, SaaS software menawarkan keluwesan dan aksesibilitas yang luar biasa dengan biaya awal yang lebih rendah, menjadikannya pilihan yang menarik bagi bisnis yang memprioritaskan kemudahan penggunaan dan efisiensi biaya. ERP yang kompleks dan multifungsi serta software as a service SaaS yang serbaguna dan ekonomis memiliki peran unik dalam lanskap teknologi modern. Pemilihan antara keduanya harus didasarkan pada kebutuhan spesifik bisnis, sumber daya yang tersedia, dan tujuan strategis jangka panjang.