Dalam bisnis distribusi, terdapat konsep retur yang harus Anda pahami sebagai pelaku bisnis, Ada retur penjualan dan retur pembelian yang selain hanya transaksi balik yang sederhana, retur ini juga memiliki dampak yang penting bagi kinerja finansial bisnis distribusi secara menyeluruh.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja contoh retur penjualan dan contoh retur pembelian dalam bisnis distribusi. Serta kita juga akan mengetahui faktor mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan dalam bisnis distribusi. Untuk memahaminya secara mendalam, ayo simak bersama artikel ini!

1. Perbedaan Retur Penjualan dan Pembelian

Sebelum kita mengetahui alasan dan faktor mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan dan berbagai contohnya, kita harus mengetahui perbedaan antara keduanya terlebih dahulu. Masing-masing dari retur dalam bisnis distribusi ini memiliki karakteristik dan dampak yang berbeda terhadap operasional perusahaan.

Retur penjualan ini sederhananya adalah pembeli yang mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada penjual karena berbagai alasan, bisa jadi karena tidak puas terhadap kualitasnya, kesalahan pengiriman, maupun produk yang tidak sesuai dengan deskripsi barang yang tertera.

Sedangkan, retur pembelian adalah proses pengembalian barang yang dilakukan pelaku bisnis retail kepada distributor sebagai suppliernya karena disebabkan oleh berbagai alasan. Seperti ketidaksesuaian pesanan, masalah kualitas, atau bahkan kesalahan proses pemesanan.

Jika dibandingkan, retur pembelian tidak memiliki dampak langsung terhadap konsumen akhir seperti retur penjualan. Anda harus mengelola retur pembelian dengan baik, karena dapat berpengaruh signifikan pada efektivitas aliran barang, sehingga penting untuk menjaga keseimbangan stok dalam rantai pasok bisnis distribusi. 

2. Faktor Retur Penjualan Bisnis Distribusi

Untuk mengetahui mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan dalam bisnis distribusi, ada beberapa alasan dan faktor yang menyebabkan retur penjualan dagangan yang seringkali menimbulkan tantangan operasional dan finansial yang signifikan. Apa saja alasannya? Cari tahu di pembahasan ini!

a. Kesalahan dalam Pengiriman

Adanya kesalahan dalam pengiriman menjadi salah satu penyebab utama terjadinya retur penjualan, hal ini biasanya terjadi karena kurangnya koordinasi staff purchasing dengan tim yang berkaitan seperti staff gudang atau logistik. Anda dapat menggunakan software purchasing yang memiliki sistem manajemen pesanan untuk mengurangi kesalahan dan meminimalkan human error serta peningkatan akurasi agar mengurangi retur penjualan dalam bisnis distribusi.

b. Ketidaksesuaian Produk dengan Deskripsi

Biasanya pembeli akan melihat deskripsi produk untuk memilih dan mengambil keputusan pembelian. Tetapi jika produk yang dikirimkan tidak sesuai dengan deskripsi yang diacu, pembeli cenderung mengembalikan barang tersebut karena tidak sesuai ekspektasinya. Hal ini yang menjadi penyebab terjadinya retur penjualan yang tinggi. 

Untuk itu, penting bagi Anda untuk memastikan dengan akurat dan lengkap setiap informasi yang diberikan kepada pembeli. Anda juga bisa menggunakan foto produk dengan deskripsi yang detail, atau review produk untuk membantu Anda mengurangi kesenjangan ekspektasi pembeli.

c. Masalah Kualitas Produk

Produk yang memiliki masalah kualitas yang rendah seperti rusak, cacat, dan tidak berfungsi dengan sesuai akan membuat pembeli mengembalikan barangnya. Untuk mengurangi masalah kualitas produk, Anda harus melakukan quality control terlebih dahulu agar dapat menjadi brand yang dapat diandalkan dan memenuhi standar kualitas yang diharapkan.

d. Perubahan Keputusan Pembeli

Pembeli tidak jarang memiliki perubahan keputusan pembelian seperti penyesalan pembelian, menemukan alternatif lain yang lebih baik setelah proses pembelian selesai, atau bisa juga melihat kondisi finansial pembeli yang berubah. Hal ini akan meningkatkan terjadinya retur penjualan dalam bisnis distribusi. Anda dapat memberikan konsultasi produk sebelum pembelian, ataupun konsultasi tetap untuk mengurangi perubahan keputusan pembelian.

3. Faktor Terjadinya Retur Pembelian Distribusi

Setelah membahas retur penjualan, saatnya kita mendalami apa saja faktor terjadinya retur pembelian dalam bisnis distribusi. Agar dapat menjaga efisiensi operasional dan finansial, penting bagi Anda untuk melakukan pengelolaan terhadap aspek ini. Pahami terlebih dahulu mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan, lalu ambillah strategi perencanaan untuk mengurangi retur ini. Simak pembahasan berikut:

a. Kesalahan Pemesanan

Terjadinya kesalahan pemesanan juga menjadi faktor utama terjadinya retur pembelian. Biasanya terjadi karena adanya komunikasi tidak jelas atau kesalahan typing saat memasukkan data ke dalam sistem pemesanan yang ditinggal. Dengan demikian, penting untuk memastikan proses pemesanan dengan teliti dengan melakukan verifikasi pesanan sebelum dikirimkan, juga komunikasi efektif dengan supplier.

b. Ketidaksesuaian Kualitas

Ketika produk yang diterima retail tidak memenuhi standar kualitas yang diharapkan dan disepakati, akan mengakibatkan peningkatan retur pembelian pada distributor sebagai suppliernya. Untuk itu, Anda bisa menerapkan quality control yang ketat agar dapat mencegah masalah ketidaksesuaian terhadap kualitas terjadi.

c. Ketidaksesuaian dengan Spesifikasi

Selain masalah kualitas, pelaku retail juga sering mendapati produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi permintaan sebelumnya seperti ukuran, warna, bahan, atau spesifikasi teknis lainnya. Untuk mengatasinya, Anda dapat mengimplementasikan proses verifikasi dan validasi produk yang ketat sebelum dan setelah proses penerimaan barang dari supplier.

d. Permasalahan Harga atau Kondisi Pembayaran

Retur pembelian dalam bisnis distribusi juga dapat terjadi akibat isu perbedaan antara harga yang disepakati pada saat pemesanan dengan harga yang ditagihkan. Retur juga dapat terjadi jika kondisi pembayaran yang diterapkan tidak sesuai dengan kesepakatan awal. 

Anda penting untuk memastikan transparansi dan kesepakatan yang jelas di awal mengenai harga dan kondisi pembayaran untuk mencegah retur pembelian yang meningkat. Anda juga dapat menerapkan juga sistem purchasing yang dapat membantu identifikasi dan mengatasi perbedaan ini secara akurat.

4. Contoh Retur Penjualan

Setelah kita mengetahui alasan dan faktor mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan bisnis distribusi, setelahnya kita akan menguraikan bagaimana contoh retur penjualan dan contoh retur pembelian untuk memudahkan Anda memahami konsep ini. 

Dalam contoh retur penjualan, seorang pelanggan telah membeli barang berupa baju atasan dan topi di sebuah retail store "SG Store". Setelah beberapa jam penggunaan, ternyata barang tersebut memiliki masalah cacat pada bagian bawah baju dan ukuran topi yang tidak sesuai dengan pesanan. 

Pelanggan tersebut segera menghubungi SG Store untuk mengajukan retur penjualan atas produk tersebut dengan menyertakan detail masalah, dan dilengkapi nomor seri produk dan bukti pembelian. Setelah menerima konfirmasi pengajuan dan verifikasi dari SG Store serta menyetujui untuk retur, pelanggan tersebut mengirim kembali barang tersebut sesuai dengan instruksi yang diberikan.

Setelah proses penerimaan dan pemeriksaan kondisi barang oleh pihak SG Store, mereka mengirimkan penggantian produk kepada pelanggan tersebut dengan baju atasan diganti dengan produk yang baru, dan penggantian ukuran topi menyesuaikan pesanan awal. Adanya proses yang efektif akan mengurangi dampak negatif dari retur penjualan dan dapat mempertahankan loyalitas pelanggan dengan toko retail Anda.

Dengan dukungan vendor aplikasi distribusi, pengelolaan retur dan penggantian barang dapat dilakukan lebih cepat dan terstruktur, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

5. Contoh Retur Pembelian

Untuk contoh retur pembelian, kita akan mengambil skenario toko retail "Toko Makmur" yang melakukan pembelian barang kepada perusahaan distribusi berupa baju anak dan celana anak dengan jumlah 200 pieces. Setelah dilakukan pengecekan, ternyata terdapat 20 barang mengalami cacat dengan jahitan yang tidak rapi. 

Toko Makmur selanjutnya langsung menghubungi pihak distributor untuk mengajukan permintaan retur pembelian dengan menyertakan alasan dan bukti pembeliannya. Setelah permintaan retur diterima pihak distributor dengan berbagai pertimbangan dan proses verifikasi, distributor memberikan instruksi kepada toko retail untuk mengembalikan barang sesuai cara pengembalian barang yang ditetapkan distributor.

Dari kebijakan retur yang dimiliki distributor, mereka bisa mengganti barang tersebut dengan yang baru, atau memperbaiki produk tersebut, ataupun mengembalikan dana kepada retail. Dari opsi tersebut, Toko Makmur memilih untuk pengembalian dana. Nantinya, transaksi pengeluaran dan pengembalian dana retur pembelian tersebut harus distributor masukkan dan catat sebagai pengurangan pengeluaran dalam akun debit distribusi. 

6. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa baik retur penjualan maupun retur pembelian masing-masingnya memiliki dinamika dan konsekuensi yang berbeda. Retur penjualan yang berdampak langsung pada konsumen akhir, sementara retur pembelian dapat berdampak pada berjalannya aliran barang pada saluran distribusi dalam bisnis.

Setelah menjabarkan alasan dan faktor mengapa terjadi retur penjualan dan retur pembelian barang dagangan, juga contoh retur penjualan dan contoh retur pembelian, dapat menjadi acuan bagi Anda untuk memahami dan mengelola kedua retur tersebut agar dapat memaksimalkan operasional bisnis distribusi, dan mencapai keberhasilan jangka panjang perusahaan secara menyeluruh.