Proyek yang sukses tidak hanya ditentukan oleh kekuatan fisik bangunan yang dibangun, tetapi juga oleh kemampuan tim yang bekerja di balik layar, termasuk karyawan procurement konstruksi. Dimana mereka memainkan peran yang sangat penting dalam menjamin kelancaran proyek, mulai dari perencanaan hingga eksekusi. 

Namun, untuk mencapai tingkat efisiensi dan keberhasilan untuk menjalankan tugas procurement dalam konstruksi, diperlukan purchasing staff dengan keterampilan dan pengetahuan spesifik. Penasaran? Ketahui apa saja skill yang dibutuhkan dan bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan proyek secara detail di artikel ini.

1. Negosiasi dan Komunikasi

Mampu berkomunikasi dan bernegosiasi secara efektif adalah dua keterampilan utama yang harus dimiliki oleh pegawai procurement konstruksi. Negosiasi bukan hanya tentang mendapatkan harga terbaik, tetapi juga mengerti bagaimana cara mengelola hubungan dengan pemasok agar bisa melakukan kerjasama dalam jangka waktu yang panjang.

Komunikasi yang jelas dan tepat waktu dengan semua pihak yang terlibat adalah esensial. Dengan melakukannya, Anda dapat memastikan bahwa setiap detail dari tugas procurement dalam konstruksi bisa dipahami dan dipenuhi dengan baik. Maka dari itu, skill satu ini wajib untuk dimiliki pegawai pembelian Anda.

Dalam negosiasi harga dan kontrak, penting untuk memahami dan menganalisis seluruh nilai dari produk atau layanan yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan staff Anda dalam membuat keputusan yang paling menguntungkan untuk perusahaan. Selain itu, keterampilan komunikasi yang baik juga bisa diterapkan untuk menyampaikan semua persyaratan dan perubahan dengan jelas kepada pemasok dan stakeholder lainnya. Tingkat kepatuhan pun bisa meningkat pesat.

2. Pengetahuan Produk dan Industri

Mengingat bahwa tugas procurement dalam konstruksi mencakup pemilihan dan pembelian berbagai bahan dan peralatan, maka pengetahuan tentang produk dan alur bisnis perusahaan adalah keterampilan kunci yang harus dimiliki staff pengadaan. Mereka harus bisa mengerti spesifikasi detail dari produk yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses memilih dan memenuhi kebutuhan barang. Dimana hal tersebut tidak hanya akan berdampak pada kualitas akhir dari proyek, tetapi juga pada keberlanjutan dan efisiensi anggaran bisnis. 

Selain itu, memiliki pengetahuan tentang industri pun akan semakin mendukung kinerja karyawan pengadaan. Memahami tentang tren pasar, hukum dan regulasi terkait, serta teknologi terbaru dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi pegawai Anda. Dengan pemahaman ini, mereka bisa membuat keputusan yang lebih baik dan lebih informatif.

3. Manajemen Risiko dan Keputusan

Manajemen risiko dan pembuatan keputusan adalah dua keterampilan penting lainnya. Risiko selalu ada dalam setiap procurement konstruksi, dan tugas staf pembelian adalah untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko tersebut. Dengan begitu, Anda pun bisa meminimalisir risiko pengadaan dan meningkatkan kelancaran setiap tahapannya. 

Pembuatan keputusan yang efektif juga merupakan aspek yang sangat penting. Karyawan harus dapat menilai berbagai opsi dan membuat keputusan berdasarkan informasi yang ada. Hal ini melibatkan analisis dan penilaian supplier, produk, harga, dan kondisi pasar. Sehingga, Anda dapat menentukan strategi procurement yang efektif di proyek.

4. Teknologi dan Digitalisasi

Teknologi dan digitalisasi sekarang telah menjadi bagian penting dari procurement konstruksi. Pegawai harus menyadari dan mengetahui setiap ada teknologi baru yang bisa mendukung efisiensi pengadaan di bisnis. Penting juga untuk memahami tren-tren terbaru yang ada di industri, agar perusahaan tidak kalah saing dengan kompetitor.

Nah, contohnya adalah dengan menerapkan ERP pada sistem procurement. Banyak manfaat yang Anda dapatkan dari menerapkan software tersebut. Salah satunya adalah proses berulang di pengadaan dapat berjalan dengan otomatis. Sehingga, Anda bisa mempercepat seluruh aktivitas pembelian di perusahaan, menghemat waktu dan biaya, serta meningkatkan akurasi dan efisiensi.

Selain itu, kemampuan untuk menganalisis dan memahami data juga sangat penting bagi karyawan procurement. Dengan semakin banyaknya data yang tersedia, pegawai Anda harus bisa memfilter dan menerjemahkan data tersebut menjadi informasi yang berharga untuk mendukung keputusan bisnis.

Hal ini sama pentingnya seperti memilih software payroll terbaik yang membantu mengelola data karyawan dengan lebih efisien.

5. Analisis dan Perencanaan Strategis

Dalam konteks ini, analisis merujuk pada kemampuan untuk menganalisis berbagai variabel dan faktor yang berpotensi mempengaruhi proses pengadaan. Misalnya, perubahan dalam permintaan dan penawaran di pasar, fluktuasi harga bahan baku, dan kebijakan ekonomi. Kemampuan ini sangat penting dalam membantu perusahaan merencanakan dan merespons berbagai situasi dengan tepat.

Sementara itu, perencanaan strategis merujuk pada kemampuan untuk merancang dan mengeksekusi rencana procurement yang efektif dan efisien. Ini mencakup seleksi supplier barang, penjadwalan pembelian, dan pengelolaan anggaran. Perencanaan strategis yang baik tidak hanya dapat membantu meminimalkan biaya, tetapi juga menjamin kualitas dan kecepatan penyelesaian proyek.

6. Etika dan Integritas

Dalam konteks procurement, karyawan harus memahami dan menghargai etika bisnis serta standar profesional dan legal yang berlaku. Misalnya, mereka harus mampu menjalankan alur pembelian secara transparan dan adil, serta menghindari konflik kepentingan pribadi dan praktik korupsi.

Selain itu, integritas melibatkan penghormatan terhadap kerahasiaan dan kepercayaan yang diberikan oleh perusahaan dan mitra bisnis. Karyawan procurement harus menjaga informasi sensitif dan rahasia bisnis dengan sangat hati-hati. Integritas yang tinggi akan membangun reputasi perusahaan yang positif dan menciptakan hubungan yang baik dan berkelanjutan dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya.

7. Keterampilan Manajemen Waktu dan Organisasi

Dalam sebuah proyek, penundaan dapat berdampak besar pada jadwal dan biaya. Oleh karena itu, karyawan procurement harus mampu merencanakan, mengatur, dan memonitor proses pengadaan agar sesuai dengan jadwal proyek. Selain itu, pengelolaan roster kerja yang baik juga sangat penting untuk memastikan karyawan terkait dapat menjalankan tugas tepat waktu dan efisien. Mereka harus mengatur berbagai tugas, dokumentasi, dan komunikasi dengan berbagai pemasok. Kemampuan untuk mengelola dan mencari informasi dengan cepat dan efisien sangat penting dalam lingkungan kerja yang sering kali penuh tekanan dan cepat berubah.

8. Adaptabilitas dan Pembelajaran Berkelanjutan

Dalam sektor bisnis yang cepat berubah, adaptabilitas adalah kunci keberhasilan. Maka dari itu, pegawai procurement konstruksi yang memiliki kemampuan beradaptasi dengan perubahan dalam proyek, pasar, dan kebutuhan perusahaan akan lebih diutamakan. Dimana kriterianya adalah harus terbuka terhadap ide dan pendekatan terbaru, serta berani untuk keluar dari zona kenyamanan mereka ketika diperlukan.

Sejalan dengan adaptabilitas adalah pembelajaran berkelanjutan. Dunia konstruksi terus berkembang, terutama dengan adanya teknologi dan metode baru yang terus muncul seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, karyawan pengadaan harus berkomitmen untuk terus belajar dan memperbarui pengetahuan mereka untuk tetap relevan dan efektif dalam menjalankan tugas procurement dalam konstruksi.

9. Kesimpulan

Pekerjaan dalam bidang procurement konstruksi membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang beragam. Jadi, karyawan yang memiliki kemampuan di atas pun pasti akan lebih diutamakan karena dapat mempercepat proses pengadaan dan mendukung kelancaran proses pengerjaan proyek. 

Pada akhirnya, keterampilan ini bukan hanya tentang menyelesaikan tugas procurement dalam konstruksi dengan sukses. Namun juga memungkinkan karyawan untuk memberikan nilai tambah yang nyata ke perusahaan dan proyek yang mereka kerjakan. Pegawai procurement yang berpengalaman dan memiliki keterampilan bagus akan selalu menjadi aset berharga bagi setiap perusahaan konstruksi.