Di era digital yang semakin maju, pengelolaan dokumen fisik kini mulai ditinggalkan. Banyak perusahaan telah beralih ke aplikasi arsip digital untuk menyimpan dan mengelola berbagai jenis data penting. Perubahan ini tidak hanya membuat pekerjaan lebih efisien, tetapi juga membantu kemudahan akses informasi dan meningkatkan keamanan.

Berbagai jenis aplikasi arsip digital telah muncul dengan kemajuan teknologi, masing-masing menawarkan fitur dan keunggulan yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Namun, dengan banyaknya pilihan, penting untuk memahami jenis-jenis aplikasi ini agar Anda dapat memilih yang paling sesuai.

Pada artikel ini, kita akan membahas 8 jenis aplikasi arsip digital yang paling relevan untuk bisnis, serta manfaat apa saja yang bisa didapat dari penggunaan masing-masing aplikasi tersebut.

Pengertian Aplikasi Arsip Digital

Aplikasi arsip digital adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur dokumen serta informasi secara elektronik. Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat menyimpan berbagai jenis arsip dalam format digital, seperti dokumen penyimpanan barang, dokumen tender proyek, dan dokumen custom clearance, yang memudahkan pencarian dan pengelolaannya. 

Karena fitur pencarian yang cepat, dapat diakses dari berbagai perangkat, dan keamanan yang terjamin, aplikasi arsip digital memudahkan pengelolaan arsip yang lebih efisien dibandingkan dengan metode manual. Selain itu, aplikasi arsip juga mengurangi penggunaan kertas, menjadikannya lebih ramah lingkungan dan meningkatkan efisiensi operasi bisnis.

Mengapa Bisnis Perlu Aplikasi Arsip

Bisnis membutuhkan aplikasi arsip digital karena sistem ini menawarkan banyak keuntungan yang meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional. Berikut adalah penjelasan mengenai hal ini.

1.  Mendukung Kelestarian Lingkungan

Aplikasi arsip digital mengurangi ketergantungan pada penggunaan kertas, sehingga perusahaan dapat mendukung upaya pelestarian lingkungan. Melalui penyimpanan dokumen secara digital, perusahaan dapat mengurangi limbah kertas dan dampak negatif terhadap ekosistem.

2.  Tingkat Keamanan Data yang Optimal

Arsip digital memiliki lapisan keamanan yang terjamin untuk melindungi informasi sensitif.  Pengaturan hak akses, otentikasi pengguna, dan enkripsi memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat data penting. Ini mengurangi risiko kebocoran atau kehilangan data.

3. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan sistem digital, proses pengarsipan dan pencarian dokumen menjadi lebih cepat dan efektif. Perusahaan tidak membutuhkan waktu lama untuk mencari arsip tertentu, sehingga bisnis dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya yang dihemat untuk hal-hal yang lebih produktif. 

4. Mengurangi Kebutuhan Ruang dan Pengeluaran Biaya

Penyimpanan dokumen digital mengurangi kebutuhan akan ruang fisik, seperti lemari arsip atau gudang. Selain itu, perusahaan dapat menghemat lebih banyak uang dengan mengurangi biaya pengelolaan, perawatan, dan penyimpanan dokumen fisik.

5. Akses yang Lebih Mudah dan Cepat

Arsip digital memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen dari mana saja dan kapan saja, selama mereka memiliki perangkat yang terhubung ke internet. Ini mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan kolaborasi, dan memudahkan karyawan atau tim untuk bekerja lebih fleksibel.

Fitur Utama Aplikasi Arsip yang Wajib Ada

Untuk memastikan bahwa aplikasi arsip digital bekerja dengan benar, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan. Berikut adalah beberapa fitur utama yang wajib ada dalam aplikasi arsip digital beserta penjelasannya.

1. Pengelolaan Dokumen Terstruktur

Pengelolaan dokumen terstruktur memudahkan pengguna untuk mengatur dan menyusun dokumen dalam folder dan kategori yang terstruktur. Dengan adanya sistem pengelompokan yang jelas, pencarian dan penyimpanan dokumen dapat dilakukan dengan mudah, terutama jika melibatkan volume data yang besar.

2. Pencarian Cepat dan Filter

Untuk mencari sebuah dokumen dengan cepat dan akurat, aplikasi arsip digital wajib dilengkapi oleh fitur pencarian cepat dan filter. Fitur ini membantu pengguna untuk menemukan dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, jenis dokumen, atau kriteria lainnya dalam hitungan detik. Penggunaan fitur ini dapat meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.

3. Keamanan dan Pengaturan Akses

Keamanan data adalah hal yang krusial dalam pengelolaan arsip digital. Dengan fitur ini, Anda dapat membatasi akses ke dokumen tertentu dengan menggunakan enkripsi, otentikasi pengguna, dan log aktivitas untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah dokumen.

4. Backup dan Pemulihan Data

Backup otomatis sangat penting untuk mencegah dokumen hilang karena kerusakan sistem atau serangan siber. Aplikasi arsip harus memiliki fitur pemulihan data untuk memungkinkan arsip dipulihkan dari salinan cadangan kapan saja diperlukan.

5. Kolaborasi Dokumen

Dengan aplikasi arsip yang baik, orang dapat bekerja sama dalam tim dengan mengakses, mengedit, atau memberikan komentar pada dokumen yang sama secara bersamaan. Fitur ini memudahkan tim atau departemen bekerja sama tanpa harus mengirim file secara manual.

8 Jenis Aplikasi Arsip Digital di Indonesia

Dengan semakin tingginya kebutuhan akan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman, memilih aplikasi arsip digital yang tepat adalah hal yang harus dilakukan bisnis. Berikut adalah rekomendasi aplikasi arsip yang dapat digunakan oleh bisnis jika Anda ingin menggunakannya.

1. Document Management System

Document Management ScaleOcean adalah solusi yang dirancang untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola dokumen-dokumen penting menggunakan sistem berbasis cloud. Karena ada sistem yang memungkinkan penyimpanan, pengelolaan, dan pengambilan dokumen secara terorganisir dan aman, semua dokumen dapat disimpan dengan aman.

Selain itu, dokumen tersebut mudah diakses oleh pihak berwenang. Selain itu, sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti ERP atau CRM, untuk mempermudah pengelolaan bisnis. Dengan mengintegrasikan sistem ini, setiap proses, dari operasional hingga keuangan, dapat dikendalikan dengan lebih efisien. Sebagai hasilnya, pemantauan kinerja bisnis menjadi lebih sederhana, dan pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat berkat data yang tepat.

DMS ScaleOcean memiliki berbagai fitur yang dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Berikut adalah fitur yang disediakan oleh document management system.

• Document Organization

• Template Library

• Approval Workflows

• Document Collaboration

• Instant Export & Sharing

• Accurate Audit Trail

Dengan pengelolaan dokumen yang lebih cepat dan aman, produktivitas tim dapat meningkat secara signifikan. DMS ScaleOcean hadir sebagai solusi yang memudahkan bisnis Anda dalam mengelola dokumen secara efisien, aman, dan terintegrasi dengan berbagai modul ERP lainnya. Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting sambil memastikan semua dokumen tersimpan rapi dan mudah diakses dengan kemudahan ini.

2. Google Docs

Google Docs adalah aplikasi word processor berbasis cloud yang dapat membuat pengguna membuat, mengedit, dan berbagi dokumen secara real-time. Dokumen disimpan otomatis di Google Drive, memudahkan akses dari berbagai perangkat. Fitur kolaborasi memungkinkan beberapa pengguna bekerja secara bersamaan, membuatnya pilihan yang baik untuk tim yang bekerja dari jarak jauh.

3. Google Sheets

Google Sheets adalah aplikasi spreadsheet berbasis cloud yang memudahkan pengguna membuat, mengedit, dan berbagi lembar kerja secara online. Google Sheets cocok digunakan untuk pengolahan data, perencanaan keuangan, dan pelacakan proyek secara bersama-sama dalam satu platform karena fungsi kolaborasi real-time dan fitur analisis datanya.

4. Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan berbagai jenis file secara online. File dapat dibagikan dengan mudah dan dapat diakses dari mana saja. Ini adalah solusi efektif untuk kebutuhan berbagi dokumen dan tim atau bisnis karena kapasitas penyimpanannya yang luas.

5. e-Surat

e-Surat adalah aplikasi arsip digital yang dirancang khusus untuk pengelolaan surat-menyurat secara elektronik. Aplikasi ini memudahkan pengelolaan surat masuk dan keluar, pelacakan, dan pencatatan arsip digital. Fitur ini dapat meningkatkan efisiensi alur kerja untuk bisnis yang membutuhkan manajemen surat formal.

6. SIPAS

SIPAS (Sistem Pengelolaan Arsip Statis) adalah aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsip statis di lembaga pemerintahan atau institusi besar. Aplikasi ini memudahkan kegiatan penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen arsip jangka panjang sesuai dengan peraturan dan kebijakan pengarsipan yang berlaku.

7. e-Arsip

e-Arsip adalah aplikasi manajemen dokumen digital yang memfasilitasi penyimpanan, pengelolaan, dan pengelompokan arsip secara elektronik. Dengan mendigitalkan dokumen fisik, aplikasi ini memungkinkan pencarian, pemeliharaan, dan penyimpanan aman dan terorganisir dalam jangka panjang.

8. File Management System

File Management System adalah aplikasi yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengatur file dalam suatu sistem terstruktur. Dengan fitur pencarian, pengaturan hak akses, dan pengelolaan folder, aplikasi ini mengurangi risiko duplikasi dan kehilangan data. Fitur ini juga memudahkan perusahaan untuk mengelola akses dan dokumen dengan lebih baik.

Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital

Aplikasi arsip digital bekerja dengan cara mengubah dokumen fisik atau elektronik menjadi versi digital yang tersimpan dalam cloud atau server internal perusahaan. Proses dimulai dengan mengunggah dokumen ke platform, dimana setiap file kemudian diberi metadata seperti judul, tanggal, dan kata kunci untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian. 

Setelah dokumen tersimpan, pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya kapan saja melalui interface yang intuitif, menggunakan fitur pencarian cepat atau filter untuk menemukan dokumen tertentu dalam hitungan detik. 

Selanjutnya, aplikasi ini memiliki lapisan keamanan seperti enkripsi dan kontrol akses, yang memastikan bahwa hanya orang yang berwenang dapat melihat atau mengelola dokumen tertentu. Selain itu, aplikasi arsip digital memungkinkan orang bekerja sama untuk mengedit atau memberikan komentar pada dokumen secara real-time.

Untuk mencegah kehilangan data, fitur backup otomatis biasanya disertakan dengan sistem arsip digital. Ini memastikan bahwa dokumen tetap aman dan dapat dipulihkan kapan saja.

Contoh Dokumen yang Masih Dikelola Secara Manual

Banyak perusahaan masih mengandalkan penyimpanan dokumen secara manual untuk menjaga catatan penting mereka. Berikut adalah beberapa dokumen yang masih disimpan secara manual oleh perusahaan.

1. Dokumen Tender Proyek

Dokumen tender mencakup semua informasi terkait proses penawaran proyek, mulai dari proposal harga, rincian pekerjaan, spesifikasi teknis, hingga surat penawaran. Dokumen ini merupakan bagian penting dari kontrak antara perusahaan dan klien atau pihak yang mengadakan tender.

2. Dokumen Custom Clearance

Dokumen custom clearence digunakan dalam proses bea cukai untuk impor dan ekspor barang. Ini termasuk dokumen seperti bill of lading, invoice komersial, daftar kemasan (packing list), dan sertifikat asal (certificate of origin). Penyimpanan dokumen ini penting untuk kelancaran proses kepabeanan dan menghindari masalah hukum.

3. Dokumen Penyimpanan Barang

Dokumen penyimpanan barang terkait dengan pengelolaan stok dan pergudangan, seperti laporan stok, catatan penerimaan barang (goods receipt), dan dokumen pengiriman barang (delivery order). Penyimpanan manual ini dapat memastikan perusahaan memiliki catatan lengkap tentang barang masuk dan keluar dari gudang.

4. Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan memiliki beragam jenis berupa faktur, kuitansi, laporan keuangan, buku besar, dan laporan kas. Dokumen-dokumen ini sangat penting dalam pencatatan akuntansi perusahaan serta dalam pelaporan pajak dan audit.

5. Dokumen Kontrak dan Perjanjian

Dokumen ini berisi perjanjian antara perusahaan dengan pihak ketiga, seperti kontrak kerja sama, perjanjian pembelian, perjanjian sewa, dan kontrak vendor. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis atas kesepakatan antara kedua belah pihak.

Cara Memilih Aplikasi Arsip Digital

Untuk memastikan bahwa dokumen bisnis dikelola dengan cepat dan aman, Anda harus memilih aplikasi arsip digital yang tepat. Saat memilih aplikasi arsip digital, berikut adalah beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan.

1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.  Pastikan aplikasi dapat menyusun arsip dan mengelola berbagai jenis dokumen. Fitur yang sesuai akan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

2. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu hal yang harus diperhatikan. Pastikan aplikasi memiliki enkripsi data, pengaturan hak akses pengguna, serta kemampuan memantau aktivitas melalui log. Ini bertujuan agar semua dokumen terbebas dari akses yang tidak sah.

3. Kemudahan Penggunaan

Aplikasi arsip digital yang mudah digunakan dapat membantu semua tim agar bisa menggunakan aplikasi tanpa memerlukan pelatihan intensif. Interface yang intuitif memudahkan karyawan dalam mengelola dokumen dan mengakses informasi, meningkatkan produktivitas sehari-hari. 

4. Kemampuan Pencarian yang Canggih

Pengguna dapat mencari dokumen berdasarkan kata kunci, tanggal, atau kategori dengan fitur pencarian yang cepat dan akurat.  Ini dapat membantu pengguna ketika berhadapan dengan volume dokumen yang besar, menghemat waktu dan tenaga saat mengakses arsip perusahaan. 

5. Kolaborasi dan Akses Bersama

Aplikasi harus mendukung kolaborasi antar tim, memungkinkan beberapa pengguna untuk mengedit dan berinteraksi dengan dokumen secara bersamaan. Ini meningkatkan efisiensi kerja, terutama di tempat kerja di mana karyawan saling bekerjasama dengan mudah. 

Kesimpulan

Kini, mengelola dokumen secara efektif dengan aplikasi arsip digital bukan sekadar meningatkan, tetapi kebutuhan mendesak bagi pelaku bisnis di Indonesia. Dengan manfaat seperti data yang lebih aman, operasi yang lebih efisien, dan akses yang lebih mudah, tidak ada lagi alasan untuk terus menggunakan sistem lama.

Document management system ScaleOcean merupakan solusi yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis modern, lengkap dengan fitur yang mudah digunakan dan aman. Jika Anda ingin mengetahui DMS kami lebih lanjut, tim ahli kami siap membantu Anda memahami manfaat lebih lanjut dan memberikan solusi terbaik sesuai kebutuhan bisnis Anda. 

Jangan lewatkan ini! Konsultasikan dengan tim ScaleOcean sekarang dan coba penawaran demo gratis kami.  Begitu Anda merasakan kemudahan menemukan dokumen hanya dengan satu klik, Anda akan merasakan perbedaannya sendiri.