Sebagai pemilik usaha Anda sudah tidak asing dengan transaksi bukan? Transaksi adalah proses pembayaran atau penukaran barang dengan sejumlah uang untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Pada operasional pengadaan, transaksi pembelian akan dibayarkan sesuai dengan kesepakatan, negosiasi, dan perjanjian kontrak yang sudah disetujui oleh perusahaan dan supplier.

Setiap proses pembelian membutuhkan transaksi yang menjadi penukaran atas jasa dan barang dari pemasok. Tanpa adanya pembayaran, pemenuhan barang dapat terkendala dan akhirnya alur kerja purchasing mengalami hambatan sehingga perputaran persediaan menjadi terhenti. Pada artikel berikut, kita akan membahas mengenai pengertian dan alur pembelian.

1. Pengertian Transaksi Pembelian 

Transaksi pembelian melibatkan banyak departemen, salah satunya divisi keuangan. Tim finance berfungsi untuk menyediakan anggaran dalam tagihan yang dikirimkan pemasok. Faktur transaksi akan diterbitkan setelah proses pengadaan barang selesai dengan rincian tagihan, jenis barang, jumlah, dan model transaksi yang sudah disepakati. Dalam bisnis, jurnal catatan pembelian menjadi bukti setiap transaksi yang akan dilakukan dan sudah dilakukan, sehingga perusahaan dapat mengetahui pengeluaran setiap kebutuhan.

Bagi bisnis, transaksi pembelian memiliki tujuan untuk mengalokasikan pengeluaran dengan barang yang dijual kembali kepada produsen, konsumen, atau klien yang membutuhkan agar menjadi aset. Baik barang mentah, barang setengah jadi, sudah jadi, atau makhluk hidup seperti bibit tanaman dan peranakan hewan. Pembayaran ini mencakup biaya transportasi, produksi, packing, pajak, yang sering dihitung dalam perhitungan HPP pada bisnis.

2. Alur Transaksi Pembelian 

Nah, memahami lebih lanjut mengenai alur transaksi pembelian, Anda perlu mengetahui bahwa pembayaran merupakan perhitungan keseluruhan yang dikeluarkan perusahaan untuk pembelian jasa atau barang kebutuhan. Berikut contoh melakukan pembayaran kepada supplier saat tagihan terbit.

a. Pengajuan Permintaan

Pengajuan permintaan dimulai dari departemen yang membutuhkan pengadaan. Kemudian berlanjut pada divisi purchasing atau produksi melalui tiga tahapan penting. Pertama dengan memprediksi kebutuhan pelanggan. Biasanya dengan cara analisa forecasting, tren, kebutuhan yang paling banyak dicari, harga, dan kemajuan teknologi.

Kedua, melakukan riset pasar. Langkah yang dapat diambil oleh pemilik bisnis yaitu dengan meneliti kegiatan konsumen pada pasar, atau cara mudahnya perusahaan dapat menggunakan sampel produk, survey, dan terjun langsung dalam kehidupan masyarakat saat ini. Ketiga, menghitung persediaan stok. Sehingga, prediksi barang purchasing lebih terjadwal secara sistematis serta mengetahui jenis produk yang sering habis maupun mengalami lonjakan permintaan.

b. Melakukan Survey Supplier

Setelah membuat dokumen permintaan dengan berbagai rincian kebutuhan di dalamnya, tahapan kedua proses pembelian adalah riset pasar untuk mencari supplier yang berpotensial. Pencarian didasarkan pada jenis kebutuhan yang diinginkan perusahaan dan harga yang dapat dicapai bisnis.

Supplier memiliki peran penting dalam memenuhi permintaan, perencanaan sumber daya, pengolahan barang, hingga pendistribusian barang agar sampai sesuai dengan aman tanpa mengalami kerusakan. Saat ini, Anda dapat mencari pemasok yang sesuai dengan kualifikasi melalui e-purchasing. Software pengadaan membantu dalam memilih serta memberikan rekomendasi supplier hanya dengan informasi yang Anda terapkan dalam aplikasi.

c. Seleksi Penawaran

Beberapa penawaran akan masuk setelah perusahaan mengirimkan RFQ pada pemasok potensial yang dipilih. Biasanya, proses penawaran dilakukan oleh banyak supplier. Jadi pihak purchasing perlu selektif terhadap penawaran yang diajukan. Faktor penawaran yang dapat dipertimbangkan bisnis biasanya berupa, harga, kualitas, waktu yang dibutuhkan untuk memproses barang, dan jumlahnya. Supplier akan mengirimkan invoice penawaran harga. Biasanya berupa tawaran terkait barang yang ingin dibeli oleh perusahaan. Dengan dokumen tersebut, bisnis dapat membandingkan dari pemasok yang satu dan lainnya.

d. Menentukan Pemasok Potensial

Alur transaksi pembelian keempat adalah menentukan supplier. Penentuan didasarkan pada analisis tujuan, kebutuhan, waktu, harga, serta kualitas yang ditawarkan. Perusahaan perlu memahami keuntungan dari penggabungan kualifikasi di atas untuk keberlanjutan bisnis di masa mendatang.

Contohnya, pemasok A menawarkan harga Rp10.000.000 dengan pencarian dan pengolahan bahan baku yang diminta dalam kurun waktu dua minggu dengan maksimal pembayaran selambat-lambatnya satu bulan. Kemudian, pemasok B menawarkan harga Rp15.000.000 dan pengadaan akan diserahkan dalam waktu satu minggu dalam batas pelunasan dua minggu. Dari kedua sisi penawaran, Anda dapat memilih supplier yang menjadi prioritas sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.

e. Membuat Daftar Belanja  

Daftar belanja dibutuhkan saat proses pembelian berlangsung. Dalam daftar terdapat rincian mengenai semua bahan atau jasa yang dibutuhkan secara detail sampai pada harga. Pendataan belanjaan barang, selain memudahkan pengajuan oleh tim purchasing, juga memudahkan masalah konfirmasi dan persetujuan kepada pimpinan perusahaan. Jadi staf pembelian tidak perlu membuat dokumen dua kali untuk barang inventaris yang akan dibeli.

f. Mengirimkan Dokumen Purchase Order 

Mendapatkan supplier potensial merupakan tahapan penting dalam transaksi pembelian. Hindari kesalahan pemberian data dalam pembuatan surat purchase order. PO dikirimkan setelah daftar belanja mendapatkan approval dari stakeholder. Dokumen PO bersifat lebih formal daripada daftar belanja.

Dalam dokumen ini, perusahaan mencantumkan nama, nomor handphone, alamat, serta surel. Selain itu, identitas vendor juga dicantumkan dan ditandatangani oleh kedua pihak pada surat tersebut. Sehingga, PO dapat menjadi bukti dan catatan proses pembelian yang diterbitkan bisnis sebagai dokumen akurat.

g. Membuat Kontrak dan Tanda Tangan

Jika purchase order adalah dokumen formal dari perusahaan ke supplier sebagai bukti mereka melakukan pembelian, maka kontrak adalah dokumen yang diterbitkan keduanya dalam proses pembelian. Dalam kontrak terdapat berbagai informasi, seperti, pengurusan biaya, diskon, metode pembayaran, transaksi pembelian, pajak, peraturan, nama barang, kualitas, dan jenis barang.

Kontrak dibuat dengan melibatkan pihak ketiga. Biasanya pihak berwenang atau pengelola hukum setempat untuk mengawasi jalannya kontrak, sudah sesuai dengan kesepakatan yang dibuat tanpa melanggar ketentuan undang-undang dalam negara. Pengurusan pajak dan perizinan pemerintah juga diatur dalam kontrak. Sanksi akan dikenakan apabila salah satu pihak melanggar perjanjian yang dibuat 

h. Konfirmasi Pesanan Tiba dan Checking 

Alur transaksi pembelian bertujuan memastikan pembelian dapat selesai dan segera dibayarkan oleh perusahaan. Dengan demikian bisnis perlu memastikan penerimaan barang yang diajukan. Saat pesanan sudah tiba, tim auditor melakukan pengecekan dengan inventaris yang sudah dibuat. Mulai dari kondisi fisik barang, kuantitas, dan spesifikasinya. Jika pesanan sudah sesuai, auditor akan melakukan inventory barang masuk dan mengkonfirmasi bahwa stok sudah diterima.

i. Retur  Pembelian

Retur pembelian merupakan langkah yang perlu diambil perusahaan jika barang mengalami kerusakan, hilang, cacat, atau bahkan tidak sesuai dengan kualifikasi yang diminta seperti pada faktur PO. Terkadang proses retur cukup rumit karena pemasok mengalami kerugian sehingga, sebelum dipastikan melakukan pengadaan, perusahaan sudah meminta garansi supplier untuk berjaga-jaga.

j. Pembayaran

Setelah memastikan proses pembelian dari pengajuan permintaan hingga penerimaan barang, langkah berikutnya dalam transaksi pembelian yakni pembayaran. Dalam bisnis terdapat dua cara transaksi, yaitu melalui cash atau kredit. Kredit merupakan metode yang disediakan oleh supplier untuk melunasi invoice pembelian dalam kurun waktu yang ditentukan misalnya satu bulan, tiga bulan, hingga satu tahun. Terkadang, ada supplier yang memberikan penawaran potongan apabila menggunakan cash. Faktur pembelian akan terbit sesudah penerimaan dan retur dilakukan.

3. Kesimpulan

Dari penjelasan artikel di atas, transaksi pembelian adalah tahapan yang segera dilunasi atau dibayarkan setelah proses pembelian selesai. Faktur purchase akan dikirimkan dari supplier setelah barang diterima. Untuk mempermudah transaksi, perusahaan dapat melakukan dengan dua metode, yakni cash dan cicilan.

Pada langkah-langkah transaksi pembelian terdapat cara yang umum seperti pembelian yang dilakukan perusahaan kepada  pemasok. Mulai dari pengajuan permintaan, survei pasar, sampai pada pembayaran. Dengan menggunakan pedoman prosedur perusahaan, proses pembelian dapat berjalan dengan lancar.