Sistem informasi menjadi bentuk perkembangan teknologi yang kini telah banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja operasionalnya. Sederhananya, sistem ini mampu mengumpulkan dan mendistribusikan data ke berbagai departemen. Sehingga menunjang kolaborasi yang lebih baik. 

Dalam artikel kali ini kita akan sebutkan keuntungan menggunakan sistem SI bagi bisnis. Mulai dari meningkatkan akurasi data hingga mempercepat perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis. Dijelaskan pula keunggulan sistem ERP sebagai sistem informasi modern yang lebih unggul dibandingkan sistem informasi tradisional.

1. Apa itu Sistem Informasi?

Sistem informasi adalah penggabungan teknologi komputer dan aktivitas bisnis untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi. Ini mencakup berbagai elemen, mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, database, infrastruktur jaringan, hingga sumber daya manusia yang mengelolanya. Sebagai dasar dari operasional sehari-hari dan instrumen pengambilan keputusan strategis, sistem informasi dapat mengubah data menjadi informasi yang berguna dan digunakan untuk analisis lebih lanjut.

Di era digital saat ini, sistem informasi menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan dari berbagai sektor. Teknologi ini membantu aliran informasi yang lancar antar departemen, menunjang kolaborasi yang lebih baik, dan membantu perusahaan memahami tren pasar serta perilaku konsumen. Dengan kemampuan adaptasi dan fleksibilitasnya, sistem informasi mendukung berbagai macam fungsi bisnis seperti manajemen sumber daya manusia, hubungan pelanggan, dan rantai pasokan.

Sistem informasi ini bekerja sesuai fungsi bisnis. Jadi ketika sistem informasi dibutuhkan untuk proses transaksi, maka dikenal dengan sistem informasi transaksi. Begitu juga ketika diterapkan dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen, sistem tersebut disebut sistem pendukung keputusan.

Dalam proses analisis data dan tren bisnis, kita merujuk pada sistem tersebut sebagai sistem informasi manajemen. Selanjutnya, untuk membantu operasional sehari-hari dan manajemen proyek, maka menggunakan sistem informasi operasional. Setiap jenis ini dirancang dengan fitur dan kemampuan yang berbeda, untuk memenuhi kebutuhan spesifik yang berkaitan dengan domain fungsionalnya.

2. Keuntungan Menggunakan Sistem Informasi

Sebagai sistem yang mampu menggabungkan teknologi dan aktivitas bisnis, penggunaan sistem informasi pada perusahaan tentunya memberikan beberapa keuntungan. Kita akan sebutkan keuntungan menggunakan sistem SI pada pembahasan di bawah ini.

a. Meningkatkan Akurasi Data

Dengan adanya otomatisasi pengumpulan dan pengolahan data, sistem informasi mampu meminimalisir kesalahan yang umumnya terjadi karena proses manual. Sehingga tingkat akurasi data juga meningkat. Data yang akurat tentu dibutuhkan untuk proses analisis dan pengambilan keputusan bisnis.

b. Mempermudah Koordinasi

Sistem ini menyediakan platform bagi karyawan untuk berbagi informasi dan berkomunikasi dengan mudah. Jadi, koordinasi antar departemen perusahaan juga menjadi lebih lancar. Platform ini juga dapat secara signifikan mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan sinergi dalam perusahaan.

c. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Sistem informasi dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang. Dengan cara ini, tenaga kerja bisa lebih fokus pada tugas yang lebih strategis dan perlu inovasi. Secara langsung, penggunaan sistem informasi mampu meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu, juga membuka peluang baru bagi perusahaan untuk terus berkembang karena para pekerja memiliki waktu lebih untuk menyusun inovasi baru.

d. Menekan Biaya Operasional

Melalui otomatisasi proses bisnis, sistem informasi tentu akan mengurangi biaya yang berkaitan dengan tenaga kerja manual dan kesalahan operasional. Efisiensi yang lebih tinggi dan pengurangan pemborosan waktu serta sumber daya juga berkontribusi pada penghematan biaya operasional secara keseluruhan.

e. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Sistem informasi menyediakan akses cepat ke data dan analisis yang relevan. Dengan memiliki informasi yang diperlukan secara cepat dan mudah, manajer dapat membuat keputusan yang tepat waktu dan berdasarkan data. Sehingga meningkatkan kemampuan perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan pasar.

3. Sistem ERP sebagai Sistem Informasi Modern

Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, sistem informasi juga turut bertransformasi agar lebih adaptif dengan kebutuhan perusahaan. Nah, sistem ERP adalah bentuk sistem informasi modern yang menawarkan manfaat lebih banyak. Dalam pembahasan ini, akan kita sebutkan keuntungan menggunakan sistem SI dalam bentuk sistem ERP.

Perbedaan utama terletak pada kemampuan integrasi. ERP mampu menyatukan semua fungsi bisnis seperti keuangan, HR, produksi, dan logistik dalam satu platform. Sebelumnya, ketika Anda menggunakan sistem informasi tradisional, setiap departemen memiliki satu sistem tersendiri. Dengan ini, risiko duplikasi data cukup tinggi. Risiko tersebut bisa Anda hindari dengan implementasi sistem ERP. Karena bersifat centralized database, maka informasi bisa diakses dan dimanfaatkan secara real-time oleh semua departemen tanpa harus akses ke banyak sistem.

ERP juga berbeda dari sistem tradisional pada aspek skalabilitas dan fleksibilitasnya. Sistem informasi tradisional sering kali sulit untuk disesuaikan dengan perubahan kebutuhan bisnis. Sebaliknya, sistem ERP modern justru dirancang untuk dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis. Artinya, modul dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan perubahan skala bisnis. Dengan ini, perusahaan bisa lebih responsif terhadap dinamika pasar dan inovasi teknologi tanpa perlu mengganti seluruh sistem.

Sistem informasi lama hanya mampu mencatat transaksi dan menyimpan data historis. Nah, ERP modern memiliki tools analitik dan pelaporan yang mampu mengubah data tersebut menjadi insight penting yang membantu manajemen untuk membuat keputusan strategis berdasarkan tren terkini dan proyeksi masa depan.

ERP juga memiliki tingkat aksesibilitas yang tinggi. Sistem informasi tradisional mungkin sebatas penggunaan di lokasi tertentu atau pada mesin khusus. Sedangkan dengan adanya mobile ERP, sistem ini pun dapat diakses dari mana saja, kapan saja, melalui berbagai perangkat, termasuk smartphone dan tablet. Jadi, produktivitas pada setiap lini perusahaan pun meningkat.

4. Kesimpulan

Sistem informasi adalah infrastruktur penting bagi perusahaan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan informasi. Pada pembahasan di atas, kita telah sebutkan keuntungan menggunakan sistem SI. Secara keseluruhan sistem informasi mampu mendukung fungsi bisnis seperti manajemen sumber daya manusia, hubungan pelanggan, dan rantai pasokan untuk bekerja secara maksimal.

Sistem ERP adalah bentuk transformasi modern dari sistem informasi yang bisa mengoptimalkan kolaborasi pada perusahaan Anda. Dengan kemampuannya mengintegrasikan berbagai proses bisnis, maka informasi bisa diakses dan dimanfaatkan secara real-time. Bahkan sistem informasi ini juga bersifat scalable yang artinya dapat disesuaikan dengan perubahan skala bisnis.